Kuingia kwa mteja ni moja wapo ya hatua muhimu zaidi katika mzunguko wa maisha wa mteja. Ni hatua ya kwanza ya mawasiliano kati ya watoa huduma wanaosimamiwa (MSPs) na wateja. Kuhakikisha utumiaji wa kirafiki na wa moja kwa moja kunaweza kuweka sauti kwa uhusiano thabiti na wa kudumu wa mteja. Mchakato huo unajumuisha kila kitu kuanzia wakati mkataba unatiwa saini hadi huduma kuu za IT ambazo MSP inaweza kujumuisha katika vifurushi vyao mbalimbali vya usaidizi. Inachukua muda na uvumilivu kupata upandaji sahihi.
MSPs ambao hawajali umakini na wakati wanaweza kupata ugumu wa kutoa usaidizi wa kiufundi ulioahidiwa kwa wateja. Kwa wastani, MSP huchukua mahali popote kati ya saa 40 hadi 80 kuingia kwenye kila mteja. Walakini, mchakato huu unaweza kuwa mzuri na usio na mkazo na mazoea sahihi. Makala haya yanaorodhesha baadhi ya mbinu bora zaidi ambazo zinaweza kusaidia MSPs kuunda au kuboresha mchakato wao wa sasa wa kuabiri wateja wapya.
Mbinu 7 Bora za Upandaji kwa Wateja wa MSP
1. Kusanya Taarifa za Mteja
Hatua ya kwanza ya kupanda inapaswa kuwa kukusanya taarifa nyingi iwezekanavyo kuhusu mteja. Hojaji ni njia nzuri ya kukusanya taarifa kwa njia iliyopangwa. Inakuwa rahisi kupanga na kutekeleza na husaidia kuelewa mazingira ya mteja vyema.
Hojaji humpa kila mteja uwezo wa kuchagua ni wapi na lini atakamilisha dodoso. Hojaji mpya ya uingiaji ya mteja inapaswa kukusanya maelezo ya msingi kutoka kwa wateja kama vile:
- Jina la kampuni ya mteja
- Jina la Mahali pa Kuwasiliana (POC).
- Mkataba wa Kiwango cha Huduma / Kiwango cha Huduma
- Kiasi na gharama ya vifaa na vifaa
- Huduma zinazodhibitiwa na IT zinahitajika (kwa mfano, huduma za msingi za usaidizi wa IT kama vile usaidizi wa dawati la usaidizi, usaidizi kwenye tovuti, udhibiti wa kifaa cha mkononi, ufuatiliaji wa mbali, kuweka viraka na masasisho, programu ya kingavirusi, uhusiano wa watu wengine, ununuzi, usimamizi wa akaunti na vifaa vya mkopo)
- Taarifa kuhusu huduma zilizopo au wahusika wengine wanaohusika katika usimamizi wa TEHAMA
- Ufafanuzi wa jukumu la mteja na ruhusa za ufikiaji
- Maelezo mahususi ya biashara: maeneo/anwani, saa za kazi kwa kila eneo
- Maelezo kuhusu ukodishaji wa teknolojia, dhamana za maunzi na akaunti ya ISP
- Idadi ya seva na jumla ya thamani yao
- Idadi ya vituo vya kazi na jumla ya thamani yake
- Vipimo vya seva na kituo cha kazi
- Hati za akaunti kwa mifumo na vifaa vyote
- Maagizo ya majibu ya dharura
- Nyaraka zozote zilizopo (ikiwezekana na michoro ya mazingira ya mtandao kwa uelewa bora)
2. Saini Mkataba wa Kiwango cha Huduma
Mara taarifa muhimu inapokusanywa kuhusiana na mahitaji ya mteja na miundombinu ya IT, ni wakati wa kutoa makubaliano ya kiwango cha huduma. Inaangazia matarajio kati ya MSP na mteja.
SLA haijumuishi tu maelezo ya huduma zitakazotolewa na viwango vyao vya huduma vinavyotarajiwa, lakini pia inajumuisha vipimo ambavyo huduma hupimwa, wajibu na majukumu ya MSP na mteja, suluhu au adhabu endapo ukiukaji utatokea. , na itifaki ya kuongeza au kuondoa vipimo.
Kabla ya kusaini, hakikisha kukusanya taarifa zote muhimu zilizotajwa katika pointi hapo juu. Inashauriwa kila wakati unapotengeneza Utoaji wa huduma za MSP mpango wa kuhusisha timu ya kisheria ya shirika ili kupunguza madeni yanayoweza kutokea.
3. Toa Sanduku la Kukaribisha
Baada ya SLA kusainiwa kati ya pande zote mbili, hatua inayofuata ni kumfahamisha mteja na mtoa huduma wa MSP. Mashirika yanaweza kuifanya kwa kuwapa wateja vifaa vya kuwakaribisha.
Kwa kawaida huwa na masharti ya makubaliano, mchakato wa kufanya kazi, Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara, miongozo, maelezo ya timu, sera na taratibu za upanuzi, na masomo ya dhamana ya uuzaji, ushuhuda wa wateja, na vipeperushi vya huduma zingine za IT ambazo MSP hutoa.
Seti ya kukaribisha inaweza kushirikiwa kama hati ya kidijitali (kwa mfano, faili ya PDF) kupitia barua pepe au kupitia tovuti ya mteja, au kwa kutuma nakala halisi katika bahasha zilizofungwa. Seti ya kukaribisha mteja kwa kawaida inajumuisha:
- Utangulizi wa timu - Wajulishe wateja kuhusu washiriki wa timu waliokabidhiwa na msimamizi wa akaunti anayewajibika kwa kuabiri. Jumuisha muundo wa timu na habari ya mawasiliano kwa washiriki wa timu waliopewa.
- Usimamizi wa mradi - Tumia templates za usimamizi wa mradi kuvunja mradi katika hatua muhimu, ikijumuisha tarehe za kujiunga, na ripoti za kila wiki/mwezi. Unaweza kutumia majukwaa kama Microsoft Project, Asana, au Basecamp kufanya hivi. Zana hizi hata hukuruhusu kualika wateja wako kama watumiaji wageni ili kuona jinsi mradi unavyoendelea.
- Weka matarajio - Ni muhimu kuweka matarajio ya kweli kwa mteja kuwa rahisi. Vile vile, watoa huduma wanaweza kushughulikia maombi zaidi ya yale yaliyoorodheshwa katika SLA.
4. Panga Mkutano wa Kuanza
Baada ya kushiriki vifaa vya kukaribisha, hatua inayofuata ni kupanga mkutano na mteja. Wakati wa mkutano, MSP itawatambulisha washiriki wa timu ambao watafanya kazi kwa karibu na mteja.
Chukua fursa hii kukagua matarajio ya mteja na pia kusisitiza matarajio ya mtoa huduma ili kufanya mradi uendeshwe vizuri. Tarajia maswali ambayo wateja wanaweza kuwa nayo wakati wa mkutano.
Huu pia ni wakati mzuri wa kupanga mikutano ya siku zijazo. Itasaidia watoa huduma kufuatilia utendaji kazi na kumjulisha mteja. Hatimaye, funga mkutano kwa kujibu maswali yote na kuwakumbusha kila mtu hatua zinazofuata.
5. Ingiza Data ya Mteja
Kabla ya kutoa huduma za TEHAMA zinazosimamiwa, watoa huduma lazima waingize data ya mteja au waanzishe miunganisho na rasilimali za data za mteja. Utaratibu wa kuingiza data mara nyingi huonekana kama hii:
- Mpe mshiriki wa timu mtaalamu kutekeleza utaratibu wa kuagiza data
- Angalia maelezo yaliyopatikana na timu ya mauzo na mchakato wa ugunduzi ili kusanidi uingizaji wa data
- Tumia otomatiki kwa mchakato wa kuingiza data ili kupunguza hitilafu na kuongeza kasi
- Tumia data ya dummy ili kujaribu mchakato wa kuingiza data
Watoa huduma wanahitaji kuunda na kuwasiliana na mpango huo, kuagiza data, kuweka mifumo mipya ya ufuatiliaji na haki za mtumiaji, kusanidi vifaa vya ufikiaji, kusakinisha suluhu za ufuatiliaji na usimamizi wa mbali (RMM), na kusasisha programu na mazingira ya mtandao.
6. Nenda Moja kwa Moja
Baada ya mchakato wa kuabiri kukamilika, watoa huduma wanaweza kufikiria kuratibu kikao cha wavuti au kipindi cha mafunzo na uhamasishaji kwenye tovuti kwa mteja kuhusu programu ya usaidizi wa kiufundi inayotumiwa kabla ya kuanza moja kwa moja. Kutumia a usimamizi wa maarifa jukwaa linaweza kusaidia zaidi mageuzi haya, kuhakikisha wateja wanapata taarifa za akili na za kina kwa ajili ya uendeshaji rahisi chini ya masharti ya SLA.
Mara tu kila kitu kitakapowekwa kwa kuridhika kwa mteja, ni wakati wa kwenda moja kwa moja. Mfanye mteja akiri kukamilika kwa mchakato wa kuabiri. Kisha tuma barua pepe ili kumkumbusha mteja kwamba sheria na masharti ya SLA sasa yanatumika.
7. Fuata
Mahusiano ya wateja hayafikii kikomo cha mchakato wa kuingia kwenye bodi. Kufuatilia ni muhimu katika kuzuia kutokuelewana au matarajio yasiyo sahihi. Kila wakati watoa huduma wanapowasiliana na mteja, kuna fursa ya kupata maarifa muhimu kuhusu mahitaji ya mteja ni nini, wasiwasi wao ni nini, na wanachotarajia kutoka kwa mtoa huduma kuhusu ubora wa huduma.
Sababu moja muhimu zaidi ya kufuatilia ni kuweka nyaraka za mteja kuwa za sasa. Mabadiliko ni ya mara kwa mara, na kushindwa kukidhi mabadiliko ya mazingira ya wateja kutawarejesha kwenye mraba mmoja.
Wanapaswa kufanya ukaguzi wa mara kwa mara - kila siku 30 kwa miezi michache baada ya kuabiri. Maoni yatarekebisha vikwazo vyovyote na kutoa hali bora ya utumiaji kwa wateja.
Orodha ya Ukaguzi ya Kuingia kwa Wateja wa MSP
Hojaji ya Kuingia
Kuwa na maelezo kamili. Uliza maswali yaliyo wazi na mahususi na ambayo mteja mpya ataweza kuyajibu. Ikiwezekana tuma dodoso mtandaoni. Maswali ya mwongozo, yanayotegemea karatasi ni ghali, huchukua muda mrefu, na yanaweza kuwa na makosa. Kutumia kisasa zana za usimamizi wa mradi Kwa kutumia fomu zilizojengewa ndani na uwezo wa otomatiki, zinaweza kurahisisha mchakato huu.
Orodha ya Timu ya Usaidizi
Ikiwa timu ya usaidizi ni kubwa (kwa mfano, wanachama 20-25) uliza mpangilio wa muundo wa usaidizi wa viwango. Kulingana na muundo, utaratibu wa kupanda unaweza kutambuliwa kwa azimio la haraka.
Masharti ya Uchumba
Pia inajulikana kama mkataba wa mradi hutoa muhtasari wa malengo, matarajio, na ratiba za mradi. Hakikisha inashughulikia maombi ya ziada yanayohitajika kabla ya kuanza mradi.
Kumalizika kwa mpango Up
Lengo kuu la mchakato wa kuingia ni kuwafanya wateja kujua viwango vya mtoa huduma. Kwa kufanya hivyo, itakuwa rahisi sana kwa MSP kusaidia wateja wao. Kuzingatia mbinu bora zilizotajwa hapo juu huhakikisha kuwa MSPs zitaweza kutoa mchakato wa kuabiri haraka na rahisi huku ikipunguza gharama.
Reference Picha na Lukas
