De flesta företag har inte tillräckliga verktyg för att genomföra interna utredningar eftersom det alltid är för mycket att ta hänsyn till. Det är absolut nödvändigt att ha teknologi och processer för att bevara, samla in, bearbeta och granska data relaterade till interna utredningar. Men för de flesta organisationer är det svårt att lista ut var man ska börja med det.
Genom att göra vissa insatser i förväg kan företag förbättra resultaten för eventuella utredningar som kan uppstå. Vissa extra insatser kan minska de juridiska och logistiska komplikationer som kan uppstå, företag kan anpassa sig till vart fakta leder, eller till och med förutsäga hur projektets omfattning kan förändras i framtiden.
På grund av covid-19-pandemin och den exklusiva nödvändigheten att arbeta hemifrån har det blivit desto svårare att hantera utredningar eftersom mer information nu lagras på flera olika mobila enheter. Det är därför företag nu behöver använda lösningar som mobil enhetshantering (MDM) och verktyg för att sömlöst identifiera och samla in data för en intern utredning.
Vad är MDM Software?
Det är viktigt för riskhanterare att vara medvetna om MDM-kapacitet, särskilt om de är involverade i dataupptäckt av något slag. MDM:er är ett viktigt kriminaltekniskt verktyg för upptäckt och måste distribueras över företag, särskilt inom kulturen för distansarbete.
Majoriteten av gigantiska företags IT-avdelningar använder MDM-programvara för säker övervakning och hantering av smartphones, surfplattor och bärbara datorer som används av arbetare.
I en inställning av bring-your-own-device (BYOD)., MDM fungerar som en instrumentell säkerhetslösning för IT-team på följande sätt:
- Lösningen kan konfigurera och uppdatera anställdas enheter på ett konsekvent, standardiserat och skalbart sätt.
- Med MDM:er kan IT-team också göra en fjärrdiagnos och felsöka problem effektivt.
- En MDM kan effektivt förena information till ett enda spårbart system
- IT-avdelningar kan spåra hur många anställda som har åtkomst till företagsdata, filer och e-post.
- MDM kan ge värdefull information om olika datatyper, inklusive Röstbrevlåda, textmeddelanden, samtalsloggar tillsammans med enheternas geografiska plats.
Vikten av MDM
Hantering av mobila enheter kan hjälpa anställda att komma åt företagets e-post på en enhet och gör det också möjligt för företag att fjärrrensa e-postspåret från enheter vid behov.
MDM står som en viktig centraliserad informationskälla ur en utredningssynpunkt eftersom den övervakar alla typer av anställdas aktiviteter som e-poståtkomst, röst och chatt. Dessutom dokumenterar MDM:er exakt när och hur anställda använder enheter och från vilka platser de kommer åt företagsdata.
MDM i intern efterlevnad
När det kommer till utredningar kan MDM vara ett användbart verktyg eftersom det låter IT-team spåra hur anställda får tillgång till företagsdata i ett enda spårbart system. MDM presenterar värdefull information om var, när och från vilka enheter företagsdata nås.
MDM:s roll i efterlevnad
För att förbli lönsamma och uppfylla kraven är företag alltid på jakt efter den bästa tekniken som finns på marknaden och möjligheten att distribuera den på alla anställdas enheter. Fler enheter i organisationen innebär att det finns en större chans att ett misstag inträffar. Därför är det viktigt att ha robust Mobile Device Management som Scalefusion, precis till förfogande.
Från fjärrövervakning av enheter i händerna på anställda till att säkra varje enhet för att förhindra den största attacken mot ett dataintrång, MDM-lösningar spelar en nyckelroll för att säkerställa operativ effektivitet och efterlevnad. MDM:er hjälper inte bara till att hantera enheterna, utan de hjälper också till att övervaka hur och var enheterna används i första hand.
Fullständigt dataskydd
Företag har vanligtvis en hel del viktig och privat data som kräver strikt skydd. Med GDPR (allmän dataskyddsförordning) På plats har organisationer inte lämnat någon sten ovänd för att säkerställa att deras affärsdata är säkra.
Tusentals anställda i olika organisationer använder stationära datorer, smartphones, surfplattor och personliga bärbara datorer för att komma åt data. Låt oss inte glömma att tillägga att flera anställda kontinuerligt försöker komma åt information på distans. Med detta belastas IT-administratörer med den enorma uppgiften att se till att varje enhet endast används av rätt person, vid rätt tidpunkt.
Med en MDM-lösning kan IT-teamet:
- Fjärrlås och torka en enhet
- Återställ ett lösenord
- Distribuera eller ta bort appar på en hel uppsättning enheter
- Rulla ut uppdateringar samma dag utan den anställdes inblandning
MDM kan följa GDPR genom att använda följande:
- Få insikter om hur appar används och vilken data som samlas in
- Separera person- och affärsdata
- Upprätthålla korrekta datarevisioner
Om stora företag måste vara mycket kompatibla måste de behålla kontrollen över varje enhet, minska beroendet av stora IT-team och vara medvetna om hur anställda använder sina enheter för att komma åt företagsdata.
MDM fungerar bra som ett enhetsidentifierings- och hanteringsverktyg, men blanda det inte ihop med ett rättsmedicinskt insamlingsverktyg. När en enhet har identifierats som ett undersökningsmål kan organisationer sedan använda ett kriminaltekniskt verktyg för att samla in all affärsdata från den mobila enheten.
Läs mer: 10 sätt att göra företagsenheter och data ointagliga
Extrahera MDM-data för efterlevnad
När det kommer till att genomföra en intern utredning blir processen att extrahera och avkoda data från så många anställdas enheter belastande. Dataextraktion förenklas utan tvekan när en MDM faller in i bilden. Ändå faller hela den besvärliga processen att extrahera, rengöra och hantera data ofta under IT-teamets händer.
Inte konstigt att informationen i en MDM-lösning är mycket omfattande och korrekt men att tolka den kan vara en utmaning för IT-personalen. Eftersom råutdata från en MDM ofta är svår att förstå är ett omfattande kalkylblad viktigt för att dechiffrera data. Med en bra MDM-lösning och ett omfattande kriminaltekniskt verktyg till förfogande kan den extraherade datan vara lättare att avkoda och förstå.
Lyckligtvis finns det flera e-upptäcktsverktyg tillgängliga online som kan konvertera extraherade data till sekventiellt organiserade, lättförståeliga, chattliknande konversationer. Dessa data kan i stort sett efterlikna utseendet och känslan av interaktioner från person till person, precis som de visas på en telefon.
Att extrahera och dechiffrera data för efterlevnad har nu blivit en obligatorisk teknisk möjlighet för företag, särskilt företag som vill genomföra interna utredningar på ett kostnadseffektivt sätt.
Summera
I alla företagskonfigurationer slutför anställda mer arbete från avlägsna platser än från kontorslokaler. Med den pågående pandemin och obligatoriska regler för arbete hemifrån måste efterlevnadspersonal förstå hur viktig MDM-data är för utredningsändamål.
När det kommer till fjärrövervakning är professionalism, konfidentialitet, oberoende och konsekventa processer avgörande delar att planera för framtida utredningar.
De flesta företag använder flera applikationer över organisationer, och MDM är ett av verktygen som gör det möjligt för utredare att snabbt förstå solida fakta. Att använda en MDM som Scalefusion som en del av din efterlevnadsstrategi kan därför hjälpa dig att hantera, förstå och kontrollera viktig information om dina anställda, produkter och kunder. Du kan också skydda hur data kan hanteras och underhållas i hela din verksamhet. En MDM-lösning kan öka den övergripande spårbarheten och synligheten för data, vilket ytterligare effektiviserar dina efterlevnadsinsatser och luckrar upp ytterligare resurser som kan hjälpa till att hantera extra affärsutmaningar.
