Ang mga IT admin at empleyado ay palaging nasa patuloy na labanan. Gumagamit ang mga empleyado ng hindi sanctioned at consumer-grade na mga serbisyo upang magbahagi ng mga file at pagbutihin ang kanilang pagiging produktibo. Halos hindi nila binibigyang pansin ang seguridad ng data at privacy ng mga dokumento ng kliyente o nakakatugon sa pagsunod ng kumpanya. Kapag nangyari ito, walang kontrol ang mga IT team sa kung paano iniimbak at ibinabahagi ang mga file at maaaring hindi malaman hanggang sa makompromiso ang data.
Sa panahon ngayon ng BYOD, ang mga IT administrator ay nakikipaglaban sa isang mahirap na labanan upang baguhin ang pag-uugali ng empleyado. Sa halip, dapat nilang yakapin ang digital collaboration at magpatibay ng enterprise file sync and share (EFSS) na solusyon upang hayaan ang mga empleyado na ligtas na magbahagi ng mga dokumento, larawan, at video sa maraming device.
Tuklasin natin ang Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) at ang ilan sa mga benepisyo nito na makakatulong sa mga empleyado na mag-collaborate nang mas secure.
Ano ang Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
Karamihan sa mga tool sa pagbabahagi ng file na ginagamit ng mga tao ay kadalasang kulang sa mga pamantayan sa seguridad at pagsunod na kailangang sundin ng mga negosyo, kung saan pumapasok ang EFSS. Ito ay idinisenyo upang matugunan ang mga pangangailangan ng negosyo.
Ang EFSS ay isang software solution na nagbibigay-daan sa mga user na mag-save ng mga file gaya ng mga dokumento, larawan, at video on-premise o sa cloud at pagkatapos ay i-access ang mga ito sa mga mobile device at desktop. Para sa malalaking manual at ulat, madalas ang mga koponan bawasan ang laki ng PDF file bago ibahagi upang mapabilis ang pag-sync at manatili sa loob ng mga limitasyon ng storage. Ito ay katulad ng isang serbisyo sa pagbabahagi ng file ng consumer ngunit may mga karagdagang kakayahan na angkop para sa malalaking negosyo.
Ang EFSS ay nag-iimbak ng mga file sa isang sentral na imbakan, na nagbibigay-daan sa mga empleyado na ligtas na mag-synchronize at magbahagi ng nilalaman mula sa loob at labas ng kanilang organisasyon.
Bakit Mahalaga ang Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
Kapag ang mga kumpanya ay hindi nagbibigay ng a pag-sync at pagbabahagi ng file device, ginagamit ng mga empleyado ang mga personal na tool gaya ng email, Google Drive, o Dropbox. Ang mga alternatibong opsyon gaya ng tool na ECM (enterprise content management) ay maaaring maging kumplikado upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga empleyado.
Pinagsasama ng solusyon ng EFSS ang pagiging simple at kaginhawahan ng mga personal na tool sa pagbabahagi ng file sa mga feature na nakatuon sa enterprise upang mapabuti ang produktibidad ng empleyado. Pinapabuti din ng EFSS ang seguridad, at kakayahang umangkop at nagbibigay ng kontrol sa kawani ng IT.
Ang mga pangunahing salik na nakakaimpluwensya sa mga organisasyon na pumili para sa EFSS ay:
- Demand para sa mga tool sa pakikipagtulungan
- Secured na pagbabahagi ng file
- Suporta para sa mga mobile device upang ma-access ang nilalaman
- Simpleng pag-access sa mga nakabahaging file
Mga Benepisyo ng Enterprise File Sync and Share (EFSS)
Para sa mga departamento ng IT, ang isang maaasahang solusyon sa EFSS ay nagbibigay ng mga feature na nasa antas ng enterprise na nagpapahusay sa seguridad, kakayahang umangkop, at kontrol. Ang ilang mga benepisyo ng EFSS ay kinabibilangan ng:
1. Secure na Access mula sa Kahit saan
Ang mga empleyado ay hindi limitado sa isang device na pagmamay-ari ng kumpanya upang ma-access ang mga file ng kumpanya para sa trabaho. Ang EFSS ay nagbibigay sa mga empleyado ng kakayahang magtrabaho at mag-access ng data na kung hindi man ay hindi maa-access sa mga mobile device. Pinagsasama-sama ng solusyon ang lahat ng data sa isang sentralisadong sistema na maaaring gawing accessible ang data sa mga tamang tao mula sa isang hanay ng mga mobile device.
2. Pag-iwas sa Pagkawala ng Data at Pagbawi ng Sakuna
Ang isang serbisyo ng EFSS ay sentral na nag-iimbak at nagkokontrol ng data upang maiwasan ang pagtagas ng data dahil sa isang pag-atake sa cybersecurity, isang nawala o nanakaw na device, o pagkakamali ng tao. Bagama't maaaring mukhang masamang ideya ang sentralisasyon, ang pagpapatupad ng mga hakbang sa seguridad tulad ng two-factor authentication at encryption ay maaaring mabawasan ang pagkakalantad ng data.
3. Panatilihin ang Audit Trails at Document Version Control
Ang audit trail sa pagbabahagi ng file at mga solusyon sa pag-sync ay nagbibigay ng kumpletong kakayahang makita sa pag-access sa dokumento. Ang mga pagbabagong ginawa sa mga file ay naitala, at ang mga pagbabago ay maaari lamang gawin ng mga user na may awtorisadong pag-access. Tinutulungan nito ang mga empleyado na mahanap ang pinaka-up-to-date na mga bersyon ng dokumento at hinahayaan silang ihambing ang mga pinakabagong bersyon sa mga orihinal na draft.
4. Pinahusay na Flexibility at Security
Ang mga kakayahan sa pag-sync ng file ng enterprise at pagbabahagi ay nagbibigay-daan sa ad-hoc na pamamahala ng mga file na mabawasan ang epekto sa mga kasalukuyang proseso habang sinusuportahan pakikipagtulungan. Maaaring ayusin ang mga file ayon sa mga kasalukuyang daloy ng trabaho sa negosyo, na nagpapahintulot sa mga empleyado na ipamahagi ang mga dokumento nang digital na may pinakamababang epekto.
Mga Dapat Tandaan Bago Pumili ng EFSS
Ang mga organisasyon ay kadalasang pumipili ng Enterprise File Sync at Sharing na solusyon batay sa gastos, mga kakayahan sa seguridad, pamamahala ng nilalaman mga kontrol, mga feature ng pagiging produktibo ng user, at ang kakayahan nitong isama sa mga kasalukuyang tool at proseso ng negosyo. Ang Scalefusion ay nagbibigay ng mga sumusunod na tampok sa pakikipagtulungan at seguridad na kailangan ng mga organisasyon.
- Butil-butil na kontrol sa pag-access
- I-lock at punasan ang remote na device
- Proteksyon ng passcode
- Real-time na pagsubaybay at pag-audit
- Mga paghihigpit sa pag-upload at pag-download ng dokumento
- Secure na data back-up
Pambalot Up
Ang paglaganap ng workforce mobility at bring-your-own-device (BYOD) ginawa ng mga programa ang pag-sync ng file ng enterprise at pagbabahagi ng isang kailangang-kailangan para sa mga organisasyon. Tutulungan ng EFSS na matugunan ang pangangailangan para sa mas mataas na pakikipagtulungan, mas mataas na antas ng seguridad, at suporta para sa mobile na pag-access sa mga dokumento ng kumpanya.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
