A origem do termo conformidade remonta ao verbo latino completo—tendo todas as partes; para tornar inteiro ou perfeito. A conformidade tornou-se popular nos Estados Unidos no final dos anos 20th século e ganhou força em meados dos anos 2000. A maioria das organizações hoje considera um desafio lidar com regulamentações complexas que colocam mais ênfase na conformidade. Embora a adesão às regulamentações possa parecer indesejável, as grandes organizações estão cientes das repercussões do não cumprimento. Na verdade, o custo do não cumprimento é quase três vezes o custo de um programa de cumprimento eficaz.
O que é um programa de conformidade?
Um programa de conformidade é um conjunto de políticas e regulamentos implementados para cumprir leis, regras e regulamentos ou para manter a reputação da organização. A função de conformidade da organização examina as leis e regulamentos estabelecidos pelos órgãos governamentais e garante que uma empresa cumpra as regras externas e os controles internos. Um programa de conformidade robusto ajuda as organizações,
- Formular e regular procedimentos
- Prevenir o descumprimento da lei
- Avaliar e identificar problemas nos processos de negócios
- Identifique fraudes por meio de auditorias
- Alinhar a cultura, regras e procedimentos internos da empresa
- Determine os processos de execução
Existem vantagens significativas em um bom programa de compliance. Um programa de conformidade eficaz,
- Incentiva a identificação de riscos anteriormente não identificados
- Melhora a comunicação e os relatórios para a alta administração
- Promove o comportamento ético, incentivando uma “cultura de conformidade”
- Permite que as empresas melhorem o valor da sua marca, demonstrando rentabilidade de uma forma legalmente satisfatória
Elementos-chave para a criação de um programa de conformidade
Embora existam diferentes programas de compliance, cada um deles deve ter alguns elementos-chave.
1. Defina o tom no topo
O ponto de partida de qualquer programa de conformidade eficaz é a alta administração e o senso de responsabilidade que eles compartilham para proteger os ativos financeiros e reputação de negócios. Compromissos escritos em manuais, comunicados por e-mails ou postados em sites são apenas promessas da boca para fora, a menos que os líderes os coloquem em ação. Eles precisam dar suporte e capacitar indivíduos que têm responsabilidades diárias para mitigar riscos e construir confiança organizacional.
2. Agrupar e revisar políticas
Conduza uma auditoria de política para revisar a documentação existente. Isso ajuda a estabelecer uma linha de base para um programa de conformidade que tenha políticas e expectativas claramente definidas. Depois que todas as informações forem coletadas, é hora de revisar as políticas, procedimentos e padrões de conduta existentes para garantir que estejam alinhados com os regulamentos atuais, metas de conformidade e expectativas da liderança. Permita que o novo programa de conformidade esteja prontamente disponível para os funcionários. Atualizar e revisar regularmente as políticas e garantir que todos na organização entendam as políticas de conformidade são a base de um programa bem-sucedido.
3. Avaliações de risco
Os programas de conformidade não tratam apenas da adesão aos processos, mas também da compreensão dos riscos que as organizações enfrentam. As organizações realizam avaliações para identificar diferentes tipos de riscos. Por exemplo, um avaliação de auditoria interna provavelmente apresentará riscos financeiros, operacionais e de conformidade concisos. Como parte deste processo, é crucial verificar uma empresa legítima para garantir que todas as parcerias e colaborações cumpram os padrões de conformidade. A função de compliance concentra-se nos riscos mais significativos dentro da organização e fornece a base para determinar as ações necessárias para evitar, mitigar ou remediar esses riscos.
4. Teste e monitoramento
Testes robustos e monitoramento do programa de conformidade são essenciais para analisar o desempenho das políticas de conformidade e fazer alterações incrementais em conformidade. Os processos de teste e monitoramento começam com a implementação de controles apropriados que detectam lacunas e garantir que boas políticas corporativas sejam executadas. Quaisquer alterações nos procedimentos são transparentes e todas as informações relevantes são documentadas. As conclusões das avaliações de risco podem servir como ponto de partida para programas de teste e monitorização.
5. Comunicação do Programa de Compliance
O sucesso de um programa de compliance depende em grande parte da abertura da linha de comunicação. Um programa de conformidade deve ser integrado seu aplicativo de gerenciamento de funcionários ou sistema e permitir que os funcionários relatem violações e abordem questões éticas anonimamente. Estabelecer um caminho de comunicação entre a função de compliance e os funcionários é fundamental para garantir que os incidentes sejam relatados e possam ser evitados no futuro. As organizações também devem realizar programas de formação para melhorar a responsabilização pelo comportamento ético através de formação regular e avaliações de desempenho.
6. Ação Corretiva
Os riscos estão por toda parte, por exemplo, surge uma preocupação substancial com potencial uso indevido da IA generativa, seja através da disseminação de desinformação, manipulação ou resultados tendenciosos. A abordagem destes riscos exige medidas proactivas para salvaguardar contra consequências indesejadas. Um risco significativo de conformidade pode ser descoberto através de uma auditoria, uma violação de dadosou uma revisão interna. E quando isso acontece, a função de compliance deve ser dotada de autonomia para garantir um bom andamento operacional. Conforme mencionado anteriormente, as organizações gastam uma fortuna em conformidade. Sem a afirmação adequada, os programas de compliance não terão impacto no mundo real.
Resumindo
Embora não exista uma abordagem única para um programa de conformidade, as organizações devem identificar as suas necessidades de conformidade e o seu impacto nas suas atividades, produtos e serviços. Se uma organização não tiver um ou precisar atualizar um programa existente, certifique-se de que ele seja uma soma de todas as políticas e se concentre nas áreas de negócios mais sensíveis e com maiores riscos.
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