We współczesnych przedsiębiorstwach obserwuje się stały wzrost liczby urządzeń mobilnych – i jedno i drugie należące do firmy i należące do pracowników. Ponieważ coraz więcej pracowników korzysta w pracy z więcej niż jednego urządzenia, administratorzy IT muszą zarządzać jednym kluczowym elementem, do którego pracownicy uzyskują dostęp na wszystkich tych urządzeniach — służbową pocztą e-mail.
Pracownicy chcą mieć swobodę sprawdzania służbowych e-maili, gdziekolwiek się znajdują. Z drugiej strony firmy chcą wykorzystywać urządzenia cyfrowe, aby wykonywać więcej zadań. Jest to sytuacja korzystna dla obu stron.
Jednak w miarę jak przedsiębiorstwa korzystają z coraz większej liczby urządzeń cyfrowych zasilanych służbową pocztą e-mail, zespoły IT muszą wziąć pod uwagę kilka elementów, które mogą spowodować zagrożenie dla danych przedsiębiorstwa znajdujących się w służbowych wiadomościach e-mail. Microsoft Exchange to jeden z najpopularniejszych biznesowych serwerów poczty elektronicznej wykorzystywany do komunikacji korporacyjnej. Kiedy przedsiębiorstwa wybierają Microsoft Exchange, zespoły IT muszą stawić czoła pewnym wyzwaniom, które w przeciwnym razie mogłyby negatywnie wpłynąć na ogólne koszty i bezpieczeństwo danych.
Wyzwania administratorów IT zarządzających Microsoft Exchange
1. Wybór odpowiedniego modelu licencjonowania
Kiedy przedsiębiorstwa wybierają Microsoft Exchange, jeden z najpopularniejszych serwerów poczty biznesowej, zapewnienie dostępu do wielu urządzeń nie stanowi prawdziwego wyzwania z punktu widzenia serwera Exchange. Zespoły IT muszą jednak rozważyć wybór odpowiedniego modelu licencjonowania. Jeśli przedsiębiorstwa zachęcają do korzystania z wielu urządzeń na użytkownika, licencjonowanie na użytkownika okazuje się bardziej opłacalne niż licencjonowanie na urządzenie.
Co więcej, model licencjonowania na urządzenie nie jest korzystny dla przedsiębiorstw udostępniających pracownikom urządzenia mobilne. Urządzenia mobilne szybko się starzeją, a te używane w środowisku korporacyjnym co roku podlegają wymianie lub wymianie.
Zespoły IT przedsiębiorstw wybierających model licencjonowania na urządzenie muszą zadbać o to, aby stare urządzenia zostały oddzielone na serwerze.
2. Monitorowanie wykorzystania licencji
Microsoft Exchange nie oferuje automatycznego raportowania wykorzystania licencji. W związku z tym administratorzy IT muszą na bieżąco monitorować wykorzystanie licencji, liczbę licencjonowanych użytkowników lub urządzeń. Każde naruszenie tych zasad może skutkować surowymi karami finansowymi podczas losowo przeprowadzanych audytów oprogramowania.
3. Obsługa wsparcia związanego z serwerem Exchange
Gdy wielu pracowników konfiguruje Exchange na więcej niż jednym urządzeniu, występują zróżnicowane wzorce synchronizacji na różnych urządzeniach. Jedno urządzenie może odbierać e-maile kilka sekund wcześniej niż pozostałe, smartfony mogą wyświetlać najnowsze wiadomości nawet z dwóch tygodni, a tablety mogą być skonfigurowane tylko do wyświetlania wiadomości z tygodnia. Ponieważ serwer Exchange nie jest konfigurowany indywidualnie na każdym urządzeniu przez administratorów IT, takie problemy mogą prowadzić do zamieszania wśród pracowników. Co więcej, jeśli pracownicy zwrócą się o pomoc techniczną, może to dodatkowo obciążyć zespół IT, który będzie musiał obsługiwać wyłącznie zapytania dotyczące Exchange.
Biorąc pod uwagę wyzwania związane z zarządzaniem Microsoft Exchange na urządzeniu, dla administratorów IT najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie wybranie rozwiązania do zarządzania urządzeniami. Rozwiązanie MDM oferuje możliwości łagodzenia tych wyzwań, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo Microsoft Exchange.
Scalefusion MDM oferuje rozbudowane funkcje pomagające administratorom IT w konfiguracji poczty e-mail na urządzeniach z systemem Android, iOS, macOS i Windows 10.
Jak zespoły IT mogą zarządzać systemem Microsoft Exchange na urządzeniach
1. W panelu Scalefusion przejdź do sekcji Narzędzia e-mail i wybierz ustawienia Exchange. W tym miejscu możesz skonfigurować nowe ustawienia serwera Exchange.
2. Aby dodać nowy serwer, kliknij przycisk dodaj nowy i wprowadź nazwę konta, dane serwera i inne podstawowe szczegóły.
3. Co więcej, zespoły IT mogą także skonfigurować ustawienia zaawansowane, takie jak częstotliwość synchronizacji i historia poczty e-mail, aby zapewnić spójność na wszystkich urządzeniach.
4. Po zapisaniu ustawień administratorzy IT mogą przesłać ustawienia na dowolny profil urządzenia. Wszystkie urządzenia skonfigurowane do tego profilu urządzenia będą odzwierciedlać ustawienia Exchange.
Ponadto ustawienia Exchange można przesłać podczas tworzenie profilu urządzenia.
Dla Android:
Na iOS:
W przypadku systemu Windows 10:
Dla MacOS:
Dzięki Scalefusion zarządzanie Microsoft Exchange Activesync na urządzeniach z systemami Android, iOS, macOS i Windows 10 jest usprawnione. Zespoły IT mogą sprawować lepszą kontrolę nad serwerem Exchange na poszczególnych urządzeniach wykorzystywanych w środowisku przedsiębiorstwa.
