1.5 milhão de dólares. Essa é a penalidade aplicável às organizações de saúde que violam a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA). Hoje, várias organizações de saúde e empresas associadas correm o risco de não cumprirem as normas devido à má gestão dos dispositivos móveis no trabalho.
As organizações podem não estar em conformidade porque os profissionais de saúde utilizam os seus dispositivos pessoais no trabalho ou descarregam aplicações não autorizadas que podem comprometer os dados dos pacientes. Toda operação de dispositivo móvel propensa a comprometer informações de saúde pode levar a um Violação da HIPAA, resultando em perdas financeiras. Felizmente, as empresas têm a opção de trabalhar com especialistas em gerenciamento de dispositivos para ajudar a manter a conformidade com a HIPAA.
Este blog tem como objetivo fornecer informações sobre como obter conformidade com a HIPAA usando o Scalefusion Plataforma de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM). Ele descreve os principais recursos do Scalefusion MDM que ajudam as organizações a atender aos requisitos da HIPAA para proteger informações de saúde protegidas (PHI) em dispositivos móveis. O blog oferece conselhos práticos e práticas recomendadas sobre como implementar a conformidade com hipaa usando Scalefusion MDM para garantir a privacidade e segurança dos dados.
O que é conformidade com a HIPAA?
A conformidade com a HIPAA é essencial para garantir a privacidade e a segurança das informações confidenciais dos pacientes e evitar quaisquer penalidades legais ou financeiras pelo não cumprimento. Em suma, a conformidade com a HIPAA é um aspecto crucial para manter a confidencialidade e a segurança das informações de saúde na era digital.
A conformidade com a HIPAA envolve o cumprimento dos requisitos da Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde de 1996, suas alterações subsequentes e qualquer legislação relacionada, como a Lei HITECH. O objetivo principal da HIPAA é:
- Proteja e manuseie informações de saúde protegidas (PHI).
- Facilitar a transferência de registros de saúde para fornecer cuidados de saúde continuados.
- Reduzir a fraude no sistema de saúde.
- Crie informações padronizadas sobre faturamento eletrônico e informações de saúde.
As regras da HIPPA aplicam-se a todos os tipos de entidades cobertas – prestadores de cuidados de saúde, planos de saúde ou câmaras de compensação de cuidados de saúde – e associados comerciais que criam, mantêm ou transmitem dados de PHI. Um Parceiro Comercial é uma pessoa ou empresa que presta serviços a uma Entidade Coberta quando o serviço, função ou atividade inclui acesso a dados de PHI.
Parceiros de negócios incluem Empresas de TI, advogados, contadores, empresas de cobrança, serviços de armazenamento em nuvem, serviços de criptografia de e-mail e muito mais.
A conformidade com a HIPAA só pode ocorrer quando uma Entidade Coberta ou Parceiro Comercial implementa os controles e proteções necessários para quaisquer dados de PHI relevantes. As empresas de saúde que têm acesso a PHI devem garantir que as regras físicas, técnicas e administrativas estejam em vigor e sejam seguidas.
Como a conformidade com a HIPAA garante privacidade e segurança
Simplificando, a HIPAA existe para proteger os direitos do paciente. A HIPAA proíbe empresas ou instalações de saúde de divulgar informações de saúde sem o consentimento do paciente. Estar em conformidade com a HIPAA garante que os prestadores de cuidados de saúde, planos de saúde, câmaras de compensação de cuidados de saúde e parceiros comerciais tenham salvaguardas em vigor para proteger informações pessoais e de saúde sensíveis.
O crescimento dos programas de controle de custos no setor de saúde está incentivando as organizações a colherem os benefícios dos dispositivos móveis, ajudando a manter os custos no mínimo. Políticas BYOD permitir que médicos, enfermeiros e outros profissionais de saúde levem dispositivos pessoais para o trabalho. Poucas organizações optam por fornecer dispositivos de propriedade da empresa para manter o controle e proteger suas redes.
No entanto, entidades ou parceiros comerciais cobertos pela HIPAA que optam por usar dispositivos móveis em suas organizações precisam ter conhecimento sobre como implementar a política de dispositivos móveis da Hipaa para proteger os dados do paciente. Os dispositivos móveis trazem comodidade, mas também apresentam vários riscos. Sem controles adequados, os dispositivos móveis podem ser comprometidos e os ePHI armazenados neles expostos.
Conformidade com MDM e HIPAA
As organizações são responsáveis e responsáveis por desenvolver procedimentos e políticas para dispositivos móveis que protegem as informações de saúde do paciente. Para gerir dispositivos móveis num ambiente de cuidados de saúde, as organizações precisam de construir uma estratégia de gestão de riscos que inclua a implementação de salvaguardas de dispositivos para reduzir os riscos. A estratégia também deve incluir a manutenção regular dos dispositivos móveis.
Um ponto crítico a ser considerado ao desenvolver políticas e procedimentos de dispositivos móveis para conformidade com a HIPAA é uma solução de gerenciamento de dispositivos móveis para gerenciar políticas BYOD, definir restrições de uso e configuração de segurança.
Como o Scalefusion MDM ajuda na conformidade com a HIPAA?
Com o Fusão de escamas, as organizações de saúde podem obter controles de segurança para gerenciar os dispositivos pessoais dos funcionários sem comprometer a privacidade.
1. Criptografia para proteger ePHI
As regras da HIPAA instruem que os dispositivos devem “implementar medidas técnicas de segurança para proteger contra o acesso não autorizado a informações de saúde protegidas eletronicamente que estão sendo transmitidas através de uma rede de comunicações eletrônicas”. A criptografia ajuda quando os dados do paciente são transmitidos entre entidades abrangidas e parceiros comerciais. Usando o Scalefusion, os administradores podem impor criptografia na mídia de armazenamento usada em dispositivos móveis.
2. Proteção em nível de dispositivo com políticas de senha e bloqueio remoto de dispositivo
A implantação de senhas é a primeira linha de defesa em relação à segurança do dispositivo. Com Scalefusion, as organizações podem estabelecer fortes políticas de senha que definem o comprimento e a complexidade das senhas. Os administradores podem bloquear dispositivos remotamente em caso de perda ou roubo. Eles também podem apagar remotamente quaisquer dados de pacientes presentes nesses dispositivos.
3. Defina as configurações de VPN para proteger a conectividade de rede
Os administradores podem definir remotamente as configurações de VPN para permitir acesso seguro às redes corporativas. Os controles podem ser definidos para impedir que os usuários se conectem a redes Wi-Fi públicas. Os administradores podem implementar políticas para garantir que os usuários permaneçam conectados às redes corporativas quando acessados remotamente.
4. Controle o uso do aplicativo
O uso de aplicativos móveis não regulamentados é um grande risco de segurança. Scalefusion gerenciamento de aplicativos móveis distribui apenas aplicativos permitidos e garante que esses aplicativos sejam mantidos atualizados com atualizações de segurança. As organizações também podem disponibilizar seus aplicativos internos feitos para seus funcionários.
5. Compartilhamento de dispositivos para trabalhadores em turnos
Scalefusion ajuda as organizações a gerenciar custos, permitindo o compartilhamento de dispositivos entre profissionais de saúde. Os administradores podem configurar vários perfis com políticas dinâmicas. Os perfis mudam automaticamente no dispositivos compartilhados com base em um determinado horário ou localização geográfica conforme programado. Isso também garante que, quando os dispositivos usados dentro dos limites físicos de um espaço de saúde forem removidos, o acesso a aplicativos e dados de trabalho possa ser bloqueado.
6. Gerenciamento de BYOD
A familiaridade e a conveniência do uso de dispositivos pessoais no trabalho melhoram a produtividade e o fluxo de trabalho da equipe de saúde. No entanto, o BYOD limita o controle no gerenciamento de dados confidenciais, aumentando as chances de ocorrência de vazamentos ou uso indevido. Usando o Scalefusion MDM, as empresas podem criar dois perfis separados para uso pessoal e profissional, evitando assim o compartilhamento de dados. Os administradores de TI têm controle sobre o perfil de trabalho (conteúdo, aplicativos, políticas) e nenhum controle sobre o perfil pessoal.
7. Implementar prevenção contra perda de dados (DLP)
O DLP visa impedir o acesso não autorizado a informações confidenciais. As organizações podem definir políticas DLP sobre como proteger os dados. Por exemplo, o Política DLP deve impedir que a equipe capture capturas de tela de dados de trabalho. Os administradores de TI podem implementar essa política de dispositivos móveis HIPAA com Scalefusion para proteger dados em aplicativos do Office 365 em dispositivos Android e iOS usando Microsoft DLP.
Regras de implementação para conformidade com HIPAA
1. Regra de privacidade HIPAA
A regra estabelece padrões para o direito de um indivíduo compreender e controlar como suas informações de saúde são usadas. O objetivo da Regra de Privacidade é garantir que as informações de saúde de um indivíduo sejam protegidas, ao mesmo tempo que permite o fluxo de informações de saúde necessárias para fornecer e promover cuidados de saúde de alta qualidade.
2. Regra de segurança HIPAA
Embora a Regra de Privacidade proteja as PHI, a Regra de Segurança protege um subconjunto de informações abrangidas pela Regra de Privacidade. Este subconjunto protege todas as informações identificáveis criadas, transmitidas, recebidas ou mantidas em formato eletrônico. Isso também é conhecido como informações de saúde protegidas eletronicamente ou ePHI.
3. Regra de notificação de violação da HIPAA
É um conjunto de padrões que as Entidades Cobertas ou Parceiros Comerciais devem seguir no caso de uma violação contendo PHI ou ePHI. A regra exige que as entidades notifiquem o Departamento de Saúde e Serviços Humanos e emitam um aviso à mídia se a violação afetar mais de 500 pacientes.
4. Regra Omnibus da HIPAA
A regra é um acréscimo à regulamentação HIPAA que exige que os associados comerciais estejam em conformidade com a HIPAA, descrevendo as regras que envolvem os acordos. Os acordos devem ser executados entre um Parceiro Comercial e a Entidade Coberta – ou entre dois Parceiros Comerciais – antes que qualquer PHI ou ePHI seja compartilhada.
Como se tornar compatível com HIPAA em 5 etapas
O Departamento de Serviços de Saúde Humana (HHS) e o Inspetor Geral (OIG) divulgaram um breve guia sobre como criar um programa de conformidade. É chamado de “Os Sete Elementos Fundamentais de um Programa de Compliance Eficaz''.
- Implementar políticas, procedimentos e padrões de conduta escritos.
- Designar um diretor de conformidade e um comitê de conformidade.
- Realização de treinamento e educação eficazes.
- Desenvolver linhas de comunicação eficazes.
- Realização de monitoramento e auditoria interna.
- Aplicar padrões por meio de diretrizes disciplinares bem divulgadas.
- Responder prontamente às ofensas detectadas e tomar medidas corretivas.
Dadas as dicas recomendadas, as organizações devem criar um plano eficaz de conformidade com a HIPAA para garantir que todas as salvaguardas estejam em vigor.
Guia passo a passo para as empresas demonstrarem que podem lidar e proteger PHI
Passo 1 – Escolha um responsável pela privacidade e um responsável pela segurança. O Diretor de Privacidade será responsável por supervisionar o desenvolvimento, implementação, manutenção e adesão às políticas de privacidade relativas ao uso e manuseio seguro de PHI. O Oficial de Segurança controlará a gestão contínua das políticas e procedimentos de segurança da informação.
Passo 2 - Conduza avaliações de risco e implemente políticas de gerenciamento de segurança. Revise e documente as operações diárias para identificar vulnerabilidades. Verifique todos os ativos – dispositivos móveis, computadores e registros em papel. Implemente as medidas de segurança necessárias para garantir que todas as PHI estejam seguras quando os dados estiverem sendo usados, armazenados ou distribuídos.
Passo 3 – Desenvolver e implementar políticas e procedimentos e torná-los acessíveis ao pessoal. Utilize as políticas e procedimentos para mitigar os riscos da HIPAA. Em um mundo ideal, as organizações poderiam estar em conformidade todos os dias do ano. Mas ocorrem lapsos que podem ser detectados por auditores internos ou reguladores. Se ocorrer uma violação, estabeleça um processo para conduzir uma análise e correção da causa raiz.
Passo 4 – Conduzir programas de conscientização e treinamento da força de trabalho sobre os regulamentos da HIPAA e o plano de conformidade da organização. Os prestadores de cuidados de saúde também devem comunicar os regulamentos da HIPAA aos pacientes.
Passo 5 – Monitorar, auditar e atualizar continuamente as medidas de segurança das instalações. Manter a conformidade significa ter salvaguardas, tanto físicas quanto digitais.
Lista de verificação de conformidade com HIPAA para 2023
Existem várias especificações na HIPAA, mas é recomendável não mergulhar diretamente nos detalhes. Em vez disso, gaste algum tempo entendendo o panorama geral antes de se aprofundar nos detalhes. A lista de verificação não é um guia de conformidade abrangente, mas uma abordagem pragmática para as empresas de saúde compreenderem as suas prioridades e preparação para a HIPAA.
Auditorias de planta
- Você conduziu as seis auditorias a seguir?
- Avaliação de risco de segurança
- Auditorias de padrões de privacidade
- HITECH Subtítulo D Auditoria de Privacidade
- Auditoria de padrões de segurança
- Auditoria de ativos e dispositivos
- Auditoria do Local Físico
Documentando lacunas
- Você identificou lacunas nas auditorias acima?
- Auditorias de padrões de privacidade
Planos de Remediação
- Você criou planos de remediação para resolver as lacunas encontradas em todas as seis auditorias?
- Esses planos de remediação estão totalmente documentados por escrito?
- Você atualiza e revisa esses planos anualmente?
- Esses planos são mantidos em seu registro por seis anos?
Conscientização e treinamento de funcionários
- Todos os membros da equipe passaram por treinamento anual da HIPAA?
- Você tem documentação de seu treinamento?
- Existe um membro da equipe dedicado designado como Diretor de Conformidade HIPPA?
Políticas e procedimentos
- Você tem as políticas e procedimentos relevantes para as regras anuais de privacidade, segurança e notificação de violação da HIPAA?
- Todos os funcionários leram e atestaram legalmente as políticas e procedimentos?
- Você tem documentação de seu atestado legal?
- Você tem documentação de revisões anuais de suas políticas e procedimentos?
Fornecedores e parceiros comerciais
- Você identificou todos os seus fornecedores e parceiros de negócios?
- Você tem todos os acordos de parceria comercial em vigor com todos os parceiros comerciais?
- Você realizou a devida diligência em seus parceiros de negócios para avaliar a conformidade comercial?
- Você acompanha e revisa seus Contratos de Parceria Comercial anualmente?
- Você tem acordos de confidencialidade com fornecedores não associados comerciais?
Violações de dados
- Você identificou todos os seus fornecedores e parceiros de negócios?
- Você tem todos os acordos de parceria comercial em vigor com todos os parceiros comerciais?
- Você realizou a devida diligência em seus parceiros de negócios para avaliar a conformidade comercial?
- Você acompanha e revisa seus Contratos de Parceria Comercial anualmente?
- Você tem acordos de confidencialidade com fornecedores não associados comerciais?
Violações
- Você tem um processo definido para incidentes e violações?
- Você tem a capacidade de rastrear e gerenciar as investigações de todos os incidentes?
- Você é capaz de fornecer relatórios de violações ou incidentes menores ou significativos?
- Sua equipe tem a capacidade de relatar anonimamente um incidente?
Resumindo
Regulamentações de proteção de dados como a HIPAA para o setor de saúde ajudam a proteger as informações mais pessoais das pessoas. Embora a transição das PHI para o formato eletrónico tenha aumentado a mobilidade e a eficiência, também aumentou os riscos de segurança. A solução certa de gerenciamento de dispositivos ajudará as organizações a cumprir as diretrizes e, ao mesmo tempo, evitar o pagamento de multas pesadas. Os profissionais de saúde podem se concentrar em fornecer serviços de qualidade aos seus pacientes, cuidando das regulamentações em constante evolução.
Se você deseja se tornar compatível com HIPAA e cumprir suas políticas de privacidade e segurança para os dispositivos móveis da sua organização, recomendamos que você experimente o Scalefusion MDM. Entre em contato com sua equipe hoje para saber mais e agendar uma demonstração. Proteja seus dados confidenciais e garanta a conformidade com HIPAA com Scalefusion MDM.
Recursos:
