IT-administratörer och anställda är alltid i en ständig kamp. Anställda använder osanktionerade och konsumentklassade tjänster för att dela filer och förbättra sin produktivitet. De uppmärksammar knappast datasäkerhet och integritet för klientdokument eller möter företagens efterlevnad. När detta händer har IT-team ingen kontroll över hur filer lagras och delas och kanske inte är medvetna om det förrän data äventyras.
I dagens BYOD-ålder kämpar IT-administratörer en kamp i uppförsbacke för att förändra de anställdas beteende. Istället bör de anamma digitalt samarbete och anta en EFSS-lösning (enterprise file sync and share) för att låta anställda säkert dela dokument, foton och videor över flera enheter.
Låt oss utforska Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) och några av dess fördelar som hjälper anställda att samarbeta säkrare.
Vad är Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
De flesta fildelningsverktyg som människor använder saknar ofta de säkerhets- och efterlevnadsstandarder som företag måste följa, vilket är där EFSS kommer in. Det är utformat för att möta affärsbehov.
EFSS är en mjukvarulösning som låter användare spara filer som dokument, foton och videor lokalt eller i molnet och sedan komma åt dem på mobila enheter och stationära datorer. För stora manualer och rapporter använder team ofta minska PDF-filstorleken innan delning för att snabba upp synkroniseringen och hålla sig inom lagringsgränserna. Det liknar en fildelningstjänst för konsumenter men har ytterligare funktioner som är lämpliga för stora företag.
EFSS lagrar filer i ett centralt arkiv, vilket gör det möjligt för anställda att säkert synkronisera och dela innehåll från både inom och utanför sin organisation.
Varför är Enterprise File Sync and Share (EFSS) viktigt?
När företag inte tillhandahåller en filsynkronisering och delning enhet, kommer anställda att använda personliga verktyg som e-post, Google Drive eller Dropbox. Alternativa alternativ som ett ECM-verktyg (enterprise content management) kan vara komplicerade för att möta de anställdas behov.
En EFSS-lösning kombinerar enkelheten och bekvämligheten med personliga fildelningsverktyg med företagsorienterade funktioner för att förbättra de anställdas produktivitet. EFSS förbättrar också säkerheten och flexibiliteten och ger IT-personalen kontroll.
De viktigaste faktorerna som påverkar organisationer att välja EFSS är:
- Efterfrågan på samarbetsverktyg
- Säker fildelning
- Stöd för mobila enheter för att komma åt innehåll
- Enkel åtkomst till delade filer
Fördelar med Enterprise File Sync and Share (EFSS)
För IT-avdelningar ger en pålitlig EFSS-lösning funktioner i företagsklass som förbättrar säkerhet, flexibilitet och kontroll. Några EFSS-fördelar inkluderar:
1. Säker åtkomst var som helst
Anställda är inte begränsade till en enda företagsägd enhet för att få åtkomst till företagsfiler för arbetet. EFSS ger anställda möjlighet att arbeta och få tillgång till data som annars inte skulle vara tillgänglig på mobila enheter. Lösningen konvergerar all data till ett centraliserat system som kan göra data tillgänglig för rätt personer från en rad mobila enheter.
2. Förebyggande av dataförlust och katastrofåterställning
En EFSS-tjänst lagrar och kontrollerar data centralt för att förhindra dataläckage på grund av en cybersäkerhetsattack, en förlorad eller stulen enhet eller mänskliga fel. Även om centralisering kan låta som en dålig idé, kan implementering av säkerhetsåtgärder som tvåfaktorsautentisering och kryptering minska dataexponeringen.
3. Underhåll revisionsspår och dokumentversionskontroll
Ocuco-landskapet revisionsspår i fildelnings- och synkroniseringslösningar ger fullständig insyn i dokumentåtkomst. Ändringar som görs i filer registreras och ändringar kan endast göras av användare med behörig åtkomst. Detta hjälper anställda att hitta de mest uppdaterade dokumentversionerna och låter dem jämföra de senaste versionerna med originalutkast.
4. Förbättrad flexibilitet och säkerhet
Filsynkronisering och delning av företag tillåter ad-hoc-hantering av filer för att minimera påverkan på befintliga processer samtidigt som de stöder samverkan. Filer kan organiseras enligt befintliga arbetsflöden, vilket gör att anställda kan distribuera dokument digitalt med minimal påverkan.
Saker att komma ihåg innan du väljer EFSS
Organisationer väljer oftast en Enterprise File Sync and Sharing-lösning baserat på kostnad, säkerhetsfunktioner, content management kontroller, användarproduktivitetsfunktioner och dess förmåga att integrera med befintliga affärsverktyg och processer. Scalefusion tillhandahåller följande samarbets- och säkerhetsfunktioner som organisationer behöver.
- Granulär åtkomstkontroll
- Lås och torka av fjärrenheten
- Lösenordsskydd
- Spårning och revision i realtid
- Begränsningar för uppladdning och nedladdning av dokument
- Säker databackup
Inslag Up
Spridningen av arbetskraftens rörlighet och ta med-din-egen-enhet (BYOD) program har gjort företagsfilsynkronisering och delning till ett måste för organisationer. EFSS kommer att hjälpa till att möta efterfrågan på ökat samarbete, högre säkerhetsnivåer och stöd för mobil åtkomst till företagsdokument.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
