De meeste bedrijven beschikken niet over adequate instrumenten om intern onderzoek uit te voeren, omdat er altijd te veel is om over na te denken. Het is absoluut noodzakelijk om te beschikken over technologie en processen voor het bewaren, verzamelen, verwerken en beoordelen van gegevens met betrekking tot interne onderzoeken. Maar voor de meeste organisaties is het lastig om te bedenken waar je ermee moet beginnen.
Door vooraf enige inspanningen te leveren, kunnen bedrijven de uitkomsten van eventuele onderzoeken verbeteren. Sommige extra inspanningen kunnen de juridische en logistieke complicaties die zich kunnen voordoen, ondervangen, bedrijven kunnen zich aanpassen aan waar de feiten toe zullen leiden, of zelfs voorspellen hoe de projectomvang in de toekomst kan veranderen.
Door de COVID-19-pandemie en de exclusieve noodzaak om thuis te werken, is het des te moeilijker geworden om onderzoeken te beheren, omdat er nu meer informatie op verschillende mobiele apparaten wordt opgeslagen. Dit is de reden waarom bedrijven nu oplossingen zoals moeten gebruiken beheer van mobiele apparaten (MDM) en hulpprogramma's om naadloos gegevens te identificeren en te verzamelen voor een intern onderzoek.
Wat is MDM-software?
Het is belangrijk dat risicomanagers zich bewust zijn van de mogelijkheden van MDM, vooral als ze betrokken zijn bij welke vorm van gegevensontdekking dan ook. MDM's zijn een belangrijk forensisch hulpmiddel voor ontdekking en moeten binnen ondernemingen worden ingezet, vooral in de cultuur van werken op afstand.
De meerderheid van de grote IT-afdelingen van bedrijven gebruikt MDM-software voor het veilig monitoren en beheren van smartphones, tablets en laptops die door werknemers worden gebruikt.
In een Bring-your-own-device (BYOD)-installatie, fungeert MDM op de volgende manieren als een instrumentele beveiligingsoplossing voor IT-teams:
- De oplossing kan apparaten van werknemers op een consistente, gestandaardiseerde en schaalbare manier configureren en bijwerken.
- Met MDM's kunnen IT-teams ook op afstand een diagnose stellen en problemen efficiënt oplossen.
- Een MDM kan informatie effectief verenigen in één enkel, traceerbaar systeem
- IT-afdelingen kunnen bijhouden hoeveel werknemers toegang hebben tot bedrijfsgegevens, bestanden en e-mail.
- MDM kan waardevolle informatie bieden over verschillende gegevenstypen, waaronder voicemail, sms-berichten, oproeplogboeken en geografische locaties van apparaten.
Het belang van MDM
Beheer van mobiele apparaten kan werknemers helpen toegang te krijgen tot zakelijke e-mail op een apparaat en stelt bedrijven ook in staat om indien nodig op afstand het e-mailspoor van apparaten te wissen.
MDM is vanuit onderzoeksoogpunt een belangrijke gecentraliseerde informatiebron, omdat het alle soorten werknemersactiviteiten monitort, zoals e-mailtoegang, spraak en chat. Bovendien documenteren MDM's nauwkeurig wanneer en hoe werknemers apparaten gebruiken, en vanaf welke locaties zij toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.
MDM in interne compliance
Als het om onderzoeken gaat, kan MDM een handig hulpmiddel zijn, omdat IT-teams in één enkel, traceerbaar systeem kunnen volgen hoe werknemers toegang krijgen tot bedrijfsgegevens. MDM presenteert waardevolle informatie over waar, wanneer en vanaf welke apparaten bedrijfsgegevens worden benaderd.
Rol van MDM in compliance
Om winstgevend en compliant te blijven, zijn bedrijven altijd op zoek naar de beste technologie die op de markt beschikbaar is, en naar de middelen om deze op alle apparaten van werknemers in te zetten. Met meer apparaten in de organisatie is de kans groter dat er een fout plaatsvindt. Daarom is het belangrijk om over robuust Mobile Device Management zoals Scalefusion te beschikken.
Van het op afstand monitoren van apparaten in de handen van werknemers tot het beveiligen van elk apparaat om de grootste aanval op een datalek te voorkomen: MDM-oplossingen spelen een sleutelrol bij het garanderen van operationele efficiëntie en compliance. MDM's helpen niet alleen bij het beheren van de apparaten, maar helpen ook om te monitoren hoe en waar apparaten überhaupt worden gebruikt.
Volledige gegevensbescherming
Bedrijven beschikken doorgaans over veel belangrijke en privégegevens die strenge bescherming vereisen. Met de GDPR (Algemene verordening gegevensbescherming) organisaties hebben er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat hun bedrijfsgegevens veilig zijn.
Duizenden werknemers in organisaties gebruiken desktopcomputers, smartphones, tablets en persoonlijke laptops om toegang te krijgen tot gegevens. Laten we niet vergeten toe te voegen dat verschillende medewerkers voortdurend op afstand toegang proberen te krijgen tot informatie. Hierdoor worden IT-beheerders belast met de gigantische taak om ervoor te zorgen dat elk apparaat alleen door de juiste persoon op het juiste moment wordt gebruikt.
Met een MDM-oplossing kan het IT-team:
- Een apparaat op afstand vergrendelen en wissen
- Een toegangscode opnieuw instellen
- Implementeer of verwijder apps op een hele reeks apparaten
- Rol updates op dezelfde dag uit zonder tussenkomst van de medewerker
MDM kan aan de AVG voldoen met behulp van het volgende:
- Inzicht krijgen over hoe apps worden gebruikt en welke gegevens worden verzameld
- Het scheiden van persoonlijke en zakelijke gegevens
- Het onderhouden van goede data-audits
Als grote bedrijven zeer compliant moeten zijn, moeten ze de controle over elk apparaat behouden, de afhankelijkheid van grote IT-teams verminderen en zich bewust zijn van de manier waarop werknemers hun apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens.
MDM functioneert goed als hulpmiddel voor apparaatidentificatie en -beheer, maar verwar het niet met een hulpmiddel voor forensische verzameling. Zodra een apparaat als onderzoeksdoel is geïdentificeerd, kunnen organisaties een forensische tool gebruiken om alle bedrijfsgegevens van het mobiele apparaat te verzamelen.
Lees verder: 10 manieren om zakelijke apparaten en gegevens onneembaar te maken
MDM-gegevens extraheren voor naleving
Als het gaat om het uitvoeren van een intern onderzoek, wordt het proces van het extraheren en decoderen van gegevens van zoveel apparaten van werknemers belastend. Het extraheren van gegevens wordt ongetwijfeld vereenvoudigd wanneer een MDM in beeld komt. Toch valt het hele omslachtige proces van het extraheren, opschonen en beheren van gegevens vaak onder de handen van het IT-team.
Geen wonder dat de informatie in een MDM-oplossing zeer uitgebreid en accuraat is, maar het interpreteren ervan kan lastig zijn uitdaging voor het IT-personeel. Omdat de ruwe output van een MDM vaak moeilijk te begrijpen is, is een uitgebreide spreadsheet belangrijk om de gegevens te ontcijferen. Met een goede MDM-oplossing en een uitgebreide forensische tool tot beschikking, kunnen de geëxtraheerde gegevens gemakkelijker te decoderen en te begrijpen zijn.
Gelukkig zijn er online verschillende e-discovery-tools beschikbaar die de geëxtraheerde gegevens kunnen omzetten in opeenvolgend georganiseerde, gemakkelijk te begrijpen, chatachtige gesprekken. Deze gegevens kunnen de look en feel van persoonlijke interacties vrijwel nabootsen, net zoals ze op een telefoon verschijnen.
Het extraheren en ontcijferen van gegevens voor compliance is nu een verplichte technische mogelijkheid geworden voor ondernemingen, vooral bedrijven die op kosteneffectieve wijze interne onderzoeken willen uitvoeren.
Samenvatten
In elke bedrijfsopstelling voltooien werknemers meer werk vanaf externe locaties dan vanuit een kantoorpand. Met de aanhoudende pandemie en de verplichte regels voor thuiswerken moeten complianceprofessionals begrijpen hoe belangrijk MDM-gegevens zijn voor onderzoeksdoeleinden.
Als het gaat om monitoring op afstand, zijn professionaliteit, vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en consistente processen cruciale onderdelen om toekomstige onderzoeken te plannen.
De meeste bedrijven gebruiken verschillende applicaties binnen organisaties, en MDM is een van de tools waarmee onderzoekers snel solide feiten kunnen achterhalen. Daarom kan het gebruik van een MDM zoals Scalefusion als onderdeel van uw compliancestrategie u helpen bij het beheren, begrijpen en controleren van kritische informatie over uw werknemers, producten en klanten. U kunt ook waarborgen hoe gegevens in uw hele bedrijf kunnen worden beheerd en onderhouden. Een MDM-oplossing kan de algehele traceerbaarheid en zichtbaarheid van de gegevens vergroten, waardoor uw compliance-inspanningen verder worden gestroomlijnd en extra middelen worden vrijgemaakt die kunnen helpen bij het aanpakken van extra zakelijke uitdagingen.
