Katika nyakati za majaribio za leo, kwa kupungua kwa bajeti, kupunguzwa kazi mara kwa mara na mipango ya kupunguza gharama, kuwekeza katika vifaa vipya vinavyomilikiwa na kampuni ni changamoto kubwa kwa biashara ndogo. Hata biashara kubwa zina nia ya kuangusha CapEx na OpEx.
Mashirika na timu zao za TEHAMA zinahitaji njia ya gharama nafuu ili kuhakikisha kuwa gharama za ziada za kifaa haziathiri bajeti huku tukihakikisha kuwa tija ya wafanyakazi haiathiriwi.
Kuongeza mizani Hivi majuzi imeanzisha vipengele vya kuwezesha kushiriki vifaa vinavyomilikiwa na kampuni miongoni mwa wafanyakazi wanaofanya kazi katika zamu tofauti.
Katika makala haya, hebu tuchunguze jinsi kushiriki vifaa vinavyomilikiwa na kampuni hutumika kama mojawapo ya chaguo bora kwa biashara zinazotafuta kuboresha matumizi yao.
Vifaa Vilivyoshirikiwa ni nini?
Vifaa vinavyoshirikiwa (vinavyomilikiwa na kampuni) ni kompyuta kibao au simu mahiri zinazomilikiwa na shirika na hushirikiwa kati ya wafanyakazi wawili au zaidi. Vifaa vinavyoshirikiwa hupata matumizi katika mipangilio mingi kama vile maduka makubwa, maduka ya reja reja, maktaba, taasisi za elimu, vituo vya afya, na hata ofisi za kampuni na vitengo vya utengenezaji.
Katika hali za utumiaji zinazotazama hadharani, vifaa vinavyoshirikiwa hutumiwa kwa kuvinjari wavuti, kuagiza, kupandisha tikiti au kujaza fomu.
Katika mipangilio ya biashara, vifaa vilivyoshirikiwa kwa ujumla hufungwa kwa programu mahususi za kazi ambazo watumiaji wengi huhitaji ili kukamilisha kazi zao.
Kwa Nini Biashara Zinahitaji Vifaa Vilivyoshirikiwa?
Vifaa vinavyoshirikiwa hutumikia madhumuni ya msingi ya kupunguza gharama ambazo makampuni hupata katika kuwanunulia wafanyakazi au wateja vifaa vipya. Pia ni muhimu katika mazingira ambapo wafanyakazi wa kandarasi wanajiunga na shirika kwa muda maalum, mdogo ili kumaliza kazi au mradi.
Vifaa vinavyoshirikiwa havipunguzi gharama za mashirika tu bali pia vinapunguza idadi ya vifaa ambavyo wasimamizi wa TEHAMA wanapaswa kudhibiti. Kwa mfano, badala ya kudhibiti vifaa 30 tofauti kwa timu ya watu 30, vifaa vinavyoshirikiwa vinaweza kusaidia kufikisha idadi ya vifaa vinavyodhibitiwa hadi 15 (vinaposhirikiwa kati ya viwili) au hata 10 (vinaposhirikiwa kati ya vitatu). Na hiyo ni timu moja tu. Kwa hivyo, unaweza kufanya hesabu!
Vifaa vinavyoshirikiwa ni chaguo bora kwa biashara zinazofanya kazi saa nzima, ambapo zamu moja huisha na nyingine huanza. Katika mazingira kama haya ya kazi, kifaa kimoja kinaweza kushirikiwa kati ya wafanyikazi wawili au zaidi wanaofanya kazi kwa zamu tofauti.
Wakati kuna mamia ya vifaa vinavyomilikiwa na kampuni kote katika shirika, kutoa vifaa vilivyoshirikiwa ni chaguo rahisi ili kupunguza mzigo wa utambuzi wa kudhibiti orodha kubwa ya vifaa.
Vifaa vinavyoshirikiwa ni chaguo bora kwa mashirika kupunguza gharama na kwa timu zao za TEHAMA kuwa bora zaidi.
Jinsi ya Kuweka Vifaa Vilivyoshirikiwa?
Vifaa vilivyoshirikiwa hufanya kazi kwa njia inayofanana sana na ambayo kompyuta ndogo za Windows na kompyuta za mezani hufanya kazi. Ingawa Windows ni ya kutotambulika kwa mtumiaji ikiwa na utendakazi asilia wa kuingia na manenosiri ya watumiaji wengi, vifaa vinavyoshirikiwa vinahitaji suluhisho kama vile usimamizi wa vifaa vya mkononi (MDM).
Ni lazima wasimamizi wa TEHAMA waandikishe vifaa vinavyotumika katika mipangilio ya shirika na kutumia sera au wasifu kwa vifaa hivi. Kila wasifu au sera inapaswa kuwa na mipangilio, ruhusa na programu zinazohusiana na aina moja ya mtumiaji ambaye atakuwa akifikia kifaa.
Wasimamizi wa TEHAMA wanaweza pia kuandikisha watumiaji na kuunda vikundi vya watumiaji kwenye dashibodi ya MDM kulingana na mteja wa barua pepe wa shirika—Google Workplace au Microsoft Office. Kikundi cha watumiaji kinapoundwa, wasimamizi wa IT basi wanahitaji kuongeza vitambulisho vya barua pepe vya mtumiaji kwenye kikundi. Kikundi hiki cha watumiaji kinaweza kisha kuunganishwa kwenye wasifu wa kifaa unaohitajika kwenye dashibodi.
Wasimamizi wa TEHAMA wanaweza kusanidi mipangilio inayowawezesha watumiaji wengi kufikia kifaa, kama inavyosemwa wakati wa zamu zao mahususi. Kisha swichi za wasifu huanzishwa kulingana na wakati au eneo, jambo ambalo litafanya kifaa kuwa tayari kiotomatiki kwa mtumiaji anayepaswa kufikia kifaa katika muda au eneo hilo.
Jinsi Vifaa Vilivyoshirikiwa Hufanya Kazi?
Mara tu vifaa vinavyomilikiwa na kampuni vinapowekwa, ni sawa na jinsi watumiaji tofauti huingia kwenye kifaa kimoja cha Windows. Hata hivyo, kwa usalama ulioongezwa na uthibitishaji wa utambulisho, watumiaji lazima pia waweke OTP iliyotumwa kwa kitambulisho chao cha barua pepe kando na jina lao la mtumiaji na nenosiri. Mchakato huu wa kuingia unasalia uleule mtumiaji wa kwanza anapotoka, na anayefuata lazima aingie.
Kwa biashara zinazotaka kuondoa ufikiaji wa msingi wa mtumiaji, kwa kutumia a Suluhisho la MDM ili kuchochea mtiririko wa kazi ni muhimu. Kwa MDM, wasimamizi wa IT wanaweza:
- Unda sera moja au zaidi zilizo na maudhui, programu na mipangilio ambayo kifaa kitatumika
- Badilisha ubadilishaji wa sera otomatiki kulingana na wakati au eneo
- Kila mfanyakazi hupata mipangilio ya wasifu inayohusiana na kazi zao baada ya ufikiaji wao
Kwa vifaa vinavyotumika kama kivinjari cha umma, au kwa kuagiza kwa msingi wa wavuti, wasimamizi wa IT wanaweza:
- Tekeleza hali fiche kwa kila kipindi cha kuvinjari na uzime uhifadhi wa manenosiri, anwani za barua pepe na historia ya kuvinjari.
- Onyesha upya vipindi kiotomatiki baada ya muda wa kutofanya kazi, jambo ambalo huhakikisha kukabidhiwa kwa urahisi kwa mtumiaji anayefuata kutoka kwa ukurasa/fomu mpya.
Kuna matukio mengi ya matumizi ya vifaa vya kampuni vilivyoshirikiwa katika sekta mbalimbali. Kwa mfano, wauguzi katika hospitali wanaweza kutumia vifaa vilivyoshirikiwa vilivyosanidiwa na IT ili kuingia na kutoka kulingana na muda wao wa zamu. Vile vile hutumika kwa maduka ya rejareja 24 × 7 na mipangilio mingine mingi na mazingira ya kazi.
Kumalizika kwa mpango Up
Vifaa vinavyoshirikiwa vitaendelea kupata umaarufu miongoni mwa mashirika na timu za TEHAMA kwani biashara zinaonekana kuwa za gharama nafuu na zenye tija kwa wakati mmoja.
