1.5 millones de dólares. Esa es la sanción aplicable a las organizaciones de atención médica que violan la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Hoy en día, varias organizaciones sanitarias y empresas asociadas corren el riesgo de incumplir las normas debido a la mala gestión de los dispositivos móviles en el trabajo.
Las organizaciones pueden incumplir las normas porque el personal sanitario utiliza sus dispositivos personales en el trabajo o descarga aplicaciones no autorizadas que pueden comprometer los datos de los pacientes. Cada operación de dispositivo móvil que sea propensa a comprometer la información sanitaria puede provocar un Violación de HIPAA, lo que provocó pérdidas financieras. Afortunadamente, las empresas tienen la opción de trabajar con especialistas en administración de dispositivos para ayudar a cumplir con HIPAA.
Este blog trata de proporcionar información sobre cómo lograr el cumplimiento de HIPAA utilizando Scalefusion. Plataforma de gestión de dispositivos móviles (MDM). Describe las características clave de Scalefusion MDM que ayudan a las organizaciones a cumplir con los requisitos de HIPAA para proteger la información médica protegida (PHI) en dispositivos móviles. El blog ofrece consejos prácticos y mejores prácticas sobre cómo implementar el cumplimiento de hipaa utilizando Scalefusion MDM para garantizar la privacidad y seguridad de los datos.
¿Qué es el cumplimiento de HIPAA?
El cumplimiento de HIPAA es esencial para garantizar la privacidad y seguridad de la información confidencial del paciente y evitar sanciones legales o financieras por incumplimiento. En resumen, el cumplimiento de HIPAA es un aspecto crucial para mantener la confidencialidad y seguridad de la información de salud en la era digital.
El cumplimiento de HIPAA implica cumplir con los requisitos de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996, sus enmiendas posteriores y cualquier legislación relacionada, como la Ley HITECH. El objetivo principal de HIPAA es:
- Proteger y manejar la Información de Salud Protegida (PHI).
- Facilitar la transferencia de registros de atención médica para brindar atención médica continua.
- Reducir el fraude dentro del sistema sanitario.
- Crear información estandarizada sobre facturación electrónica e información sanitaria.
Las reglas de HIPPA se aplican a todo tipo de entidad cubierta (proveedores de atención médica, planes de salud o cámaras de compensación de atención médica) y socios comerciales que crean, mantienen o transmiten datos de PHI. Un Socio Comercial es una persona o empresa que brinda servicios a una Entidad Cubierta cuando el servicio, función o actividad incluye acceso a datos de PHI.
Los socios comerciales incluyen Empresas de TI, abogados, contadores, empresas de facturación, servicios de almacenamiento en la nube, servicios de cifrado de correo electrónico y más.
El cumplimiento de HIPAA solo puede ocurrir cuando una entidad cubierta o un socio comercial implementa los controles y protecciones necesarios para cualquier dato de PHI relevante. Las empresas de atención médica que tienen acceso a la PHI deben garantizar que se implementen y se cumplan las reglas físicas, técnicas y administrativas.
Cómo el cumplimiento de HIPAA garantiza la privacidad y la seguridad
En pocas palabras, HIPAA existe para proteger los derechos de los pacientes. HIPAA prohíbe a las empresas o centros de atención médica revelar información de atención médica sin el consentimiento del paciente. Cumplir con HIPAA garantiza que los proveedores de atención médica, los planes de salud, las cámaras de compensación de atención médica y los socios comerciales tengan implementadas medidas de seguridad para proteger la información personal y de salud confidencial.
El crecimiento de los programas de control de costos en la industria de la salud está empujando a las organizaciones a aprovechar los beneficios de los dispositivos móviles, ayudando a mantener los costos al mínimo. Políticas BYOD Permitir que los médicos, enfermeras y otros trabajadores de la salud lleven dispositivos personales al trabajo. Pocas organizaciones optan por suministrar dispositivos de su propiedad para mantener el control y proteger sus redes.
Sin embargo, las entidades o socios comerciales cubiertos por HIPAA que opten por utilizar dispositivos móviles en sus organizaciones deben tener conocimientos sobre cómo implementar la política de dispositivos móviles de HIPAA para proteger los datos del paciente. Los dispositivos móviles aportan comodidad, pero también conllevan varios riesgos. Sin controles adecuados, los dispositivos móviles pueden verse comprometidos y la ePHI almacenada en ellos expuesta.
Cumplimiento de MDM y HIPAA
Las organizaciones son responsables y rinden cuentas de desarrollar procedimientos y políticas para dispositivos móviles que protegen la información de salud del paciente. Para administrar dispositivos móviles en un entorno de atención médica, las organizaciones deben crear una estrategia de gestión de riesgos que incluya la implementación de protecciones de dispositivos para reducir los riesgos. La estrategia también debería incluir el mantenimiento regular de los dispositivos móviles.
Un punto crítico a considerar al desarrollar políticas y procedimientos de dispositivos móviles para el cumplimiento de HIPAA es una solución de administración de dispositivos móviles para administrar políticas BYOD, establecer restricciones de uso y configuración de seguridad.
¿Cómo ayuda Scalefusion MDM con el cumplimiento de HIPAA?
Con Escala de fusión, las organizaciones de atención médica pueden lograr controles de seguridad para administrar los dispositivos personales del personal sin comprometer la privacidad.
1. Cifrado para proteger ePHI
Las reglas de HIPAA indican que los dispositivos deben "implementar medidas técnicas de seguridad para proteger contra el acceso no autorizado a información de salud protegida electrónicamente que se transmite a través de una red de comunicaciones electrónicas". El cifrado ayuda cuando los datos de los pacientes se transmiten entre entidades cubiertas y socios comerciales. Con Scalefusion, los administradores pueden imponer el cifrado en los medios de almacenamiento utilizados en dispositivos móviles.
2. Protección a nivel de dispositivo con políticas de contraseña y bloqueo remoto de dispositivo
La implementación de contraseñas es la primera línea de defensa con respecto a la seguridad del dispositivo. Con Scalefusion, las organizaciones pueden fortalecerse políticas de contraseñas que definen la longitud y complejidad de las contraseñas. Los administradores pueden bloquear dispositivos de forma remota en caso de pérdida o robo. También pueden borrar de forma remota los datos del paciente presentes en dichos dispositivos.
3. Configure los ajustes de VPN para asegurar la conectividad de red
Los administradores pueden configurar de forma remota los ajustes de VPN para permitir el acceso seguro a las redes corporativas. Se pueden configurar controles para evitar que los usuarios se conecten a redes Wi-Fi públicas. Los administradores pueden impulsar políticas para garantizar que los usuarios permanezcan conectados a las redes corporativas cuando acceden de forma remota.
4. Controlar el uso de la aplicación
El uso de aplicaciones móviles no reguladas es un riesgo importante para la seguridad. Scalefusion gestión de aplicaciones móviles distribuye solo aplicaciones permitidas y garantiza que esas aplicaciones se mantengan actualizadas con actualizaciones de seguridad. Las organizaciones también pueden impulsar sus aplicaciones internas diseñadas para su personal.
5. Uso compartido de dispositivos para trabajadores por turnos
Scalefusion ayuda a las organizaciones a gestionar los costos al permitir compartir dispositivos entre profesionales de la salud. Los administradores pueden configurar múltiples perfiles con políticas dinámicas. Los perfiles cambian automáticamente en el dispositivos compartidos basado en una hora particular o ubicación geográfica según lo programado. Esto también garantiza que cuando los dispositivos utilizados dentro de los límites físicos de un espacio de atención médica se retiren, se pueda bloquear el acceso a las aplicaciones y los datos del trabajo.
6. Gestión BYOD
La familiaridad y la comodidad de utilizar dispositivos personales en el trabajo mejoran la productividad y el flujo de trabajo del personal sanitario. Sin embargo, BYOD limita el control en la gestión de datos confidenciales, aumentando las posibilidades de que se produzcan fugas o uso indebido. Al utilizar Scalefusion MDM, las empresas pueden crear dos perfiles separados para uso personal y laboral, evitando así el intercambio de datos. Los administradores de TI tienen control sobre el perfil de trabajo (contenido, aplicaciones, políticas) y cero control sobre el perfil personal.
7. Implementar prevención de pérdida de datos (DLP)
DLP tiene como objetivo evitar el acceso no autorizado a información confidencial. Las organizaciones pueden definir políticas de DLP sobre cómo proteger los datos. Por ejemplo, el Política DLP debería evitar que el personal capture capturas de pantalla de los datos del trabajo. Los administradores de TI pueden implementar dicha política de dispositivos móviles HIPAA con Scalefusion para proteger los datos dentro de las aplicaciones de Office 365 en dispositivos Android e iOS mediante Microsoft DLP.
Reglas de implementación para el cumplimiento de HIPAA
1. Regla de privacidad de HIPAA
La regla establece estándares para el derecho de un individuo a comprender y controlar cómo se utiliza su información de salud. El objetivo de la Regla de Privacidad es garantizar que la información de salud de un individuo esté protegida y al mismo tiempo permitir el flujo de información de salud necesaria para brindar y promover atención médica de alta calidad.
2. Regla de seguridad HIPAA
Si bien la Regla de Privacidad protege la PHI, la Regla de Seguridad protege un subconjunto de información cubierta por la Regla de Privacidad. Este subconjunto protege toda la información identificable creada, transmitida, recibida o mantenida en formato electrónico. Esto también se conoce como información de salud protegida electrónicamente o ePHI.
3. Regla de notificación de incumplimiento de HIPAA
Es un conjunto de estándares que las entidades cubiertas o los socios comerciales deben seguir en caso de una infracción que contenga PHI o ePHI. La regla requiere que las entidades notifiquen al Departamento de Salud y Servicios Humanos y emitan un aviso a los medios si la infracción afecta a más de 500 pacientes.
4. Regla general de HIPAA
La regla es una adición a la regulación HIPAA que exige que los socios comerciales cumplan con HIPAA y describe las reglas que rodean los acuerdos. Los acuerdos deben ejecutarse entre un Socio comercial y la Entidad cubierta, o entre dos Socios comerciales, antes de compartir cualquier PHI o ePHI.
Cómo cumplir con HIPAA en 5 pasos
El Departamento de Servicios de Salud Humana (HHS) y el Inspector General (OIG) publicaron una breve guía sobre cómo crear un programa de cumplimiento. Se llama "Los siete elementos fundamentales de un programa de cumplimiento eficaz''.
- Implementar políticas, procedimientos y estándares de conducta escritos.
- Designación de un oficial de cumplimiento y un comité de cumplimiento.
- Realización de una formación y una educación eficaces.
- Desarrollar líneas de comunicación efectivas.
- Realización de seguimiento y auditoría internos.
- Hacer cumplir las normas a través de directrices disciplinarias bien publicitadas.
- Responder con prontitud a las infracciones detectadas y emprender acciones correctivas.
Teniendo en cuenta los consejos recomendados, las organizaciones deben crear un plan de cumplimiento de HIPAA eficaz para garantizar que se implementen todas las salvaguardas.
Guía paso a paso para que las empresas demuestren que pueden manejar y proteger la PHI
Paso 1 – Elija un Oficial de Privacidad y un Oficial de Seguridad. El Oficial de Privacidad será responsable de supervisar el desarrollo, implementación, mantenimiento y cumplimiento de las políticas de privacidad con respecto al uso y manejo seguro de la PHI. El Oficial de Seguridad controlará la gestión continua de las políticas y procedimientos de seguridad de la información.
Paso 2 – Realizar evaluaciones de riesgos e implementar políticas de gestión de seguridad. Revisar y documentar las operaciones diarias para identificar vulnerabilidades. Verifique todos los activos: dispositivos móviles, computadoras y registros en papel. Implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que toda la PHI esté segura cuando se utilicen, almacenen o distribuyan datos.
Paso 3 – Desarrollar e implementar políticas y procedimientos y hacerlos accesibles al personal. Utilice las políticas y procedimientos para mitigar los riesgos de HIPAA. En un mundo ideal, las organizaciones podrían cumplir con las normas todos los días del año. Pero se producen fallos que pueden ser detectados por los auditores internos o los reguladores. Si se produce una infracción, establezca un proceso para realizar un análisis de la causa raíz y su reparación.
Paso 4 – Llevar a cabo programas de concientización y capacitación de la fuerza laboral sobre las regulaciones HIPAA y el plan de cumplimiento de la organización. Los proveedores de atención médica también deben comunicar las regulaciones de HIPAA a los pacientes.
Paso 5 – Supervisar, auditar y actualizar las medidas de seguridad de las instalaciones de forma continua. Mantener el cumplimiento consiste en tener salvaguardas, tanto físicas como digitales.
Lista de verificación de cumplimiento de HIPAA para 2023
Existen varias especificaciones según HIPAA, pero se recomienda no profundizar directamente en los detalles. En su lugar, dedique tiempo a comprender el panorama general antes de profundizar en los detalles. La lista de verificación no es una guía de cumplimiento integral, sino un enfoque pragmático para que las empresas de atención médica comprendan sus prioridades y preparación para HIPAA.
Auditorías
- ¿Ha realizado las siguientes seis auditorías?
- Evaluación de riesgos de seguridad
- Auditorías de estándares de privacidad
- HITECH Subtítulo D Auditoría de privacidad
- Auditoría de estándares de seguridad
- Auditoría de activos y dispositivos
- Auditoría del sitio físico
Documentar las brechas
- ¿Ha identificado lagunas en las auditorías anteriores?
- Auditorías de estándares de privacidad
Planes de remediación
- ¿Ha creado planes de remediación para abordar las brechas encontradas en las seis auditorías?
- ¿Están estos planes de remediación completamente documentados por escrito?
- ¿Actualiza y revisa estos planes anualmente?
- ¿Estos planes se conservan en su registro durante seis años?
Concientización y capacitación de los empleados
- ¿Todos los miembros del personal han recibido capacitación anual de HIPAA?
- ¿Tiene documentación de su formación?
- ¿Hay un miembro del personal dedicado designado como Oficial de Cumplimiento de HIPPA?
Pólizas y Procedimientos
- ¿Tiene las políticas y procedimientos relevantes para las reglas anuales de privacidad, seguridad y notificación de infracciones de HIPAA?
- ¿Todos los miembros del personal han leído y atestiguado legalmente las políticas y procedimientos?
- ¿Tiene documentación de su atestación legal?
- ¿Tiene documentación de revisiones anuales de sus políticas y procedimientos?
Proveedores y socios comerciales
- ¿Ha identificado a todos sus proveedores y socios comerciales?
- ¿Tiene todos los acuerdos de socios comerciales vigentes con todos los socios comerciales?
- ¿Ha realizado la debida diligencia con sus socios comerciales para evaluar su cumplimiento comercial?
- ¿Realiza un seguimiento y revisión de sus acuerdos de socios comerciales anualmente?
- ¿Tiene acuerdos de confidencialidad con proveedores no asociados comerciales?
Incumplimiento de datos
- ¿Ha identificado a todos sus proveedores y socios comerciales?
- ¿Tiene todos los acuerdos de socios comerciales vigentes con todos los socios comerciales?
- ¿Ha realizado la debida diligencia con sus socios comerciales para evaluar su cumplimiento comercial?
- ¿Realiza un seguimiento y revisión de sus acuerdos de socios comerciales anualmente?
- ¿Tiene acuerdos de confidencialidad con proveedores no asociados comerciales?
Incumplimientos
- ¿Tiene un proceso definido para incidentes e incumplimientos?
- ¿Tiene la capacidad de rastrear y gestionar las investigaciones de todos los incidentes?
- ¿Puede proporcionar informes sobre incidentes o infracciones menores o significativas?
- ¿Su personal tiene la capacidad de informar un incidente de forma anónima?
Resumen
Las regulaciones de protección de datos como HIPAA para la industria de la salud ayudan a proteger la información más personal de las personas. Si bien la transición de la PHI al formato electrónico ha aumentado la movilidad y la eficiencia, también ha aumentado los riesgos de seguridad. La solución de administración de dispositivos adecuada ayudará a las organizaciones a cumplir con las pautas y evitará pagar multas elevadas. Los profesionales de la salud pueden centrarse en brindar un servicio de calidad a sus pacientes atendiendo a las regulaciones en constante evolución.
Si desea cumplir con HIPAA y cumplir con sus políticas de privacidad y seguridad para los dispositivos móviles de su organización, le recomendamos que pruebe Scalefusion MDM. Póngase en contacto con su equipo hoy para obtener más información y programa una demostración. Proteja sus datos confidenciales y garantice el cumplimiento de HIPAA con Scalefusion MDM.
Fuentes:
