Arbetsmönster har förändrats avsevärt under de senaste 20 åren. Hur företag fungerar idag är helt annorlunda än vad man hade kunnat förvänta sig. Denna förändring har skett på grund av den utbredda användningen av mobila enheter, inklusive smartphones, bärbara datorer och surfplattor. Följaktligen är mobil arbetskraft nu standardpraxis för företag, eftersom anställda fortsätter att tro att mobil teknik har hjälpt dem att öka produktiviteten. Faktum är att en studie från Economist Intelligence Unit visar att 18 % av de anställda tror att mobil teknik har förbättrat deras kreativitet.
Företag som vill förbättra sig anställdas produktivitet har börjat använda mobilitet för att skapa strategier och implementera mobil teknik för sina anställdas dagliga uppgifter.
Låt oss förstå några grundläggande termer tydligt.
Vad är en mobil arbetskraft?
En mobil arbetskraft omfattar anställda som arbetar utanför en fysisk arbetsplats. Dessa anställda är inte begränsade till personalen som arbetar hemifrån. Frontlinjearbetare som försäkringssäljare, detaljhandelsanställda och spelningsarbetare faller också under denna arbetskraftskategori.
Förutom anställda som arbetar hemifrån är mobil arbetskraft vanligt förekommande inom bygg-, tillverknings-, detaljhandels- och hälsovårdsbranscherna. Här arbetar anställda ute på fältet istället för på en kontorsskrivbord.
En mobil arbetsstyrka är inte bunden av en fysisk plats utan är snarare kopplad till annan mobil teknik. På ett modernt kontor är det därför, förutom att hantera enheter på arbetsplatsen, också viktigt att hantera arbetskraftsenheter så att anställda kan hålla sig väl uppkopplade och utföra affärsverksamhet smidigt.
Vad är mobil personaladministration?
Som namnet antyder innebär Mobile Workforce Management att hantera fältbaserade anställda (vanligtvis ansvariga för att leverera, reparera eller underhålla en tjänst) som arbetar utanför kontorslokalerna. Understödd av teknik hjälper detta tillvägagångssätt företag att bygga en bättre, säkrare och effektivare arbetsdag för fältteam som alltid är på språng.
Behovet av att möjliggöra en mobil arbetsstyrka
Mobil personal säkerställer att dina anställda håller sig lika produktiva utanför kontoret som de skulle göra om de var på det. Genom att optimera strategier för personalhantering kan företag spara tid och bättre kontrollera administrativa uppgifter som journalföring, rapportera, utarbetande av efterlevnadsförfarande, schemaadministration, etc.
Personaladministration gör medarbetarna mer produktiva utanför kontoret eftersom det hjälper anställda att enkelt få tillgång till programvara, applikationer och data på samma sätt som de skulle göra inom kontorslokalerna.
Läs mer: Utför du en framgångsrik "mobil arbetsstyrka"? Saker vi måste veta
Hur möjliggör man en mobil arbetsstyrka?
Här är sex sätt att aktivera en mobil arbetsstyrka:
1. Börja med att implementera en policy för distansarbete
En rapport från Upwork förutspådde att under de kommande 10 åren, nästan 38 % av heltidsanställda kommer att arbeta på distans. Trots siffrorna har nästan 57 % av organisationerna inte satt en policy för distansarbete ännu.
En policy för distansarbete hjälper till att förstå den vision, mål och mål som företaget har satt upp. Se till att din fjärrpolicy ger ett förtydligande av alla roller och ansvarsområden med tydliga riktlinjer, som omfattar varje minuts process och procedur.
Din policy för distansarbete måste också innehålla alla riktlinjer för säkerhet, konfidentialitet och sekretess som förklarar hur en fjärranställd kan komma åt relevant affärsdata genom att säkert ansluta till nätverket.
2. Bedöm ditt företags IT-miljö
När du försöker implementera en mobil arbetsstyrka kan flera frågor dyka upp i ditt sinne angående din befintliga verksamhet, till exempel följande:
- Kan din IT-infrastruktur stödja en arbetsstyrka på distans?
- Kan befintlig teknik användas för det?
- Behöver du integrera ny teknik?
- Kommer det att ske några förändringar i nuvarande rutiner och policyer?
Säkerhet är den översta frågan, därför är det viktigt att utvärdera dina nuvarande säkerhetsprocedurer innan du byter nätverk eller infrastruktur. Du kan också genomföra en webbplatsrevision för att identifiera risker och sårbarheter i dina system och nätverk.
3. Förbättra säkerheten för nätverk, system och enheter
När företag låter personal arbeta på distans genom fjärrarbetande verktyg, säkerhet fortsätter att vara den största utmaningen att ta itu med. En mobil arbetsstyrka kan öka riskerna relaterade till dataintrång och cyberattacker. Du kan förbättra mobil- och nätverkssäkerheten genom att distribuera säker åtkomst till organisationens nätverk, genom att se till att fjärrarbetare använder en VPN (ett virtuellt privat nätverk) för att komma åt affärsdata. IT-administratörer kan också uppmuntra fjärrarbetare att använda säkra molnplattformar för att hantera och lagra data för att minska sårbarhetspunkter.
4. Inskärpa effektiv kommunikation
Effektivt samarbete och lagarbete är två avgörande faktorer som kan omvandlas till en produktiv och smidig mobil arbetsstyrka. Genom att använda samarbetsverktyg kan distansarbetare känna att de är en del av teamet och arbetar unisont för att uppfylla företagets mål. Flera samarbetsverktyg möjliggör koordinering och kommunikation i realtid mellan teammedlemmar, som överträffar geografier. Visst molnbaserad projektledningsplattformar tillåter även fjärrmedlemmar att organisera och hantera uppgifter och spåra framsteg.
5. Omfamna BYOD
Omfamna a ta med din egen enhet En kultur som gör det möjligt för anställda att använda sina egna enheter för att komma åt arbetsrelaterad data. Även om BYOD-installationer håller nere företagskostnaderna, medför det en rad utmaningar. Att inkludera en mängd olika mobila enheter i nätverket är utan tvekan en primär utmaning. Men den största utmaningen med både BYOD och distansarbetskraft är att följa dataregler och säkerhet. Företagsdata lämnar kontorslokalerna med fältanställda och anställda som arbetar hemifrån varje dag. Så när en enhet förloras utanför kontoret, förloras även data inuti den. För att anamma BYOD bör företag kunna hantera en rad olika enheter och deras motsvarande operativsystem. Dessa utmaningar kan lösas genom implementera en MDM-lösning eller molnbaserad datoranvändning. Mobil enhetshantering hjälper IT-administratörer att hantera personliga enheter och låter dem även separera personlig och affärsdata.
6. Molnaktiverad mobil arbetsstyrka
Med cloud computing kan din mobila arbetsstyrka komma åt affärsdokument och applikationer var som helst. Ett centralt molnbaserat arkiv gör det också möjligt för företag att på ett säkert sätt publicera appar, mjukvara och innehåll till mobila fjärranvändare var som helst.
Fördelarna med en mobil arbetsstyrka som är viktiga för ditt företag
1. Förbättrat samarbete och ledning
Teamkommunikationsappar baserat över molnet möjliggör bättre samarbete mellan fjärranställda utan några geografiska hinder. Dessutom kan ett hanteringssystem för mobila enheter också hjälpa IT-administratörer att hantera applikationer, enhetskonfigurationer och policyer, programuppdateringar etc från kontorslokaler.
2. Fördelaktigt för fältanställda
Anställda på klientsidan vet hur viktiga mobila enheter och teknologier är för att få tillgång till och dela information i realtid. Med så enkel åtkomst kan fältpersonal fatta snabba beslut och effektivt lösa kundproblem. Säg till exempel att dina säljare tar många affärsluncher, en programvara för kostnadsersättning kan hjälpa dem att lämna utgiftsrapporter med ett klick, istället för att samlas och förlora kvitton i slutet av månaden.
3. Driftskostnadseffektivitet
När anställda arbetar på mobila plattformar eller på fältet kan organisationer minska infrastrukturhantering och driftskostnader. Med en mobil arbetsstyrka kan företag lätt skära ned fastighetskostnader i stor utsträckning, även om det är en lyxig lägenhet i Miami. Många rapporter tyder på att genom att byta till en mer mobil arbetsstyrka. Faktum är att Sun Microsystems sparade 68 miljoner dollar per år i fastighetskostnader.
4. Affärskontinuitet
Den mobila arbetsstyrkan säkerställer kontinuitet i verksamheten till varje pris. I händelse av driftstopp, som en naturkatastrof eller en pandemi, kan mobilbaserade anställda fortsätta arbeta, enligt en affärskontinuitetsmodell.
Framtida trender för mobil arbetskraft
På grund av den senaste tiden COVID-19-pandemi, har organisationer varit snabba med att vidta åtgärder för att säkerställa att deras verksamhet fortsätter att blomstra. Företag har börjat anta operativa rutiner som gör att desto fler anställda kan arbeta utanför kontorslokaler.
Framtida trender för mobil arbetskraft kommer att omfatta följande:
- Företag kan se fram emot att anta nya mjukvaruverktyg som programvara för projektledning, CRM, programvara för hantering av utgifter, och liknande så att de bättre kan hantera storskaliga övergångar av anställda som vill arbeta hemifrån eller på avlägsna platser.
- Organisationer kan också implementera avtalsvillkor via prenumerationstjänster som kan bidra till att minimera effekterna av kassaflöde på företag.
- Modern mobil arbetskraftsledning kommer i huvudsak att involvera att ta steg för att öka medarbetarnas engagemang så att fältpersonalen kan få kontakt med kontorspersonalen i realtid för kommunikationsstöd och tillgång till data.
- Framtiden för hantering av mobila arbetskrafter omfattar VR (Virtual Reality) och AR (Augmented Reality). Företag som erbjuder flexibiliteten av distansarbetskultur kan dra fördelar genom integrera AR- och VR-verktyg med sina mobila lösningar för personalhantering.
