No hace mucho, el término inventario o gestión de inventarios se restringía al almacenamiento, la logística, la cadena de suministro y otros sospechosos habituales. De hecho, términos como gestión de activos de TI (ITAM) o gestión de inventario de TI existen desde hace algún tiempo. Sin embargo, con la proliferación de dispositivos móviles en los lugares de trabajo, que después de todo son activos de TI organizacionales, el término gestión de inventario de dispositivos móviles ha ganado una fuerza significativa.
Entonces, ¿cómo crear un inventario de dispositivos? ¿Por qué es esencial para los administradores de TI? ¿Cómo funciona un gestión de dispositivos móviles (MDM) ¿La solución encaja en el esquema de inventario de dispositivos? Este blog pretende proporcionar todas estas respuestas.
Por qué crear un inventario de dispositivos y cuáles son sus beneficios
En sus primeros días, ITAM se trataba principalmente de activos como dispositivos en salas de servidores donde se encontraban expertos en TI a diario durante todo el día. Pero a medida que las cosas se complican en los lugares de trabajo modernos con estrategias móviles primero, los equipos de TI deben ver los dispositivos móviles (corporativos o de propiedad de los empleados) como activos de TI. Por lo tanto, la importancia de mantener un inventario meticuloso de dispositivos es de gran magnitud, especialmente en entornos de operaciones empresariales y de TI contemporáneas.
Un inventario completo de dispositivos sirve como base sobre la cual se construye la infraestructura tecnológica de una organización. Este inventario encapsula un registro de los componentes de hardware y software y desempeña un papel fundamental en la perfecta funcionalidad de los dispositivos móviles de una organización.
A. Eficiencia operativa
Optimización de recursos
Un inventario de dispositivos bien seleccionado facilita la optimización de recursos al proporcionar una descripción general en tiempo real de los activos tecnológicos de la organización. Esta información permite a los administradores de TI asignar recursos con prudencia, garantizando que los dispositivos se utilicen en su máximo potencial.
Mantenimiento proactivo
Armados con un inventario completo de dispositivos, los administradores de TI pueden programar proactivamente tareas de mantenimiento, evitando posibles tiempos de inactividad. El mantenimiento regular extiende la vida útil de los dispositivos y garantiza que funcionen a niveles máximos de rendimiento.
B. Seguridad y cumplimiento
Mitigación de amenazas
El inventario de dispositivos constituye la piedra angular de una estrategia sólida de ciberseguridad. Al tener una cuenta detallada de todos los dispositivos conectados a la red, los administradores de TI pueden identificar y mitigar rápidamente las amenazas a la seguridad, que van desde el acceso no autorizado hasta posibles infiltraciones de malware.
Cumplimiento Cumplimiento
Las regulaciones y estándares en todas las industrias prevalecen más que nunca. Un inventario de dispositivos bien mantenido ayuda a las organizaciones a cumplir con los estándares y requisitos legales de la industria. Proporciona la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de protección de datos leyes y otras regulaciones específicas de la industria.
C. Toma de decisiones estratégicas
Planificación presupuestaria
El inventario de dispositivos actúa como una herramienta estratégica para la planificación presupuestaria. Por comprensión ciclo de vida del dispositivo y necesidades de reemplazo, las organizaciones pueden asignar presupuestos de manera más efectiva, asegurando que las inversiones tecnológicas se alineen con objetivos comerciales más amplios.
Hoja de ruta tecnológica
Un inventario de dispositivos prospectivo sirve como guía para formular una hoja de ruta de la tecnología. Ayuda a identificar oportunidades para actualizaciones, adquisiciones de nuevos dispositivos y la integración de tecnologías emergentes, manteniendo así a la organización a la vanguardia para estar preparada para el futuro.
D. Mejora de la experiencia del usuario
Soporte al usuario
Un inventario de dispositivos actualizado agiliza los procesos de soporte al usuario. Los administradores de TI pueden identificar y resolver problemas rápidamente, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la experiencia general del usuario. Esto, a su vez, contribuye a una mayor productividad en varios departamentos.
Personalización y personalización
Con una comprensión matizada de los dispositivos a su disposición, las organizaciones pueden adaptar las experiencias de los usuarios a las preferencias individuales. Esta personalización fomenta un ambiente de trabajo positivo y fomenta la satisfacción del usuario, lo que en última instancia contribuye a la retención de empleados y al éxito organizacional.
Cómo crear un inventario de dispositivos con MDM
Todos los beneficios anteriores suenan fantásticos, ¿no? Pero no sucede nada grandioso en un día. Crear un inventario de dispositivos requiere esfuerzos de TI y, cuando la cantidad de dispositivos es grande, requiere tiempo y esfuerzo. ante un Solución MDM entra en juego, los administradores de TI deben hacer bien su tarea.
A continuación se ofrece un recorrido sobre cómo crear un inventario de dispositivos. Tenga en cuenta que la función de MDM comienza después del primer paso.
A. Evaluación y documentación
Realización de una evaluación de inventario para identificar dispositivos existentes
- Inicie el proceso realizando una evaluación exhaustiva del inventario para identificar todos los dispositivos existentes dentro de la organización. Colabore con los jefes de departamento y el personal de TI para comprender de manera integral el panorama actual de los dispositivos.
- Cree una lista detallada que capture información esencial del dispositivo, incluida la marca, el modelo, el IMEI/número de serie, el sistema operativo y la asignación de usuario. Esta meticulosa documentación sienta las bases para un seguimiento y una gestión precisos de los dispositivos.
Documentar los detalles del dispositivo
- Desarrolle una plantilla estandarizada para documentar los detalles del dispositivo para mantener la coherencia en todo el inventario.
- Asigne identificadores únicos a cada dispositivo para facilitar el seguimiento y la referencia. Asegúrese de que la información del usuario esté asociada con cada entrada del dispositivo, facilitando una comunicación eficiente con los usuarios finales durante los procesos de inscripción y configuración.
Una vez realizado este paso, aquí se explica cómo seleccionar el software MDM adecuado para su organización.
Después de la selección del software MDM, el camino para crear un inventario de dispositivos móviles es el siguiente.
B. Inscripción del dispositivo
Establecimiento de un proceso simplificado para la inscripción de dispositivos
- Comience definiendo un proceso de inscripción de dispositivos sencillo y fácil de usar a través del panel de administración. Simplifique los pasos necesarios para minimizar la confusión del usuario y mejorar la eficiencia. El panel de administración permite a los administradores de TI monitorear y administrar la inscripción desde un panel central, lo que agiliza el proceso.
- Aproveche las capacidades de la solución MDM que haya elegido para facilitar la inscripción inalámbrica (zero-touch/OOB). Esto reduce la carga de los administradores de TI y garantiza una experiencia de incorporación perfecta para los usuarios.
- Considere implementar inscripción basada en usuarios opciones (código QR, correo electrónico, 6 toques, etc.) donde los usuarios pueden registrar sus dispositivos con una mínima intervención informática, fomentando una sensación de autonomía y comodidad.
Aprovechar la automatización para minimizar la intervención manual
- Una forma popular y más común de aprovechar la automatización es extraer el inventario de dispositivos mediante archivos CSV.
- Utilice perfiles de inscripción que preconfiguren los ajustes del dispositivo según las funciones o departamentos de los usuarios. Esto garantiza la coherencia en las configuraciones y el cumplimiento de las políticas organizativas.
- Actualizar y perfeccionar periódicamente el la automatización scripts para adaptarse a los requisitos cambiantes de dispositivos y seguridad, manteniendo un enfoque proactivo para la administración de dispositivos.
C. Configuración y personalización
Implementación de configuraciones estandarizadas para dispositivos
- Defina configuraciones estandarizadas para diferentes tipos de dispositivos y sistemas operativos dentro de su solución MDM. Esto garantiza la uniformidad en toda la organización y simplifica los procesos de resolución de problemas.
- Clasificar dispositivos (o grupos de dispositivos) en función de sus funciones (p. ej., ventas, marketing o administración) y establecer perfiles de configuración adaptados a cada categoría. Este enfoque específico mejora la experiencia del usuario y optimiza el rendimiento del dispositivo.
- Revise y actualice periódicamente las plantillas de configuración para alinearse con las mejores prácticas de la industria.
Personalización de la configuración según los requisitos departamentales
- Reconozca las diversas necesidades de los distintos departamentos dentro de su organización. Personalice la configuración de MDM para alinearla con los requisitos únicos de cada departamento, acomodando aplicaciones, protocolos de seguridad y funcionalidades específicas.
- Colabore con los jefes de departamento para obtener información sobre los distintos flujos de trabajo y las preferencias de sus equipos. Esta colaboración garantiza que las configuraciones mejoren, en lugar de impedir, la productividad departamental.
- Documente y comunique configuraciones personalizadas a las partes interesadas relevantes para lograr transparencia y comprensión en toda la organización.
D. Implementación de protocolos de seguridad
Aplicación de políticas de códigos de acceso y cifrado de dispositivos
- Establecer estricto políticas de contraseña a través de su solución MDM para fortalecer la seguridad del dispositivo. Considere parámetros como la complejidad, la caducidad y la duración del bloqueo automático para mejorar la protección contra el acceso no autorizado.
- Active los protocolos de cifrado del dispositivo para proteger los datos confidenciales. El cifrado sirve como una capa de defensa crucial, especialmente en caso de pérdida o robo de dispositivos, garantizando que la información corporativa permanezca confidencial.
Configuración de geovallas y comprobaciones de cumplimiento
- Aproveche las funciones de geofencing dentro de su solución MDM para definir límites virtuales para el uso del dispositivo. Esto es particularmente valioso para organizaciones con restricciones o regulaciones específicas basadas en la ubicación.
- Realice comprobaciones de cumplimiento periódicamente para garantizar que los dispositivos cumplan con las políticas de uso y seguridad establecidas (AUP). Las comprobaciones automatizadas pueden identificar y abordar rápidamente los dispositivos que no cumplen con las normas, mitigando posibles riesgos de seguridad y manteniendo el cumplimiento normativo.
E. Gestión de solicitudes
Creación de un inventario de aplicaciones comerciales aprobadas
- Desarrolle un inventario seleccionado de aplicaciones comerciales consideradas esenciales para los flujos de trabajo organizacionales. Definir claramente una lista de solicitudes aprobadas, lo que garantiza la compatibilidad con su solución MDM para una gestión perfecta.
- Actualice periódicamente el inventario para reflejar los cambios en los patrones de uso de las aplicaciones y los requisitos comerciales. Considere los comentarios de los usuarios finales y los jefes de departamento para refinar la lista y mejorar la eficiencia general.
Implementación de implementación y actualizaciones automatizadas de aplicaciones
- Aproveche el poder de su solución MDM para automatizar la implementación de aplicaciones aprobadas en dispositivos relevantes. Esto reduce la carga de trabajo de TI y garantiza que los usuarios accedan a las últimas herramientas necesarias para sus funciones.
- Habilite las actualizaciones automáticas para aplicaciones empresariales para mantener la seguridad y la compatibilidad. Las actualizaciones oportunas abordan vulnerabilidades y mejoran funciones, contribuyendo a un ecosistema de dispositivos móviles seguro y eficiente.
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