Ursprunget till termen compliance kan spåras tillbaka till det latinska verbet fullfölja—med alla delar; att göra hela eller perfekta. Efterlevnad blev populär i USA i slutet av 20-taletth talet och fick genomslag i mitten av 2000-talet. De flesta organisationer idag tycker att det är utmanande att ta itu med komplexa regelverk som lägger större vikt vid efterlevnad. Även om det kan tyckas oönskat att följa reglerna är stora organisationer medvetna om konsekvenserna av bristande efterlevnad. Faktum är att kostnaden för bristande efterlevnad är nästan tre gånger så stor som kostnaden för ett effektivt efterlevnadsprogram.
Vad är ett efterlevnadsprogram?
Ett efterlevnadsprogram är en uppsättning policyer och förordningar som införts för att följa lagar, regler och förordningar eller för att upprätthålla organisationens rykte. Organisationens efterlevnadsfunktion granskar de lagar och förordningar som ställts upp av statliga organ och säkerställer att en verksamhet följer externa regler och interna kontroller. Ett robust efterlevnadsprogram hjälper organisationer,
- Formulera och reglera rutiner
- Förhindra bristande efterlevnad av lagen
- Bedöma och identifiera problem i affärsprocesserna
- Identifiera bedrägerier genom revisioner
- Anpassa företagets kultur, regler och interna rutiner
- Bestäm exekveringsprocesserna
Det finns betydande fördelar med ett bra efterlevnadsprogram. Ett effektivt efterlevnadsprogram,
- Uppmuntrar identifiering av tidigare oidentifierade risker
- Förbättrar kommunikation och rapportering till högsta ledningen
- Främjar etiskt beteende genom att uppmuntra en "kultur av efterlevnad"
- Tillåter företag att förbättra sitt varumärkeskapital genom att visa lönsamhet på ett juridiskt tillfredsställande sätt
Nyckelelement för att skapa ett efterlevnadsprogram
Även om det finns olika efterlevnadsprogram, bör var och en av dem ha några nyckelelement.
1. Ställ in tonen på toppen
Utgångspunkten för alla effektiva efterlevnadsprogram är den högsta ledningen och känslan av ansvar de delar för att skydda finansiella tillgångar och affärsrykte. Åtaganden skrivna i handböcker, kommunicerade via e-post eller publicerade på webbplatser är helt enkelt läpparnas bekännelse om inte ledare omsätter dem. De behöver stödja och stärka individer som har det dagliga ansvaret för att minska risker och bygga upp organisatoriskt förtroende.
2. Sortera och granska policyer
Genomför en policyrevision för att granska befintlig dokumentation. Detta hjälper till att skapa en baslinje för ett efterlevnadsprogram som har tydligt definierade policyer och förväntningar. När all information har samlats in är det dags att se över befintliga policyer, procedurer och uppförandestandarder för att säkerställa att de är i linje med gällande bestämmelser, efterlevnadsmål och ledarskapsförväntningar. Låt det nya efterlevnadsprogrammet vara lättillgängligt för anställda. Att regelbundet uppdatera och granska policyerna och se till att alla i organisationen förstår efterlevnadspolicyer är grunden för ett framgångsrikt program.
3. Riskbedömningar
Efterlevnadsprogram handlar inte bara om att följa processer utan att förstå de risker som organisationer står inför. Organisationer gör bedömningar för att identifiera olika typer av risker. Till exempel en internrevisionsbedömning är sannolikt kortfattade finansiella, operativa och efterlevnadsrisker. Som en del av denna process är det avgörande att verifiera ett legitimt företag för att säkerställa att alla partnerskap och samarbeten följer efterlevnadsstandarder. Efterlevnadsfunktionen fokuserar på risker som är mest betydande inom organisationen och utgör grunden för att bestämma de åtgärder som krävs för att undvika, mildra eller åtgärda dessa risker.
4. Testning och övervakning
Robust testning och övervakning av efterlevnadsprogrammet är avgörande för att analysera prestandan för efterlevnadspolicyerna och göra stegvisa ändringar i enlighet därmed. Test- och övervakningsprocesser börjar med att implementera lämpliga kontroller som upptäcker luckor och säkerställa att bra företagspolicyer genomförs. Alla förändringar i rutinerna är transparenta och all relevant information dokumenteras. Resultaten från riskbedömningarna kan fungera som utgångspunkt för test- och övervakningsprogram.
5. Kommunikation av efterlevnadsprogrammet
Framgången för ett efterlevnadsprogram beror till stor del på att öppna kommunikationslinjen. Ett efterlevnadsprogram bör integreras i din app för personalhantering eller system och tillåta anställda att rapportera överträdelser och anonymt ta itu med etiska frågor. Att etablera en kommunikationsväg mellan efterlevnadsfunktionen och de anställda är avgörande för att säkerställa att incidenter rapporteras och kan undvikas i framtiden. Organisationer bör också genomföra utbildningsprogram för att förbättra ansvarigheten för etiskt beteende genom regelbunden utbildning och prestationsbedömningar.
6. Korrigerande åtgärd
Risker finns överallt, t.ex. uppstår en betydande oro med generativ AI:s potentiella missbruk, antingen genom spridning av desinformation, manipulation eller partiska utdata. Att hantera dessa risker kräver proaktiva åtgärder för att skydda mot oavsiktliga konsekvenser. En betydande efterlevnadsrisk kan upptäckas genom en revision, a dataintrång, eller en intern granskning. Och när det händer måste compliancefunktionen förses med autonomi för att säkerställa goda operativa framsteg. Som nämnts tidigare lägger organisationer en förmögenhet på efterlevnad. Utan korrekt påstående kommer efterlevnadsprogram inte att ha en verklig inverkan.
Inslag Up
Även om det inte finns någon enstaka metod för ett efterlevnadsprogram, bör organisationer identifiera sina efterlevnadsbehov och deras inverkan på deras aktiviteter, produkter och tjänster. Om en organisation inte har ett eller behöver uppdatera ett befintligt program, se till att det är en summa av alla policyer och fokuserar på de mest känsliga affärsområdena med de högsta riskerna.
Scalefusion MDM kan stödja din organisations efterlevnadsprogram och initiativ. Utforska mer med en 14-dagars gratis försök perioden.
