Optymalizacja zarządzania zdalną siłą roboczą

Dla wielu firm zdalna siła robocza to spełnienie marzeń. Pozwala utrzymać niskie koszty, oszczędza czas dojazdów i pozwala członkom zespołu pracować na własnych warunkach.

Ale to nie wszystko.

Porozmawiaj z dowolnym pracownikiem zdalnym o jego warunkach pracy, a prawdopodobnie usłyszysz pewne typowe wyzwania i skargi od wszystkich z nich. Problemy z komunikacją, łącznością, trudności techniczne związane z zarządzaniem urządzeniami, obawy dotyczące bezpieczeństwa oraz problemy z dobrostanem psychicznym i motywacją należą do najczęściej wymienianych wyzwań związanych z pracą zdalną.

W tym blogu wyjaśnimy, czym jest zdalne zarządzanie siłą roboczą, a następnie omówimy jego zalety i wyzwania. Następnie przedstawimy kilka wskazówek i praktyk dotyczących prawidłowego zarządzania zdalną siłą roboczą.

Czym jest zdalne zarządzanie siłą roboczą?

Zarządzanie zdalną siłą roboczą jest zupełnie inne niż zarządzanie zespołem wewnętrznym. Zarządzanie siłą roboczą zdalną odnosi się do wszystkich praktyk, które menedżerowie powinni stosować, aby utrzymać funkcjonalny i produktywny zespół pracowników zdalnych. 

Głównym wyzwaniem w zarządzaniu zdalną siłą roboczą jest rozproszenie zespołu w różnych miejscach i potencjalnie w różnych strefach czasowych. Dlatego największym wyzwaniem w zarządzaniu zdalną siłą roboczą jest koordynacja i synchronizacja działań zespołu. Niezawodny rozwiązanie do pracy zdalnej może pomóc usprawnić wsparcie IT, uprościć komunikację i skrócić przestoje w rozproszonych geograficznie zespołach.

Tutaj należy zadbać o kilka kwestii: 

• Komunikacja i współpraca pomiędzy członkami zespołu. 
• Zarządzanie urządzeniami i technologiami. 
• Odpowiednie zasady i praktyki zapewniające zgodność (z przepisami prawa i bezpieczeństwem).  
• Zaangażowanie pracowników i dobre samopoczucie. 

W praktyce zespół zdalny staje przed różnymi wyzwaniami w każdym z tych obszarów. Omówimy te wyzwania w dalszej części artykułu i zasugerujemy kilka najlepszych praktyk, aby właściwie zarządzać i motywować zdalną siłę roboczą. 

Korzyści z posiadania pracowników zdalnych:

Zanim przejdziemy do wyzwań, z jakimi mierzy się praca zdalna, warto przyjrzeć się jej zaletom i przekonać się, dlaczego warto. 

• Zredukowane koszty:Dzięki zdalnej sile roboczej nie musisz wynajmować biura ani płacić za jego wyposażenie i energię. Wiele rozproszonych zespołów korzysta również z usprawnionych rozwiązań w zakresie dostępu do przestrzeni roboczej i planowania, takich jak rezerwacja miejsca pracy przez aplikację Alliance Virtual Offices – umożliwiającą elastyczne korzystanie z przestrzeni konferencyjnej i profesjonalną obecność bez konieczności długoterminowej umowy najmu biura. Dodatkowo, dzięki oprogramowanie do zarządzania zakupami, firmy mogą lepiej śledzić wydatki, eliminować zbędne wydatki i zabezpieczać lepsze oferty na niezbędne narzędzia i subskrypcje. Członkowie zespołu mogą również obniżyć koszty dojazdów do pracy. 
• Większa pula talentów: dzięki zdalnej sile roboczej masz możliwość zatrudnienia kogokolwiek z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem, że jest on wyposażony w odpowiednie narzędzia. Masz więc większą pulę talentów do zatrudnienia w agencjach zajmujących się rekrutacją zdalną, takich jak 1840 i spółka może pomóc Ci w łatwym dostępie do globalnych talentów, zajmując się każdym aspektem, od pozyskiwania po zgodność z przepisami.
• Autonomia pracowników: członkowie zespołu zdalnego czują większą swobodę w zarządzaniu równowagą między życiem zawodowym a prywatnym. Przejęcie kontroli nad godzinami pracy to przywilej, zwłaszcza w niektórych szczególnych okolicznościach. Jednak ważne jest, aby zrozumieć, jak zapłać zagranicznym kontrahentom w celu zapewnienia zgodności z przepisami międzynarodowymi i sprawnego funkcjonowania operacji finansowych.
• Zwiększona produktywność:niektóre badania pokazują, że zdalna siła robocza może być bardziej produktywna niż zespoły wewnętrzne. Oczywiście zależy to od tego, jak dobrze zdalny zespół jest wyposażony, przeszkolony i zarządzany. Wrócimy do tego później w tym artykule. 

Wyzwania w zarządzaniu zdalną siłą roboczą

Praca zdalna stała się powszechna od czasu pandemii COVID-19. Z pewnością umożliwia ludziom pracę na własnych warunkach, ale niesie ze sobą wyjątkowe wyzwania dla menedżerów i firm. Wyzwania te mogą mieć wpływ na komunikację, produktywność i bezpieczeństwo. Oto pięć głównych wyzwań związanych z zarządzaniem zespołami zdalnymi: 

1. Luki w komunikacji

W biurze łatwo jest podejść do biurka kolegi lub odbyć spontaniczne spotkanie. Dla kadry zarządzającej zespołem pracującym zdalnie te spontaniczne interakcje są trudne, a nawet niemożliwe.

27% pracowników zdalnych objętych badaniem Hubspot uznało trudności w komunikacji i współpracy między zespołami za główny problem z łącznością. 

Komunikacja zdalna w dużej mierze opiera się na e-mailach, czatach i rozmowach wideo. Może to prowadzić do przerw i nieporozumień. Różnice stref czasowych mogą również opóźniać odpowiedzi i spowalniać procesy decyzyjne. Te i inne problemy powodują luki komunikacyjne między członkami zespołu, ostatecznie obniżając ich produktywność. Regularne przeprowadzanie ankiety pracownicze może pomóc zidentyfikować takie wyzwania i dostarczyć spostrzeżeń na temat usprawnienia współpracy.

2. Zagrożenia bezpieczeństwa

Pracownicy pracujący zdalnie często korzystają z urządzeń osobistych i sieci domowych, które mogą nie mieć takich samych środków bezpieczeństwa jak urządzenia biurowe. Zwiększa to ryzyko naruszeń danych i cyberataków. Firmy muszą chronić poufne informacje i zachować zgodność z przepisami i trendy w ochronie danychŚwietnym sposobem na osiągnięcie tego celu jest utrzymanie kontroli nad urządzeniami pracowników i bezpieczeństwem sieci, niezależnie od tego, czy wprowadza się nowe rozwiązania programowe (takie jak Oprogramowanie do zarządzania korporacyjnego) lub ustalanie dedykowanych wytycznych IT. Porozmawiamy o tym w następnej sekcji. 

3. Śledzenie produktywności

W biurze menedżerowie mogą obserwować pracowników i oceniać ich produktywność, widząc, jak pracują. Praca zdalna wymaga jednak innych metod śledzenia produktywności, takich jak: śledzenie godzin zarządzania projektami, monitorowanie pracowników, regularne odprawy i wyznaczanie jasnych kamieni milowych. Metody te mogą czasami wydawać się uciążliwe dla pracowników i mogą nie mierzyć i monitorować ich wydajności dokładnie, szczególnie w przypadku osób pracujących w elastycznych godzinach. Aby sprostać tym wyzwaniom, wiele zespołów korzysta z… dedykowane narzędzia do planowania pojemnościPlatformy te pomagają wizualizować, kto nad czym pracuje, optymalizować rozkład obciążenia pracą i przewidywać, kiedy członkowie zespołu są przeciążeni pracą.

4. Kwestie techniczne

Praca zdalna w dużym stopniu zależy od technologii. W badaniu przeprowadzonym przez AnyDesk ponad 35% respondentów zgłasza problemy z IT, takie jak problemy z internetem, usterki oprogramowania lub awarie sprzętu. Podczas zarządzania zamówienia międzynarodowe dla zespołów pracujących zdalnie zapewnienie płynnego działania technologii w różnych regionach staje się jeszcze ważniejsze dla utrzymania produktywności.

W przeciwieństwie do środowiska biurowego, gdzie wsparcie IT jest łatwo dostępne, pracownicy zdalni mogą musieć samodzielnie rozwiązywać problemy, co może być czasochłonne i frustrujące.

5. Utrzymywanie zaangażowania

Kolejnym wyzwaniem dla zdalnego zespołu jest utrzymanie zaangażowania i motywacji członków zespołu. Bez interakcji społecznych w środowisku biurowym pracownicy zdalni mogą czuć się odłączeni od celów i kultury firmy. Menedżerowie muszą znaleźć sposoby na utrzymanie motywacji i zaangażowania pracowników. Niektóre z tych sposobów to regularne aktualizacje, uznawanie osiągnięć i wirtualne działania zespołowe. Korzystanie oprogramowanie do nagród dla pracowników może również pomóc w podniesieniu morale poprzez docenianie wysiłków w czasie rzeczywistym.

Nawet proste, przemyślane gesty, takie jak wręczenie trofeum za lata służby podczas spotkań zespołowych — może okazać się bardzo pomocne w okazaniu wdzięczności i wzmocnieniu poczucia przynależności do zespołu.

Jeśli którekolwiek z pięciu opisanych dotąd wyzwań jest źródłem niedogodności i problemów dla Twojego zespołu pracującego zdalnie, zapoznaj się z następną sekcją. Omówimy techniki i narzędzia do zarządzania zespołem pracującym zdalnie i poprawy jego produktywności. Możesz również zapoznać się z najlepsze oprogramowanie do wirtualnego biura usprawnienie komunikacji i zwiększenie zaangażowania zespołu w pracy zdalnej.

Najlepsze wskazówki i praktyki dotyczące zarządzania zdalną siłą roboczą 

Zarządzanie zdalną siłą roboczą wymaga przemyślanego planowania i odpowiednie narzędziaW tej sekcji podzieliliśmy strategię optymalizacji Twojej zdalnej siły roboczej na trzy części (chociaż zobaczysz, że wszystkie są ze sobą bardzo powiązane):

1. Korzystanie z rozwiązań do zarządzania urządzeniami mobilnymi

Zarządzanie urządzenia mobilne oprogramowanie, to narzędzie używane przez organizacje do zarządzania, monitorowania i zabezpieczania urządzeń mobilnych, takich jak smartfony, tablety i laptopy. To oprogramowanie umożliwia działom IT kontrolowanie i ochronę danych w całej flocie urządzeń, zapewniając ich bezpieczne i efektywne użytkowanie w firmie.

Rozwiązania do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM) mogą pomóc Ci zarządzać pracownikami zdalnymi na wiele sposobów:  

• Lepsze bezpieczeństwo: MDM pomaga chronić dane firmy na wszystkich urządzeniach, niezależnie od lokalizacji. Jeśli urządzenie zostanie zgubione, możesz zdalnie usunąć dane.
• Łatwiejsze zarządzanie urządzeniami: Dzięki MDM Twój zespół IT może obsługiwać wszystkie urządzenia firmowe z jednego miejsca. Dzięki temu takie rzeczy jak aktualizacja oprogramowania lub dodawanie nowych aplikacji stają się znacznie prostsze.
• Wyposażenie członków zespołu: MDM zapewnia, że ​​każdy ma odpowiednie aplikacje i narzędzia do wykonywania swojej pracy. Może również blokować rozpraszające strony internetowe lub aplikacje i jest przydatny podczas pracy z domu.
• Redukcja kosztów: Gdy większość problemów z urządzeniem możesz rozwiązać zdalnie, wydajesz mniej pieniędzy wsparcie ITPonadto, gdy urządzenia działają prawidłowo, ludzie mogą pracować bez zakłóceń.
• Przestrzeganie zasad zgodności: Jeśli w Twojej branży obowiązują ścisłe zasady dotyczące ochrony danych, oprogramowanie MDM może pomóc w zapewnieniu przestrzeganie przepisównawet w przypadku zespołu pracującego zdalnie.

Musisz wybrać odpowiednie rozwiązanie MDM, aby skorzystać z tych korzyści. Aby to zrobić, musisz pamiętać o tych dwóch wskazówkach:

A. Które rozwiązanie MDM jest dla Ciebie idealne?

Zacznij od zrobienia pracy domowej, gdy konfigurujesz rozwiązanie MDM. Poszukaj systemu, który dobrze sprawdzi się w Twojej firmie. Pomyśl o takich rzeczach jak:

• Czy będzie działać ze wszystkimi urządzeniami?
• Czy ma solidne zabezpieczenia?
• Czy jest łatwy w obsłudze dla każdego?

Po wybraniu jednego, stwórz plan jego wdrożenia. Obejmuje to tworzenie kont użytkowników, konfigurowanie urządzeń i szkolenie pracowników w zakresie korzystania z platformy MDM.

B. Jak skonfigurować rozwiązanie MDM: 

Podczas konfigurowania MDM należy ustawić go tak, aby odpowiadał zasadom i potrzebom bezpieczeństwa Twojej firmy. Oznacza to:

• Określ, w jaki sposób można używać urządzeń.
• Wybierz aplikacje, które mają być dozwolone.
• Konfigurowanie funkcji bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie i hasła.

Nie zapomnij aktualizować ustawień MDM. Nowe zagrożenia bezpieczeństwa zawsze się pojawiają, więc ważne jest, aby być na bieżąco z aktualizacjami.

Gdy Twój zespół pracuje zdalnie, dobra komunikacja staje się jeszcze ważniejsza. Przyjrzyjmy się technikom i narzędziom zdalnej komunikacji, aby wszyscy byli połączeni i na tej samej stronie.

2. Strategia komunikacji i narzędzia do zarządzania zdalną siłą roboczą

Pracując zdalnie, zespoły tracą naturalną interakcję fizyczną w biurze. Koniec z improwizowanymi dyskusjami przy dystrybutorze wody czy szybkimi pogawędkami przy biurku. To sprawia, że ​​celowa komunikacja zdalna staje się jeszcze ważniejsza. Dobra komunikacja pomaga zapobiegać nieporozumieniom, utrzymuje wszystkich w zgodzie z celami i utrzymuje morale zespołu. Aby zmniejszyć problemy z koordynacją w różnych strefach czasowych, korzystaj z oprogramowania do automatycznego planowania zarządzać swoim harmonogramem online, wysyłać inteligentne przypomnienia i osadzać dostępność bezpośrednio w procesach wideokonferencji. Wykorzystując oprogramowanie dla makerspace może usprawnić komunikację, zapewniając, że zespoły pracujące zdalnie pozostaną spójne i produktywne.

Oto kilka wskazówek, jak usprawnić komunikację między członkami zespołu pracującymi zdalnie. 

A. Wideokonferencje 

Wideokonferencje świetnie nadają się do zdalnych spotkań twarzą w twarz, nawet gdy nie jesteście w tym samym pomieszczeniu. Umożliwiają one:

• Spotkania zespołowe: Zaplanuj regularne spotkania zespołu gdzie wszyscy mogą się widzieć i słyszeć. Pomaga to zachować poczucie jedności i umożliwia dyskusje w czasie rzeczywistym.
• Spotkania indywidualne: Menedżerowie mogą używać połączeń wideo do osobistych odpraw z członkami zespołu. Zapewnia to przestrzeń do bardziej dogłębnych rozmów na temat postępów w pracy, wyzwań i osobistego dobrostanu.
• Prezentacje i dema: Rozmowy wideo są idealne, gdy coś jest pokazywane wizualnie. Możesz udostępnić swój ekran, aby przejść przez nowy proces lub przedstawić wyniki zespołowi.
• Wirtualne wydarzenia towarzyskie: Organizuj online zajęcia team buildingowe lub luźne spotkania. Może to być wirtualna przerwa na kawę, sesja gry onlinelub quiz zespołowy.

Wskazówki dotyczące prowadzenia efektywnych połączeń wideo

• Ustal plan działania i udostępnij go wcześniej.
• Gdy nie mówisz, użyj przycisku wyciszenia, aby zredukować hałas w tle.
• Zachęcaj wszystkich do włączania kamer, gdy tylko jest to możliwe.
• Nagrywaj ważne spotkania dla tych, którzy nie mogą w nich uczestniczyć.
• Użyj Osoba sporządzająca notatki ze spotkań AI aby automatycznie rejestrować kluczowe punkty, elementy działań i decyzje — dzięki czemu uczestnicy mogą się skupić, zamiast robić notatki.

B. Zarządzanie projektami 

Narzędzia do zarządzania projektami zapewnić centralne miejsce dla organizowanie i śledzenie pracy. Pomagają w:

• Przydział zadań: Przydzielaj zadania członkom zespołu i ustalaj terminy ich wykonania.
• Śledzenie postępów: Zobacz na pierwszy rzut oka, na jakim etapie są poszczególne projekty.
• Nośnik danych: Przechowuj wszystkie dokumenty związane z projektem w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
• Współpraca: Komentuj zadania, aby omówić szczegóły lub zapewnić aktualizacje.
• Ulepszenia w zarządzaniu projektami : To jest gdzie Narzędzia do zarządzania projektami AI wchodzą z funkcjami takimi jak automatyczne planowanie, inteligentne równoważenie obciążenia pracą i wykrywanie ryzyka w czasie rzeczywistym.

Wskazówki dotyczące korzystania z narzędzi do zarządzania projektami

• Podziel duże projekty na mniejsze, łatwe do opanowania zadania, korzystając z Zarządzanie projektami narzędziem.
• Użyj etykiet lub tagów, aby kategoryzować zadania (np. pilne, w toku, zablokowane).
• Regularnie aktualizuj statusy zadań, aby informacje były aktualne.
• Zintegruj z innymi narzędziami, takimi jak kalendarze lub wiadomości błyskawiczne dla płynnej pracy.
• Proces jest ważniejszy niż narzędzia, a jest ich mnóstwo darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami dostępne na początek.

C. Wiadomości błyskawiczne 

Narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych odtwarzają szybkie, swobodne konwersacje w biurze. Są świetne do:

• Szybkie pytania: Zamiast wysyłać e-mail z prostym pytaniem, członkowie zespołu mogą uzyskać szybką odpowiedź za pośrednictwem czatu.
• Aktualizacje zespołu: Udostępniaj krótkie ogłoszenia i aktualizacje, które nie wymagają zwoływania całego spotkania.
• Nieformalne rozmowy: Stwórz kanały do ​​dyskusji niezwiązanych z pracą, aby pomóc członkom zespołu zacieśnić więzi.
• Udostępnianie plików: Szybko udostępniać dokumenty lub obrazy związane z trwającą pracą.

Wskazówki dotyczące efektywnego korzystania z komunikatorów internetowych

• Utwórz oddzielne kanały dla różnych projektów lub tematów.
• Użyj aktualizacji statusu, aby dać innym znać, czy jesteś dostępny lub zajęty.
• Uzgodnij oczekiwania dotyczące czasu reakcji (np. odpowiedź w ciągu 2 godzin w godzinach pracy).
• Do dłuższych dyskusji używaj wątków, aby zachować porządek w kanałach.

3. Szkolenie i wsparcie pracowników zdalnych

Odpowiednie szkolenie i wsparcie pomagają pracownikom zdalnym wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią, i czuć się związanymi z firmą. Przyjrzyjmy się kilku kluczowym obszarom:

A. Wdrażanie nowych pracowników zdalnych

Poza komunikacją i zarządzaniem urządzeniami, operacje kadrowe opierają się obecnie na oprogramowaniu. Nowoczesne platformy automatyzacja zdalnego wdrażania, cyfrową dokumentację, zgodność i zadania, zapewniając jednocześnie analizę siły roboczej w czasie rzeczywistym. Jeśli Twój zestaw narzędzi HR/ATS wydaje się ograniczony, rozważ uaktualnij do tego oprogramowania do zarządzania personelem Aby usprawnić rekrutację, zwiększyć liczbę osób zatrudnionych i ograniczyć administrację. Rozpoczęcie nowej pracy zdalnej może być trudne. Oto, jak możesz to ułatwić.

• Utwórz pakiet powitalny: Wyślij nowym pracownikom cyfrowy pakiet powitalny zawierający wszystkie potrzebne informacje o firmie, ich stanowisku i zespole.
• Wirtualna wycieczka po biurze: Zorganizuj rozmowy wideo, aby przedstawić nową osobę różnym członkom zespołu i działom.
• System koleżeński: Przydziel nowemu pracownikowi doświadczonego członka zespołu, który będzie w stanie odpowiedzieć na jego pytania i udzielić wsparcia.
• Rozpowszechnij: Nie wciskaj całego szkolenia w jeden dzień. Rozłóż je na tydzień lub dwa, aby nie przytłoczyć nowego pracownika.

B. Ciągły rozwój umiejętności

Szkolenie zespołowe i Rozwój talentów są obecnie w centrum cyfrowej transformacji wśród firm i nie powinny się kończyć po wdrożeniu. Oto kilka sposobów na utrzymanie umiejętności na wysokim poziomie.

• Kursy online: Zaoferuj dostęp do platform takich jak Coursera czy LinkedIn Learning w celu zapewnienia im możliwości kształcenia ustawicznego, nie tylko w celu wsparcia ich obecnych ról, ale także w celu pomocy im w trakcie formatowanie ich CV dla długoterminowego rozwoju kariery.
• seminaria: Organizuj regularne warsztaty online na istotne tematy.
• Sesje dzielenia się umiejętnościami: Zachęcaj członków zespołu do uczenia się od siebie nawzajem nowych umiejętności podczas krótkich sesji online.
• Konferencje wirtualne: Wspieraj uczestnictwo w branżowych wydarzeniach online, aby być na bieżąco z trendami.

C. Zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie

Praca z domu może być izolująca. Oto, jak możesz wspierać dobre samopoczucie swojego zespołu.

• Regularne meldowanie:Poproś menedżerów o przeprowadzenie rozmów w cztery oczy, aby dowiedzieć się, jak radzą sobie członkowie zespołu.
• Zachęcaj do przerw: Przypominaj ludziom o konieczności robienia regularnych przerw i odchodzenia od ekranów.
• Wirtualne wydarzenia towarzyskie: Zorganizuj internetowe zajęcia integrujące zespół lub luźne spotkania.
• Zasoby odnowy biologicznej: Zapewnij dostęp do Internetu zdrowia psychicznego zasoby lub usługi doradcze.
• Harmonogram pracy hybrydowej: Pozwoliłoby to lokalnym członkom zespołu cieszyć się spędzaniem czasu w swoim towarzystwie, jeśli czują się nieco oddaleni i samotni.

D. Wsparcie techniczne

Praca zdalna w dużym stopniu opiera się na technologii. Ważne jest, aby inwestować w odpowiednie platformy transformacji cyfrowej i upewnij się, że Twój zespół ma odpowiednie wsparcie.

• Biuro pomocy informatycznej: Zapewnij pracownikom możliwość szybkiego uzyskania pomocy w przypadku problemów technicznych.
• Poradniki: Twórz proste przewodniki dotyczące typowych zadań i narzędzi technicznych.
• Regularne meldowanie: Poproś pracowników IT o kontakt z pracownikami w celu rozwiązania bieżących problemów.
• Wsparcie sprzętowe: Wprowadź jasną procedurę zamawiania i wymiany sprzętu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podsumowanie

Zarządzanie zdalna siła robocza a optymalizacja ich wydajności jest trudniejsza niż się wydaje. Ostatecznym celem jest stworzenie kultury znaczącej współpracy i komunikacji, a po drodze pojawiają się różne wyzwania. 

Ten przewodnik zapewnia odpowiednie narzędzia i najlepsze praktyki, aby zająć się różnymi aspektami zarządzania zdalną siłą roboczą, od luk komunikacyjnych po zaangażowanie pracowników. Upewnij się, że dokładnie przestrzegasz tych kroków, aby stworzyć produktywną zdalną siłę roboczą.