Administradores e funcionários de TI estão sempre em uma batalha constante. Os funcionários usam serviços não autorizados e de nível consumidor para compartilhar arquivos e melhorar sua produtividade. Eles dificilmente prestam atenção à segurança dos dados e à privacidade dos documentos dos clientes ou ao cumprimento da conformidade corporativa. Quando isso acontece, as equipes de TI não têm controle sobre como os arquivos são armazenados e compartilhados e podem não saber até que os dados sejam comprometidos.
Na era atual do BYOD, os administradores de TI estão travando uma batalha difícil para mudar o comportamento dos funcionários. Em vez disso, eles deveriam abraçar a colaboração digital e adotar uma solução empresarial de sincronização e compartilhamento de arquivos (EFSS) para permitir que os funcionários compartilhem documentos, fotos e vídeos com segurança em vários dispositivos.
Vamos explorar o Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) e alguns de seus benefícios que ajudarão os funcionários a colaborar com mais segurança.
O que é sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos (EFSS)?
A maioria das ferramentas de compartilhamento de arquivos que as pessoas usam muitas vezes não possuem os padrões de segurança e conformidade que as empresas precisam seguir, e é aí que entra o EFSS.
O EFSS é uma solução de software que permite aos usuários salvar arquivos como documentos, fotos e vídeos no local ou na nuvem e acessá-los em dispositivos móveis e desktops. Para manuais e relatórios extensos, as equipes geralmente reduzir o tamanho do arquivo PDF antes de compartilhar para acelerar a sincronização e manter os limites de armazenamento. É semelhante a um serviço de compartilhamento de arquivos para o consumidor, mas possui recursos adicionais adequados para grandes empresas.
O EFSS armazena arquivos em um repositório central, permitindo que os funcionários sincronizem e compartilhem com segurança conteúdo dentro e fora da organização.
Por que o Enterprise File Sync and Share (EFSS) é importante?
Quando as empresas não fornecem um sincronização e compartilhamento de arquivos dispositivo, os funcionários acabam usando ferramentas pessoais como e-mail, Google Drive ou Dropbox. Opções alternativas, como uma ferramenta ECM (gerenciamento de conteúdo empresarial), podem ser complicadas para atender às necessidades dos funcionários.
Uma solução EFSS combina a simplicidade e a conveniência das ferramentas de compartilhamento de arquivos pessoais com recursos voltados para empresas para melhorar a produtividade dos funcionários. O EFSS também melhora a segurança e a flexibilidade e dá controle à equipe de TI.
Os principais fatores que influenciam as organizações a optarem pelo EFSS são:
- Demanda por ferramentas de colaboração
- Compartilhamento seguro de arquivos
- Suporte para dispositivos móveis para acessar conteúdo
- Acesso simples a arquivos compartilhados
Benefícios da sincronização e compartilhamento de arquivos empresariais (EFSS)
Para departamentos de TI, uma solução EFSS confiável oferece recursos de nível empresarial que melhoram a segurança, a flexibilidade e o controle. Alguns benefícios do EFSS incluem:
1. Acesso seguro de qualquer lugar
Os funcionários não estão limitados a um único dispositivo de propriedade corporativa para acessar os arquivos da empresa para trabalhar. O EFSS oferece aos funcionários a capacidade de trabalhar e acessar dados que de outra forma não seriam acessíveis em dispositivos móveis. A solução converge todos os dados em um sistema centralizado que pode tornar os dados acessíveis às pessoas certas a partir de uma variedade de dispositivos móveis.
2. Prevenção contra perda de dados e recuperação de desastres
Um serviço EFSS armazena e controla centralmente os dados para evitar vazamento de dados devido a um ataque de segurança cibernética, um dispositivo perdido ou roubado ou erro humano. Embora a centralização possa parecer uma má ideia, a implementação de medidas de segurança, como autenticação de dois fatores e criptografia, pode reduzir a exposição dos dados.
3. Manter trilhas de auditoria e controle de versão de documentos
O processo de trilha de auditoria em soluções de compartilhamento e sincronização de arquivos fornecem visibilidade completa no acesso a documentos. As alterações feitas em arquivos são registradas, e as alterações só podem ser feitas por usuários com acesso autorizado. Isso ajuda os funcionários a encontrar as versões mais atualizadas dos documentos e permite que eles comparem as versões mais recentes com os rascunhos originais.
4. Maior flexibilidade e segurança
Os recursos empresariais de sincronização e compartilhamento de arquivos permitem o gerenciamento ad-hoc de arquivos para minimizar o impacto nos processos existentes, ao mesmo tempo em que oferecem suporte colaboração. Os arquivos podem ser organizados de acordo com os fluxos de trabalho empresariais existentes, permitindo que os funcionários distribuam documentos digitalmente com impacto mínimo.
Coisas para lembrar antes de escolher o EFSS
As organizações escolhem principalmente uma solução empresarial de sincronização e compartilhamento de arquivos com base no custo, recursos de segurança, Gerenciamento de Conteúdo controles, recursos de produtividade do usuário e sua capacidade de integração com ferramentas e processos de negócios existentes. Scalefusion fornece os seguintes recursos de colaboração e segurança de que as organizações precisam.
- Controle de acesso granular
- Bloqueio e limpeza remota de dispositivos
- Proteção por senha
- Rastreamento e auditoria em tempo real
- Restrições de upload e download de documentos
- Backup seguro de dados
Resumindo
A proliferação da mobilidade da força de trabalho e traga seu próprio dispositivo (BYOD) programas tornaram a sincronização e o compartilhamento de arquivos corporativos essenciais para as organizações. O EFSS ajudará a atender à demanda por maior colaboração, níveis mais elevados de segurança e suporte para acesso móvel a documentos corporativos.
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