De oorsprong van de term compliance is terug te voeren op het Latijnse werkwoord compleet—met alle onderdelen; heel of perfect maken. Compliance werd eind jaren twintig populair in de Verenigde Statenth eeuw en won halverwege de jaren 2000 terrein. De meeste organisaties vinden het tegenwoordig een uitdaging om complexe regelgeving aan te pakken die meer nadruk legt op compliance. Hoewel het naleven van regelgeving misschien onwenselijk lijkt, zijn grote organisaties zich bewust van de gevolgen van het niet naleven ervan. In feite bedragen de kosten van niet-naleving bijna drie keer de kosten van een effectief nalevingsprogramma.
Wat is een complianceprogramma?
Een complianceprogramma is een reeks beleidsregels en voorschriften die zijn opgesteld om te voldoen aan wetten, regels en voorschriften of om de reputatie van de organisatie hoog te houden. De compliancefunctie van de organisatie onderzoekt de wet- en regelgeving van overheidsinstanties en zorgt ervoor dat een bedrijf zich houdt aan externe regels en interne controles. Een robuust complianceprogramma helpt organisaties,
- Procedures formuleren en reguleren
- Voorkom het niet naleven van de wet
- Beoordelen en identificeren van problemen in de bedrijfsprocessen
- Identificeer fraude door middel van audits
- Breng de cultuur, regels en interne procedures van het bedrijf op één lijn
- Bepaal de uitvoeringsprocessen
Er zijn aanzienlijke voordelen verbonden aan een goed complianceprogramma. Een effectief nalevingsprogramma,
- Moedigt de identificatie van voorheen niet-geïdentificeerde risico's aan
- Verbetert de communicatie en rapportage aan het hogere management
- Bevordert ethisch gedrag door een “cultuur van compliance” aan te moedigen
- Hiermee kunnen bedrijven hun merkwaarde verbeteren door winstgevendheid op een juridisch bevredigende manier aan te tonen
Sleutelelementen voor het creëren van een complianceprogramma
Hoewel er verschillende nalevingsprogramma's zijn, zou elk daarvan een aantal sleutelelementen moeten hebben.
1. Zet de toon bovenaan
Het startpunt van elk effectief complianceprogramma is het senior management en het gedeelde verantwoordelijkheidsgevoel om financiële activa en bedrijfsreputatie te beschermen. Toezeggingen die in handboeken zijn geschreven, via e-mail zijn gecommuniceerd of op websites zijn geplaatst, zijn slechts lippendienst, tenzij leiders ze in daden omzetten. Ze moeten individuen ondersteunen en empoweren die de dagelijkse verantwoordelijkheden hebben om risico's te beperken en vertrouwen in de organisatie op te bouwen.
2. Beleid verzamelen en beoordelen
Voer een beleidsaudit uit om bestaande documentatie te beoordelen. Dit helpt bij het vaststellen van een basislijn voor een nalevingsprogramma met duidelijk omschreven beleid en verwachtingen. Zodra alle informatie is verzameld, is het tijd om het bestaande beleid, de procedures en de gedragsnormen te herzien om er zeker van te zijn dat ze in lijn zijn met de huidige regelgeving, nalevingsdoelstellingen en de verwachtingen van het leiderschap. Zorg ervoor dat het nieuwe complianceprogramma direct beschikbaar is voor werknemers. Het regelmatig bijwerken en beoordelen van het beleid en ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie begrijpt dat het nalevingsbeleid de basis vormt van een succesvol programma.
3. Risicobeoordelingen
Complianceprogramma's gaan niet alleen over het naleven van processen, maar ook over het begrijpen van de risico's waarmee organisaties worden geconfronteerd. Organisaties voeren beoordelingen uit om verschillende soorten risico's te identificeren. Bijvoorbeeld, een interne auditbeoordeling zal waarschijnlijk de financiële, operationele en compliancerisico's beknopt samenvatten. De compliancefunctie richt zich op risico's die het meest significant zijn binnen de organisatie en biedt de basis voor het bepalen van de acties die nodig zijn om deze risico's te vermijden, te beperken of te herstellen.
4. Testen en monitoren
Robuust testen en monitoren van het complianceprogramma zijn essentieel om de prestaties van het compliancebeleid te analyseren en dienovereenkomstig stapsgewijze wijzigingen aan te brengen. Test- en monitoringprocessen beginnen met het implementeren van passende controles die lacunes opsporen en zorgen voor een goed bedrijfsbeleid. Eventuele wijzigingen in procedures zijn transparant en alle relevante informatie wordt gedocumenteerd. De bevindingen uit de risicobeoordelingen kunnen als uitgangspunt dienen voor test- en monitoringprogramma’s.
5. Communicatie van het complianceprogramma
Het succes van een complianceprogramma hangt grotendeels af van het openstellen van de communicatielijn. Een complianceprogramma moet werknemers in staat stellen overtredingen te melden en anoniem ethische kwesties aan te pakken. Het opzetten van een communicatietraject tussen de compliancefunctie en de medewerkers is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat incidenten worden gemeld en in de toekomst kunnen worden vermeden. Organisaties moeten ook trainingsprogramma's uitvoeren om de verantwoordelijkheid voor ethisch gedrag te verbeteren door middel van regelmatige trainingen en prestatiebeoordelingen.
6. Corrigerende actie
Risico's zijn overal aanwezig, er ontstaat bijvoorbeeld een substantieel probleem met potentieel misbruik van generatieve AI, hetzij door de verspreiding van desinformatie, manipulatie of bevooroordeelde resultaten. Het aanpakken van deze risico's vereist proactieve maatregelen om onbedoelde gevolgen te voorkomen. Een aanzienlijk compliancerisico kan worden ontdekt via een audit, a datalek, of een interne beoordeling. En als dat gebeurt, moet de compliancefunctie autonomie krijgen om een goede operationele voortgang te garanderen. Zoals eerder vermeld besteden organisaties een fortuin aan compliance. Zonder de juiste beweringen zullen complianceprogramma's geen echte impact hebben.
Afsluiten
Hoewel er geen one-size-fits-all benadering bestaat voor een complianceprogramma, moeten organisaties hun compliancebehoeften en hun impact op hun activiteiten, producten en diensten in kaart brengen. Als een organisatie er geen heeft of een bestaand programma moet bijwerken, zorg er dan voor dat het een optelsom is van al het beleid en zich richt op de meest gevoelige bedrijfsgebieden met de hoogste risico's.
Scalefusion MDM kan de nalevingsprogramma's en -initiatieven van uw organisatie ondersteunen. Ontdek meer met een Gratis proefperiode van 14-dag periode.
