1.5 million de dollars. C'est la sanction applicable aux organismes de santé qui enfreignent la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Aujourd’hui, plusieurs établissements de santé et entreprises associées risquent de se retrouver en non-conformité en raison d’une mauvaise gestion des appareils mobiles au travail.
Les organisations peuvent ne plus se conformer aux règles parce que le personnel de santé utilise leurs appareils personnels au travail ou télécharge des applications non autorisées susceptibles de compromettre les données des patients. Chaque opération d'appareil mobile susceptible de compromettre les informations de santé peut entraîner une Violation de la loi HIPAA, entraînant des pertes financières. Heureusement, les entreprises ont la possibilité de travailler avec des spécialistes de la gestion des appareils pour rester conformes à la loi HIPAA.
Ce blog a pour but de fournir des informations sur la façon d'atteindre la conformité HIPAA à l'aide de Scalefusion. Plateforme de gestion des appareils mobiles (MDM). Il présente les principales fonctionnalités de Scalefusion MDM qui aident les organisations à répondre aux exigences HIPAA en matière de sécurisation des informations de santé protégées (PHI) sur les appareils mobiles. Le blog propose des conseils pratiques et des bonnes pratiques sur la manière de mettre en œuvre la conformité hipaa à l'aide de Scalefusion MDM afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données.
Qu'est-ce que la conformité HIPAA?
La conformité HIPAA est essentielle pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations sensibles des patients et éviter toute pénalité légale ou financière en cas de non-conformité. En bref, la conformité HIPAA est un aspect crucial du maintien de la confidentialité et de la sécurité des informations de santé à l'ère numérique.
La conformité HIPAA implique le respect des exigences de la loi Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996, de ses modifications ultérieures et de toute législation connexe telle que la loi HITECH. L’objectif principal de la HIPAA est de :
- Protéger et gérer les informations de santé protégées (PHI).
- Faciliter le transfert des dossiers de santé pour assurer la continuité des soins.
- Réduire la fraude au sein du système de santé.
- Créez des informations standardisées sur la facturation électronique et les informations sur les soins de santé.
Les règles HIPPA s'appliquent à tous les types d'entités couvertes (prestataires de soins de santé, régimes de santé ou centres d'échange de soins de santé) et aux associés commerciaux qui créent, conservent ou transmettent des données PHI. Un associé commercial est une personne ou une entreprise qui fournit un service à une entité couverte lorsque le service, la fonction ou l'activité inclut l'accès aux données PHI.
Les associés commerciaux comprennent Entreprises informatiques, avocats, comptables, sociétés de facturation, services de stockage cloud, services de cryptage des e-mails, etc.
La conformité HIPAA ne peut se produire que lorsqu'une entité couverte ou un associé commercial met en œuvre les contrôles et les protections nécessaires pour toutes les données PHI pertinentes. Les entreprises de soins de santé qui ont accès aux PHI doivent s’assurer que les règles physiques, techniques et administratives sont en place et respectées.
Comment la conformité HIPAA garantit la confidentialité et la sécurité
En termes simples, la HIPAA existe pour protéger les droits des patients. La HIPAA interdit aux entreprises ou aux établissements de santé de divulguer des informations sur les soins de santé sans le consentement du patient. La conformité HIPAA garantit que les prestataires de soins de santé, les régimes de santé, les centres d'échange de soins de santé et les associés commerciaux disposent de mesures de protection pour protéger les informations personnelles et de santé sensibles.
La croissance des programmes de contrôle des coûts dans le secteur de la santé pousse les organisations à tirer parti des avantages des appareils mobiles, contribuant ainsi à maintenir les coûts au minimum. Politiques BYOD permettre aux médecins, infirmières et autres travailleurs de la santé d'apporter des appareils personnels au travail. Peu d’organisations choisissent de fournir des appareils appartenant à l’entreprise pour maintenir le contrôle et protéger leurs réseaux.
Cependant, les entités couvertes par la HIPAA ou les associés qui choisissent d'utiliser des appareils mobiles dans leur organisation doivent savoir comment mettre en œuvre la politique des appareils mobiles de la HIPAA pour protéger les données des patients. Les appareils mobiles sont pratiques, mais ils comportent également plusieurs risques. Sans contrôles adéquats, les appareils mobiles peuvent être compromis et les ePHI qui y sont stockées exposées.
Conformité MDM et HIPAA
Les organisations sont responsables et redevables de élaborer des procédures et des politiques relatives aux appareils mobiles qui protègent les informations sur la santé des patients. Pour gérer les appareils mobiles dans un environnement de soins de santé, les organisations doivent élaborer une stratégie de gestion des risques qui comprend la mise en œuvre de mesures de protection des appareils pour réduire les risques. La stratégie devrait également inclure une maintenance régulière des appareils mobiles.
Un point essentiel à prendre en compte lors de l'élaboration de politiques et de procédures relatives aux appareils mobiles pour la conformité HIPAA est une solution de gestion des appareils mobiles permettant de gérer les politiques BYOD, de définir des restrictions d'utilisation et de configurer la sécurité.
Comment Scalefusion MDM contribue-t-il à la conformité HIPAA ?
Avec Échellefusion, les établissements de santé peuvent mettre en place des contrôles de sécurité pour gérer les appareils personnels du personnel sans compromettre la confidentialité.
1. Cryptage pour protéger les ePHI
Les règles HIPAA stipulent que les appareils doivent « mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques pour se prémunir contre tout accès non autorisé aux informations de santé protégées électroniquement qui sont transmises sur un réseau de communications électroniques ». Le cryptage est utile lorsque les données des patients sont transmises entre les entités couvertes et les associés commerciaux. Grâce à Scalefusion, les administrateurs peuvent appliquer le chiffrement sur les supports de stockage utilisés sur les appareils mobiles.
2. Protection au niveau de l'appareil avec politiques de mot de passe et verrouillage des appareils à distance
Le déploiement de mots de passe constitue la première ligne de défense en matière de sécurité des appareils. Avec Scalefusion, les organisations peuvent établir des liens solides politiques de mot de passe qui définissent la longueur et la complexité des mots de passe. Les administrateurs peuvent verrouiller à distance les appareils en cas de perte ou de vol. Ils peuvent également effacer à distance toutes les données des patients présentes sur ces appareils.
3. Configurez les paramètres VPN pour sécuriser la connectivité réseau
Les administrateurs peuvent configurer à distance les paramètres VPN pour permettre un accès sécurisé aux réseaux d'entreprise. Des contrôles peuvent être définis pour empêcher les utilisateurs de se connecter aux réseaux Wi-Fi publics. Les administrateurs peuvent appliquer des politiques pour garantir que les utilisateurs restent connectés aux réseaux d'entreprise lorsqu'ils y accèdent à distance.
4. Contrôler l'utilisation de l'application
L'utilisation d'applications mobiles non réglementées constitue un risque de sécurité majeur. Scalefusion gestion des applications mobiles distribue uniquement les applications autorisées et veille à ce que ces applications soient mises à jour avec les mises à jour de sécurité. Les organisations peuvent également proposer leurs applications internes conçues pour leur personnel.
5. Partage d'appareils pour les travailleurs postés
Scalefusion aide les organisations à gérer leurs coûts en permettant le partage d'appareils entre professionnels de santé. Les administrateurs peuvent configurer plusieurs profils avec des politiques dynamiques. Les profils changent automatiquement sur le appareils partagés en fonction d'une heure ou d'un emplacement géographique particulier comme prévu. Cela garantit également que lorsque les appareils utilisés dans les limites physiques d’un espace de soins de santé sont déplacés, l’accès aux applications et aux données professionnelles peut être bloqué.
6. Gestion BYOD
La familiarité et la commodité de l’utilisation des appareils personnels au travail améliorent la productivité et le flux de travail du personnel de santé. Cependant, le BYOD limite le contrôle sur la gestion des données sensibles, augmentant ainsi les risques de fuites ou d'utilisation abusive. Grâce à Scalefusion MDM, les entreprises peuvent créer deux profils distincts pour un usage personnel et professionnel, empêchant ainsi le partage de données. Les administrateurs informatiques ont un contrôle sur le profil professionnel (contenu, applications, politiques) et aucun contrôle sur le profil personnel.
7. Mettre en œuvre la prévention contre la perte de données (DLP)
DLP vise à empêcher l’accès non autorisé aux informations sensibles. Les organisations peuvent définir des politiques DLP sur la façon de protéger les données. Par exemple, le Politique DLP devrait empêcher le personnel de capturer des captures d’écran des données professionnelles. Les administrateurs informatiques peuvent mettre en œuvre une telle politique d'appareil mobile HIPAA avec Scalefusion pour protéger les données des applications Office 365 sur les appareils Android et iOS à l'aide de Microsoft DLP.
Règles de mise en œuvre pour la conformité HIPAA
1. Règle de confidentialité HIPAA
La règle établit des normes pour le droit d'un individu de comprendre et de contrôler la manière dont ses informations de santé sont utilisées. L'objectif de la règle de confidentialité est de garantir la protection des informations de santé d'un individu tout en permettant la circulation des informations de santé nécessaires pour fournir et promouvoir des soins de santé de haute qualité.
2. Règle de sécurité HIPAA
Alors que la règle de confidentialité protège les PHI, la règle de sécurité protège un sous-ensemble d'informations couvertes par la règle de confidentialité. Ce sous-ensemble protège toutes les informations identifiables créées, transmises, reçues ou conservées dans un format électronique. Ceci est également connu sous le nom d’informations de santé protégées électroniquement ou ePHI.
3. Règle de notification de violation HIPAA
Il s'agit d'un ensemble de normes que les entités couvertes ou les associés commerciaux doivent suivre en cas de violation contenant des PHI ou ePHI. La règle oblige les entités à informer le ministère de la Santé et des Services sociaux et à émettre un avis aux médias si la violation affecte plus de 500 patients.
4. Règle omnibus HIPAA
La règle est un ajout à la réglementation HIPAA qui oblige les partenaires commerciaux à se conformer à la loi HIPAA, décrivant les règles entourant les accords. Les accords doivent être signés entre un associé commercial et l'entité couverte – ou entre deux associés commerciaux – avant que tout PHI ou ePHI ne soit partagé.
Comment devenir conforme à la HIPAA en 5 étapes
Le Département des services de santé humaine (HHS) et l'Inspecteur général (OIG) ont publié un bref guide sur la façon de créer un programme de conformité. On l'appelle "Les sept éléments fondamentaux d’un programme de conformité efficace''.
- Mettre en œuvre des politiques, des procédures et des normes de conduite écrites.
- Désigner un responsable de la conformité et un comité de conformité.
- Mener une formation et une éducation efficaces.
- Développer des voies de communication efficaces.
- Effectuer un suivi et un audit internes.
- Faire respecter les normes par le biais de directives disciplinaires bien médiatisées.
- Répondre rapidement aux infractions détectées et entreprendre des mesures correctives.
Compte tenu des conseils recommandés, les organisations doivent créer un plan de conformité HIPAA efficace pour garantir que toutes les garanties sont en place.
Guide étape par étape permettant aux entreprises de démontrer qu'elles peuvent gérer et protéger les RPS
Étape 1 – Choisissez un responsable de la confidentialité et un responsable de la sécurité. Le responsable de la confidentialité sera chargé de superviser l’élaboration, la mise en œuvre, la maintenance et le respect des politiques de confidentialité concernant l’utilisation et la manipulation sûres des PHI. L'agent de sécurité contrôlera la gestion continue des politiques et procédures de sécurité de l'information.
Étape 2 - Effectuer une évaluation des risques et mettre en œuvre des politiques de gestion de la sécurité. Examiner et documenter les opérations quotidiennes pour identifier les vulnérabilités. Vérifiez tous les actifs – appareils mobiles, ordinateurs et dossiers papier. Mettez en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour garantir que tous les PHI sont sécurisés lorsque les données sont utilisées, stockées ou distribuées.
Étape 3 – Élaborer et mettre en œuvre des politiques et procédures et les rendre accessibles au personnel. Utiliser les politiques et procédures pour atténuer les risques HIPAA. Dans un monde idéal, les organisations pourraient être en conformité tous les jours de l’année. Mais des dysfonctionnements se produisent et peuvent être repérés par les auditeurs internes ou les régulateurs. Si une violation a lieu, mettez en place un processus pour effectuer une analyse des causes profondes et des mesures correctives.
Étape 4 – Mener des programmes de sensibilisation et de formation du personnel sur les réglementations HIPAA et le plan de conformité de l’organisation. Les prestataires de soins de santé doivent également communiquer les réglementations HIPAA aux patients.
Étape 5 – Surveiller, auditer et mettre à jour les mesures de sécurité des installations de manière continue. Pour maintenir la conformité, il faut disposer de mesures de protection, tant physiques que numériques.
Liste de contrôle de conformité HIPAA pour 2023
Il existe plusieurs spécifications HIPAA, mais il est recommandé de ne pas entrer directement dans les détails. Au lieu de cela, prenez le temps de comprendre la situation dans son ensemble avant d’approfondir les détails. La liste de contrôle n'est pas un guide de conformité complet mais une approche pragmatique permettant aux entreprises de soins de santé de comprendre leurs priorités et leur préparation à la HIPAA.
Des vérifications
- Avez-vous réalisé les six audits suivants ?
- Évaluation des risques de sécurité
- Audits des normes de confidentialité
- HITECH Sous-titre D Audit de confidentialité
- Audit des normes de sécurité
- Audit des actifs et des appareils
- Audit physique du site
Documenter les lacunes
- Avez-vous identifié des lacunes dans les audits ci-dessus ?
- Audits des normes de confidentialité
Plans d'assainissement
- Avez-vous créé des plans de remédiation pour combler les lacunes constatées dans les six audits ?
- Ces plans de remédiation sont-ils entièrement documentés par écrit ?
- Mettez-vous à jour et révisez-vous ces plans chaque année ?
- Ces plans sont-ils conservés dans votre dossier pendant six ans ?
Sensibilisation et formation des employés
- Tous les membres du personnel ont-ils suivi une formation annuelle HIPAA ?
- Avez-vous de la documentation sur leur formation?
- Existe-t-il un membre du personnel dédié désigné comme responsable de la conformité HIPPA ?
Les politiques et les procédures
- Disposez-vous des politiques et procédures pertinentes pour les règles annuelles HIPAA en matière de confidentialité, de sécurité et de notification des violations ?
- Tous les membres du personnel ont-ils lu et attesté légalement les politiques et procédures ?
- Avez-vous des documents sur leur attestation légale ?
- Disposez-vous de documents sur les examens annuels de vos politiques et procédures ?
Fournisseurs et associés commerciaux
- Avez-vous identifié tous vos fournisseurs et partenaires commerciaux ?
- Avez-vous tous les accords de partenariat commercial en place avec tous les associés ?
- Avez-vous fait preuve de diligence raisonnable auprès de vos associés commerciaux pour évaluer leur conformité commerciale ?
- Suivez-vous et révisez-vous vos accords de partenariat commercial chaque année ?
- Avez-vous des accords de confidentialité avec des fournisseurs non associés ?
Infractions aux données
- Avez-vous identifié tous vos fournisseurs et partenaires commerciaux ?
- Avez-vous tous les accords de partenariat commercial en place avec tous les associés ?
- Avez-vous fait preuve de diligence raisonnable auprès de vos associés commerciaux pour évaluer leur conformité commerciale ?
- Suivez-vous et révisez-vous vos accords de partenariat commercial chaque année ?
- Avez-vous des accords de confidentialité avec des fournisseurs non associés ?
Infractions
- Avez-vous un processus défini pour les incidents et les violations ?
- Avez-vous la capacité de suivre et de gérer les enquêtes sur tous les incidents ?
- Êtes-vous en mesure de fournir des rapports sur des violations ou incidents mineurs ou significatifs ?
- Votre personnel a-t-il la possibilité de signaler un incident de manière anonyme ?
Récapitulation
Les réglementations sur la protection des données telles que la HIPAA pour le secteur de la santé contribuent à protéger les informations les plus personnelles des personnes. Si la transition des RPS vers un format électronique a accru la mobilité et l’efficacité, elle a également accru les risques de sécurité. La bonne solution de gestion des appareils aidera les organisations à se conformer aux directives tout en évitant de payer de lourdes amendes. Les professionnels de la santé peuvent se concentrer sur la fourniture d’un service de qualité à leurs patients en respectant les réglementations en constante évolution.
Si vous souhaitez devenir conforme à la loi HIPAA et respecter ses politiques de confidentialité et de sécurité pour les appareils mobiles de votre organisation, nous vous encourageons à essayer Scalefusion MDM. Contactez leur équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus et planifier une démo. Protégez vos données sensibles et assurez la conformité HIPAA avec Scalefusion MDM.
Ressources:
