Происхождение термина «соответствие» можно проследить до латинского глагола полный—наличие всех частей; сделать целым или совершенным. Комплаенс стал популярен в США в конце 20-х гг.th века и получил распространение в середине 2000-х годов. Большинству организаций сегодня сложно соблюдать сложные правила, которые уделяют больше внимания соблюдению требований. Хотя соблюдение правил может показаться нежелательным, крупные организации осознают последствия несоблюдения. Фактически, стоимость несоблюдения требований почти в три раза превышает стоимость эффективной программы обеспечения соответствия.
Что такое программа соответствия?
Программа соответствия — это набор политик и положений, введенных в действие для соблюдения законов, правил и положений или для поддержания репутации организации. Служба обеспечения соответствия организации проверяет законы и правила, установленные государственными органами, и обеспечивает соблюдение бизнесом внешних правил и внутреннего контроля. Надежная программа соответствия помогает организациям,
- Формулировать и регулировать процедуры
- Предотвратить несоблюдение закона
- Оценить и выявить проблемы в бизнес-процессах
- Выявление мошенничества посредством проверок
- Согласовать культуру, правила и внутренние процедуры компании.
- Определить процессы исполнения
Хорошая программа соответствия имеет значительные преимущества. Эффективная программа соответствия,
- Поощряет выявление ранее невыявленных рисков
- Улучшает коммуникацию и отчетность перед высшим руководством.
- Способствует этичному поведению, поощряя «культуру соблюдения»
- Позволяет предприятиям улучшить капитал своего бренда, демонстрируя прибыльность юридически удовлетворительным способом.
Ключевые элементы для создания программы соответствия
Хотя существуют разные программы обеспечения соответствия, каждая из них должна включать несколько ключевых элементов.
1. Задайте тон сверху
Отправной точкой любой эффективной программы обеспечения соответствия является высшее руководство и чувство ответственности, которое оно разделяет за защиту финансовых активов и деловой репутации. Обязательства, записанные в справочниках, переданные по электронной почте или размещенные на веб-сайтах, являются просто пустыми словами, если лидеры не претворят их в жизнь. Им необходимо поддерживать и расширять возможности людей, которые выполняют повседневные обязанности по снижению рисков и укреплению доверия в организации.
2. Сопоставление и проверка политик
Проведите аудит политики для проверки существующей документации. Это помогает установить основу для программы обеспечения соответствия, в которой четко определены политика и ожидания. После того как вся информация собрана, пришло время проанализировать существующие политики, процедуры и стандарты поведения, чтобы убедиться, что они соответствуют действующим нормам, целям соблюдения требований и ожиданиям руководства. Сделайте новую программу соответствия требованиям доступной для сотрудников. Регулярное обновление и пересмотр политик, а также обеспечение понимания политик соответствия всем сотрудникам организации являются основой успешной программы.
3. Оценка рисков
Программы обеспечения соответствия – это не только соблюдение процессов, но и понимание рисков, с которыми сталкиваются организации. Организации проводят оценки для выявления различных типов рисков. Например, оценка внутреннего аудита скорее всего, кратко изложит финансовые, операционные риски и риски, связанные с соблюдением требований. Функция обеспечения соответствия концентрируется на рисках, которые наиболее значимы в организации, и обеспечивает основу для определения действий, необходимых для предотвращения, смягчения или устранения этих рисков.
4. Тестирование и мониторинг
Надежное тестирование и мониторинг программы соответствия необходимы для анализа эффективности политик соответствия и внесения соответствующих постепенных изменений. Процессы тестирования и мониторинга начинаются с внедрения соответствующих средств контроля, которые выявляют пробелы и обеспечить проведение хорошей корпоративной политики. Любые изменения в процедурах прозрачны, и вся соответствующая информация документируется. Результаты оценки рисков могут служить отправной точкой для программ тестирования и мониторинга.
5. Информирование о программе соответствия
Успех программы обеспечения соответствия во многом зависит от открытия линии связи. Программа соответствия должна позволять сотрудникам сообщать о нарушениях и анонимно решать этические вопросы. Установление канала связи между службой обеспечения соответствия и сотрудниками имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы об инцидентах сообщалось и их можно было избежать в будущем. Организациям также следует проводить программы обучения для повышения ответственности за этическое поведение посредством регулярного обучения и оценки эффективности.
6. Корректирующие действия
Риски есть повсюду, например, существенную озабоченность вызывает потенциальное злоупотребление генеративным ИИ, будь то посредством распространения дезинформации, манипулирования или предвзятых результатов. Устранение этих рисков требует принятия упреждающих мер для защиты от непредвиденных последствий. Значительный риск несоблюдения требований может быть обнаружен посредством аудита, Данные нарушения, или внутренняя проверка. И когда это произойдет, функция обеспечения соответствия должна быть наделена автономией, чтобы обеспечить хороший операционный прогресс. Как упоминалось ранее, организации тратят огромные деньги на соблюдение требований. Без надлежащего утверждения программы соответствия не окажут реального влияния.
Подводя итог
Хотя не существует универсального подхода к программе соответствия, организациям следует определить свои потребности в соблюдении требований и их влияние на их деятельность, продукты и услуги. Если у организации ее нет или необходимо обновить существующую программу, убедитесь, что она представляет собой сумму всех политик и ориентирована на наиболее чувствительные области бизнеса с наибольшими рисками.
Scalefusion MDM может поддержать программы и инициативы вашей организации по обеспечению соответствия требованиям. Узнайте больше с помощью 14-дневная бесплатная пробная версия период.
