W dzisiejszych czasach testów, przy kurczących się budżetach, ciągłych zwolnieniach i inicjatywach ograniczających koszty, inwestowanie w nowe urządzenia należące do firm jest ogromnym wyzwaniem dla małych firm. Nawet duże przedsiębiorstwa chcą obniżyć CapEx i OpEx.
Organizacje i ich zespoły IT potrzebują ekonomicznego sposobu, aby zapewnić, że dodatkowe koszty urządzeń nie będą miały wpływu na budżety, a jednocześnie nie będzie to miało wpływu na produktywność pracowników.
Scalefuzja niedawno wprowadziła funkcje umożliwiające współdzielenie urządzeń będących własnością firmy przez pracowników pracujących na różnych zmianach.
W tym artykule przyjrzyjmy się, w jaki sposób udostępnianie urządzeń należących do firmy jest jedną z najlepszych opcji dla firm chcących zoptymalizować swoje wydatki.
Co to są urządzenia współdzielone?
Urządzenia współdzielone (należące do firmy) to tablety lub smartfony będące własnością organizacji i współdzielone przez dwóch lub więcej pracowników. Urządzenia współdzielone znajdują zastosowanie w wielu miejscach, takich jak centra handlowe, sklepy detaliczne, biblioteki, instytuty edukacyjne, placówki opieki zdrowotnej, a nawet biura korporacji i jednostki produkcyjne.
W zastosowaniach publicznych współdzielone urządzenia służą do przeglądania stron internetowych, składania zamówień, zgłaszania zgłoszeń lub wypełniania formularzy.
W ustawieniach korporacyjnych współdzielone urządzenia są zazwyczaj powiązane z określonymi aplikacjami służbowymi, których wielu użytkowników potrzebuje do wykonania swoich zadań.
Dlaczego firmy potrzebują współdzielonych urządzeń?
Urządzenia współdzielone służą przede wszystkim obniżeniu kosztów ponoszonych przez firmy w związku z zakupem nowych urządzeń dla pracowników lub klientów. Jest to również przydatne w środowiskach, w których pracownicy kontraktowi przyłączają się do organizacji na określony, ograniczony czas, aby ukończyć zadanie lub projekt.
Współdzielone urządzenia nie tylko obniżają koszty organizacji, ale także zmniejszają liczbę urządzeń, którymi muszą zarządzać administratorzy IT. Na przykład zamiast zarządzać 30 oddzielnymi urządzeniami w zespole złożonym z 30 osób, współdzielone urządzenia mogą pomóc zwiększyć liczbę zarządzanych urządzeń do 15 (w przypadku współdzielenia między dwie osoby) lub nawet 10 (w przypadku współdzielenia między trzema osobami). A to tylko jeden zespół. Możesz więc wykonać obliczenia!
Urządzenia współdzielone to idealna opcja dla firm działających całodobowo, gdzie kończy się jedna zmiana, a zaczyna druga. W takich środowiskach pracy to samo urządzenie może być współdzielone przez dwóch lub więcej pracowników pracujących na różne zmiany.
Jeśli w organizacji znajdują się setki urządzeń należących do firmy, oferowanie urządzeń współdzielonych jest łatwiejszą opcją, pozwalającą zmniejszyć obciążenie poznawcze związane z zarządzaniem dużymi zasobami urządzeń.
Urządzenia współdzielone to idealna opcja dla organizacji, która pozwala obniżyć koszty, a ich zespoły IT zwiększyć wydajność.
Jak skonfigurować współdzielone urządzenia?
Współdzielone urządzenia działają w bardzo podobny sposób, w jaki działają laptopy i komputery stacjonarne z systemem Windows. Chociaż system Windows jest niezależny od użytkownika i ma natywną funkcjonalność logowania i haseł dla wielu użytkowników, współdzielone urządzenia wymagają rozwiązania takiego jak zarządzanie urządzeniami mobilnymi (MDM).
Administratorzy IT muszą rejestrować urządzenia używane w ustawieniach korporacyjnych i stosować zasady lub profile dla tych urządzeń. Każdy profil lub polityka powinna zawierać ustawienia, uprawnienia i aplikacje odpowiednie dla jednego typu użytkownika, który będzie uzyskiwał dostęp do urządzenia.
Administratorzy IT mogą także rejestrować użytkowników i tworzyć grupy użytkowników w panelu MDM w oparciu o klienta poczty e-mail organizacji — Google Workplace lub Microsoft Office. Po utworzeniu grupy użytkowników administratorzy IT muszą dodać do grupy identyfikatory e-mail użytkowników. Tę grupę użytkowników można następnie powiązać z wymaganymi profilami urządzeń na pulpicie nawigacyjnym.
Administratorzy IT mogą skonfigurować ustawienia umożliwiające wielu użytkownikom dostęp do urządzenia w określonych porach pracy. Następnie na podstawie czasu lub lokalizacji uruchamiane są przełączniki profili, co automatycznie przygotowuje urządzenie dla użytkownika, który ma uzyskać do niego dostęp w danym przedziale czasowym lub lokalizacji.
Jak działają współdzielone urządzenia?
Po skonfigurowaniu udostępnianych urządzeń należących do firmy działanie przypomina logowanie się różnych użytkowników na tym samym urządzeniu z systemem Windows. Jednak w celu zwiększenia bezpieczeństwa i weryfikacji tożsamości użytkownicy muszą także wprowadzić hasło jednorazowe wysłane na ich adres e-mail, oprócz nazwy użytkownika i hasła. Ten proces logowania pozostaje taki sam, gdy pierwszy użytkownik się wyloguje, a następny musi się zalogować.
W przypadku firm, które chcą wyeliminować dostęp oparty na użytkownikach, można skorzystać z rozwiązanie MDM wyzwalanie przepływów pracy jest niezbędne. Dzięki rozwiązaniu MDM administratorzy IT mogą:
- Utwórz jedną lub więcej polityk wyposażonych w treści, aplikacje i ustawienia, do których urządzenie będzie używane
- Automatyzuj zmianę zasad na podstawie czasu lub lokalizacji
- Każdy pracownik po uzyskaniu dostępu znajduje ustawienia profilu dotyczące jego zadań
W przypadku urządzeń używanych jako przeglądarka publiczna lub do składania zamówień przez Internet administratorzy IT mogą:
- Wymuś tryb incognito dla każdej sesji przeglądania i wyłącz zapisywanie haseł, adresów e-mail i historii przeglądania
- Automatyczne odświeżanie sesji po okresie bezczynności, co zapewnia płynne przejście do następnego użytkownika ze świeżej strony/formularza
Istnieje wiele przypadków użycia współdzielonych urządzeń firmowych w różnych sektorach. Na przykład pielęgniarki w szpitalu mogą używać współdzielonych urządzeń skonfigurowanych przez dział IT do logowania i wylogowywania się zgodnie z harmonogramem ich zmian. To samo dotyczy całodobowych punktów sprzedaży detalicznej oraz wielu innych lokalizacji i środowisk pracy.
Owijanie w górę
Popularność współdzielonych urządzeń będzie nadal rosnąć wśród organizacji i zespołów IT, ponieważ firmy chcą być jednocześnie opłacalne i produktywne.
