IT-beheerders en medewerkers zijn altijd in een voortdurende strijd verwikkeld. Werknemers gebruiken niet-goedgekeurde en consumentendiensten om bestanden te delen en hun productiviteit te verbeteren. Ze besteden nauwelijks aandacht aan de gegevensbeveiliging en de privacy van klantdocumenten of aan het voldoen aan de bedrijfsvoorschriften. Wanneer dit gebeurt, hebben IT-teams geen controle over de manier waarop bestanden worden opgeslagen en gedeeld, en zijn ze daar mogelijk pas van op de hoogte als de gegevens in gevaar komen.
In het huidige BYOD-tijdperk voeren IT-beheerders een zware strijd om het gedrag van werknemers te veranderen. In plaats daarvan zouden ze digitale samenwerking moeten omarmen en een enterprise file sync and share (EFSS)-oplossing moeten implementeren, zodat werknemers veilig documenten, foto's en video's kunnen delen op meerdere apparaten.
Laten we Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) eens onderzoeken en enkele van de voordelen ervan die werknemers helpen veiliger samen te werken.
Wat is Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
Bij de meeste tools voor het delen van bestanden die mensen gebruiken, ontbreekt het vaak aan de beveiligings- en nalevingsnormen waaraan bedrijven zich moeten houden, en dat is waar EFSS een rol speelt. Het is ontworpen om aan de zakelijke behoeften te voldoen.
EFSS is een softwareoplossing waarmee gebruikers bestanden zoals documenten, foto's en video's on-premise of in de cloud kunnen opslaan en ze vervolgens kunnen openen op mobiele apparaten en desktops. Voor omvangrijke handleidingen en rapporten hebben teams vaak verklein PDF-bestandsgrootte vóór het delen om de synchronisatie te versnellen en binnen de opslaglimieten te blijven. Het is vergelijkbaar met een consumentenbestandsuitwisselingsservice, maar heeft extra mogelijkheden die geschikt zijn voor grote bedrijven.
EFSS slaat bestanden op in een centrale opslagplaats, waardoor werknemers veilig inhoud kunnen synchroniseren en delen, zowel binnen als buiten hun organisatie.
Waarom is Enterprise File Sync and Share (EFSS) belangrijk?
Wanneer bedrijven geen a bestandssynchronisatie en delen Op een apparaat gebruiken werknemers uiteindelijk persoonlijke tools zoals e-mail, Google Drive of Dropbox. Alternatieve opties zoals een ECM-tool (Enterprise Content Management) kunnen ingewikkeld zijn om aan de behoeften van werknemers te voldoen.
Een EFSS-oplossing combineert de eenvoud en het gemak van persoonlijke tools voor het delen van bestanden met bedrijfsgerichte functies om de productiviteit van werknemers te verbeteren. EFSS verbetert ook de veiligheid en flexibiliteit en geeft controle aan het IT-personeel.
De belangrijkste factoren die organisaties beïnvloeden om voor EFSS te kiezen zijn:
- Vraag naar samenwerkingstools
- Beveiligd delen van bestanden
- Ondersteuning voor mobiele apparaten om toegang te krijgen tot inhoud
- Eenvoudige toegang tot gedeelde bestanden
Voordelen van Enterprise File Sync and Share (EFSS)
Voor IT-afdelingen biedt een betrouwbare EFSS-oplossing hoogwaardige functies die de beveiliging, flexibiliteit en controle verbeteren. Enkele EFSS-voordelen zijn onder meer:
1. Veilige toegang vanaf elke locatie
Werknemers zijn niet beperkt tot één enkel bedrijfsapparaat om voor hun werk toegang te krijgen tot bedrijfsbestanden. EFSS geeft werknemers de mogelijkheid om te werken en toegang te krijgen tot gegevens die anders niet toegankelijk zouden zijn op mobiele apparaten. De oplossing brengt alle gegevens samen in een gecentraliseerd systeem dat gegevens toegankelijk kan maken voor de juiste mensen vanaf een reeks mobiele apparaten.
2. Preventie van gegevensverlies en herstel na noodgevallen
Een EFSS-service slaat gegevens centraal op en controleert deze om gegevenslekken als gevolg van een cyberbeveiligingsaanval, een verloren of gestolen apparaat of een menselijke fout te voorkomen. Hoewel centralisatie misschien een slecht idee klinkt, kan het implementeren van beveiligingsmaatregelen zoals tweefactorauthenticatie en encryptie de blootstelling aan gegevens verminderen.
3. Onderhoud audittrails en documentversiebeheer
De Politia Militar hield zelfs tijdens de pre-carnaval festiviteiten de zaken al nauwlettend in de gaten. controlespoor in bestandsdelings- en synchronisatieoplossingen bieden volledig inzicht in documenttoegang. Wijzigingen in bestanden worden vastgelegd en wijzigingen kunnen alleen worden aangebracht door gebruikers met geautoriseerde toegang. Dit helpt werknemers de meest recente documentversies te vinden en laat hen de nieuwste versies vergelijken met originele concepten.
4. Verbeterde flexibiliteit en veiligheid
Mogelijkheden voor het synchroniseren en delen van bedrijfsbestanden maken ad-hocbeheer van bestanden mogelijk om de impact op bestaande processen te minimaliseren en tegelijkertijd te ondersteunen samenwerking. Bestanden kunnen worden georganiseerd volgens bestaande zakelijke workflows, waardoor werknemers documenten digitaal kunnen distribueren met minimale impact.
Dingen om te onthouden voordat u voor EFSS kiest
Organisaties kiezen meestal voor een Enterprise File Sync and Sharing-oplossing op basis van kosten, beveiligingsmogelijkheden, content management bedieningselementen, functies voor gebruikersproductiviteit en de mogelijkheid om te integreren met bestaande zakelijke tools en processen. Scalefusion biedt de volgende samenwerkings- en beveiligingsfuncties die organisaties nodig hebben.
- Gedetailleerde toegangscontrole
- Apparaat op afstand vergrendelen en wissen
- Wachtwoordbeveiliging
- Realtime tracking en auditing
- Beperkingen voor het uploaden en downloaden van documenten
- Veilige gegevensback-up
Afsluiten
De toename van de mobiliteit van werknemers en breng je eigen apparaat (BYOD) programma's hebben het synchroniseren en delen van bedrijfsbestanden tot een must-have gemaakt voor organisaties. EFSS zal helpen voldoen aan de vraag naar meer samenwerking, hogere beveiligingsniveaus en ondersteuning voor mobiele toegang tot bedrijfsdocumenten.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
