Ta med dina egna enheter (BYOD) policyer med obalanserade fördelar och nackdelar i en organisation låter som avbokning av helgplaner subventionerade med organisatoriska uppgifter i snett. Trots dess uppsättning fördelar och nackdelar anger BYOD:s globala tillväxt i mobilitetsägande som förutspåtts av Global Market Insights att införandet kommer att växa med 15 % årligen i USA till 2022¹.
Om man ur organisationernas synvinkel ser på att minska så mycket kostnader som möjligt och förbättra produktiviteten med bättre slutanvändarupplevelse, kvarstår fortfarande frågan om datahot och säkerhet. Utan tvekan kräver det inramning av BYOD-policyer från topp till botten för att balansera för- och nackdelar.
Innan vi analyserar för- och nackdelarna med BYOD i detalj, låt oss först förstå ägarmodellen för BYOD enligt definitionen av Techopedia²:
"Ta med din egen enhet (BYOD) syftar på anställda som tar med sig sina egna datorenheter – som smartphones, bärbara datorer och surfplattor – för att arbeta med dem och använda dem utöver eller istället för enheter som tillhandahålls av företaget."
Modellen indikerar vanligtvis att en anställd tar med sina personliga enheter som telefoner eller bärbara datorer för drift- och affärsändamål i kontorslokalen där arbetsgivaren bestämmer månatliga ersättningar för data och användningsplaner tillsammans med andra relaterade utgifter för kompenserade kostnader. Att inte informera de anställda om de potentiella datasäkerhetshoten när de använder sina personliga enheter i arbetet kan dock vara en kostsam affär.
Det finns flera fördelar som organisationen kan registrera sig för genom att tillåta användning av BYOD av anställda, men om användningen av sådana enheter inte är fri från oförutsedda händelser kan det skapa problem.
Undrar du vilka för- och nackdelar med Bring Your Own Device (BYOD) finns för din organisation? Läs vidare!
Fördelar med BYOD-installation på en arbetsplats
1. Känslan av samhörighet
Det är uppenbart att personalen i organisationen kommer att känna sig inkluderande och mer delaktig så fort organisationen tillåter användning av personliga apparater i arbetssyfte i lokalerna. Att introducera denna kultur suger in viljan till aktivt deltagande av arbetskraften och ökar produktivitetsnivån med exponentiella resultat.
Är det mätbart och transparent?
Enligt forskning utförd av Social Market Foundation har anställda som är en del av BYOD-kulturen i en organisation sett en kraftig ökning med 20 % i sin produktivitet, förutom sina missnöjda motsvarigheter³. Implementeringen av BYOD i en organisation kan ge en bättre avkastning på investeringen som en extra fördel från dess personal, men den ogynnsamma sannolikheten kommer att väga mer när det kommer till dataintrång och kompromisser.
2. Blomstrande produktivitetsnivåer
Införande av BYOD praxis, dess policyer och ramverk på kontoret har statistiskt visat sig ge en kraftig ökning av produktivitetsnivåerna för arbetsstyrkan.
Men finns det något sätt vi kan bevisa teorin med praktiska exempel? Här är lite statistik sammanställd åt dig:
- Enligt rapporter från Dell4, 61 % av generation Y och 50 % av arbetare över 30 år tror att de tekniska verktyg de använder i sina privata liv är mer effektiva och produktiva än de som de redan har använt i sitt arbetsliv.
- Frost och Sullivan5 ange att användning av personligt förvärvade bärbara enheter på jobbet sparar 58 minuter per dag samtidigt som produktiviteten ökar med 34 % totalt.
- En undersökning av ITProPortal nämner att en BYOD policy-aktiverad arbetsstyrka bidrar med ytterligare två timmar och skickar mer än 20 e-postmeddelanden varje dag med en bättre svarsfrekvens.
Det är uppenbart att BYOD är allmänt accepterad som en ny normal övergång för bättre arbetskraftsproduktivitet och förbättrade operativa resultat.
3. Företagskostnadsbesparing
Att köpa arbetsstationsvänliga enheter som bärbara datorer, mobiltelefoner och andra perifera vertikaler för att bidra till arbetskraftens operativa cykel är en kostsam affär. Det finns också en sannolikhet att din arbetsstyrka kanske inte är bekant med modellerna av enheter eller operativsystemet du använder för operativa indata.
Organisationen kan behöva införa utbildningssessioner för att skaffa bästa möjliga input från arbetsstyrkan med hjälp av de hanterade enheterna. Det finns också en sannolikhet att du kanske inte kommer att kunna ge bästa möjliga operativa resultat även efter att ha spenderat en betydande summa pengar för att skaffa och distribuera de hanterade enheterna. Detta beror på att arbetsstyrkan fortfarande kan tänka efter när de experimenterar med, lär sig och använder de obekanta enheterna i den inledande fasen.
Här spelar BYOD en viktig roll, inte bara för att öka produktivitetsnivån, utan det sparar dig också från att göra betydande investeringar i företagsägd hårdvara. BYOD kan spela en viktig roll inom områden som kommunikation, utbildning och support. Organisationer kan också utforska en B2B-marknadsplats att effektivt anskaffa kompatibel programvara och digitala verktyg för sin personal. Det är ett av många avgörande beslut som kan bidra till bättre engagemang och överföring av nya arbetssätt med effektiva resultat från personalstyrkan.
4. Oroa dig inte för uppgraderingar
I punkten ovan har vi nämnt att implementering av en BYOD-policy på en arbetsplats kan vara en kostnadsbesparande åtgärd eftersom de enheter som används av de anställda är de som de är bekanta med in och ut. Bortsett från dessa faktorer är den andra fördelen som BYOD erbjuder att organisationer inte behöver oroa sig för att ådra sig några betydande kostnader för att uppgradera enheter till de senaste modellerna.
I BYOD-scenariot är det naturligt att personalen kommer att använda sin personligt ägda enhet för att utföra sin organisationsverksamhet snarare än de företagsägda enheterna. Nu föredrar de flesta individer att uppgradera sina telefoner så snart ny teknik kommer ut på marknaden, vilket kanske inte är fallet när det gäller organisationer. Nu, eftersom arbetsstyrkan kommer att uppgradera sina telefoner oftare, kommer de att exponeras för bättre teknik och organisationen kan ösa på denna möjlighet att ge dessa uppgraderingar och skaffa sig bättre produktivitetsförmåga.
Nackdelar med BYOD på en arbetsplats
1. Okända enheter och deras teknik
Alla fördelar kommer med nackdelar och det kommer bara att vara synligt när man väger båda med ett balanserat öga. Implementeringen av BYOD kanske inte alltid är en fördelaktig lutning. Det kommer alltid att finnas oexponerade bekymmer samtidigt som arbetsstyrkan samtycker till att använda personliga apparater på jobbet och i arbetet. Ett sådant nackdel är bristen på konsekvens och enhetlighet.
I en organisation kommer varje arbetsstyrka att använda olika personliga enheter som kommer att fungera på olika OS-plattformar. Det kommer att finnas en blandning av Android-, iOS-, Mac- eller till och med Windows-användare i samma team. Vissa kommer att använda e-postklienter med olika e-postleverantörer. Om man använder den senaste innovativa tekniken kan andra fortfarande ha backdaterade plattformar där de oväntade driftsproblemen kan dyka upp. För att samarbeta och utföra sina operationer kan teammedlemmarna behöva lära sig olika OS-plattformar och även utforska möjligheterna att åtgärda felen när och när de uppstår utan ordentlig kunskap.
Detta kan bara förhindras om hela teammedlemmarna använder samma enheter så att besväret med att utföra arbete som vägbeskrivningar, SOPs och kritiskt informationsutbyte strömlinjeformas utan avbrott. Dock kommer slutanvändaren att få stå för kostnaden, inte organisationen.
2. Datasäkerhetsproblem
Datasäkerhetsproblem är det främsta och främsta potentiella säkerhetshotet kopplat till BYOD-policyer i en organisation. Tills och såvida inte ramverket kan definiera parametern för hur organisationen kan stävja sådana fall när det väl inträffar, kan det öppna katastroffönster för datakompromettering eller läckage. De ramverk som designats av företaget måste uttryckligen definiera användningen av organisatorisk affärskritisk data och hur BYO-enheterna kan säkra sig mot potentiella hot. Dessa modeller är dock inte helt säkra och är en nackdel jämfört med den faktiska implementeringen.
Om organisationerna distribuerar hanterade och dedikerade enheter kommer de att ha mer kontroll över användningen av enheten, ha säkerhetslager på kritiska tillgångar och datakontroll. Det är dock helt omöjligt att övervaka och hantera personliga enheter som är mer riskbenägna med en minimal kontrollnivå.
3. Sekretess för arbetskraftstillgångar
En annan nackdel som BYOD har i företagsdomänen är risken för integritet och säkerhet på ohanterade enheter. Det är smärtpunkten för alla organisationer som ännu inte har implementerat BYOD-policyer eftersom de obalanserade kraven ännu inte är berättigade för någon av parterna. Om organisationerna skärper säkerheten och begränsar integriteten eller vice versa, kommer det fortfarande att återspegla ensidiga hänsyn. Även världens mest kända sociala nätverksföretag Facebook har visat att integritet är viktigast för individer oavsett pris. Om en organisation inte uppfyller integritetsfaktorn kan det sänka företagets rykte eller synbart hämma dess goodwill. Så att rättfärdiga integriteten för anställdas tillgångar på personliga enheter för organisationens verksamhet i BYOD är fortfarande en allvarlig fråga utan något korrekt svar ännu.
Trots alla faktorer, även om organisationerna implementerar BYOD-policyn, står serien av obesvarade frågor fortfarande kvar. Hur mycket integritet tillåts? Och vilka är de säkerhetsåtgärder som kan genomföras i samförstånd med båda parter? Att balansera den tunna gränsen för att säkra företagets tillgångar utan att kompromissa med den personliga enhetsägarens integritet kan ibland vara en svår väg eller till och med den väg du kanske aldrig tar.
4. Olika program, olika enheter
Det finns ingen enskild individ på jorden som inte utsätts för teknik, dess framsteg och som uppskattar hur dess bidrag har gjort livet enklare och lättare. Men vi börjar spjälka och gå vidare till bättre teknik eller enheter så snart de nuvarande ägodelarna slutar fungera på sitt bästa.
På samma sätt, i BYOD-modellen, kommer det att finnas olika enheter som fungerar i olika operativsystem och används av olika personer. Den enda nackdelen är bristen på kompatibilitet eftersom olika enheter kommer att ha förmågan att stödja en specifik version eller begränsad kapacitet av programvara. Detta gör BYOD-synkroniseringen på arbetsplatsen lite svår med osäkerhet i utdata.
Varje utvecklad programvara är kompatibel med specifika parametrar för att köras optimalt för specifika plattformar och även för specifika enheter när det gäller funktionalitet. Det kan aldrig bli "en version för alla plattformar" i någon situation. Om 50 anställda i en organisation använder sina personliga enheter för driften är det uppenbart att de kommer att ha olika enheter som hanterar olika operativsystem, och det är omöjligt att hitta en specifik produktiv programvara som kan fungera för alla. Även om källkoden ändras för att den ska fungera kan funktionsfel under arbetet leda till katastrof och att felsökningsprocessen måste startas om utan säkerhetskopiering av förlorat arbete. Det finns dock ingen säker lösning för detta problem, men det kan ändå vara ett stort huvudvärk under oundvikliga omständigheter.
Vägning av för- och nackdelar med BYOD
När man noggrant överväger för- och nackdelarna med BYOD, är det uppenbart att det finns en massa faktorer som en organisation måste väga innan implementeringen av BYOD-policyer. Organisationen måste definiera ett sådant ramverk där avslöjandet av personliga tillgångar och integritet för dess personal inte hämmas och organisationsdata säkras utan säkerhet om intrång eller läckage.
Finns det någon bättre lösning för att implementera BYOD-policyn i en organisation utan mycket uppmärksamhet?
Ja, det finns det. Scalefusion BYOD MDM Lösningen kan hjälpa organisationens IT-administratörer att undersöka slutpunktssäkerheten genom att uppdela separata arbets- och personliga profiler i samma enhet. Detta kommer att separera de verksamhetskritiska företagstillgångarna och all känslig information som kan övervakas med begränsad åtkomst till enhetens personliga appar och innehåll utan att hindra enhetens ägares personliga tillgångar.
