Administratorzy IT i pracownicy zawsze toczą nieustanną walkę. Pracownicy korzystają z niesankcjonowanych usług klasy konsumenckiej, aby udostępniać pliki i zwiększać swoją produktywność. Prawie nie zwracają uwagi na bezpieczeństwo danych i prywatność dokumentów klientów lub przestrzeganie zgodności z przepisami korporacyjnymi. Kiedy tak się dzieje, zespoły IT nie mają kontroli nad sposobem przechowywania i udostępniania plików i mogą nie być tego świadome, dopóki dane nie zostaną naruszone.
W dzisiejszych czasach BYOD administratorzy IT toczą żmudną walkę o zmianę zachowań pracowników. Zamiast tego powinni wdrożyć współpracę cyfrową i zastosować korporacyjne rozwiązanie do synchronizacji i udostępniania plików (EFSS), aby umożliwić pracownikom bezpieczne udostępnianie dokumentów, zdjęć i filmów na wielu urządzeniach.
Przyjrzyjmy się synchronizacji i udostępnianiu plików w przedsiębiorstwie (EFFS) i niektórym z jej zalet, które pomogą pracownikom bezpieczniej współpracować.
Co to jest synchronizacja i udostępnianie plików przedsiębiorstwa (EFSS)?
Większości narzędzi do udostępniania plików, z których korzystają ludzie, często brakuje standardów bezpieczeństwa i zgodności, których muszą przestrzegać firmy, i tu z pomocą przychodzi EFSS. Został on zaprojektowany z myślą o potrzebach biznesowych.
EFSS to rozwiązanie programowe, które umożliwia użytkownikom zapisywanie plików, takich jak dokumenty, zdjęcia i filmy, lokalnie lub w chmurze, a następnie dostęp do nich na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych. W przypadku obszernych instrukcji i raportów zespoły często zmniejsz rozmiar pliku PDF przed udostępnieniem, aby przyspieszyć synchronizację i zmieścić się w limitach pamięci. Działa podobnie do konsumenckiej usługi udostępniania plików, ale oferuje dodatkowe funkcje, odpowiednie dla dużych firm.
EFSS przechowuje pliki w centralnym repozytorium, umożliwiając pracownikom bezpieczną synchronizację i udostępnianie treści zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.
Dlaczego synchronizacja i udostępnianie plików w przedsiębiorstwie (EFSS) jest ważna?
Kiedy firmy nie zapewniają synchronizacja i udostępnianie plików urządzeniu pracownicy korzystają z osobistych narzędzi, takich jak poczta e-mail, Dysk Google czy Dropbox. Alternatywne opcje, takie jak narzędzie ECM (zarządzanie treścią przedsiębiorstwa) mogą być skomplikowane, aby zaspokoić potrzeby pracowników.
Rozwiązanie EFSS łączy prostotę i wygodę osobistych narzędzi do udostępniania plików z funkcjami zorientowanymi na przedsiębiorstwa, aby poprawić produktywność pracowników. EFSS poprawia również bezpieczeństwo i elastyczność oraz zapewnia kontrolę personelowi IT.
Główne czynniki wpływające na decyzję organizacji o wyborze EFSS to:
- Zapotrzebowanie na narzędzia do współpracy
- Bezpieczne udostępnianie plików
- Obsługa urządzeń mobilnych w celu uzyskania dostępu do treści
- Prosty dostęp do udostępnionych plików
Korzyści z synchronizacji i udostępniania plików w przedsiębiorstwie (EFSS)
Dla działów IT niezawodne rozwiązanie EFSS zapewnia funkcje klasy korporacyjnej, które poprawiają bezpieczeństwo, elastyczność i kontrolę. Niektóre korzyści EFSS obejmują:
1. Bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca
Pracownicy nie są ograniczeni do jednego urządzenia należącego do firmy, aby uzyskać dostęp do plików firmowych w pracy. EFSS daje pracownikom możliwość pracy i dostępu do danych, które w innym przypadku nie byłyby dostępne na urządzeniach mobilnych. Rozwiązanie skupia wszystkie dane w scentralizowanym systemie, który może udostępnić dane właściwym osobom z różnych urządzeń mobilnych.
2. Zapobieganie utracie danych i odzyskiwanie po awarii
Usługa EFSS centralnie przechowuje i kontroluje dane, aby zapobiec ich wyciekowi w wyniku ataku cyberbezpieczeństwa, zgubienia lub kradzieży urządzenia lub błędu ludzkiego. Chociaż centralizacja może wydawać się złym pomysłem, wdrożenie środków bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie, może zmniejszyć ryzyko narażenia danych.
3. Utrzymuj ścieżki audytu i kontrolę wersji dokumentów
ścieżka audytu w rozwiązaniach udostępniania i synchronizacji plików zapewniają pełną widoczność dostępu do dokumentów. Zmiany wprowadzane do plików są rejestrowane, a zmiany mogą być wprowadzane tylko przez użytkowników z autoryzowanym dostępem. Pomaga to pracownikom znaleźć najnowsze wersje dokumentów i umożliwia im porównywanie najnowszych wersji z oryginalnymi wersjami roboczymi.
4. Większa elastyczność i bezpieczeństwo
Funkcje synchronizacji i udostępniania plików w przedsiębiorstwie umożliwiają doraźne zarządzanie plikami, aby zminimalizować wpływ na istniejące procesy współpraca. Pliki można organizować zgodnie z istniejącymi procesami biznesowymi, umożliwiając pracownikom cyfrową dystrybucję dokumentów przy minimalnym wpływie na środowisko.
O czym należy pamiętać przed wyborem EFSS
Organizacje najczęściej wybierają rozwiązanie do synchronizacji i udostępniania plików w przedsiębiorstwie w oparciu o koszty, możliwości bezpieczeństwa, Content Management kontroli, funkcje zwiększające produktywność użytkownika oraz możliwość integracji z istniejącymi narzędziami i procesami biznesowymi. Scalefusion zapewnia następujące funkcje współpracy i bezpieczeństwa, których potrzebują organizacje.
- Szczegółowa kontrola dostępu
- Zdalna blokada i czyszczenie urządzenia
- Ochrona hasłem
- Śledzenie i audyt w czasie rzeczywistym
- Ograniczenia dotyczące przesyłania i pobierania dokumentów
- Bezpieczna kopia zapasowa danych
Owijanie w górę
Rosnąca mobilność siły roboczej i przynieś własne urządzenie (BYOD) programy sprawiły, że synchronizacja i udostępnianie plików w przedsiębiorstwie stały się koniecznością dla organizacji. EFSS pomoże zaspokoić zapotrzebowanie na wzmożoną współpracę, wyższy poziom bezpieczeństwa i obsługę mobilnego dostępu do dokumentów korporacyjnych.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
