In de snelle werkomgeving van vandaag is het cruciaal voor het succes van projecten om veldaannemers verbonden en geïnformeerd te houden. Hoewel e-mail lange tijd de standaard voor communicatie is geweest, schiet het vaak tekort voor geografisch verspreide teams. In dit artikel wordt onderzocht waarom apps voor teamcommunicatie steeds meer een superieure oplossing worden voor buitendienstmedewerkers. We verdiepen ons in de beperkingen van e-mail en laten de voordelen zien die teamcommunicatie-apps met zich meebrengen, waardoor een soepelere samenwerking, verhoogde efficiëntie en verbeterde projectresultaten worden gegarandeerd.
Het inhuren van contractarbeiders is tegenwoordig een norm geworden. Bedrijven die behoren tot sectoren als de detailhandel, de gezondheidszorg, de financiële dienstverlening, overheidsinstanties en de professionele dienstverlening, kiezen ervoor om met veldaannemers te werken in plaats van met werknemers, vanwege de voordelen van lagere overheadkosten en andere uitgaven zoals loonlijst, verzekeringen, premies, betaald verlof, ouderschapsverlof en andere financiële voordelen. Bovendien zijn aannemers gemakkelijk bereikbaar en flexibel in hun werkroutine.
Dit maakt het eenvoudiger om processen, zoals betalingen, te voltooien die via een special kunnen worden gedaan loonstrookgeneratorof gebruik de planningssoftware voor een meer georganiseerde routine, enz. Het meest cruciale aspect dat zorgt voor productief en efficiënt contractbeheer is echter een tijdige en naadloze samenwerking en communicatie. In dit artikel wordt specifiek ingegaan op de voordelen van het hebben van een app voor interne teamcommunicatie waarmee u met uw buitendienstmedewerkers kunt praten.
Een efficiënt communicatieplatform lost de uitdagingen op het gebied van contractbeheer voor een groot deel op
Duidelijke, nauwkeurige en directe communicatie speelt een zeer sterke rol bij het synchroon houden van de aannemers met betrekking tot hun werkproductiviteit, tijdigheid, efficiëntie, nauwkeurigheid en kosteneffectiviteit tijdens het werk. Afhankelijk van de fysieke locatie van de opdrachtnemers beslissen bedrijven over relevante communicatiemethoden. Er kan bijvoorbeeld contact worden opgenomen met aannemers op locatie via persoonlijke ontmoetingen, conferenties en WebEx-oproepen, intercoms en chats in de koffiekamer, enzovoort.
Maar in het geval van op afstand gelegen veldaannemers vertrouwen bedrijven idealiter op processen zoals e-mails, walkietalkies, radio's, sms-berichten, telefoontjes, enz. Ongeacht de gekozen communicatiemethode moeten bedrijven begrijpen dat succesvol management van aannemers sterk afhangt van hoe goed ze op de hoogte zijn van de taken en hoe snel ze op het juiste moment de juiste beslissing kunnen nemen. op het juiste moment met minimale hulp.
Lees ook: Hoe u effectief kunt samenwerken met uw externe gezondheidszorgfunctionarissen
Bedrijven met een strategische en krachtige samenwerkingscultuur stellen hun aannemers in staat op de hoogte te blijven van alle belangrijke informatie en feiten die hen helpen met het succesvol aansturen en opleveren van zakelijke projecten. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de informatie uit de juiste bron komt en voldoende geloofwaardig is. Een veilige en krachtige interne communicatie-app kan een prachtig samenwerkingsinstrument blijken te zijn.
Waarom u een teamcommunicatie-app zou kiezen in plaats van e-mails om met uw aannemers te communiceren
Veldaannemers werken over het algemeen in veeleisende situaties waarin ze snelle, efficiënte en nauwkeurige beslissingen moeten nemen voor soepele operationele werkzaamheden, leveranciersbeheer en projectlevering. Een naadloze en probleemloze app voor interne communicatie in de vorm van een instant messaging-platform kan zeer nuttig zijn, omdat dit hen altijd zal helpen op de hoogte te blijven van alle situaties via directe en snelle uitwisseling van informatie.
Hoewel e-mails zeker goed zijn voor het delen van gedetailleerde en uitgebreide informatie of werkbestanden, en ze zeker de juiste manier zijn om schriftelijke verslagen bij te houden van gesprekken die nodig zijn in een zakelijk scenario, maar als het gaat om de snelheid van communicatie, is instant messaging veel beter dan e-mail communicatie.
Bekijk deze professionele zakelijke e-mailvoorbeelden als u nog steeds de voorkeur geeft aan het gebruik van e-mail als communicatiemiddel. E-mails zijn ook gevoelig voor problemen zoals junk- en spam-inhoud. In feite is de ontvanger zich er vaak niet eens van bewust dat hij/zij een e-mail heeft ontvangen en daarom worden deze ongelezen, wat leidt tot een communicatiekloof of onnodige vertragingen.
Lees ook: Hoe u een veilige en gestroomlijnde communicatie met uw buitendienst kunt bewerkstelligen
Daarom heeft instant messaging of een interne communicatie-app de voorkeur boven e-mails als het gaat om communicatie met contractanten, om de volgende redenen:
- Snel en realtime gesprek: Instant messaging is de best mogelijke manier om snel en realtime informatie over een specifiek onderwerp of probleem te krijgen en te delen door rechtstreeks een bericht naar de betrokken persoon te sturen/ontvangen. Het vergemakkelijkt een snelle voltooiing van de workflowtaak.
- Veilige en beveiligde communicatie: Door het bedrijf ondersteunde interne teamcommunicatie-apps of beveiligd toepassing voor instant messaging ondersteunen net als NuovoTeam beveiligingsvoorzieningen zoals berichtversleuteling en beperkingen bij het maken van schermafbeeldingen van berichten. Bovendien is er geen sprake van malware-aanvallen in IM's
- Vergemakkelijkt teamsamenwerking: Instant messaging-apps voor intern team communicatie laat teams samenwerken via VoIP-gesprekken, telefonische vergaderingen, videochats, spraakberichten, het delen van bestanden, het delen van afbeeldingen, enzovoort. Scherm delen op afstand stroomlijnt ook de technische ondersteuning voor aannemers.
- Verbetert de productiviteit en besluitvorming: Realtime uitwisseling van informatie tussen teamleden en andere belanghebbenden via instant messaging en peer-to-peer-kanalen zorgt voor een grotere productiviteit en snellere besluitvorming, wat uiteindelijk leidt tot een verbeterde klantervaring.
- Helpt aannemers problemen sneller op te lossen: Vaak komen de buitendienstmedewerkers vast te zitten met een probleem dat een snelle en nauwkeurige oplossing vereist. Met instant messaging en groepschatopties kunnen ze problemen sneller oplossen via een grondige en snelle teamdiscussie.
- Elimineert rommel en bespaart tijd: Het allerbelangrijkste is dat een krachtige en intuïtieve app voor interne teamcommunicatie, zoals NuovoTeam, alle rommel doorbreekt door een eenvoudig, relevant en uitgebreid instant messaging-platform aan te bieden waarmee uw op afstand gevestigde aannemers tijd en moeite kunnen besparen bij het dagelijks bereiken van mensen.
Ga op onderzoek uit Scalefusion's NuovoTeam en de robuuste functies die het IT-team van uw bedrijf en uw buitendienstmedewerkers zullen bevrijden van alle uitdagingen op het gebied van teamcommunicatie. Meer nog, op een veilige, gerichte en gecontroleerde manier om de productiviteit, workflow-efficiëntie en verbeterde besluitvorming te stimuleren.
