Originea termenului „conformitate” poate fi urmărită până la verbul latin completă—având toate părțile; a face întreg sau perfect. Conformitatea a devenit populară în Statele Unite la sfârșitul secolului al XX-leath secolul și a câștigat teren la mijlocul anilor 2000. Majoritatea organizațiilor de astăzi consideră dificilă abordarea reglementărilor complexe care pun mai mult accent pe conformitate. Deși respectarea reglementărilor poate părea nedorită, organizațiile mari sunt conștiente de repercusiunile neconformității. De fapt, costul neconformității este de aproape trei ori mai mare decât costul unui program de conformitate eficient.
Ce este un Program de Conformitate?
Un program de conformitate este un set de politici și reglementări implementate pentru a respecta legile, regulile și reglementările sau pentru a menține reputația organizației. Funcția de conformitate a organizației examinează legile și reglementările stabilite de organismele guvernamentale și se asigură că o companie respectă regulile externe și controalele interne. Un program de conformitate robust ajută organizațiile,
- Formulați și reglementați procedurile
- Prevenirea nerespectării legii
- Evaluarea și identificarea problemelor din procesele de afaceri
- Identificarea fraudelor prin audituri
- Aliniați cultura, regulile și procedurile interne ale companiei
- Determinați procesele de execuție
Există avantaje semnificative ale unui program de conformitate bun. Un program de conformitate eficient,
- Încurajează identificarea riscurilor neidentificate anterior
- Îmbunătățește comunicarea și raportarea către managementul superior
- Promovează comportamentul etic prin încurajarea unei „culturi a conformității”
- Permite companiilor să își îmbunătățească valoarea mărcii prin demonstrarea profitabilității într-un mod satisfăcător din punct de vedere legal
| Citeste mai mult: Rolul gestionării dispozitivelor mobile (MDM) în conformitate |
Elemente cheie pentru crearea unui program de conformitate
Deși există diferite programe de conformitate, fiecare dintre ele ar trebui să aibă câteva elemente cheie.
1. Setați tonul în vârf
Punctul de plecare al oricărui program de conformitate eficient este conducerea superioară și simțul responsabilității pe care îl împărtășesc pentru a proteja activele financiare și reputatia de afaceriAngajamentele scrise în manuale, comunicate prin e-mailuri sau postate pe site-uri web sunt doar superficiale, cu excepția cazului în care liderii le pun în practică. Acestea trebuie să sprijine și să împuternicească persoanele care au responsabilități zilnice pentru a atenua riscurile și a construi încredere organizațională.
2. Politicile de compilare și revizuire
Efectuați un audit al politicilor pentru a revizui documentația existentă. Acest lucru ajută la stabilirea unei baze pentru un program de conformitate care are politici și așteptări clar definite. Odată ce toate informațiile sunt colectate, este timpul să revizuiți politicile, procedurile și standardele de conduită existente pentru a vă asigura că acestea sunt în conformitate cu reglementările actuale, obiectivele de conformitate și așteptările conducerii. Permiteți ca noul program de conformitate să fie ușor accesibil angajaților. Actualizarea și revizuirea regulată a politicilor și asigurarea că toți membrii organizației înțeleg că politicile de conformitate reprezintă fundamentul unui program de succes.
3. Evaluări de risc
Programele de conformitate nu se referă doar la respectarea proceselor, ci și la înțelegerea riscurilor cu care se confruntă organizațiile. Organizațiile efectuează evaluări pentru a identifica diferite tipuri de riscuri. De exemplu, un evaluarea auditului intern este probabil să concită riscurile financiare, operaționale și de conformitate. Ca parte a acestui proces, este esențial să verifică o companie legitimă pentru a se asigura că toate parteneriatele și colaborările respectă standardele de conformitate. Funcția de conformitate se concentrează asupra riscurilor cele mai semnificative din cadrul organizației și oferă baza pentru determinarea acțiunilor necesare pentru a evita, atenua sau remedia aceste riscuri.
4. Testare și monitorizare
Testarea și monitorizarea robustă a programului de conformitate sunt esențiale pentru a analiza performanța politicilor de conformitate și a face modificări incrementale în consecință. Procesele de testare și monitorizare încep cu implementarea unor controale adecvate care detectează lacunele și să se asigure că sunt implementate politici corporative buneOrice modificare a procedurilor este transparentă, iar toate informațiile relevante sunt documentate. Constatările evaluărilor riscurilor pot servi drept punct de plecare pentru programele de testare și monitorizare.
5. Comunicarea Programului de Conformitate
Succesul unui program de conformitate depinde în mare măsură de deschiderea liniei de comunicare. Un program de conformitate ar trebui integrat în aplicația ta de gestionare a angajaților sau sistem și să permită angajaților să raporteze încălcările și să abordeze în mod anonim problemele etice. Stabilirea unei căi de comunicare între funcția de conformitate și angajați este esențială pentru a asigura raportarea incidentelor și evitarea lor în viitor. Organizațiile ar trebui, de asemenea, să desfășoare programe de instruire pentru a îmbunătăți responsabilitatea pentru comportamentul etic prin instruire regulată și evaluări ale performanței.
6. Acțiuni corective
Riscurile sunt peste tot, de exemplu, apare o îngrijorare substanțială cu privire la potențiala utilizare abuzivă a inteligenței artificiale generative, fie prin diseminarea de informații greșite, manipulare sau rezultate părtinitoare. Abordarea acestor riscuri necesită măsuri proactive de protecție împotriva consecințelor neintenționate. Un risc semnificativ de conformitate poate fi descoperit printr-un audit, un încălcării securității datelor...sau o revizuire internă. Și când se întâmplă acest lucru, funcția de conformitate trebuie să fie înzestrată cu autonomie pentru a asigura un progres operațional bun. După cum am menționat anterior, organizațiile cheltuiesc o avere pentru conformitate. Fără o declarare adecvată, programele de conformitate nu vor avea un impact real.
Încheierea
Deși nu există o abordare universală a unui program de conformitate, organizațiile ar trebui să își identifice nevoile de conformitate și impactul acestora asupra activităților, produselor și serviciilor lor. Dacă o organizație nu are unul sau trebuie să actualizeze un program existent, asigurați-vă că acesta este o sumă a tuturor politicilor și se concentrează pe cele mai sensibile domenii de afaceri cu cele mai mari riscuri.
Scalefusion MDM poate sprijini programele și inițiativele de conformitate organizațională. Explorează mai multe cu un 14-zi de încercare gratuită perioadă.
