USD 1.5 miljoner. Det är den påföljd som gäller för vårdorganisationer som bryter mot Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Idag riskerar flera hälso- och sjukvårdsorganisationer och associerade företag att inte följa reglerna på grund av dålig hantering av mobila enheter på jobbet.
Organisationer kan falla utanför efterlevnaden eftersom vårdpersonal använder sina personliga enheter på jobbet eller laddar ner obehöriga appar som kan äventyra patientdata. Varje mobil enhetsoperation som är benägen att äventyra sjukvårdsinformation kan leda till en HIPAA-överträdelsevilket leder till ekonomiska förluster. Lyckligtvis har företag möjlighet att arbeta med enhetshanteringsspecialister för att hjälpa till att hålla HIPAA-kompatibel.
Den här bloggen handlar om att ge information om hur man uppnår HIPAA-efterlevnad med hjälp av Scalefusion Mobile Device Management (MDM) plattform. Den beskriver nyckelfunktionerna i Scalefusion MDM som hjälper organisationer att uppfylla HIPAA-kraven för att säkra skyddad hälsoinformation (PHI) på mobila enheter. Bloggen erbjuder praktiska råd och bästa praxis för hur man implementerar hipaa-efterlevnad med Scalefusion MDM för att säkerställa datasekretess och säkerhet.
Vad är HIPAA-efterlevnad?
HIPAA-efterlevnad är avgörande för att säkerställa integriteten och säkerheten för känslig patientinformation och undvika juridiska eller ekonomiska påföljder för bristande efterlevnad. Kort sagt, efterlevnad av HIPAA är en avgörande aspekt för att upprätthålla konfidentialitet och säkerhet för hälsoinformation i den digitala tidsåldern.
HIPAA-efterlevnad innebär att uppfylla kraven i Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996, dess efterföljande ändringar och all relaterad lagstiftning som HITECH Act. Det primära målet med HIPAA är att:
- Skydda och hantera skyddad hälsoinformation (PHI).
- Underlätta överföringen av vårdjournaler för att ge fortsatt sjukvård.
- Minska bedrägerier inom sjukvården.
- Skapa standardiserad information om elektronisk fakturering och sjukvårdsinformation.
HIPPA-regler gäller för alla typer av täckta enheter – vårdgivare, hälsoplaner eller hälsovårdscentraler – och affärspartner som skapar, underhåller eller överför PHI-data. En affärspartner är en person eller ett företag som tillhandahåller tjänster till en omfattad enhet när tjänsten, funktionen eller aktiviteten inkluderar tillgång till PHI-data.
Affärspartners inkluderar IT-företag, advokater, revisorer, faktureringsföretag, molnlagringstjänster, e-postkrypteringstjänster och mer.
HIPAA-efterlevnad kan endast ske när en täckt enhet eller affärspartner implementerar nödvändiga kontroller och skydd för alla relevanta PHI-data. Sjukvårdsföretag som har tillgång till PHI måste se till att de fysiska, tekniska och administrativa reglerna är på plats och följs.
Hur HIPAA-efterlevnad säkerställer integritet och säkerhet
Enkelt sagt, HIPAA-kompatibel programvara för videokonferenser finns för att skydda patientens rättigheter. HIPAA förbjuder företag eller vårdinrättningar att avslöja sjukvårdsinformation utan patientens medgivande. Att vara HIPAA-kompatibel säkerställer att vårdgivare, hälsoplaner, hälsovårdscentraler och affärspartners har säkerhetsåtgärder på plats för att skydda känslig personlig information och hälsoinformation.
Tillväxten av kostnadskontrollprogram inom hälso- och sjukvårdsindustrin driver organisationer att skörda fördelarna med mobila enheter, vilket hjälper till att hålla kostnaderna till ett minimum. BYOD-policyer tillåta läkare, sjuksköterskor och andra vårdpersonal att ta med personliga apparater till jobbet. Få organisationer väljer att leverera företagsägda enheter för att behålla kontrollen och skydda sina nätverk.
HIPAA-täckta enheter eller affärspartners som väljer att använda mobila enheter i sina organisationer behöver dock ha kunskap om hur man implementerar hipaa policy för mobila enheter för att skydda patientdata. Mobila enheter ger bekvämlighet, men de kommer också med flera risker. Utan tillräckliga kontroller kan mobila enheter äventyras och ePHI som lagras på dem exponeras.
MDM och HIPAA efterlevnad
Organisationer är ansvariga och ansvariga för utveckla procedurer och policyer för mobila enheter som skyddar patientens hälsoinformation. För att säkerställa omfattande efterlevnad kan en checklista för HIPAA-efterlevnad vägleda organisationer genom viktiga steg som regelbundna revisioner, implementering av säkerhetskontroller och grundlig personalutbildning. För att hantera mobila enheter inom hälso- och sjukvården måste organisationer bygga en riskhanteringsstrategi som inkluderar implementering av enhetsskydd för att minska riskerna. Strategin bör också inkludera regelbundet underhåll av mobila enheter.
En viktig punkt att tänka på när man utvecklar policyer och procedurer för mobila enheter för HIPAA-efterlevnad är en lösning för hantering av mobila enheter för att hantera BYOD-policyer, ställa in begränsningar för användning och säkerhetskonfiguration.
Hur hjälper Scalefusion MDM med HIPAA-efterlevnad?
Med Skalfusion, kan sjukvårdsorganisationer uppnå säkerhetskontroller för att hantera personalens personliga enheter utan att kompromissa med integriteten.
1. Kryptering för att skydda ePHI
HIPAA-reglerna instruerar att enheter måste "implementera tekniska säkerhetsåtgärder för att skydda mot obehörig åtkomst till elektroniskt skyddad hälsoinformation som överförs över ett elektroniskt kommunikationsnätverk." Kryptering hjälper när patientdata överförs mellan omfattade enheter och affärspartners. Med Scalefusion kan administratörer tvinga fram kryptering på lagringsmedia som används på mobila enheter.
2. Skydd på enhetsnivå med lösenordspolicyer och fjärrenhetslås
Att distribuera lösenord är den första försvarslinjen när det gäller enhetssäkerhet. Med Scalefusion kan organisationer sätta starkt lösenordspolicyer som definierar längden och komplexiteten för lösenord. Administratörer kan fjärrlåsa enheter om de tappas bort eller blir stulna. De kan också fjärrrensa eventuella patientdata som finns på sådana enheter.
3. Konfigurera VPN-inställningar för att säkra nätverksanslutning
Administratörer kan fjärrkonfigurera VPN-inställningar för att tillåta säker åtkomst till företagsnätverk. Kontroller kan ställas in för att förhindra användare från att ansluta till offentliga Wi-Fi-nätverk. Administratörer kan driva policyer för att säkerställa att användare förblir anslutna till företagsnätverk när de nås på distans.
4. Kontrollera appanvändning
Användningen av oreglerade mobilappar är en stor säkerhetsrisk. Scalefusion's mobilapplikationshantering distribuerar endast tillåtna appar och ser till att dessa appar hålls uppdaterade med säkerhetsuppdateringar. Organisationer kan också pusha sina interna appar som är gjorda för sin personal. Dessutom, a HIPAA-kompatibelt feedbackverktyg kan integreras för att säkert samla in feedback från personal och patienter, vilket säkerställer att all känslig information som delas via verktyget förblir skyddad.
5. Enhetsdelning för skiftarbetare
Scalefusion hjälper organisationer att hantera kostnader genom att möjliggöra enhetsdelning mellan vårdpersonal. Administratörer kan konfigurera flera profiler med dynamiska policyer. Profilerna ändras automatiskt på delade enheter baserat på en viss tid eller geografisk plats enligt schemat. Detta säkerställer också att när de enheter som används inom de fysiska gränserna för ett vårdområde flyttas ut, kan åtkomst till jobbappar och data blockeras.
6. BYOD-hantering
Förtrogenhet och bekvämlighet med att använda personliga apparater på jobbet förbättrar sjukvårdspersonalens produktivitet och arbetsflöde. BYOD begränsar dock kontrollen vid hantering av känslig data, vilket ökar risken för läckor eller missbruk. Med hjälp av Scalefusion MDM kan företag skapa två separata profiler för personlig och arbetsmässig användning, och därigenom förhindra datadelning. IT-administratörer har kontroll över jobbprofilen (innehåll, appar, policyer) och noll kontroll över den personliga profilen.
7. Implementera förebyggande av dataförlust (DLP)
DLP syftar till att förhindra obehörig åtkomst till känslig information. Organisationer kan definiera DLP-policyer för hur man skyddar data. Till exempel DLP-policy ska hindra personalen från att ta skärmdumpar av arbetsdata. IT-administratörer kan implementera en sådan HIPAA-policy för mobila enheter med Scalefusion för att skydda data i Office 365-appar på Android- och iOS-enheter med Microsoft DLP.
Implementeringsregler för HIPAA-efterlevnad
1. HIPAA Sekretessregel
Regeln sätter standarder för en individs rätt att förstå och kontrollera hur deras hälsoinformation används. Målet med integritetsregeln är att säkerställa att en individs hälsoinformation skyddas samtidigt som det tillåter flödet av hälsoinformation som behövs för att tillhandahålla och främja hälsovård av hög kvalitet
2. HIPAA säkerhetsregel
Medan integritetsregeln skyddar PHI, skyddar säkerhetsregeln en delmängd av information som omfattas av integritetsregeln. Denna delmängd skyddar all identifierbar information som skapas, överförs, tas emot eller underhålls i elektroniskt format. Detta är också känt som elektroniskt skyddad hälsoinformation eller ePHI.
3. Regel för meddelande om brott mot HIPAA
Det är en uppsättning standarder som omfattade enheter eller affärspartners måste följa i händelse av ett brott som innehåller PHI eller ePHI. Regeln kräver att enheter underrättar Department of Health and Human Services och utfärdar ett meddelande till media om överträdelsen påverkar mer än 500 patienter. I fall där ett dataintrång involverar personlig hälsoinformation från en bilolycka, en specialiserad advokat som Michael Kelly bilolycksadvokat kan hjälpa till att navigera både HIPAA-regler och personskadelagstiftning. På samma sätt, om händelsen innebär en skada på arbetsplatsen, a arbetare skadeståndsadvokat kan säkerställa att offrets rättigheter skyddas samtidigt som både medicinska integritetsfrågor och arbetsrätt tas upp.
4. HIPAA omnibusregel
Regeln är ett tillägg till HIPAA-förordningen som föreskriver att affärspartners ska vara HIPAA-kompatibel, som beskriver reglerna kring avtal. Avtalen måste ingås mellan en affärspartner och den berörda enheten – eller mellan två affärspartners – innan någon PHI eller ePHI delas.
Hur man blir HIPAA-kompatibel i 5 steg
Department of Human Health Services (HHS) och Inspector General (OIG) släppte en kort guide om hur man skapar ett efterlevnadsprogram. Det kallas "De sju grundläggande delarna av ett effektivt efterlevnadsprogram''.
- Implementera skriftliga policyer, procedurer och uppförandestandarder.
- Utse en efterlevnadsansvarig och efterlevnadskommitté.
- Genomföra effektiv träning och utbildning.
- Utveckla effektiva kommunikationslinjer.
- Genomföra intern övervakning och revision.
- Upprätthålla standarder genom väl publicerade disciplinära riktlinjer.
- Reagerar snabbt på upptäckta brott och vidtar korrigerande åtgärder.
Med tanke på de rekommenderade tipsen bör organisationer skapa en effektiv HIPAA-efterlevnadsplan för att säkerställa att alla skyddsåtgärder är på plats.
Steg-för-steg-guide för företag att visa att de kan hantera och skydda PHI
steg 1 – Välj en sekretessansvarig och säkerhetsansvarig. Integritetsombudet kommer att ansvara för att övervaka utvecklingen, implementeringen, underhållet och efterlevnaden av sekretesspolicyer avseende säker användning och hantering av PHI. Säkerhetsansvarig kommer att kontrollera den löpande hanteringen av policyer och procedurer för informationssäkerhet.
steg 2 - Genomför riskbedömning och implementera säkerhetshanteringspolicyer. Granska och dokumentera daglig verksamhet för att identifiera sårbarheter. Kontrollera alla tillgångar – mobila enheter, datorer och pappersregister. Implementera nödvändiga säkerhetsåtgärder för att säkerställa att alla PHI är säkra när data används, lagras eller distribueras.
steg 3 – Utveckla och implementera policyer och rutiner och göra dem tillgängliga för personalen. Använd policyerna och procedurerna för att minska HIPAA-risker. I en idealisk värld kan organisationer vara kompatibla varje dag på året. Men förfallodagar förekommer som kan upptäckas av internrevisorer eller tillsynsmyndigheter. Om en överträdelse äger rum, sätt in en process för att genomföra en grundorsaksanalys och åtgärdande.
steg 4 – Genomföra personalmedvetenhet och utbildningsprogram om HIPAA-bestämmelser och organisationens efterlevnadsplan. Sjukvårdsleverantörer bör också kommunicera HIPAA-regler med patienter.
steg 5 – Övervaka, granska och uppdatera anläggningens säkerhetsåtgärder löpande. Att upprätthålla efterlevnad handlar om att ha skydd, både fysiska och digitala.
Checklista för efterlevnad av HIPAA för 2023
Det finns flera specifikationer enligt HIPAA, men det rekommenderas att inte dyka direkt in i detaljerna. Lägg istället tid på att förstå helheten innan du går in på detaljerna. HIPAA-kontrolllista är inte en heltäckande guide till efterlevnad utan en pragmatisk metod för att vårdföretag ska förstå sina HIPAA-prioriteringar och beredskap.
Löpande revision
- Har du genomfört följande sex granskningar?
- Säkerhetsriskbedömning
- Revisioner av sekretessstandarder
- HITECH Undertext D Integritetsgranskning
- Revision av säkerhetsstandarder
- Tillgångs- och enhetsrevision
- Fysisk platsrevision
Dokumentera luckor
- Har du identifierat luckor i ovanstående revisioner?
- Revisioner av sekretessstandarder
Saneringsplaner
- Har du skapat saneringsplaner för att åtgärda luckorna som hittades i alla sex revisionerna?
- Är dessa saneringsplaner fullständigt skriftliga?
- Uppdaterar och granskar du dessa planer årligen?
- Bevaras dessa planer i ditt register i sex år?
Personalmedvetenhet och utbildning
- Har alla anställda genomgått årlig HIPAA-utbildning?
- Har du dokumentation på deras utbildning?
- Finns det en dedikerad personal som utsetts till HIPPA Compliance Officer?
Policies och procedurer
- Har du de policyer och förfaranden som är relevanta för de årliga HIPAA-reglerna för integritet, säkerhet och meddelanden om intrång?
- Har alla anställda läst och juridiskt bestyrkt policyerna och procedurerna?
- Har du dokumentation av deras juridiska intyg?
- Har du dokumentation av årliga granskningar av dina policyer och rutiner?
Försäljare och affärspartners
- Har du identifierat alla dina leverantörer och affärspartners?
- Har du alla affärspartnersavtal på plats med alla affärspartners?
- Har du utfört due diligence på dina affärspartners för att bedöma deras efterlevnad?
- Håller du koll på och granskar dina affärspartneravtal årligen?
- Har du sekretessavtal med leverantörer som inte är affärsrelaterade?
Dataöverträdelser
- Har du identifierat alla dina leverantörer och affärspartners?
- Har du alla affärspartnersavtal på plats med alla affärspartners?
- Har du utfört due diligence på dina affärspartners för att bedöma deras efterlevnad?
- Håller du koll på och granskar dina affärspartneravtal årligen?
- Har du sekretessavtal med leverantörer som inte är affärsrelaterade?
Brott
- Har du en definierad process för incidenter och intrång?
- Har du förmågan att spåra och hantera utredningar av alla incidenter?
- Kan du rapportera mindre eller meningsfulla intrång eller incidenter?
- Har din personal möjlighet att anonymt rapportera en incident?
Inslag Up
Dataskyddsbestämmelser som HIPAA för hälso- och sjukvårdsindustrin hjälper till att skydda människors mest personliga information. Även om övergången av PHI till elektroniskt format har ökat mobiliteten och effektiviteten, har det också ökat säkerhetsriskerna. Rätt enhetshanteringslösning hjälper organisationer att följa riktlinjerna samtidigt som de undviker att betala höga böter. Vårdpersonal kan fokusera på att tillhandahålla kvalitetsservice till sina patienter genom att ta hand om regelverk som ständigt förändras.
Om du vill bli HIPAA-kompatibel och följa dess sekretess- och säkerhetspolicy för din organisations mobila enheter, uppmuntrar vi dig att prova Scalefusion MDM. Ta kontakt med deras team idag för att lära dig mer och BOKA EN DEMO. Skydda dina känsliga uppgifter och se till att HIPAA följer Scalefusion MDM.
Resurser:
