Niezależnie od branży, w której pracujesz, rotacja pracowników jest realna i może stanowić wyzwanie dla organizacji, które nie mają odpowiedniego planu odejścia z pracy. Niezależnie od tego, czy pracownik opuszcza Twoją organizację dobrowolnie, czy mimowolnie, ma dostęp do poufnych danych przechowywanych na jego urządzeniach, które w przypadku ujawnienia mogą narazić Twoją firmę na poważne kłopoty. Przygotowanie do odejścia pracownika to nie tylko znalezienie odpowiedniego zastępstwa, ale także konieczność jak najszybszego odebrania mu dostępu do firmowych urządzeń, danych i sieci. Firmy, które wdrożyły rozwiązanie MDM mają już potężną platformę, która może pomóc im usprawnić protokół odejścia pracowników i podjąć działania mające na celu wzmocnienie bezpieczeństwa danych korporacyjnych. Jednak firmy, które nie zaplanowały jeszcze odpowiedniego protokołu wyjścia dla swoich pracowników, stoją przed realnym zagrożeniem naruszeniami danych korporacyjnych.
Jaki jest wpływ pracowników opuszczających organizację z danymi korporacyjnymi?
Naruszenia danych korporacyjnych mogą nieodwracalnie zaszkodzić przychodom i reputacji firmy, niezależnie od przyczyny naruszenia danych. Badania to pokazują 45% pracowników pobierać, zapisywać lub udostępniać dokumenty związane z pracą przed odejściem z pracy lub po ich zwolnieniu.
Poniżej przedstawiono potencjalne zagrożenia związane z zezwoleniem pracownikom na opuszczenie organizacji wraz z danymi firmowymi:
1. Utrata własności intelektualnej
Firmy, niezależnie od tego, czy są małe, czy duże, dysponują tonami poufnych informacji, takich jak patenty, listy klientów itp., dzięki którym ich działalność może działać. Pracownicy odchodzący z organizacji mogą celowo kopiować te wrażliwe dane na swoje osobiste dyski, aby przekazać je bliskiemu konkurentowi lub założyć konkurencyjną firmę.
2. Sprawy sądowe i spory sądowe
Na całym świecie istnieje kilka przepisów federalnych zapobiegających naruszeniom danych korporacyjnych. Klienci powierzają firmom ich cenne informacje i oczekuje się, że firmy będą je chronić za wszelką cenę. Dane te mogą obejmować chronione informacje zdrowotne (PHI), tajemnice handlowe, plany przejęć itp. Brak możliwości skutecznego zabezpieczenia poufnych danych klientów może doprowadzić Twoją firmę do szeregu procesów sądowych i kar finansowych.
3. Utrata wrażliwych informacji korporacyjnych
Dane są jednym z największych aktywów firmy, ponieważ pozwalają organizacjom śledzić ich historię, analizować zachowania klientów, badać trendy rynkowe i planować strategie biznesowe. Pracownicy, którzy odejdą z organizacji, wyciekną krytyczne dane biznesowe, mogą skutkować znaczną utratą przychodów.
4. Utrata przewagi konkurencyjnej
Pracownicy na kluczowych stanowiskach w działach sprzedaży, marketingu, technologii itp. są narażeni na cenne dane biznesowe, takie jak plany produktów, cenne partnerstwa itp. Wyciek tych poufnych informacji może spowodować poważne szkody dla konkurencji, prowadząc do zmniejszenia lojalności klientów, anulowania umów i ujawnione tajemnice handlowe.
5. Zniesławiona marka
Kiedy już wiadomo, że Twoja marka ucierpiała z powodu naruszenia bezpieczeństwa danych korporacyjnych, utrata reputacji marki jest nieunikniona. Firmy zastanawiają się dwa razy, zanim zwiążą się z markami, które miały historię naruszeń danych.
Identyfikacja właściwego podejścia do sytuacji
Aby określić najlepsze praktyki zabezpieczania danych i urządzeń firmowych po odejściu pracownika, ważne jest zrozumienie różnych okoliczności, w jakich mogą oni opuścić organizację. Ustępujący, rezygnacja i ucieczki to wszystkie formy opuszczenia organizacji, ale znacznie się od siebie różnią.
Niektórzy pracownicy mogą przepracować w Twojej organizacji długi, ponad 20-letni staż, a następnie dobrowolnie przejść na emeryturę z zachowaniem zaplanowanego okresu wypowiedzenia. Alternatywnie, pracownik, który pracował w Twojej organizacji przez krótki okres, może zdecydować się na pracę po upływie okresu wypowiedzenia. Są to preferowane sposoby wyjścia dla firm, ponieważ mają szansę to przewidzieć, a także zaplanować protokoły wyjścia i proces odejścia z pracy przez cały okres wypowiedzenia.
Niektórzy pracownicy mogą zdecydować się na opuszczenie organizacji dobrowolnie, ale bez uprzedzenia, ze względów zdrowotnych lub z powodów osobistych. W takich scenariuszach firmy nie mają zbyt wiele czasu na zaplanowanie odpowiedniego offboardingu. Jednak w takich przypadkach istotne jest, aby firmy natychmiast odebrały pracownikom dostęp do wszystkich sieci korporacyjnych i zażądały natychmiastowego wydania urządzeń firmowych.
W rzadkich przypadkach pracownicy muszą także samowolnie opuścić organizację. Jeśli firma zdecyduje się zwolnić pracownika, musi on opuścić organizację w określonym czasie. Wiąże się to jednak z dużym ryzykiem, że pracownicy w ramach zemsty celowo ujawnią poufne informacje biznesowe.
Przygotowanie na wypadek, gdy pracownik opuści Twoją organizację dzięki MDM
Pracownik wychodzący z Twojej organizacji z danymi firmowymi może być zaniepokojony. Ale jeśli masz potężne urządzenie i rozwiązanie do zarządzania punktami końcowymi w miejscu, możesz ograniczyć dostęp do pracowników i chronić swoje dane firmowe nawet na Urządzenia BYO lub urządzeń osobistych pracowników. W miarę jak organizacje coraz częściej korzystają z interfejsów API, rozwiązania takie jak brama API Apache APISIX może pomóc zapobiec wyciekowi poufnych danych podczas zwalniania pracownika.
Oto, co umożliwiają Ci rozwiązania MDM, takie jak Scalefusion:
1. Utwórz zasady ochrony danych
Bezpieczeństwo danych biznesowych nie jest krokiem, który należy podjąć po odejściu pracownika. Musi to być stała praktyka od momentu dołączenia pracowników do Twojej organizacji. Rozwiązania MDM umożliwiają firmom wdrażanie rozbudowanych polityk bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zasady zapobiegania utracie danych (DLP).itp. od czasu onboarding pracowników.
2. Ogranicz dostęp pracowników do poufnych danych
Rozwiązania MDM umożliwiają administratorom IT Twojej firmy przesyłanie odpowiednich zasobów biznesowych na urządzenia Twoich pracowników. Nie wszyscy pracownicy organizacji potrzebują dostępu do wszystkich danych korporacyjnych, które się tam znajdują. Zapobiega to nadmiernemu kontaktowi pracowników z informacjami firmowymi, co stwarza duże zagrożenie dla bezpieczeństwa danych.
Oferta Scalefusion MDM Warunkowy dostęp do poczty elektronicznej co dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń do firmowych wiadomości e-mail i gwarantuje, że żaden pracownik nie będzie miał dostępu do firmowych skrzynek pocztowych, jeśli nie zarejestruje swoich urządzeń w konsoli MDM i nie będzie przestrzegać firmowych zasad bezpieczeństwa.
3. Monitoruj zachowania pracowników
Wraz z rozwojem mobilności korporacyjnejwzrosło wykorzystanie urządzeń mobilnych w celu uzyskania dostępu do zasobów biznesowych. Bardzo ważne jest, aby firmy na bieżąco monitorowały wykorzystanie ich wrażliwych danych firmowych przez swoich pracowników. Jednak monitorowanie setek i tysięcy urządzeń może być trudnym zadaniem. W tym miejscu MDM odgrywa kluczową rolę.
Rozwiązania MDM oferują kompleksowy przegląd ich zapasów, wykorzystania danych, naruszeń zgodności i wiele więcej. Scalefusion MDM pozwala administratorom IT firmy monitorować parametry urządzenia, wykorzystanie danych, aktywność urządzenia, historię połączeń Wi-Fi i wiele więcej, aby identyfikować podejrzane zachowania. Zbieraj rutynowe informacje zwrotne od pracowników, aby analizować wykorzystanie ich zachowań przykład badania satysfakcji pracowników.
4. Przygotuj się na plan zapasowy
Słusznie mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Organizacje muszą zawsze mieć strategię tworzenia kopii zapasowych, aby mieć pewność, że ich dane firmowe nie dostaną się w niepowołane ręce zatrudnienie niezależnego programisty ds. bezpieczeństwa cybernetycznego to jeden z najważniejszych aspektów. Scalefusion MDM oferuje wyjątkowe funkcje, które pomagają administratorom IT panować nad bezpieczeństwem danych korporacyjnych.
- Zdalna blokada urządzenia w przypadku jego zgubienia lub kradzieży.
- Zdalne czyszczenie danych, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do wrażliwych danych biznesowych.
- Uniemożliwiaj użytkownikom kopiowanie danych z aplikacji służbowych do aplikacji osobistych na urządzeniach BYO.
- Ochrona przywracania ustawień fabrycznych włączona Urządzenia EMM z Androidem.
5. Wzmocnij bezpieczeństwo BYOD
Jedną rzeczą, która jest trudniejsza niż zapewnienie bezpieczeństwa danych na urządzeniach firmowych, jest zapewnienie prywatność danych i bezpieczeństwo na urządzeniach osobistych pracowników. Rozwiązania MDM pozwalają firmom na oddzielenie prywatnych i zawodowych danych pracowników na ich urządzeniach BYO. Umożliwia to przedsiębiorstwom wdrażanie zasad bezpieczeństwa w określonym folderze roboczym zawierającym wszystkie dane robocze, bez utrudniania funkcjonalności urządzenia osobistego użytkownika.
Jest to korzystne, ponieważ nawet jeśli pracownik opuści organizację, administratorzy IT firmy nadal mają kontrolę nad danymi firmowymi przechowywanymi w folderze roboczym. Rozwiązania MDM mogą pomóc w skonfigurowaniu zasad uniemożliwiających użytkownikom kopiowanie danych służbowych z aplikacji służbowych do aplikacji prywatnych na urządzeniach osobistych, blokowaniu zrzutów ekranu i sterowników USB itp., aby mieć pewność, że pracownicy nie wydobywają danych firmowych.
Linie zamykające
Posiadanie rozwiązania do zarządzania punktami końcowymi umożliwia wzmocnienie poziomu bezpieczeństwa i stawienie czoła wyzwaniom związanym z bezpieczeństwem danych związanym z pracownikami opuszczającymi organizację. Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy opuszczą Twoją organizację za powiadomieniem, czy bez, Scalefusion MDM umożliwia odzyskanie kontroli nad danymi i zapobieganie niewłaściwemu wykorzystaniu lub nieautoryzowanemu dostępowi.
