Asal usul istilah pematuhan boleh dikesan kembali kepada kata kerja Latin lengkap—mempunyai semua bahagian; untuk menjadikan keseluruhan atau sempurna. Pematuhan menjadi popular di Amerika Syarikat pada akhir 20-anth abad ke-20 dan mendapat sambutan pada pertengahan tahun 2000-an. Kebanyakan organisasi hari ini mendapati ia mencabar untuk menangani peraturan kompleks yang lebih menekankan pematuhan. Walaupun pematuhan peraturan mungkin kelihatan tidak diingini, organisasi besar menyedari akibat ketidakpatuhan. Malah, kos ketidakpatuhan hampir tiga kali ganda kos program pematuhan yang berkesan.
Apakah Program Pematuhan?
Program pematuhan ialah satu set dasar dan peraturan yang digubal untuk mematuhi undang-undang, peraturan dan regulasi atau untuk menegakkan reputasi organisasi. Fungsi pematuhan organisasi mengkaji undang-undang dan regulasi yang ditetapkan oleh badan kerajaan dan memastikan perniagaan mematuhi peraturan luaran dan kawalan dalaman. Program pematuhan yang mantap membantu organisasi,
- Menggubal dan mengawal selia prosedur
- Mencegah ketidakpatuhan terhadap undang-undang
- Menilai dan mengenal pasti masalah dalam proses perniagaan
- Mengenal pasti penipuan melalui audit
- Selaraskan budaya, peraturan dan prosedur dalaman syarikat
- Tentukan proses pelaksanaan
Terdapat kelebihan yang ketara kepada program pematuhan yang baik. Program pematuhan yang berkesan,
- Menggalakkan pengenalpastian risiko yang tidak dikenal pasti sebelum ini
- Meningkatkan komunikasi dan pelaporan kepada pihak pengurusan atasan
- Menggalakkan tingkah laku beretika dengan menggalakkan "budaya pematuhan"
- Membolehkan perniagaan meningkatkan ekuiti jenama mereka dengan menunjukkan keuntungan dengan cara yang memuaskan dari segi undang-undang
Elemen Utama untuk Mewujudkan Program Pematuhan
Walaupun terdapat program pematuhan yang berbeza, setiap satunya harus mempunyai beberapa elemen penting.
1. Tetapkan Nada di Bahagian Atas
Titik permulaan bagi mana-mana program pematuhan yang berkesan ialah pihak pengurusan kanan dan rasa tanggungjawab yang mereka kongsi untuk melindungi aset kewangan dan reputasi perniagaanKomitmen yang ditulis dalam buku panduan, disampaikan melalui e-mel atau disiarkan di laman web hanyalah sekadar cakap kosong melainkan pemimpin melaksanakannya. Komitmen tersebut perlu menyokong dan memperkasakan individu yang mempunyai tanggungjawab harian untuk mengurangkan risiko dan membina kepercayaan organisasi.
2. Mengumpul dan Menyemak Dasar
Menjalankan audit dasar untuk menyemak dokumentasi sedia ada. Ini membantu mewujudkan garis dasar untuk program pematuhan yang mempunyai dasar dan jangkaan yang jelas. Setelah semua maklumat dikumpul, tiba masanya untuk menyemak dasar, prosedur dan piawaian tatalaku sedia ada bagi memastikan ia selaras dengan peraturan semasa, matlamat pematuhan dan jangkaan kepimpinan. Benarkan program pematuhan baharu tersedia dengan mudah kepada pekerja. Mengemas kini dan menyemak dasar secara berkala dan memastikan semua orang dalam organisasi memahami bahawa dasar pematuhan adalah asas program yang berjaya.
3. Penilaian Risiko
Program pematuhan bukan sahaja tentang mematuhi proses tetapi juga memahami risiko yang dihadapi oleh organisasi. Organisasi menjalankan penilaian untuk mengenal pasti pelbagai jenis risiko. Contohnya, penilaian audit dalaman berkemungkinan untuk meringkaskan risiko kewangan, operasi dan pematuhan. Sebagai sebahagian daripada proses ini, adalah penting untuk sahkan syarikat yang sah untuk memastikan semua perkongsian dan kerjasama mematuhi piawaian pematuhan. Fungsi pematuhan memberi tumpuan kepada risiko yang paling ketara dalam organisasi dan menyediakan asas untuk menentukan tindakan yang diperlukan untuk mengelakkan, mengurangkan atau memulihkan risiko tersebut.
4. Pengujian dan Pemantauan
Pengujian dan pemantauan program pematuhan yang mantap adalah penting untuk menganalisis prestasi dasar pematuhan dan membuat perubahan tambahan dengan sewajarnya. Proses pengujian dan pemantauan bermula dengan melaksanakan kawalan yang sesuai yang mengesan jurang dan memastikan dasar korporat yang baik dilaksanakanSebarang perubahan dalam prosedur adalah telus dan semua maklumat berkaitan didokumenkan. Penemuan daripada penilaian risiko boleh berfungsi sebagai titik permulaan untuk program pengujian dan pemantauan.
5. Komunikasi Program Pematuhan
Kejayaan program pematuhan sebahagian besarnya bergantung pada pembukaan saluran komunikasi. Program pematuhan harus diintegrasikan ke dalam aplikasi pengurusan pekerja anda atau sistem dan membolehkan pekerja melaporkan pelanggaran dan menangani isu etika secara tanpa nama. Mewujudkan laluan komunikasi antara fungsi pematuhan dan pekerja adalah penting untuk memastikan insiden dilaporkan dan boleh dielakkan pada masa hadapan. Organisasi juga harus menjalankan program latihan untuk meningkatkan akauntabiliti untuk tingkah laku beretika melalui latihan dan penilaian prestasi yang kerap.
6. Tindakan Pembetulan
Risiko ada di mana-mana, contohnya, kebimbangan yang ketara timbul dengan potensi penyalahgunaan AI generatif, sama ada melalui penyebaran maklumat salah, manipulasi atau output yang berat sebelah. Menangani risiko ini memerlukan langkah proaktif untuk melindungi daripada akibat yang tidak diingini. Risiko pematuhan yang ketara boleh ditemui melalui audit, pelanggaran data, atau semakan dalaman. Dan apabila itu berlaku, fungsi pematuhan mesti dikurniakan autonomi untuk memastikan kemajuan operasi yang baik. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, organisasi membelanjakan banyak wang untuk pematuhan. Tanpa penegasan yang betul, program pematuhan tidak akan memberi impak di dunia sebenar.
Membungkus Up
Walaupun tiada pendekatan sesaiz untuk semua program pematuhan, organisasi harus mengenal pasti keperluan pematuhan mereka dan kesannya terhadap aktiviti, produk dan perkhidmatan mereka. Jika sesebuah organisasi tidak mempunyainya atau perlu mengemas kini program sedia ada, pastikan ia merupakan gabungan semua dasar dan memberi tumpuan kepada bidang perniagaan yang paling sensitif dengan risiko tertinggi.
Scalefusion MDM boleh menyokong program dan inisiatif pematuhan organisasi anda. Terokai lebih lanjut dengan Percubaan percuma 14-hari tempoh.
