Teamcommunicatie is van cruciaal belang voor de productiviteit van medewerkers en de bedrijfscontinuïteit, vooral wanneer teams op afstand werken. Omdat werknemers bij twijfel niet zomaar naar het bureau van hun collega's kunnen lopen of snelle persoonlijke ontmoetingen kunnen regelen, is het hebben van een betrouwbare teamboodschapper van cruciaal belang.
De echte zakelijke uitdaging is echter wanneer werknemers persoonlijke berichtenapps gaan gebruiken om voor zakelijke doeleinden te communiceren. Het is begrijpelijk: deze apps zijn gemakkelijk te gebruiken, iedereen heeft er rechtstreeks toegang toe via de telefoon en de messengers die zijn gemarkeerd als 'zakelijke messengers' zijn omvangrijk, latent en gewoon niet de juiste pasvorm wanneer instant messaging wordt verwacht.
Maar dat is niet alles. Bedrijven die zich realiseren dat e-mail of andere conventionele communicatiekanalen moeten worden vervangen, vooral als het gaat om werken op afstand, worden overweldigd door de mogelijkheden. Daarom hebben we deze korte handleiding samengesteld die u kan helpen bij het maken van de juiste keuze bij het kiezen van een team messenger.
Hier is een lijst met zaken waarmee u rekening moet houden voordat u de juiste teammessenger kiest:
1. Eén die beschikbaar is voor alle platforms
Dit is cruciaal. Mobiliteit op de werkplek is zeer gediversifieerd en vooral als uw bedrijfsbeleid BYOD ondersteunt, is apparaatfragmentatie onvermijdelijk. Zorg ervoor dat u een teammessenger kiest die geschikt is voor platformonafhankelijke ondersteuning en beschikbaar is voor de diverse apparaat- en besturingssysteemtypen. De messenger zou goed ondersteund moeten worden op iOS- en Android-apparaten, aangezien dit het meest voorkomende type apparaat is dat door mobiele teams wordt gebruikt.
2. Eén die naadloze samenwerking biedt
Naast de mogelijkheid om verbinding te maken via berichten en bellen, moet de teammessenger de mogelijkheid hebben dat medewerkers kunnen samenwerken. Een ideale teammessenger ondersteunt de uitwisseling van bestanden, afbeeldingen en gesproken notities, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de nieuwste zakelijke bronnen.
Om de samenwerkingsfuncties van een teammessenger volledig te benutten en uw werknemers te voorzien van: stap voor stap instructies over hoe u deze functies effectief kunt gebruiken, kan zeer nuttig zijn. Dit omvat begeleiding bij het delen van bestanden, het opzetten van groepschats en het gebruik van samenwerkingstools die in de messenger zijn geïntegreerd.
3. Eén die veilige communicatie binnen zakelijke contacten mogelijk maakt
U wilt uw werknemers niet afleiden en een generieke teammessenger die kan worden gebruikt om met persoonlijke contacten te communiceren, biedt daarvoor de mogelijkheid, om nog maar te zwijgen van de veiligheidsproblemen die worden ingeluid door het uitwisselen van zakelijke documenten binnen een messenger die niet-zakelijke contacten heeft. Kies een zakelijke messenger die het contactbeheer uitbreidt en de communicatie kan worden gecontroleerd en beperkt tot uitgenodigde gebruikers.
Lees ook: NuovoTeam, communicatie-app die het beste is voor externe teams en niet-deskmedewerkers.
4. Eén die broadcast-berichten mogelijk maakt
Eerstelijnsmedewerkers of medewerkers die op afstand werken moeten te allen tijde op de hoogte worden gehouden, vooral tijdens crises of noodsituaties, zoals een pandemie. Het verzenden van updates en waarschuwingen via e-mail is uiteraard uitgesloten en bedrijfsleiders moeten toegang hebben tot een kanaal waarmee ze berichten naar het hele personeelsbestand kunnen sturen. Individueel berichten versturen is uiteraard niet haalbaar. En daarom is het hebben van een teammessenger die het uitzenden van berichten vergemakkelijkt, handig wanneer belangrijke updates snel moeten worden gedeeld.
5. Eén die de weg vrijmaakt voor groepscommunicatie
Het garanderen van de betrokkenheid van medewerkers, vooral in een tijdperk waarin voor onbepaalde tijd op afstand wordt gewerkt, is van cruciaal belang. Werknemers moeten verzekerd zijn van de teamgeest en moeten gemakkelijk toegang hebben tot iedereen in hun respectievelijke teams voor informatie-overdracht of samenwerking. Een ideale teammessenger maakt groepschats voor teams en subteams mogelijk en bevordert ook organisatiebrede groepscommunicatie om teams dichter bij elkaar te brengen.
Samenvatting…
De juiste team messenger kan de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers in een organisatie bepalen. Investeer in de juiste teammessenger, rekening houdend met de hierboven genoemde punten, en zorg met gemak voor efficiënte teamcommunicatie voor uw bedrijf.
