ИТ-администраторы и сотрудники всегда находятся в постоянной борьбе. Сотрудники используют несанкционированные сервисы потребительского уровня для обмена файлами и повышения своей производительности. Они почти не обращают внимания на безопасность данных и конфиденциальность клиентских документов или соблюдение корпоративных требований. Когда это происходит, ИТ-команды не имеют контроля над тем, как файлы хранятся и передаются, и могут не знать об этом до тех пор, пока данные не будут скомпрометированы.
В сегодняшнюю эпоху BYOD ИТ-администраторы ведут тяжелую борьбу за изменение поведения сотрудников. Вместо этого им следует использовать цифровое сотрудничество и внедрить корпоративное решение для синхронизации и обмена файлами (EFSS), которое позволит сотрудникам безопасно обмениваться документами, фотографиями и видео на нескольких устройствах.
Давайте рассмотрим корпоративную синхронизацию и общий доступ к файлам (EFFS) и некоторые ее преимущества, которые помогут сотрудникам более безопасно сотрудничать.
Что такое синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS)?
Большинству инструментов обмена файлами, которые используют люди, часто не хватает стандартов безопасности и соответствия, которых должны придерживаться предприятия, и именно здесь на помощь приходит EFSS. Он разработан для удовлетворения потребностей бизнеса.
EFSS — это программное решение, позволяющее пользователям сохранять файлы, такие как документы, фотографии и видео, локально или в облаке, а затем получать к ним доступ с мобильных устройств и настольных компьютеров. Для больших руководств и отчетов команды часто уменьшить размер файла PDF Перед отправкой файлов, чтобы ускорить синхронизацию и не превысить лимит хранилища. Этот сервис похож на обычный файлообменник, но обладает дополнительными возможностями, подходящими для крупного бизнеса.
EFSS хранит файлы в центральном репозитории, что позволяет сотрудникам безопасно синхронизировать и обмениваться контентом как внутри, так и за пределами своей организации.
Почему важна синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS)?
Когда компании не предоставляют синхронизация файлов и обмен ими устройства, сотрудники в конечном итоге используют личные инструменты, такие как электронная почта, Google Drive или Dropbox. Альтернативные варианты, такие как инструмент ECM (управление корпоративным контентом), могут быть сложны для удовлетворения потребностей сотрудников.
Решение EFSS сочетает в себе простоту и удобство персональных инструментов для обмена файлами с корпоративными функциями, позволяющими повысить производительность сотрудников. EFSS также повышает безопасность и гибкость и дает возможность ИТ-персоналу контролировать ситуацию.
Основными факторами, влияющими на выбор организациями EFSS, являются:
- Спрос на инструменты для совместной работы
- Защищенный обмен файлами
- Поддержка мобильных устройств для доступа к контенту
- Простой доступ к общим файлам
Преимущества синхронизации и совместного использования корпоративных файлов (EFSS)
Для ИТ-отделов надежное решение EFSS предоставляет функции корпоративного уровня, повышающие безопасность, гибкость и контроль. Некоторые преимущества EFSS включают в себя:
1. Безопасный доступ из любого места
Сотрудники не ограничены одним корпоративным устройством для доступа к файлам компании для работы. EFSS дает сотрудникам возможность работать и получать доступ к данным, которые в противном случае были бы недоступны на мобильных устройствах. Решение объединяет все данные в централизованную систему, которая может сделать данные доступными для нужных людей с различных мобильных устройств.
2. Предотвращение потери данных и аварийное восстановление.
Служба EFSS централизованно хранит и контролирует данные, чтобы предотвратить утечку данных из-за атаки кибербезопасности, потери или кражи устройства или человеческой ошибки. Хотя централизация может показаться плохой идеей, внедрение мер безопасности, таких как двухфакторная аутентификация и шифрование, может снизить риск раскрытия данных.
3. Ведение журналов аудита и контроля версий документов
контрольный журнал в решениях по совместному использованию и синхронизации файлов обеспечивается полная видимость доступа к документам. Изменения, внесенные в файлы, регистрируются, и вносить изменения могут только пользователи с авторизованным доступом. Это помогает сотрудникам находить самые последние версии документов и позволяет им сравнивать последние версии с исходными черновиками.
4. Улучшенная гибкость и безопасность.
Возможности синхронизации и совместного использования корпоративных файлов позволяют оперативно управлять файлами, чтобы минимизировать влияние на существующие процессы, одновременно поддерживая сотрудничества. Файлы могут быть организованы в соответствии с существующими бизнес-процессами, что позволяет сотрудникам распространять документы в цифровом формате с минимальными последствиями.
Что следует помнить перед выбором EFSS
Организации в основном выбирают решение для синхронизации и обмена корпоративными файлами, основываясь на стоимости, возможностях безопасности, управление контентом элементы управления, функции повышения производительности пользователей и возможность интеграции с существующими бизнес-инструментами и процессами. Scalefusion предоставляет следующие функции совместной работы и безопасности, необходимые организациям.
- Детальный контроль доступа
- Удаленная блокировка и очистка устройства
- Защита паролем
- Отслеживание и аудит в режиме реального времени
- Ограничения на загрузку и скачивание документов
- Безопасное резервное копирование данных
Подводя итог
Распространение мобильности рабочей силы и принести свое устройство (BYOD) программы сделали синхронизацию и обмен корпоративными файлами обязательными для организаций. EFSS поможет удовлетворить спрос на более широкое сотрудничество, более высокий уровень безопасности и поддержку мобильного доступа к корпоративным документам.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
