Wasimamizi wa IT na wafanyikazi wako kwenye vita kila wakati. Wafanyikazi hutumia huduma zisizoidhinishwa na za kiwango cha watumiaji kushiriki faili na kuboresha tija zao. Hawazingatii usalama wa data na faragha ya hati za mteja au kukutana na kufuata kwa kampuni. Hili linapotokea, timu za TEHAMA hazina udhibiti wa jinsi faili zinavyohifadhiwa na kushirikiwa na huenda zisijue hadi data iathiriwe.
Katika enzi ya leo ya BYOD, wasimamizi wa TEHAMA wanapigana vita vya juu ili kubadilisha tabia ya wafanyikazi. Badala yake, wanapaswa kukumbatia ushirikiano wa kidijitali na kupitisha suluhisho la kusawazisha faili za biashara na kushiriki (EFSS) ili kuwaruhusu wafanyakazi kushiriki hati, picha na video kwa usalama kwenye vifaa vingi.
Hebu tuchunguze Usawazishaji na Kushiriki Faili za Biashara (EFFS) na baadhi ya manufaa yake ambayo yatasaidia wafanyakazi kushirikiana kwa usalama zaidi.
Usawazishaji wa Faili za Biashara na Kushiriki (EFSS) ni nini?
Zana nyingi za kushiriki faili ambazo watu hutumia mara nyingi hazina viwango vya usalama na utiifu ambavyo biashara zinahitaji kuzingatia, hapo ndipo EFSS inapoingia. Imeundwa kukidhi mahitaji ya biashara.
EFSS ni suluhisho la programu ambalo huruhusu watumiaji kuhifadhi faili kama vile hati, picha na video kwenye tovuti au kwenye wingu na kuzifikia kwenye vifaa vya rununu na kompyuta za mezani. Kwa miongozo mikubwa na ripoti, timu mara nyingi punguza saizi ya faili ya PDF kabla ya kushiriki ili kuharakisha usawazishaji na kukaa ndani ya vikomo vya hifadhi. Ni sawa na huduma ya kushiriki faili kwa watumiaji lakini ina uwezo wa ziada unaofaa kwa biashara kubwa.
EFSS huhifadhi faili katika hazina kuu, kuruhusu wafanyakazi kusawazisha kwa usalama na kushiriki maudhui kutoka ndani na nje ya shirika lao.
Kwa nini Usawazishaji wa Faili za Biashara na Shiriki (EFSS) ni Muhimu?
Wakati makampuni hayatoi a kusawazisha faili na kushiriki kifaa, wafanyakazi huishia kutumia zana za kibinafsi kama vile barua pepe, Hifadhi ya Google, au Dropbox. Chaguo mbadala kama vile zana ya ECM (usimamizi wa maudhui ya biashara) inaweza kuwa ngumu kukidhi mahitaji ya wafanyikazi.
Suluhisho la EFSS linachanganya urahisi na urahisi wa zana za kushiriki faili za kibinafsi na vipengele vinavyolenga biashara ili kuboresha tija ya mfanyakazi. EFSS pia inaboresha usalama, na unyumbufu na inatoa udhibiti kwa wafanyikazi wa IT.
Sababu kuu zinazoshawishi mashirika kuchagua EFSS ni:
- Mahitaji ya zana za ushirikiano
- Ushiriki wa faili uliolindwa
- Usaidizi wa vifaa vya rununu kufikia yaliyomo
- Ufikiaji rahisi wa faili zilizoshirikiwa
Manufaa ya Usawazishaji na Kushiriki Faili za Biashara (EFSS)
Kwa idara za TEHAMA, suluhisho linalotegemewa la EFSS hutoa vipengele vya kiwango cha biashara ambavyo huboresha usalama, kunyumbulika na udhibiti. Baadhi ya faida za EFSS ni pamoja na:
1. Ufikiaji Salama kutoka Popote
Wafanyikazi sio tu kwenye kifaa kimoja kinachomilikiwa na kampuni kufikia faili za kampuni kazini. EFSS huwapa wafanyakazi uwezo wa kufanya kazi na kufikia data ambayo haingeweza kufikiwa vinginevyo kwenye vifaa vya mkononi. Suluhisho hubadilisha data zote kuwa mfumo wa kati ambao unaweza kufanya data kupatikana kwa watu sahihi kutoka kwa anuwai ya vifaa vya rununu.
2. Kuzuia Upotevu wa Data na Urejeshaji wa Maafa
Huduma ya EFSS huhifadhi na kudhibiti data kuu ili kuzuia kuvuja kwa data kutokana na mashambulizi ya usalama wa mtandao, kifaa kilichopotea au kuibiwa, au hitilafu ya kibinadamu. Ingawa kuweka kati kunaweza kusikika kama wazo mbaya, kutekeleza hatua za usalama kama vile uthibitishaji wa vipengele viwili na usimbaji fiche kunaweza kupunguza kufichua data.
3. Dumisha Njia za Ukaguzi na Udhibiti wa Toleo la Hati
The uchaguzi wa ukaguzi katika kushiriki faili na suluhu za kusawazisha hutoa mwonekano kamili katika ufikiaji wa hati. Mabadiliko yaliyofanywa kwa faili yanarekodiwa, na mabadiliko yanaweza tu kufanywa na watumiaji walio na ufikiaji ulioidhinishwa. Hii huwasaidia wafanyakazi kupata matoleo ya hati yaliyosasishwa zaidi na kuwaruhusu kulinganisha matoleo mapya zaidi na rasimu asili.
4. Kuboresha Kubadilika na Usalama
Usawazishaji wa faili za biashara na uwezo wa kushiriki huruhusu usimamizi wa dharula wa faili ili kupunguza athari kwenye michakato iliyopo huku ikisaidia. kushirikiana. Faili zinaweza kupangwa kulingana na mtiririko wa kazi uliopo wa biashara, kuruhusu wafanyikazi kusambaza hati kidijitali na athari ya kiwango cha chini.
Mambo ya Kukumbuka Kabla ya Kuchagua EFSS
Mashirika mara nyingi huchagua suluhisho la Usawazishaji wa Faili za Biashara na Kushiriki kulingana na gharama, uwezo wa usalama, usimamizi wa maudhui vidhibiti, vipengele vya tija ya mtumiaji, na uwezo wake wa kuunganishwa na zana na michakato iliyopo ya biashara. Scalefusion hutoa ushirikiano na vipengele vifuatavyo vya usalama ambavyo mashirika yanahitaji.
- Udhibiti wa ufikiaji wa punjepunje
- Kufunga kifaa kwa mbali na kuifuta
- Ulinzi wa nambari ya siri
- Ufuatiliaji na ukaguzi wa wakati halisi
- Vizuizi vya kupakia na kupakua hati
- Hifadhi nakala rudufu ya data
Kumalizika kwa mpango Up
Kuongezeka kwa uhamaji wa nguvu kazi na leta-kifaa chako mwenyewe (BYOD) programu zimefanya usawazishaji wa faili za biashara na kushiriki kuwa jambo la lazima kwa mashirika. EFSS itasaidia kukidhi mahitaji ya kuongezeka kwa ushirikiano, viwango vya juu vya usalama, na usaidizi wa ufikiaji wa hati za shirika kwa simu ya rununu.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
