1.5 miljoen dollar. Dat is de boete die geldt voor zorgorganisaties die de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schenden. Tegenwoordig lopen verschillende gezondheidszorgorganisaties en aanverwante bedrijven het risico niet aan de regelgeving te voldoen als gevolg van het wanbeheer van mobiele apparaten op het werk.
Organisaties kunnen de naleving niet naleven omdat zorgpersoneel hun persoonlijke apparaten op het werk gebruikt of ongeautoriseerde apps downloadt die patiëntgegevens in gevaar kunnen brengen. Elke handeling op een mobiel apparaat die de gezondheidszorginformatie in gevaar kan brengen, kan leiden tot een HIPAA-schending, resulterend in financiële verliezen. Gelukkig hebben bedrijven de mogelijkheid om samen te werken met specialisten op het gebied van apparaatbeheer om te helpen HIPAA-compatibel te blijven.
Deze blog gaat over het verstrekken van informatie over hoe u HIPAA-compliance kunt bereiken met behulp van Scalefusion Platform voor mobiel apparaatbeheer (MDM).. Het schetst de belangrijkste kenmerken van Scalefusion MDM die organisaties helpen te voldoen aan de HIPAA-vereisten voor het beveiligen van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) op mobiele apparaten. De blog biedt praktisch advies en best practices voor het implementeren van hipaa-compliance met behulp van Scalefusion MDM om de privacy en beveiliging van gegevens te garanderen.
Wat is HIPAA-conformiteit?
Naleving van de HIPAA is essentieel om de privacy en veiligheid van gevoelige patiëntinformatie te waarborgen en eventuele juridische of financiële boetes voor niet-naleving te voorkomen. Kortom, naleving van de HIPAA is een cruciaal aspect voor het handhaven van de vertrouwelijkheid en veiligheid van gezondheidsinformatie in het digitale tijdperk.
Naleving van de HIPAA omvat het voldoen aan de vereisten van de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996, de daaropvolgende wijzigingen ervan, en alle gerelateerde wetgeving zoals de HITECH Act. Het primaire doel van HIPAA is om:
- Beschermde gezondheidsinformatie (PHI) beschermen en verwerken.
- Vergemakkelijk de overdracht van zorgdossiers om voortgezette gezondheidszorg te kunnen bieden.
- Fraude binnen de gezondheidszorg terugdringen.
- Creëer gestandaardiseerde informatie over elektronische facturering en gezondheidszorginformatie.
HIPPA-regels zijn van toepassing op elk type gedekte entiteit (zorgverleners, zorgverzekeringen of clearinghouses in de gezondheidszorg) en zakenpartners die PHI-gegevens creëren, onderhouden of verzenden. Een zakenpartner is een persoon of bedrijf dat diensten verleent aan een gedekte entiteit wanneer de dienst, functie of activiteit toegang tot PHI-gegevens omvat.
Zakenpartners zijn onder meer IT bedrijven, advocaten, accountants, factureringsbedrijven, cloudopslagdiensten, e-mailversleutelingsdiensten en meer.
Naleving van de HIPAA kan alleen plaatsvinden wanneer een gedekte entiteit of zakenpartner de noodzakelijke controles en beschermingsmaatregelen voor alle relevante PHI-gegevens implementeert. Zorgbedrijven die toegang hebben tot PHI moeten ervoor zorgen dat de fysieke, technische en administratieve regels aanwezig zijn en worden nageleefd.
Hoe HIPAA-naleving privacy en veiligheid garandeert
Simpel gezegd: HIPAA bestaat om de rechten van patiënten te beschermen. HIPAA verbiedt bedrijven of zorginstellingen gezondheidszorginformatie openbaar te maken zonder toestemming van de patiënt. Het voldoen aan de HIPAA zorgt ervoor dat zorgaanbieders, gezondheidsplannen, clearinginstellingen voor de gezondheidszorg en zakenpartners over veiligheidsmaatregelen beschikken om gevoelige persoonlijke en gezondheidsinformatie te beschermen.
De groei van kostenbeheersingsprogramma's in de gezondheidszorg dwingt organisaties ertoe de vruchten te plukken van mobiele apparaten, waardoor de kosten tot een minimum worden beperkt. BYOD-beleid toestaan dat artsen, verpleegkundigen en ander gezondheidszorgpersoneel persoonlijke apparaten meenemen naar het werk. Weinig organisaties kiezen ervoor om apparaten van het bedrijf te leveren om de controle te behouden en hun netwerken te beschermen.
Onder de HIPAA vallende entiteiten of zakenpartners die ervoor kiezen om mobiele apparaten in hun organisaties te gebruiken, moeten echter kennis hebben over hoe ze het hipaa-beleid voor mobiele apparaten kunnen implementeren om patiëntgegevens beschermen. Mobiele apparaten brengen gemak met zich mee, maar brengen ook verschillende risico's met zich mee. Zonder adequate controles kunnen mobiele apparaten worden aangetast en kan de ePHI die erop is opgeslagen, worden blootgesteld.
MDM- en HIPAA-naleving
Organisaties zijn verantwoordelijk en aanspreekbaar het ontwikkelen van procedures en beleid voor mobiele apparaten die de gezondheidsinformatie van patiënten beschermen. Om mobiele apparaten in de gezondheidszorg te kunnen beheren, moeten organisaties een strategie voor risicobeheer ontwikkelen, inclusief de implementatie van apparaatbeveiligingen om de risico's te verminderen. De strategie moet ook regelmatig onderhoud van mobiele apparaten omvatten.
Een cruciaal punt om te overwegen bij het ontwikkelen van beleid en procedures voor mobiele apparaten voor HIPAA-compliance is een oplossing voor het beheer van mobiele apparaten voor het beheren van BYOD-beleid, het instellen van gebruiksbeperkingen en het configureren van de beveiliging.
Hoe helpt Scalefusion MDM bij het naleven van HIPAA?
met Schaalfusiekunnen zorgorganisaties beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonlijke apparaten van hun personeel te beheren zonder de privacy in gevaar te brengen.
1. Encryptie om ePHI te beschermen
HIPAA-regels schrijven voor dat apparaten “technische beveiligingsmaatregelen moeten implementeren om te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot elektronisch beschermde gezondheidsinformatie die via een elektronisch communicatienetwerk wordt verzonden.” Encryptie helpt wanneer patiëntgegevens worden verzonden tussen gedekte entiteiten en zakenpartners. Met Scalefusion kunnen beheerders encryptie afdwingen op opslagmedia die op mobiele apparaten worden gebruikt.
2. Beveiliging op apparaatniveau met wachtwoordbeleid en apparaatvergrendeling op afstand
Het implementeren van wachtwoorden is de eerste verdedigingslinie met betrekking tot apparaatbeveiliging. Met Scalefusion kunnen organisaties sterk staan wachtwoordbeleid die de lengte en complexiteit van wachtwoorden definiëren. Beheerders kunnen apparaten op afstand vergrendelen als ze verloren of gestolen zijn. Ze kunnen ook alle patiëntgegevens op dergelijke apparaten op afstand wissen.
3. Configureer VPN-instellingen om de netwerkconnectiviteit te beveiligen
Beheerders kunnen op afstand VPN-instellingen configureren om veilige toegang tot bedrijfsnetwerken mogelijk te maken. Er kunnen bedieningselementen worden ingesteld om te voorkomen dat gebruikers verbinding maken met openbare Wi-Fi-netwerken. Beheerders kunnen beleid pushen om ervoor te zorgen dat gebruikers verbonden blijven met bedrijfsnetwerken wanneer ze op afstand worden benaderd.
4. Beheer app-gebruik
Het gebruik van niet-gereguleerde mobiele apps vormt een groot veiligheidsrisico. Scalefusion's beheer van mobiele applicaties distribueert alleen toegestane apps en zorgt ervoor dat deze apps up-to-date worden gehouden met beveiligingsupdates. Organisaties kunnen ook hun interne apps voor hun personeel pushen.
5. Apparaat delen voor ploegenarbeiders
Scalefusion helpt organisaties de kosten te beheren door het delen van apparaten tussen zorgprofessionals mogelijk te maken. Beheerders kunnen meerdere profielen instellen met dynamisch beleid. De profielen veranderen automatisch op de gedeelde apparaten gebaseerd op een bepaalde tijd of geografische locatie zoals gepland. Dit zorgt er ook voor dat wanneer de apparaten die binnen de fysieke grenzen van een zorgruimte worden gebruikt, worden verplaatst, de toegang tot werkapps en gegevens kan worden geblokkeerd.
6. BYOD-beheer
De vertrouwdheid en het gemak van het gebruik van persoonlijke apparaten op het werk verbeteren de productiviteit en workflow van zorgpersoneel. BYOD beperkt echter de controle over het beheer van gevoelige gegevens, waardoor de kans op lekken of misbruik toeneemt. Met behulp van Scalefusion MDM kunnen bedrijven twee afzonderlijke profielen aanmaken voor persoonlijk en zakelijk gebruik, waardoor het delen van gegevens wordt voorkomen. IT-beheerders hebben controle over het werkprofiel (inhoud, apps, beleid) en geen controle over het persoonlijke profiel.
7. Implementeer preventie van gegevensverlies (DLP)
DLP heeft tot doel ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie te voorkomen. Organisaties kunnen DLP-beleid definiëren over hoe gegevens moeten worden beschermd. Bijvoorbeeld de DLP-beleid moet voorkomen dat personeel screenshots van werkgegevens maakt. IT-beheerders kunnen een dergelijk HIPAA-beleid voor mobiele apparaten implementeren met Scalefusion om gegevens binnen Office 365-apps op Android- en iOS-apparaten te beschermen met behulp van Microsoft DLP.
Implementatieregels voor HIPAA-naleving
1. HIPAA-privacyregel
De regel stelt normen voor het recht van een individu om te begrijpen en te controleren hoe zijn gezondheidsinformatie wordt gebruikt. Het doel van de Privacyregel is ervoor te zorgen dat de gezondheidsinformatie van een individu wordt beschermd en tegelijkertijd de stroom van gezondheidsinformatie mogelijk te maken die nodig is om gezondheidszorg van hoge kwaliteit te bieden en te bevorderen
2. HIPAA-beveiligingsregel
Terwijl de Privacyregel PHI beschermt, beschermt de Beveiligingsregel een deel van de informatie die onder de Privacyregel valt. Deze subset beschermt alle identificeerbare informatie die in een elektronisch formaat is gemaakt, verzonden, ontvangen of onderhouden. Dit wordt ook wel elektronisch beschermde gezondheidsinformatie of ePHI genoemd.
3. Regel voor melding van HIPAA-inbreuk
Het is een reeks normen die gedekte entiteiten of zakenpartners moeten volgen in het geval van een inbreuk die PHI of ePHI bevat. De regel vereist dat entiteiten het ministerie van Volksgezondheid en Human Services op de hoogte stellen en een kennisgeving aan de media sturen als de inbreuk meer dan 500 patiënten treft.
4. HIPAA-omnibusregel
De regel is een aanvulling op de HIPAA-regelgeving die zakenpartners verplicht om aan de HIPAA te voldoen, en waarin de regels rond overeenkomsten worden uiteengezet. De overeenkomsten moeten worden uitgevoerd tussen een zakenpartner en de gedekte entiteit (of tussen twee zakenpartners) voordat een PHI of ePHI wordt gedeeld.
Hoe u in 5 stappen HIPAA-compatibel kunt worden
Het Department of Human Health Services (HHS) en de inspecteur-generaal (OIG) hebben een korte handleiding uitgegeven over het opzetten van een nalevingsprogramma. Het heet "De zeven fundamentele elementen van een effectief complianceprogramma''.
- Het implementeren van geschreven beleid, procedures en gedragsnormen.
- Aanwijzen van een compliance officer en compliancecommissie.
- Het geven van effectieve trainingen en opleidingen.
- Ontwikkelen van effectieve communicatielijnen.
- Uitvoeren van interne monitoring en auditing.
- Het afdwingen van normen door middel van goed gepubliceerde disciplinaire richtlijnen.
- Snel reageren op geconstateerde overtredingen en corrigerende maatregelen nemen.
Op basis van de aanbevolen tips moeten organisaties een effectief HIPAA-nalevingsplan opstellen om ervoor te zorgen dat alle waarborgen aanwezig zijn.
Stapsgewijze handleiding voor bedrijven om te demonstreren dat ze PHI kunnen hanteren en beschermen
Stap 1 – Kies een Privacy Officer en Security Officer. De Privacy Officer is verantwoordelijk voor het toezicht op de ontwikkeling, implementatie, onderhoud en naleving van het privacybeleid met betrekking tot het veilige gebruik en de omgang met PHI. De Beveiligingsfunctionaris zal toezicht houden op het lopende beheer van het informatiebeveiligingsbeleid en de -procedures.
Stap 2 - Voer risicobeoordelingen uit en implementeer beveiligingsbeheerbeleid. Controleer en documenteer de dagelijkse activiteiten om kwetsbaarheden te identificeren. Controleer alle bezittingen: mobiele apparaten, computers en papieren documenten. Implementeer de nodige beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat alle PHI veilig is wanneer gegevens worden gebruikt, opgeslagen of gedistribueerd.
Stap 3 – Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures en deze toegankelijk maken voor het personeel. Maak gebruik van het beleid en de procedures om HIPAA-risico's te beperken. In een ideale wereld zouden organisaties elke dag van het jaar aan de regelgeving kunnen voldoen. Maar er komen wel fouten voor die kunnen worden opgemerkt door interne auditors of toezichthouders. Als er een overtreding plaatsvindt, zorg er dan voor dat er een proces wordt ingesteld om een analyse van de hoofdoorzaak en herstel uit te voeren.
Stap 4 – Voer bewustmakings- en trainingsprogramma's voor het personeel uit over de HIPAA-regelgeving en het nalevingsplan van de organisatie. Zorgaanbieders moeten de HIPAA-voorschriften ook met patiënten communiceren.
Stap 5 – Controleer, controleer en update de beveiligingsmaatregelen van de faciliteit voortdurend. Bij het handhaven van de naleving draait alles om het hebben van waarborgen, zowel fysiek als digitaal.
HIPAA-nalevingchecklist voor 2023
Onder HIPAA staan verschillende specificaties, maar het is aan te raden om niet direct in de details te duiken. Besteed in plaats daarvan tijd aan het begrijpen van het grote geheel voordat u dieper ingaat op de details. De checklist is geen alomvattende nalevingsgids, maar een pragmatische aanpak voor zorgbedrijven om inzicht te krijgen in hun HIPAA-prioriteiten en -bereidheid.
Audits
- Heeft u de volgende zes audits uitgevoerd?
- Beveiligingsrisicobeoordeling
- Audits van privacynormen
- HITECH Ondertitel D Privacy-audit
- Controle van beveiligingsnormen
- Controle van activa en apparaten
- Fysieke site-audit
Het documenteren van hiaten
- Heeft u lacunes in de bovengenoemde audits vastgesteld?
- Audits van privacynormen
Saneringsplannen
- Heeft u herstelplannen opgesteld om de lacunes aan te pakken die bij alle zes audits zijn aangetroffen?
- Zijn deze saneringsplannen volledig schriftelijk vastgelegd?
- Actualiseert en evalueert u deze plannen jaarlijks?
- Worden deze plannen zes jaar in uw dossier bewaard?
Bewustmaking en training van medewerkers
- Hebben alle medewerkers een jaarlijkse HIPAA-training gevolgd?
- Heeft u documentatie van hun training?
- Is er een toegewijd personeelslid aangewezen als HIPPA Compliance Officer?
Beleid en procedures
- Beschikt u over het beleid en de procedures die relevant zijn voor de jaarlijkse HIPAA-regels voor privacy, beveiliging en meldingen van inbreuken?
- Hebben alle personeelsleden het beleid en de procedures gelezen en juridisch goedgekeurd?
- Heeft u documentatie van hun wettelijke attest?
- Beschikt u over documentatie van jaarlijkse evaluaties van uw beleid en procedures?
Verkopers en zakenpartners
- Heeft u al uw leveranciers en zakenpartners geïdentificeerd?
- Heeft u alle zakenpartnerovereenkomsten met alle zakenpartners?
- Heeft u due diligence uitgevoerd bij uw zakenpartners om hun zakelijke naleving te beoordelen?
- Houdt u uw Business Associate Agreements jaarlijks bij en evalueert u deze?
- Heeft u vertrouwelijkheidsovereenkomsten met niet-zakenpartners?
Gegevensdoorbraken
- Heeft u al uw leveranciers en zakenpartners geïdentificeerd?
- Heeft u alle zakenpartnerovereenkomsten met alle zakenpartners?
- Heeft u due diligence uitgevoerd bij uw zakenpartners om hun zakelijke naleving te beoordelen?
- Houdt u uw Business Associate Agreements jaarlijks bij en evalueert u deze?
- Heeft u vertrouwelijkheidsovereenkomsten met niet-zakenpartners?
inbreuken
- Heeft u een gedefinieerd proces voor incidenten en inbreuken?
- Heeft u de mogelijkheid om het onderzoek naar alle incidenten te volgen en te beheren?
- Kunt u melding maken van kleine of betekenisvolle inbreuken of incidenten?
- Heeft uw personeel de mogelijkheid om anoniem een incident te melden?
Afsluiten
Regelgeving voor gegevensbescherming, zoals HIPAA voor de gezondheidszorg, helpt de meest persoonlijke informatie van mensen te beschermen. Hoewel de overgang van PHI naar een elektronisch formaat de mobiliteit en efficiëntie heeft vergroot, heeft dit ook de veiligheidsrisico's vergroot. De juiste oplossing voor apparaatbeheer helpt organisaties om aan de richtlijnen te voldoen en tegelijkertijd hoge boetes te vermijden. Beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg kunnen zich concentreren op het leveren van hoogwaardige dienstverlening aan hun patiënten door rekening te houden met de steeds veranderende regelgeving.
Als u HIPAA-compatibel wilt worden en wilt voldoen aan het privacy- en beveiligingsbeleid voor de mobiele apparaten van uw organisatie, raden we u aan Scalefusion MDM uit te proberen. Neem vandaag nog contact op met hun team voor meer informatie een demo plannen. Bescherm uw gevoelige gegevens en zorg voor HIPAA-naleving met Scalefusion MDM.
Bronnen:
