En los tiempos difíciles de hoy, con presupuestos cada vez más reducidos, despidos constantes e iniciativas de reducción de costos, invertir en nuevos dispositivos propiedad de la empresa es un desafío enorme para las pequeñas empresas. Incluso las grandes empresas están interesadas en reducir los gastos de capital y los gastos de operación.
Las organizaciones y sus equipos de TI necesitan una forma rentable de garantizar que los costos adicionales de los dispositivos no afecten los presupuestos y, al mismo tiempo, garantizar que la productividad de los empleados no se vea afectada.
Scalefusion ha introducido recientemente funciones para permitir compartir dispositivos propiedad de la empresa entre empleados que trabajan en diferentes turnos.
En este artículo, exploremos cómo compartir dispositivos propiedad de la empresa es una de las mejores opciones para las empresas que buscan optimizar sus gastos.
¿Qué son los dispositivos compartidos?
Los dispositivos compartidos (propiedad de la empresa) son tabletas o teléfonos inteligentes propiedad de la organización y compartidos entre dos o más empleados. Los dispositivos compartidos se utilizan en una gran variedad de entornos, como centros comerciales, tiendas minoristas, bibliotecas, institutos educativos, centros de atención médica e incluso oficinas corporativas y unidades de fabricación.
En casos de uso de cara al público, los dispositivos compartidos se utilizan para navegar por la web, realizar pedidos, generar tickets o completar formularios.
En entornos empresariales, los dispositivos compartidos generalmente están bloqueados para aplicaciones de trabajo específicas que varios usuarios necesitan para realizar sus tareas.
¿Por qué las empresas necesitan dispositivos compartidos?
Los dispositivos compartidos tienen el objetivo principal de reducir el costo en el que incurren las empresas al adquirir nuevos dispositivos para empleados o clientes. También es útil en entornos donde los trabajadores subcontratados se unen a una organización por un tiempo específico y limitado para finalizar una tarea o proyecto.
Los dispositivos compartidos no sólo reducen los costos para las organizaciones, sino que también disminuyen la cantidad de dispositivos que los administradores de TI deben administrar. Por ejemplo, en lugar de administrar 30 dispositivos separados para un equipo de 30 personas, los dispositivos compartidos pueden ayudar a llevar el recuento de dispositivos administrados a 15 (cuando se comparten entre dos) o incluso a 10 (cuando se comparten entre tres). Y ese es sólo un equipo. Entonces, ¡puedes hacer los cálculos!
Los dispositivos compartidos son una opción ideal para empresas que están operativas las 24 horas del día, donde termina un turno y comienza otro. En dichos entornos laborales, el mismo dispositivo puede ser compartido entre dos o más empleados que trabajan en turnos diferentes.
Cuando hay cientos de dispositivos propiedad de la empresa en toda la organización, ofrecer dispositivos compartidos es una opción más sencilla para reducir la carga cognitiva que supone gestionar un gran inventario de dispositivos.
Los dispositivos compartidos son una opción perfecta para que las organizaciones reduzcan costos y para que sus equipos de TI sean más eficientes.
¿Cómo configurar dispositivos compartidos?
Dispositivos compartidos funcionan de manera muy similar a como funcionan las computadoras portátiles y de escritorio basadas en Windows. Si bien Windows es independiente del usuario con la funcionalidad nativa de inicios de sesión y contraseñas multiusuario, los dispositivos compartidos requieren una solución como la administración de dispositivos móviles (MDM).
Los administradores de TI deben inscribir los dispositivos utilizados en el entorno corporativo y aplicar políticas o perfiles para estos dispositivos. Cada perfil o política debe contener configuraciones, permisos y aplicaciones relevantes para un tipo de usuario que accederá al dispositivo.
Los administradores de TI también pueden inscribir usuarios y crear grupos de usuarios en un panel de MDM basado en el cliente de correo electrónico de la organización: Google Workplace o Microsoft Office. Una vez creado el grupo de usuarios, los administradores de TI deben agregar ID de correo electrónico de usuario al grupo. Luego, este grupo de usuarios se puede vincular a los perfiles de dispositivo requeridos en el panel.
Los administradores de TI pueden configurar ajustes que permitan que varios usuarios accedan al dispositivo, durante sus turnos específicos. Luego, los cambios de perfil se activan según la hora o la ubicación, lo que automáticamente preparará el dispositivo para el usuario que se supone debe acceder al dispositivo en ese período de tiempo o ubicación.
¿Cómo funcionan los dispositivos compartidos?
Una vez que se configuran los dispositivos compartidos propiedad de la empresa, es muy parecido a cómo diferentes usuarios inician sesión en el mismo dispositivo Windows. Sin embargo, para mayor seguridad y verificación de identidad, los usuarios también deben ingresar la OTP enviada a su ID de correo electrónico además de su nombre de usuario y contraseña. Este proceso de inicio de sesión sigue siendo el mismo cuando el primer usuario cierra sesión y el siguiente debe iniciar sesión.
Para empresas que quieran eliminar el acceso basado en usuarios, utilizando un Solución MDM desencadenar flujos de trabajo es esencial. Con un MDM, los administradores de TI pueden:
- Cree una o más políticas equipadas con contenido, aplicaciones y configuraciones para las que se utilizará el dispositivo.
- Automatizar el cambio de políticas según la hora o la ubicación
- Cada empleado encuentra configuraciones de perfil relacionadas con sus tareas al acceder
Para los dispositivos que se utilizan como navegador público o para realizar pedidos basados en la web, los administradores de TI pueden:
- Aplique el modo incógnito para cada sesión de navegación y deshabilite el guardado de contraseñas, direcciones de correo electrónico e historial de navegación.
- Sesiones de actualización automática después de un período de inactividad, lo que garantiza una transferencia fluida al siguiente usuario desde una página/formulario nuevo.
Existen muchos casos de uso de dispositivos empresariales compartidos en varios sectores. Por ejemplo, las enfermeras de un hospital pueden utilizar dispositivos compartidos configurados por TI para iniciar y cerrar sesión según los horarios de sus turnos. Lo mismo se aplica a los puntos de venta que funcionan las 24 horas, los 7 días de la semana y a muchos otros entornos y entornos de trabajo.
Resumen
Los dispositivos compartidos seguirán ganando popularidad entre las organizaciones y los equipos de TI a medida que las empresas busquen ser rentables y productivas al mismo tiempo.
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