La mayoría de las empresas no cuentan con herramientas adecuadas para realizar investigaciones internas porque siempre hay demasiado que considerar. Es imperativo contar con tecnología y procesos para preservar, recopilar, procesar y revisar datos relacionados con las investigaciones internas. Pero para la mayoría de las organizaciones, es difícil saber por dónde empezar.
Al realizar algunos esfuerzos iniciales, las empresas pueden mejorar los resultados de cualquier investigación que pueda surgir. Algunos esfuerzos adicionales pueden mitigar las complicaciones legales y logísticas que puedan surgir, las empresas pueden adaptarse a dónde conducirán los hechos o incluso predecir cómo el alcance del proyecto puede cambiar en el futuro.
Debido a la pandemia de COVID-19 y a la necesidad exclusiva de trabajar desde casa, gestionar las investigaciones se ha vuelto aún más difícil porque ahora se almacena más información en varios dispositivos móviles diferentes. Es por eso que las empresas ahora necesitan utilizar soluciones como gestión de dispositivos móviles (MDM) y utilidades para identificar y recopilar datos sin problemas para una investigación interna.
¿Qué es el software MDM?
Es importante que los gestores de riesgos conozcan las capacidades de MDM, especialmente si participan en el descubrimiento de datos de cualquier tipo. Los MDM son una importante herramienta forense para el descubrimiento y deben implementarse en todas las empresas, especialmente en la cultura del trabajo remoto.
La mayoría de los departamentos de TI de las grandes empresas utilizan software MDM para monitorear y administrar de forma segura los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles que utilizan los trabajadores.
En un configuración de traer su propio dispositivo (BYOD), MDM actúa como una solución de seguridad instrumental para los equipos de TI de las siguientes maneras:
- La solución puede configurar y actualizar los dispositivos de los empleados de forma coherente, estandarizada y escalable.
- Con los MDM, los equipos de TI también pueden realizar un diagnóstico remoto y solucionar problemas de manera eficiente.
- Un MDM puede unificar eficazmente la información en un sistema único y rastreable
- Los departamentos de TI pueden realizar un seguimiento de cuántos empleados acceden a los datos, archivos y correos electrónicos de la empresa.
- MDM puede proporcionar información valiosa sobre diferentes tipos de datos, incluidos correo de voz, mensajes de texto, registros de llamadas junto con las ubicaciones geográficas de los dispositivos.
La importancia del MDM
La administración de dispositivos móviles puede ayudar a los empleados a acceder al correo electrónico corporativo en un dispositivo y también permite a las empresas borrar de forma remota el rastro del correo electrónico de los dispositivos si es necesario.
MDM se erige como una importante fuente centralizada de información desde el punto de vista de la investigación porque monitorea todo tipo de actividad de los empleados, como el acceso al correo electrónico, la voz y el chat. Además, los MDM documentan con precisión cuándo y cómo los empleados usan los dispositivos y desde qué ubicaciones acceden a los datos corporativos.
MDM en Cumplimiento Interno
Cuando se trata de investigaciones, MDM puede ser una herramienta útil porque permite a los equipos de TI rastrear cómo los empleados acceden a los datos de la empresa en un sistema único y rastreable. MDM presenta información valiosa sobre dónde, cuándo y desde qué dispositivos se accede a los datos corporativos.
Papel de MDM en el cumplimiento
Para seguir siendo rentables y cumplir con las normas, las empresas siempre están buscando la mejor tecnología disponible en el mercado y los medios para implementarla en todos los dispositivos de los empleados. Cuantos más dispositivos haya en la organización, más posibilidades habrá de que se produzca un error. Por lo tanto, es importante tener a disposición una gestión sólida de dispositivos móviles como Scalefusion.
Desde monitorear de forma remota los dispositivos en manos de los empleados hasta proteger cada dispositivo para evitar el mayor ataque de violación de datos, las soluciones MDM desempeñan un papel clave para garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento. Los MDM no solo ayudan a administrar los dispositivos, sino que también ayudan a monitorear cómo y dónde se utilizan los dispositivos en primer lugar.
Protección completa de datos
Las empresas suelen tener una gran cantidad de datos importantes y privados que requieren una protección estricta. Con el GDPR (Reglamento general de protección de datos) Con su implementación, las organizaciones no han escatimado esfuerzos para garantizar que sus datos comerciales estén seguros.
Miles de empleados de todas las organizaciones utilizan computadoras de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles personales para acceder a los datos. No olvidemos añadir que varios empleados intentan continuamente acceder a la información de forma remota. Con esto, los administradores de TI tienen la gigantesca tarea de garantizar que cada dispositivo sea utilizado únicamente por la persona adecuada, en el momento adecuado.
Con una solución MDM, el equipo de TI puede:
- Bloquear y borrar un dispositivo de forma remota
- Restablecer una contraseña
- Implemente o elimine aplicaciones en un conjunto completo de dispositivos
- Implementar actualizaciones el mismo día sin la intervención del empleado.
MDM puede cumplir con el RGPD utilizando lo siguiente:
- Obtener información sobre cómo se utilizan las aplicaciones y qué datos se recopilan
- Separar datos personales y comerciales
- Mantener auditorías de datos adecuadas
Si las grandes empresas necesitan cumplir plenamente, deben mantener el control sobre cada dispositivo, reducir la dependencia de grandes equipos de TI y ser conscientes de cómo los empleados utilizan sus dispositivos para acceder a los datos de la empresa.
MDM funciona bien como herramienta de identificación y gestión de dispositivos, pero no lo confunda con una herramienta de recopilación forense. Una vez que se identifica un dispositivo como objetivo de la investigación, las organizaciones pueden utilizar una herramienta forense para recopilar todos los datos comerciales del dispositivo móvil.
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Extracción de datos de MDM para cumplimiento
Cuando se trata de realizar una investigación interna, el proceso de extraer y decodificar datos de tantos dispositivos de los empleados resulta agotador. Sin duda, la extracción de datos se simplifica cuando entra en escena un MDM. Aun así, todo el engorroso proceso de extracción, limpieza y gestión de datos suele recaer en manos del equipo de TI.
No es de extrañar que la información contenida en una solución MDM sea muy completa y precisa, pero interpretarla puede ser una tarea difícil. desafío para el personal de TI. Dado que a menudo es difícil entender el resultado bruto de un MDM, es importante contar con una hoja de cálculo extensa para descifrar los datos. Con una buena solución MDM y una herramienta forense integral a disposición, los datos extraídos pueden ser más fáciles de decodificar y comprender.
Afortunadamente, existen varias herramientas de descubrimiento electrónico disponibles en línea que pueden convertir los datos extraídos en conversaciones tipo chat, organizadas secuencialmente y fáciles de comprender. Estos datos pueden imitar prácticamente la apariencia de las interacciones de persona a persona, tal como aparecen en un teléfono.
Extraer y descifrar datos para el cumplimiento se ha convertido ahora en una capacidad técnica obligatoria para las empresas, especialmente aquellas que buscan realizar investigaciones internas de manera rentable.
Resumiendo
En cualquier configuración corporativa, los empleados realizan más trabajo desde ubicaciones remotas que desde las oficinas. Con la pandemia en curso y las reglas obligatorias de trabajo desde casa, los profesionales de cumplimiento deben comprender cuán importantes son los datos de MDM para fines de investigación.
Cuando se trata de monitoreo remoto, el profesionalismo, la confidencialidad, la independencia y los procesos consistentes son partes cruciales para planificar futuras investigaciones.
La mayoría de las corporaciones utilizan varias aplicaciones en sus organizaciones y MDM es una de las herramientas que permite a los investigadores captar rápidamente datos sólidos. Por lo tanto, aprovechar un MDM como Scalefusion como parte de su estrategia de cumplimiento puede ayudarlo a administrar, comprender y controlar información crítica sobre sus empleados, productos y clientes. También puede salvaguardar cómo se pueden gestionar y mantener los datos en toda su empresa. Un Solución MDM puede aumentar la trazabilidad y visibilidad general de los datos, lo que agiliza aún más sus esfuerzos de cumplimiento y libera recursos adicionales que pueden ayudar a abordar desafíos comerciales adicionales.
