A maioria das empresas não possui ferramentas adequadas para conduzir investigações internas porque há sempre muito a considerar. É imprescindível contar com tecnologia e processos para preservar, coletar, processar e revisar dados relacionados às investigações internas. Mas para a maioria das organizações, é difícil descobrir por onde começar.
Ao fazer alguns esforços iniciais, as empresas podem melhorar os resultados de quaisquer investigações que possam surgir. Alguns esforços adicionais podem eliminar quaisquer complicações jurídicas e logísticas que possam surgir, as empresas podem ajustar-se ao rumo que os factos irão levar, ou mesmo prever como o âmbito do projecto poderá mudar no futuro.
Devido à pandemia de COVID-19 e à necessidade exclusiva de trabalhar a partir de casa, tornou-se ainda mais difícil gerir as investigações porque agora mais informações são armazenadas em vários dispositivos móveis diferentes. É por isso que as empresas agora precisam usar soluções como gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) e utilitários para identificar e coletar dados para uma investigação interna.
O que é software MDM?
É importante que os gestores de risco estejam cientes das capacidades do MDM, especialmente se estiverem envolvidos na descoberta de dados de qualquer tipo. Os MDMs são uma ferramenta forense importante para descoberta e devem ser implantados em todas as empresas, especialmente na cultura de trabalho remoto.
A maioria dos departamentos de TI corporativos gigantescos usa software MDM para monitorar e gerenciar com segurança smartphones, tablets e laptops usados pelos funcionários.
Em um artigo do configuração traga seu próprio dispositivo (BYOD), o MDM atua como uma solução de segurança instrumental para equipes de TI das seguintes maneiras:
- A solução pode configurar e atualizar os dispositivos dos funcionários de maneira consistente, padronizada e escalonável.
- Com os MDMs, as equipes de TI também podem fazer diagnósticos remotos e solucionar problemas de forma eficiente.
- Um MDM pode unificar efetivamente as informações em um sistema único e rastreável
- Os departamentos de TI podem rastrear quantos funcionários estão acessando dados, arquivos e e-mails da empresa.
- O MDM pode fornecer informações valiosas sobre diferentes tipos de dados, incluindo correio de voz, mensagens de texto, registros de chamadas e localização geográfica dos dispositivos.
A importância do MDM
O gerenciamento de dispositivos móveis pode ajudar os funcionários a acessar e-mails corporativos em um dispositivo e também permite que as empresas limpem remotamente o rastro de e-mails dos dispositivos, se necessário.
O MDM se destaca como uma importante fonte centralizada de informações do ponto de vista investigativo porque monitora todo tipo de atividade dos funcionários, como acesso a e-mail, voz e chat. Além disso, os MDMs documentam com precisão quando e como os funcionários usam os dispositivos e de quais locais eles acessam os dados corporativos.
MDM em Conformidade Interna
Quando se trata de investigações, o MDM pode ser uma ferramenta útil porque permite que as equipes de TI rastreiem como os funcionários acessam os dados da empresa em um sistema único e rastreável. O MDM apresenta informações valiosas sobre onde, quando e de quais dispositivos os dados corporativos estão sendo acessados.
Papel do MDM na conformidade
Para permanecerem lucrativas e em conformidade, as empresas estão sempre em busca da melhor tecnologia disponível no mercado e dos meios para implantá-la em todos os dispositivos dos funcionários. Mais dispositivos na organização significam que há uma chance maior de ocorrer um erro. Portanto, é importante ter um gerenciamento robusto de dispositivos móveis como o Scalefusion, à sua disposição.
Desde o monitoramento remoto de dispositivos nas mãos dos funcionários até a proteção de cada dispositivo para evitar o maior ataque a uma violação de dados, as soluções MDM desempenham um papel fundamental para garantir a eficiência operacional e a conformidade. Os MDMs não ajudam apenas no gerenciamento dos dispositivos, mas também ajudam a monitorar como e onde os dispositivos estão sendo usados.
Proteção Completa de Dados
As empresas normalmente possuem muitos dados importantes e privados que requerem proteção rigorosa. Com o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) em vigor, as organizações não deixaram pedra sobre pedra para garantir que seus dados comerciais estivessem seguros.
Milhares de funcionários em organizações usam computadores desktop, smartphones, tablets e laptops pessoais para acessar dados. Não esqueçamos de acrescentar que vários funcionários tentam continuamente acessar informações remotamente. Com isso, os administradores de TI ficam sobrecarregados com a gigantesca tarefa de garantir que cada dispositivo seja usado apenas pela pessoa certa, no momento certo.
Com uma solução MDM, a equipe de TI pode:
- Bloquear e limpar remotamente um dispositivo
- Redefinir uma senha
- Implante ou remova aplicativos em um conjunto completo de dispositivos
- Distribua atualizações no mesmo dia sem a intervenção do funcionário
O MDM pode cumprir o GDPR usando o seguinte:
- Obtendo insights sobre como os aplicativos são usados e quais dados são coletados
- Separando dados pessoais e empresariais
- Manter auditorias de dados adequadas
Se as grandes empresas precisam de ser altamente compatíveis, precisam de manter o controlo sobre todos os dispositivos, reduzir a dependência de grandes equipas de TI e estar cientes de como os funcionários estão a utilizar os seus dispositivos para aceder aos dados da empresa.
O MDM funciona bem como uma ferramenta de identificação e gerenciamento de dispositivos, mas não o confunda com uma ferramenta de coleta forense. Depois que um dispositivo é identificado como alvo de investigação, as organizações podem usar uma ferramenta forense para coletar todos os dados comerciais do dispositivo móvel.
Leia mais: 10 maneiras de tornar dispositivos e dados corporativos inexpugnáveis
Extraindo dados MDM para conformidade
Quando se trata de conduzir uma investigação interna, o processo de extração e decodificação de dados de tantos dispositivos de funcionários se torna cansativo. A extração de dados é, sem dúvida, simplificada quando um MDM entra em cena. Ainda assim, todo o complicado processo de extração, limpeza e gerenciamento de dados muitas vezes fica nas mãos da equipe de TI.
Não é à toa que as informações contidas em uma solução MDM são altamente abrangentes e precisas, mas interpretá-las pode ser uma tarefa difícil. desafio para a equipe de TI. Como muitas vezes é difícil entender o resultado bruto de um MDM, uma planilha extensa é importante para decifrar os dados. Com uma boa solução MDM e uma ferramenta forense abrangente à disposição, os dados extraídos podem ser mais fáceis de decodificar e compreender.
Felizmente, existem várias ferramentas de descoberta eletrônica disponíveis on-line que podem converter os dados extraídos em conversas semelhantes a bate-papos, organizadas sequencialmente e fáceis de compreender. Esses dados podem imitar bastante a aparência das interações entre pessoas, assim como aparecem em um telefone.
Extrair e decifrar dados para fins de conformidade tornou-se agora uma capacidade técnica obrigatória para as empresas, especialmente para as empresas que procuram conduzir investigações internas de forma rentável.
Resumindo
Em qualquer configuração corporativa, os funcionários realizam mais trabalhos em locais remotos do que em escritórios. Com a pandemia em curso e as regras obrigatórias de trabalho em casa, os profissionais de compliance precisam compreender a importância dos dados do MDM para fins de investigação.
Quando se trata de monitoramento remoto, profissionalismo, confidencialidade, independência e processos consistentes são partes cruciais para planejar investigações futuras.
A maioria das empresas usa vários aplicativos entre organizações, e o MDM é uma das ferramentas que permite aos investigadores compreender rapidamente fatos sólidos. Portanto, aproveitar um MDM como o Scalefusion como parte de sua estratégia de conformidade pode ajudá-lo a gerenciar, compreender e controlar informações críticas sobre seus funcionários, produtos e clientes. Você também pode proteger como os dados podem ser gerenciados e mantidos em toda a sua empresa. Um Solução MDM pode aumentar a rastreabilidade geral e a visibilidade dos dados, o que agiliza ainda mais seus esforços de conformidade e libera recursos adicionais que podem ajudar a enfrentar desafios comerciais adicionais.
