Pochodzenie terminu zgodność sięga łacińskiego czasownika kompletny-posiadający wszystkie części; aby było całe lub idealne. Compliance stało się popularne w Stanach Zjednoczonych pod koniec lat 20th XX wieku, a zyskała na popularności w połowie XXI wieku. Większość współczesnych organizacji uważa, że radzenie sobie ze złożonymi przepisami, które kładą większy nacisk na zgodność, stanowi wyzwanie. Chociaż przestrzeganie przepisów może wydawać się niepożądane, duże organizacje są świadome konsekwencji ich nieprzestrzegania. W rzeczywistości koszt nieprzestrzegania przepisów jest prawie trzykrotnie większy od kosztu skutecznego programu zapewnienia zgodności.
Co to jest program zgodności?
Program zgodności to zestaw zasad i przepisów wprowadzonych w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa, zasadami i regulacjami lub w celu podtrzymania reputacji organizacji. Funkcja zgodności organizacji bada przepisy ustawowe i wykonawcze ustanowione przez organy rządowe i zapewnia, że firma przestrzega zasad zewnętrznych i kontroli wewnętrznej. Solidny program zgodności pomaga organizacjom,
- Formułuj i reguluj procedury
- Zapobiegaj nieprzestrzeganiu prawa
- Oceniaj i identyfikuj problemy w procesach biznesowych
- Identyfikuj oszustwa poprzez audyty
- Dostosuj kulturę, zasady i procedury wewnętrzne firmy
- Określ procesy wykonawcze
Dobry program zgodności ma istotne zalety. Skuteczny program compliance,
- Zachęca do identyfikacji wcześniej niezidentyfikowanych ryzyk
- Poprawia komunikację i raportowanie do wyższej kadry kierowniczej
- Promuje etyczne zachowanie poprzez zachęcanie do „kultury zgodności”
- Umożliwia przedsiębiorstwom poprawę wartości marki poprzez wykazanie rentowności w sposób zadowalający z prawnego punktu widzenia
Kluczowe elementy tworzenia programu zgodności
Chociaż istnieją różne programy zgodności, każdy z nich powinien składać się z kilku kluczowych elementów.
1. Ustaw ton na górze
Punktem wyjścia każdego skutecznego programu zgodności jest kadra zarządzająca wyższego szczebla i poczucie odpowiedzialności, jaką dzieli ona w celu ochrony aktywów finansowych i reputacja biznesowa. Zobowiązania zapisane w podręcznikach, przekazywane za pośrednictwem wiadomości e-mail lub zamieszczane na stronach internetowych są jedynie deklaracjami, chyba że liderzy wcielą je w życie. Muszą wspierać i dawać siłę osobom, które mają codzienne obowiązki w zakresie ograniczania ryzyka i budowania zaufania organizacyjnego.
2. Zbierz i przejrzyj zasady
Przeprowadź audyt polityki w celu przeglądu istniejącej dokumentacji. Pomaga to w ustaleniu podstaw dla programu zgodności, który zawiera jasno określone zasady i oczekiwania. Po zebraniu wszystkich informacji nadszedł czas, aby dokonać przeglądu istniejących zasad, procedur i standardów postępowania, aby upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami, celami dotyczącymi zgodności i oczekiwaniami kierownictwa. Pozwól, aby nowy program compliance był łatwo dostępny dla pracowników. Regularne aktualizowanie i przeglądanie zasad oraz upewnianie się, że wszyscy w organizacji rozumieją zasady zgodności, są podstawą udanego programu.
3. Oceny ryzyka
Programy zgodności nie polegają tylko na przestrzeganiu procesów, ale także na zrozumieniu ryzyka, na jakie narażone są organizacje. Organizacje przeprowadzają oceny w celu identyfikacji różnych rodzajów ryzyka. Na przykład: ocena audytu wewnętrznego prawdopodobnie zwięźle omówi ryzyko finansowe, operacyjne i związane z brakiem zgodności. W ramach tego procesu ważne jest, aby zweryfikuj legalną firmę aby zapewnić, że wszystkie partnerstwa i współpraca spełniają standardy zgodności. Funkcja compliance koncentruje się na ryzykach, które są najbardziej znaczące w organizacji i stanowi podstawę do określenia działań niezbędnych do uniknięcia, ograniczenia lub naprawienia tych ryzyk.
4. Testowanie i monitorowanie
Solidne testowanie i monitorowanie programu zgodności są niezbędne do analizy skuteczności polityk zgodności i odpowiedniego wprowadzania stopniowych zmian. Procesy testowania i monitorowania rozpoczynają się od wdrożenia odpowiednich kontroli, które wykrywają luki i zapewnić realizację dobrej polityki korporacyjnej. Wszelkie zmiany w procedurach są przejrzyste, a wszystkie istotne informacje udokumentowane. Ustalenia z ocen ryzyka mogą służyć jako punkt wyjścia do programów testowania i monitorowania.
5. Komunikacja Programu Zgodności
Sukces programu zgodności zależy w dużej mierze od otwarcia linii komunikacji. Należy zintegrować program zgodności Twoja aplikacja do zarządzania pracownikami lub systemu i umożliwić pracownikom zgłaszanie naruszeń i anonimowe rozwiązywanie problemów etycznych. Ustanowienie ścieżki komunikacji między komórką ds. zgodności a pracownikami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgłaszania incydentów i uniknięcia ich w przyszłości. Organizacje powinny także prowadzić programy szkoleniowe w celu poprawy odpowiedzialności za etyczne zachowanie poprzez regularne szkolenia i oceny wyników.
6. Działania naprawcze
Ryzyko występuje wszędzie, np. gdy pojawia się poważny problem potencjalne niewłaściwe wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencjiczy to poprzez rozpowszechnianie dezinformacji, manipulację, czy stronnicze wyniki. Zajęcie się tymi zagrożeniami wymaga proaktywnych środków zabezpieczających przed niezamierzonymi konsekwencjami. Znaczące ryzyko braku zgodności można wykryć w drodze audytu, a naruszenie danychlub przegląd wewnętrzny. Kiedy tak się stanie, komórka ds. zgodności musi posiadać autonomię, aby zapewnić dobry postęp operacyjny. Jak wspomniano wcześniej, organizacje wydają fortunę na zapewnienie zgodności. Bez odpowiedniego potwierdzenia programy zgodności nie będą miały wpływu na świat rzeczywisty.
Owijanie w górę
Chociaż nie ma jednego uniwersalnego podejścia do programu zgodności, organizacje powinny określić swoje potrzeby w zakresie zgodności oraz ich wpływ na swoje działania, produkty i usługi. Jeśli organizacja nie posiada takiego programu lub potrzebuje aktualizacji istniejącego programu, upewnij się, że jest to suma wszystkich polityk i koncentruje się na najbardziej wrażliwych obszarach biznesowych o największym ryzyku.
Scalefusion MDM może wspierać programy i inicjatywy dotyczące zgodności w Twojej organizacji. Odkryj więcej dzięki a 14-dniowy bezpłatny okres próbny okres.
