Majoritatea companiilor nu au instrumente adecvate pentru efectuarea investigațiilor interne, deoarece există întotdeauna prea multe de luat în considerare. Este imperativ să existe tehnologie și procese pentru conservarea, colectarea, procesarea și revizuirea datelor legate de investigațiile interne. Însă, pentru majoritatea organizațiilor, este dificil să-și dea seama de unde să înceapă.
Prin depunerea unor eforturi inițiale, companiile pot îmbunătăți rezultatele oricăror investigații care ar putea apărea. Unele eforturi suplimentare pot elimina complicațiile juridice și logistice care ar putea apărea, companiile se pot adapta la direcția în care vor duce faptele sau chiar pot prezice cum se va schimba amploarea proiectului în viitor.
Din cauza pandemiei de COVID-19 și a necesității exclusive de a lucra de acasă, a devenit cu atât mai dificil să se gestioneze investigațiile, deoarece mai multe informații sunt acum stocate pe mai multe dispozitive mobile diferite. Acesta este motivul pentru care companiile trebuie acum să utilizeze soluții precum managementul dispozitivelor mobile (MDM) și utilități pentru a identifica și colecta fără probleme date pentru o investigație internă.
Ce este software-ul MDM?
Este important ca managerii de risc să fie conștienți de capacitățile MDM, mai ales dacă sunt implicați în descoperirea de date de orice fel. MDM-urile sunt un instrument criminalistic important pentru descoperire și trebuie implementate în toate companiile, în special în cultura muncii la distanță.
Majoritatea departamentelor IT ale corporațiilor gigantice utilizează software MDM pentru monitorizarea și gestionarea în siguranță a smartphone-urilor, tabletelor și laptopurilor utilizate de angajați.
Într-o configurare „adu-ți propriul dispozitiv” (BYOD)MDM acționează ca o soluție de securitate instrumentală pentru echipele IT în următoarele moduri:
- Soluția poate configura și actualiza dispozitivele angajaților într-un mod consistent, standardizat și scalabil.
- Cu MDM-urile, echipele IT pot, de asemenea, să facă un diagnostic de la distanță și să depaneze problemele eficient.
- Un MDM poate unifica eficient informațiile într-un sistem unic, ușor de urmărit.
- Departamentele IT pot urmări câți angajați accesează datele, fișierele și e-mailurile companiei.
- MDM poate oferi informații valoroase despre diferite tipuri de date, inclusiv mesageria vocală, mesaje text, jurnale de apeluri, împreună cu locațiile geografice ale dispozitivelor.
Importanța MDM
Gestionarea dispozitivelor mobile poate ajuta angajații să acceseze e-mailurile corporative pe un dispozitiv și, de asemenea, permite companiilor să șteargă de la distanță urmele de e-mailuri de pe dispozitive, dacă este necesar.
MDM reprezintă o sursă centralizată importantă de informații din punct de vedere investigativ, deoarece monitorizează fiecare tip de activitate a angajaților, cum ar fi accesul la e-mail, vocea și chatul. În plus, MDM-urile documentează cu precizie când și cum utilizează angajații dispozitivele și din ce locații accesează datele corporative.
MDM în conformitate internă
Când vine vorba de investigații, MDM poate fi un instrument util, deoarece permite echipelor IT să urmărească modul în care angajații accesează datele companiei într-un sistem unic, ușor de urmărit. MDM oferă informații valoroase despre unde, când și de pe ce dispozitive sunt accesate datele corporative.
Rolul MDM în conformitate
Pentru a rămâne profitabile și conforme, companiile sunt mereu în căutarea celei mai bune tehnologii disponibile pe piață și a mijloacelor de a o implementa pe toate dispozitivele angajaților. Mai multe dispozitive în organizație înseamnă că există o șansă mai mare de a se produce o eroare. Prin urmare, este important să existe la dispoziție un sistem robust de gestionare a dispozitivelor mobile, precum Scalefusion.
De la monitorizarea de la distanță a dispozitivelor aflate în mâinile angajaților până la securizarea fiecărui dispozitiv pentru a preveni cel mai mare atac asupra unei încălcări de date, soluțiile MDM joacă un rol cheie în asigurarea eficienței operaționale și a conformității. MDM-urile nu ajută doar la gestionarea dispozitivelor, ci și la monitorizarea modului și locului în care sunt utilizate dispozitivele.
Protecție completă a datelor
Companiile au de obicei o mulțime de date importante și private care necesită o protecție strictă. Cu GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor) În prezent, organizațiile nu au lăsat nimic neîntoars pentru a se asigura că datele lor de afaceri sunt în siguranță.
Mii de angajați din diverse organizații folosesc computere desktop, smartphone-uri, tablete și laptopuri personale pentru a accesa date. Să nu uităm să adăugăm că mai mulți angajați încearcă în mod continuu să acceseze informații de la distanță. Din acest motiv, administratorii IT sunt împovărați de sarcina uriașă de a se asigura că fiecare dispozitiv este utilizat doar de persoana potrivită, la momentul potrivit.
Cu o soluție MDM, echipa IT poate:
- Blocarea și ștergerea de la distanță a unui dispozitiv
- Resetarea unui cod de acces
- Implementați sau eliminați aplicații pe o întreagă suită de dispozitive
- Implementați actualizări în aceeași zi fără intervenția angajatului
MDM poate respecta GDPR utilizând următoarele:
- Obținerea de informații despre modul în care sunt utilizate aplicațiile și ce date sunt colectate
- Separarea datelor personale de cele de afaceri
- Menținerea unor audituri adecvate ale datelor
Dacă marile companii trebuie să respecte strict reglementările, trebuie să mențină controlul asupra fiecărui dispozitiv, să reducă dependența de echipele IT mari și să fie conștiente de modul în care angajații își folosesc dispozitivele pentru a accesa datele companiei.
MDM funcționează bine ca instrument de identificare și gestionare a dispozitivelor, dar nu trebuie confundat cu un instrument de colectare a datelor criminalistice. Odată ce un dispozitiv este identificat ca țintă de investigație, organizațiile pot utiliza un instrument criminalistic pentru a colecta toate datele de afaceri de pe dispozitivul mobil.
Citeste mai mult: 10 moduri de a face dispozitivele și datele corporative impenetrabile
Extragerea datelor MDM pentru conformitate
Când vine vorba de efectuarea unei investigații interne, procesul de extragere și decodare a datelor de pe atât de multe dispozitive ale angajaților devine dificil. Extragerea datelor este, fără îndoială, simplificată atunci când intră în joc un MDM. Cu toate acestea, întregul proces anevoios de extragere, curățare și gestionare a datelor cade adesea în mâinile echipei IT.
Nu e de mirare că informațiile conținute într-o soluție MDM sunt extrem de cuprinzătoare și precise, dar interpretarea lor poate fi o... o provocare pentru personalul ITÎntrucât datele brute obținute printr-un MDM sunt adesea dificil de înțeles, o foaie de calcul extinsă este importantă pentru descifrarea acestora. Cu o soluție MDM bună și un instrument criminalistic complet la dispoziție, datele extrase pot fi mai ușor de decodificat și de înțeles.
Din fericire, există mai multe instrumente de e-discovery disponibile online care pot converti datele extrase în conversații organizate secvențial, ușor de înțeles, asemănătoare chat-urilor. Aceste date pot imita practic aspectul și atmosfera interacțiunilor interumane, exact așa cum apar pe un telefon.
Extragerea și descifrarea datelor în scopul conformității a devenit acum o capacitate tehnică obligatorie pentru întreprinderi, în special pentru companiile care doresc să efectueze investigații interne în mod rentabil.
Rezumând
În orice configurație corporativă, angajații termină mai multă muncă de la distanță decât din sediul biroului. Având în vedere pandemia actuală și regulile obligatorii de lucru de acasă, profesioniștii în domeniul conformității trebuie să înțeleagă cât de importante sunt datele MDM în scopuri de investigare.
Când vine vorba de monitorizare la distanță, profesionalismul, confidențialitatea, independența și procesele consecvente sunt elemente cruciale pentru planificarea investigațiilor viitoare.
Majoritatea corporațiilor utilizează mai multe aplicații în cadrul organizațiilor, iar MDM este unul dintre instrumentele care permite investigatorilor să înțeleagă rapid fapte concrete. Prin urmare, utilizarea unui MDM precum Scalefusion ca parte a strategiei dvs. de conformitate vă poate ajuta să gestionați, să înțelegeți și să controlați informațiile critice despre angajații, produsele și clienții dvs. De asemenea, puteți proteja modul în care datele pot fi gestionate și întreținute în întreaga afacere. Soluție MDM poate îmbunătăți trasabilitatea și vizibilitatea generală a datelor, ceea ce simplifică și mai mult eforturile de conformitate și eliberează resurse suplimentare care pot ajuta la abordarea provocărilor suplimentare ale afacerii.
