1.5 miliona dolarów. Taka kara ma zastosowanie do organizacji opieki zdrowotnej, które naruszają ustawę o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA). Obecnie kilka organizacji związanych z opieką zdrowotną i powiązanych z nimi przedsiębiorstw jest zagrożonych nieprzestrzeganiem przepisów z powodu niewłaściwego zarządzania urządzeniami mobilnymi w pracy.
Organizacje mogą nie przestrzegać przepisów, ponieważ pracownicy służby zdrowia korzystają z urządzeń osobistych w pracy lub pobierają nieautoryzowane aplikacje, które mogą narazić na szwank dane pacjentów. Każde działanie urządzenia mobilnego, które może narazić na szwank informacje dotyczące opieki zdrowotnej, może prowadzić do: Naruszenie HIPAAco skutkuje stratami finansowymi. Na szczęście firmy mają możliwość współpracy ze specjalistami ds. zarządzania urządzeniami, aby pomóc zachować zgodność z ustawą HIPAA.
Ten blog ma na celu dostarczenie informacji o tym, jak osiągnąć zgodność z HIPAA przy użyciu Scalefusion Platforma zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM).. Opisano w nim najważniejsze funkcje rozwiązania Scalefusion MDM, które pomagają organizacjom spełnić wymagania ustawy HIPAA w zakresie zabezpieczania chronionych informacji zdrowotnych (PHI) na urządzeniach mobilnych. Blog oferuje praktyczne porady i najlepsze praktyki dotyczące wdrażania zgodności z przepisami Hipaa przy użyciu rozwiązania Scalefusion MDM w celu zapewnienia prywatności i bezpieczeństwa danych.
Co to jest zgodność z HIPAA?
Zgodność z ustawą HIPAA jest niezbędna, aby zapewnić prywatność i bezpieczeństwo wrażliwych informacji o pacjencie oraz uniknąć wszelkich kar prawnych lub finansowych za nieprzestrzeganie. Krótko mówiąc, zgodność z ustawą HIPAA jest kluczowym aspektem utrzymania poufności i bezpieczeństwa informacji zdrowotnych w erze cyfrowej.
Zgodność z ustawą HIPAA obejmuje spełnienie wymogów ustawy o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r., z późniejszymi zmianami oraz wszelkich powiązanych przepisów, takich jak ustawa HITECH. Podstawowym celem HIPAA jest:
- Chroń i zarządzaj chronionymi informacjami zdrowotnymi (PHI).
- Ułatwienie przekazywania dokumentacji medycznej w celu zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej.
- Ogranicz oszustwa w systemie opieki zdrowotnej.
- Twórz ujednolicone informacje na temat rozliczeń elektronicznych i informacji o opiece zdrowotnej.
Zasady HIPPA mają zastosowanie do każdego rodzaju Podmiotu objętego ubezpieczeniem – podmiotów świadczących opiekę zdrowotną, planów opieki zdrowotnej lub izb rozliczeniowych w zakresie opieki zdrowotnej – a także Współpracowników Biznesowych, którzy tworzą, przechowują lub przesyłają dane PHI. Współpracownik biznesowy to osoba lub firma świadcząca usługi na rzecz Podmiotu objętego ochroną, gdy usługa, funkcja lub działanie obejmuje dostęp do danych PHI.
Współpracownicy biznesowi obejmują Firmy informatyczne, prawnicy, księgowi, firmy rozliczeniowe, usługi przechowywania w chmurze, usługi szyfrowania wiadomości e-mail i nie tylko.
Zgodność z ustawą HIPAA może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy podmiot objęty umową lub współpracownik biznesowy wdroży niezbędne kontrole i zabezpieczenia wszelkich istotnych danych PHI. Firmy z branży opieki zdrowotnej, które mają dostęp do PHI, muszą zadbać o wprowadzenie i przestrzeganie przepisów fizycznych, technicznych i administracyjnych.
Jak zgodność z ustawą HIPAA zapewnia prywatność i bezpieczeństwo
Mówiąc prościej, Oprogramowanie do wideokonferencji zgodne z HIPAA istnieje, aby chronić prawa pacjenta. HIPAA zabrania firmom lub placówkom opieki zdrowotnej ujawniania informacji dotyczących opieki zdrowotnej bez zgody pacjenta. Zgodność z HIPAA zapewnia, że dostawcy opieki zdrowotnej, plany zdrowotne, izby rozliczeniowe opieki zdrowotnej i partnerzy biznesowi mają zabezpieczenia chroniące poufne informacje osobiste i zdrowotne.
Rozwój programów kontroli kosztów w branży opieki zdrowotnej zmusza organizacje do czerpania korzyści z urządzeń mobilnych, pomagając w ten sposób utrzymać koszty na minimalnym poziomie. Zasady BYOD umożliwić lekarzom, pielęgniarkom i innym pracownikom służby zdrowia przynoszenie do pracy urządzeń osobistych. Niewiele organizacji decyduje się na dostarczanie urządzeń będących własnością firmy w celu utrzymania kontroli i ochrony swoich sieci.
Jednakże podmioty lub współpracownicy biznesowi objęci ustawą HIPAA, którzy decydują się na korzystanie z urządzeń mobilnych w swoich organizacjach, muszą posiadać wiedzę na temat wdrażania zasad dotyczących urządzeń mobilnych hipaa, aby chronić dane pacjentów. Urządzenia mobilne zapewniają wygodę, ale niosą ze sobą także kilka zagrożeń. Bez odpowiednich kontroli urządzenia mobilne mogą zostać przejęte, a przechowywane na nich dane ePHI mogą zostać ujawnione.
Zgodność z MDM i HIPAA
Organizacje są odpowiedzialne i rozliczalne opracowywanie procedur i zasad dotyczących urządzeń mobilnych które chronią informacje o stanie zdrowia pacjentów. Aby zapewnić kompleksową zgodność, skorzystanie z listy kontrolnej zgodności z HIPAA może pomóc organizacjom w przejściu przez niezbędne kroki, takie jak regularne audyty, wdrażanie kontroli bezpieczeństwa i przeprowadzanie kompleksowych szkoleń personelu. Aby zarządzać urządzeniami mobilnymi w placówkach opieki zdrowotnej, organizacje muszą opracować strategię zarządzania ryzykiem, która obejmuje wdrożenie zabezpieczeń urządzeń w celu ich ograniczenia. Strategia powinna również obejmować regularną konserwację urządzeń mobilnych.
Krytycznym punktem, który należy wziąć pod uwagę podczas opracowywania zasad i procedur dotyczących urządzeń mobilnych pod kątem zgodności z ustawą HIPAA, jest rozwiązanie do zarządzania urządzeniami mobilnymi umożliwiające zarządzanie zasadami BYOD, ustawianie ograniczeń użytkowania i konfigurację zabezpieczeń.
W jaki sposób rozwiązanie Scalefusion MDM pomaga w zapewnieniu zgodności z ustawą HIPAA?
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kompletnej linii, czy pojedynczego urządzenia, Scalefuzjaorganizacje opieki zdrowotnej mogą zapewnić kontrolę bezpieczeństwa w celu zarządzania urządzeniami osobistymi personelu bez naruszania prywatności.
1. Szyfrowanie w celu ochrony ePHI
Przepisy HIPAA stanowią, że urządzenia muszą „wdrażać techniczne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przed nieuprawnionym dostępem do elektronicznie chronionych informacji zdrowotnych przesyłanych za pośrednictwem sieci komunikacji elektronicznej”. Szyfrowanie jest pomocne, gdy dane pacjenta są przesyłane pomiędzy podmiotami objętymi polityką a współpracownikami biznesowymi. Korzystając z Scalefusion, administratorzy mogą wymuszać szyfrowanie na nośnikach danych używanych na urządzeniach mobilnych.
2. Ochrona na poziomie urządzenia za pomocą zasad dotyczących haseł i zdalnej blokady urządzenia
Wdrażanie haseł to pierwsza linia obrony w zakresie bezpieczeństwa urządzenia. Dzięki Scalefusion organizacje mogą zyskać silną pozycję polityka haseł które definiują długość i złożoność haseł. Administratorzy mogą zdalnie blokować urządzenia, jeśli zostaną zgubione lub skradzione. Mogą także zdalnie wyczyścić wszelkie dane pacjenta znajdujące się na takich urządzeniach.
3. Skonfiguruj ustawienia VPN, aby zabezpieczyć łączność sieciową
Administratorzy mogą zdalnie konfigurować ustawienia VPN, aby umożliwić bezpieczny dostęp do sieci firmowych. Można ustawić elementy sterujące uniemożliwiające użytkownikom łączenie się z publicznymi sieciami Wi-Fi. Administratorzy mogą forsować zasady, aby zapewnić użytkownikom pozostawanie w kontakcie z sieciami firmowymi w przypadku zdalnego dostępu.
4. Kontroluj wykorzystanie aplikacji
Korzystanie z nieuregulowanych aplikacji mobilnych stanowi główne zagrożenie bezpieczeństwa. Scalefusion zarządzanie aplikacjami mobilnymi dystrybuuje tylko dozwolone aplikacje i zapewnia, że aplikacje te są aktualizowane o aktualizacje zabezpieczeń. Organizacje mogą również wdrażać swoje wewnętrzne aplikacje stworzone dla swoich pracowników. Ponadto Narzędzie do przesyłania opinii zgodne z HIPAA można zintegrować w celu bezpiecznego zbierania opinii od personelu i pacjentów, zapewniając tym samym ochronę wszelkich poufnych informacji udostępnianych za pośrednictwem narzędzia.
5. Udostępnianie urządzeń pracownikom zmianowym
Scalefusion pomaga organizacjom zarządzać kosztami, umożliwiając współdzielenie urządzeń przez pracowników służby zdrowia. Administratorzy mogą skonfigurować wiele profili z zasadami dynamicznymi. Profile zmieniają się automatycznie na współużytkowane urządzenia w oparciu o określony czas lub lokalizację geograficzną zgodnie z harmonogramem. Zapewnia to również, że w przypadku przeniesienia urządzeń używanych w fizycznych granicach przestrzeni opieki zdrowotnej dostęp do aplikacji i danych służbowych może zostać zablokowany.
6. Zarządzanie BYOD
Znajomość i wygoda korzystania z urządzeń osobistych w pracy poprawiają produktywność i przepływ pracy personelu medycznego. Jednak BYOD ogranicza kontrolę w zarządzaniu wrażliwymi danymi, zwiększając ryzyko wycieku lub niewłaściwego wykorzystania. Korzystając z Scalefusion MDM, firmy mogą utworzyć dwa oddzielne profile do użytku osobistego i służbowego, zapobiegając w ten sposób udostępnianiu danych. Administratorzy IT mają kontrolę nad profilem służbowym (treści, aplikacje, zasady) i nie mają kontroli nad profilem osobistym.
7. Wdrażaj zapobieganie utracie danych (DLP)
DLP ma na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do wrażliwych informacji. Organizacje mogą definiować zasady DLP dotyczące sposobu ochrony danych. Na przykład Zasady DLP powinno uniemożliwiać pracownikom robienie zrzutów ekranu danych służbowych. Administratorzy IT mogą wdrożyć taką politykę urządzeń mobilnych HIPAA za pomocą Scalefusion, aby chronić dane w aplikacjach Office 365 na urządzeniach z Androidem i iOS za pomocą Microsoft DLP.
Zasady wdrażania dotyczące zgodności z ustawą HIPAA
1. Zasada prywatności HIPAA
Zasada ta określa standardy prawa jednostki do zrozumienia i kontrolowania sposobu, w jaki wykorzystywane są jej informacje zdrowotne. Celem Zasady Prywatności jest zapewnienie ochrony informacji zdrowotnych danej osoby, przy jednoczesnym umożliwieniu przepływu informacji zdrowotnych niezbędnych do świadczenia i promowania wysokiej jakości opieki zdrowotnej
2. Zasada bezpieczeństwa HIPAA
Chociaż Zasada Prywatności chroni PHI, Zasada Bezpieczeństwa chroni podzbiór informacji objętych Zasadą Prywatności. Ten podzbiór chroni wszystkie informacje umożliwiające identyfikację utworzone, przesłane, otrzymane lub przechowywane w formacie elektronicznym. Nazywa się to również elektronicznie chronionymi informacjami zdrowotnymi lub ePHI.
3. Zasada powiadamiania o naruszeniu ustawy HIPAA
Jest to zbiór standardów, których Podmioty objęte ochroną lub Współpracownicy biznesowi muszą przestrzegać w przypadku naruszenia zawierającego PHI lub ePHI. Zasada wymaga, aby podmioty powiadomiły Departament Zdrowia i Opieki Społecznej oraz wydały powiadomienie dla mediów, jeśli naruszenie dotyczy ponad 500 pacjentów. W przypadkach, gdy naruszenie danych obejmuje osobiste informacje zdrowotne z wypadku samochodowego, wyspecjalizowany prawnik, taki jak Michael Kelly prawnik zajmujący się wypadkami samochodowymi może pomóc poruszać się zarówno po przepisach HIPAA, jak i prawie dotyczącym obrażeń ciała. Podobnie, jeśli incydent obejmuje obrażenia w miejscu pracy, pracowników prawnik ds. odszkodowań może zagwarantować ochronę praw ofiary, jednocześnie zajmując się kwestiami prywatności medycznej i przepisami prawa pracy.
4. Zasada zbiorcza HIPAA
Zasada ta stanowi dodatek do regulacji HIPAA, która nakłada na partnerów biznesowych obowiązek: Zgodny z HIPAA, określające zasady dotyczące umów. Umowy muszą zostać zawarte między Współpracownikiem Biznesowym a Podmiotem Objętym – lub między dwoma Współpracownikami Biznesowymi – przed udostępnieniem jakichkolwiek PHI lub ePHI.
Jak spełnić wymogi ustawy HIPAA w 5 krokach
Departament Opieki Zdrowotnej (HHS) i Generalny Inspektor (OIG) opublikowali krótki przewodnik na temat tworzenia programu zgodności. Nazywa się to „Siedem podstawowych elementów skutecznego programu zgodności''.
- Wdrażanie pisemnych zasad, procedur i standardów postępowania.
- Wyznaczenie inspektora ds. zgodności i komisji ds. zgodności.
- Prowadzenie skutecznych szkoleń i edukacji.
- Opracowanie skutecznych linii komunikacji.
- Prowadzenie monitoringu wewnętrznego i audytów.
- Egzekwowanie standardów poprzez dobrze nagłośnione wytyczne dyscyplinarne.
- Niezwłoczne reagowanie na wykryte wykroczenia i podejmowanie działań naprawczych.
Biorąc pod uwagę zalecane wskazówki, organizacje powinny stworzyć skuteczny plan zgodności z ustawą HIPAA, aby zapewnić wdrożenie wszystkich zabezpieczeń.
Przewodnik krok po kroku dla firm pokazujących, że potrafią obchodzić się z PHI i chronić je
Krok 1 – Wybierz specjalistę ds. prywatności i specjalistę ds. bezpieczeństwa. Specjalista ds. prywatności będzie odpowiedzialny za nadzorowanie opracowywania, wdrażania, utrzymywania i przestrzegania polityk prywatności dotyczących bezpiecznego użytkowania i obchodzenia się z PHI. Specjalista ds. bezpieczeństwa będzie kontrolował bieżące zarządzanie polityką i procedurami bezpieczeństwa informacji.
Krok 2 - Przeprowadzaj ocenę ryzyka i wdrażaj zasady zarządzania bezpieczeństwem. Przeglądaj i dokumentuj codzienne operacje w celu identyfikacji luk w zabezpieczeniach. Sprawdź wszystkie zasoby – urządzenia mobilne, komputery i dokumentację papierową. Wdrożyć niezbędne środki bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo wszystkich PHI podczas wykorzystywania, przechowywania lub rozpowszechniania danych.
Krok 3 – Opracować i wdrożyć zasady i procedury oraz udostępnić je pracownikom. Korzystaj z zasad i procedur w celu ograniczenia ryzyka związanego z ustawą HIPAA. W idealnym świecie organizacje mogłyby przestrzegać zasad każdego dnia w roku. Zdarzają się jednak uchybienia, które mogą zostać wykryte przez audytorów wewnętrznych lub organy regulacyjne. Jeśli dojdzie do naruszenia, wprowadź proces umożliwiający analizę pierwotnej przyczyny i naprawę.
Krok 4 – Prowadzenie programów uświadamiających i szkoleniowych pracowników w zakresie przepisów HIPAA i planu zgodności organizacji. Świadczeniodawcy również powinni komunikować się z pacjentami o przepisach HIPAA.
Krok 5 – Na bieżąco monitoruj, audytuj i aktualizuj środki bezpieczeństwa obiektu. Utrzymanie zgodności polega na posiadaniu zabezpieczeń, zarówno fizycznych, jak i cyfrowych.
Lista kontrolna zgodności z ustawą HIPAA na rok 2023
Istnieje kilka specyfikacji HIPAA, ale zaleca się, aby nie zagłębiać się bezpośrednio w szczegóły. Zamiast tego poświęć czas na zrozumienie ogólnego obrazu, zanim zagłębisz się w szczegóły. Lista kontrolna zgodności z HIPAA nie jest to kompleksowy przewodnik po zgodności, lecz pragmatyczne podejście dla przedsiębiorstw z branży opieki zdrowotnej, które pomaga im zrozumieć swoje priorytety w zakresie ustawy HIPAA i przygotować się na jej wdrożenie.
Audyty
- Czy przeprowadziłeś sześć następujących audytów?
- Ocena ryzyka bezpieczeństwa
- Audyty standardów prywatności
- HITECH Podtytuł D Audyt prywatności
- Audyt Standardów Bezpieczeństwa
- Audyt zasobów i urządzeń
- Audyt strony fizycznej
Dokumentowanie luk
- Czy zidentyfikowałeś luki w powyższych audytach?
- Audyty standardów prywatności
Plany naprawcze
- Czy stworzono plany naprawcze mające na celu usunięcie luk stwierdzonych podczas wszystkich sześciu audytów?
- Czy te plany środków zaradczych są w pełni udokumentowane na piśmie?
- Czy aktualizujesz i przeglądasz te plany co roku?
- Czy plany te są przechowywane w Pana aktach przez sześć lat?
Świadomość i szkolenie pracowników
- Czy wszyscy pracownicy przeszli coroczne szkolenie HIPAA?
- Czy posiadasz dokumentację ich szkolenia?
- Czy wyznaczono wyznaczonego pracownika na stanowisko specjalisty ds. zgodności z ustawą HIPPA?
Warunki i procedury
- Czy posiadasz zasady i procedury dotyczące corocznych zasad HIPAA dotyczących prywatności, bezpieczeństwa i powiadamiania o naruszeniach?
- Czy wszyscy pracownicy przeczytali zasady i procedury i poświadczyli je zgodnie z prawem?
- Czy posiadasz dokumentację ich poświadczenia prawnego?
- Czy posiadasz dokumentację rocznych przeglądów swoich zasad i procedur?
Sprzedawcy i współpracownicy biznesowi
- Czy zidentyfikowałeś wszystkich swoich dostawców i partnerów biznesowych?
- Czy masz podpisane wszystkie umowy o partnerstwie biznesowym ze wszystkimi partnerami biznesowymi?
- Czy przeprowadziłeś analizę due diligence swoich partnerów biznesowych, aby ocenić ich zgodność biznesową?
- Czy co roku śledzisz i przeglądasz umowy o współpracy biznesowej?
- Czy masz umowy o zachowaniu poufności z dostawcami niebędącymi partnerami biznesowymi?
Naruszenie danych
- Czy zidentyfikowałeś wszystkich swoich dostawców i partnerów biznesowych?
- Czy masz podpisane wszystkie umowy o partnerstwie biznesowym ze wszystkimi partnerami biznesowymi?
- Czy przeprowadziłeś analizę due diligence swoich partnerów biznesowych, aby ocenić ich zgodność biznesową?
- Czy co roku śledzisz i przeglądasz umowy o współpracy biznesowej?
- Czy masz umowy o zachowaniu poufności z dostawcami niebędącymi partnerami biznesowymi?
Naruszenia
- Czy masz zdefiniowany proces dotyczący incydentów i naruszeń?
- Czy masz możliwość śledzenia i zarządzania dochodzeniami w sprawie wszystkich incydentów?
- Czy jesteś w stanie zgłosić drobne lub znaczące naruszenia lub incydenty?
- Czy Twoi pracownicy mają możliwość anonimowego zgłoszenia incydentu?
Owijanie w górę
Przepisy dotyczące ochrony danych, takie jak HIPAA dla branży opieki zdrowotnej, pomagają chronić najbardziej osobiste dane ludzi. Chociaż przejście PHI do formatu elektronicznego zwiększyło mobilność i wydajność, zwiększyło również ryzyko bezpieczeństwa. Właściwe rozwiązanie do zarządzania urządzeniami pomoże organizacjom przestrzegać wytycznych, unikając jednocześnie płacenia wysokich kar. Pracownicy służby zdrowia mogą skoncentrować się na zapewnieniu wysokiej jakości usług swoim pacjentom, dbając o stale zmieniające się przepisy.
Jeśli chcesz zachować zgodność z ustawą HIPAA oraz jej polityką prywatności i bezpieczeństwa na urządzeniach mobilnych swojej organizacji, zachęcamy do wypróbowania rozwiązania Scalefusion MDM. Skontaktuj się z ich zespołem już dziś, aby dowiedzieć się więcej i zaplanuj demo. Chroń swoje wrażliwe dane i zapewnij zgodność z ustawą HIPAA dzięki rozwiązaniu Scalefusion MDM.
Zasoby:
