Thuiswerken wint aan populariteit omdat het werknemers de broodnodige balans tussen werk en privéleven biedt, samen met een flexibele en comfortabele werkomgeving. Het stelt organisaties ook in staat om gemakkelijk op te schalen zonder veel te hoeven investeren in middelen. Bedrijven onderzoeken diverse technologieën om de implementatie van apparaten en de bijbehorende processen naadloos te ondersteunen, beheren en stroomlijnen, om zo de meeste obstakels voor thuiswerkers te overwinnen. Softwareoplossingen zoals Mobiel apparaatbeheer voor Android en Windows hebben het voor organisaties mogelijk gemaakt om hun gegevens, netwerk en applicaties op externe apparaten te beveiligen, terwijl werknemers op verre locaties werken.
Toch zijn er bepaalde uitdagingen waarmee organisaties en werknemers worden geconfronteerd bij het creëren van een extern personeelsbestand.
Hier kijken we naar zes belangrijke uitdagingen op het gebied van mobiel personeel en manieren om deze te overwinnen.
1. Veiligheid
Beveiliging is een van de grootste uitdagingen voor mobiele werknemers en werknemers op afstand die klanten op verschillende locaties hebben, en is ook een belangrijke zorg voor reguliere werknemers die af en toe de optie van thuiswerken nemen en werkgevers die dit volgen. Breng uw eigen apparaat (BYOD) of COPE-beleid (Corporate Owned Personal Enabled). Enkele van de risico's zijn onder meer:
• Hackingrisico's op mobiele apparaten
• Wi-Fi-beveiligingsrisico's bij het gebruik van openbare Wi-Fi, zoals die in cafés of winkelcentra
• Het installeren van kwaadaardige apps van onbetrouwbare bronnen en het knoeien met de apparaatinstellingen
• Verhoogd risico op kwaadwillige toegang tot bedrijfsgegevens en -applicaties, zoals het toestaan dat ongeautoriseerde mensen toegang krijgen tot bedrijfsapparaten
• het gebruik van niet-beveiligde apparaten voor toegang tot werkbestanden enz
• Problemen zoals verlies van een mobiel apparaat, niet-versleutelde gevoelige gegevens, gebrek aan gegevensbescherming (wachtwoordbeveiliging), het openen van bijlagen van verdachte bronnen
Hoe u veiligheidsrisico's kunt overwinnen
• Helder en transparant bedenken en uitvoeren afstandswerk beleid dat van toepassing is op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf en op BYOD-apparaten
• Het gebruik van Mobile Device Management voor Android-, iOS- en Windows-apparaten helpt de bedrijven bij het monitoren, beheren, controleren en beveiligen van bedrijfsapparaten, gegevens en applicaties. Deze oplossingen bieden u een reeks beleidscontrole- en beveiligingsopties voor het beheren en beveiligen van bedrijfsgegevens en apps voor mobiele apparaten die eigendom zijn van het bedrijf en die van personen.
• Het afdwingen van gegevensversleuteling op alle apparaten
• Een virtueel particulier netwerk gebruiken om al het webverkeer dat door uw netwerk stroomt te beveiligen
• Het definiëren van toegangsbeleid op basis van het anciënniteitsniveau en de tijd die nodig is om toegang te krijgen tot officiële gegevens
• Medewerkers op de hoogte houden van het beveiligingsbeleid en ervoor zorgen dat dit wordt nageleefd
2. Mededeling
Communicatie is de sleutel tot een productief team, en externe werknemers worden geconfronteerd met uitdagingen bij de coördinatie met teamleden op de werkvloer, andere externe werknemers en werknemers in verschillende tijdzones. Soms zijn communicatiemethoden niet betrouwbaar vanwege slechte netwerkomstandigheden.
Neha Tare, Pre-Sales Consultant, Cognizant, zegt: "Soms hebben we problemen met het verbinden met onze corporate collaboration tool voor onze audiogesprekken. Ons bedrijf heeft daarom een gratis nummer om verbinding te maken met dergelijke vergaderingen. Ze hebben ook een terugbelservice aangeboden om contact op te nemen met het team ter plaatse.”
Hoe communicatieproblemen te overwinnen
• Maak gebruik van technologie om te communiceren met externe werknemers. Skype, whatsapp bedrijf, Instagram voor bedrijven, Google Hangouts, Slack, GoToMeeting etc. zijn populaire tools die worden gebruikt voor communicatie
• Kies overlappende tijdvakken die geschikt zijn voor de meerderheid van de teamleden in geval van tijdzoneverschillen
• Implementeer een MDM-oplossing die een complete communicatiesuite biedt voor regelmatige app-updates, het delen van informatie en het delen van content in bijna realtime.
• Zorg ervoor dat er alternatieve manieren zijn om verbinding te maken in geval van netwerkproblemen
• Kies een oplossing voor het beheer van mobiele apparaten die opties biedt voor tweerichtingchat en VoIP-gesprekken met IT-beheerders en collega's
Lees ook: Hoe EVA Enterprise Messenger de teamcommunicatie kan verbeteren?
3. Prestaties volgen
Werkgevers vinden het lastig om de hoeveelheid werk die een thuiswerker dagelijks verricht bij te houden, en het bijhouden van hun productiviteit is ook voor de thuiswerkers zelf een uitdaging. Een betrouwbare urenregistratie software Dit kan helpen om deze kloof te overbruggen door zowel managers als werknemers inzicht te geven in de gewerkte uren. Het probleem is tweeledig: ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt en dat werknemers hun tijd efficiënt en effectief gebruiken.
Hoe u problemen met het volgen van de productiviteit kunt oplossen
• Stel duidelijke organisatieverwachtingen en medewerkersdoelen op voor dagelijkse, maandelijkse of jaarlijkse prestaties
• Los problemen op afstand op, rechtstreeks vanaf uw bureaublad met Schaalfusie Casten en bedienen op afstand.
• Strikte implementatie kioskvergrendelingsmodus op de bedrijfseigen apparaten om ervoor te zorgen dat uw mobiele werknemers de apparaten alleen voor werkdoeleinden gebruiken
• Geef de externe medewerkers flexibiliteit om hun werkvoortgang en zelfbeoordeling van hun werk bij te werken
• Deel regelmatig feedback over hun prestaties
4. Gebrek aan gemeenschap
Een vaste werknemer heeft dagelijks contact met zijn/haar collega's, bijvoorbeeld tijdens een koffiepauze of tijdens de lunch, of een kort praatje tijdens het werk. Dit helpt bij het ontwikkelen van een gevoel van verbondenheid, vertrouwen en een sociale kring in de professionele sfeer, wat goed is voor zowel de werkgerelateerde als de mentale ontwikkeling. Een werknemer op afstand kan genieten van het gevoel van isolatie, maar kan de interactiemogelijkheden en professionele lessen van zijn collega's mislopen, zoals de uitdagingen waarmee hij te maken kreeg tijdens het werken aan een probleem en de manier waarop hij dit oploste
Hoe je isolement kunt overwinnen en je gemeenschap kunt opbouwen
• Stimuleer het gebruik van innovatieve maar veilige communicatiemedia om gedachten en interesses te delen en de betrokkenheid van medewerkers te bevorderen
• Moedig externe medewerkers aan om initiatieven te nemen om het team als mensen te leren kennen
• Plan regelmatig virtuele vergaderingen om kwesties te bespreken
• Als een medewerker die op afstand werkt de werkplek kan bezoeken, kunt u plannen maken teambuilding activiteiten of een teamlunch rondom hun bezoek
5. Zelfmanagement van medewerkers
Veel thuiswerkers kampen met problemen op het gebied van tijdmanagement en afleiding, of ze nu thuiswerken of in een winkelcentrum. Afleidingen zoals de deurbel, lawaaierige buren of andere zaken zoals het betalen van rekeningen, boodschappen doen, de was doen of internetten, kunnen de workflow verstoren.
Hoe u afleidingen kunt overwinnen en uw tijd effectief kunt beheren
Externe medewerkers moeten maatregelen nemen om tijd en afleiding te beheersen
• Gebruik van tijdregistratiesoftware of Geautomatiseerde technische urenstaten om activiteiten te monitoren en werkuren te optimaliseren
• Het maken van to-do-lijsten of het gebruiken van een beste dagelijkse planner om activiteiten te prioriteren.
• Het gebruik van door MDM ondersteunde apparaten met kioskvergrendelingsmodus
• Het scheiden van werkruimtes, zoals een aparte werkruimte (of kamer) of naar een koffiezaak gaan die een rustige werkomgeving ondersteunt
• Volgens een schema, met regelmatige pauzes
6. Slechte gezondheidsgewoonten
Externe werknemers hebben een druk om zichzelf te bewijzen, waarvoor ze de neiging hebben langer te werken en hun werk- en gezinstijd niet kunnen scheiden, ze brengen het grootste deel van de tijd op één plek door, hebben grillige slaap- en eetgewoonten, die vaak hun tol eisen op mentaal en fysiek vlak gezondheid.
Medewerkers die op afstand werken, moeten:
• Maak en volg een schema voor zowel werk- als persoonlijke activiteiten
• Volg een tijdlijn voor verschillende activiteiten
• Gescheiden werk- en gezinstijd
• Zorg voor en volg pauzes voor de lunch en milde oefeningen
• Investeer in een ergonomische stoel en een goede bureauopstelling om de houding te behouden en de belasting te verminderen
Werken op afstand kan een win-winsituatie zijn voor zowel werknemers als organisaties. Het geeft de werknemers flexibiliteit, waardoor ze productiever worden en er wordt verwacht dat de organisatie minder investeert in middelen zoals kantoorruimte en technische apparatuur. Het is absoluut noodzakelijk om een zorgvuldige en gedetailleerde planning te volgen om uitdagingen op het gebied van werken op afstand te overwinnen door stappen te ondernemen zoals het inzetten van een robuust systeem Beheersoftware voor mobiele apparaten Met de hulp van een deskundige leverancier voor het beveiligen van uw gegevens en apparaat, kan het gebruik van tijdregistratiesoftware voor het bijhouden van productiviteit en tijd en het uitvoeren van een foutloze en geschikte mobiele strategie een grote bijdrage leveren aan het creëren van een gunstige werkomgeving voor externe werknemers.
