IT 管理者と従業員は常に絶え間ない戦いにさらされています。従業員は、非認可の消費者向けサービスを使用してファイルを共有し、生産性を向上させています。彼らは、データのセキュリティや顧客文書のプライバシー、企業のコンプライアンスの遵守などにはほとんど注意を払っていません。これが発生すると、IT チームはファイルの保存方法と共有方法を制御できなくなり、データが侵害されるまで気付かない可能性があります。
今日の BYOD の時代において、IT 管理者は従業員の行動を変えるために苦戦しています。代わりに、デジタル コラボレーションを採用し、従業員が複数のデバイス間でドキュメント、写真、ビデオを安全に共有できるようにするエンタープライズ ファイル同期および共有 (EFSS) ソリューションを採用する必要があります。
Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) と、従業員のより安全なコラボレーションに役立つその利点のいくつかを見てみましょう。
Enterprise File Sync and Share (EFSS) とは何ですか?
一般に使用されているほとんどのファイル共有ツールには、企業が遵守する必要のあるセキュリティおよびコンプライアンスの標準が欠けていることがよくあります。そこで EFSS が登場します。EFSS は、ビジネス ニーズを満たすように設計されています。
EFSSは、ドキュメント、写真、動画などのファイルをオンプレミスまたはクラウドに保存し、モバイルデバイスやデスクトップからアクセスできるようにするソフトウェアソリューションです。大規模なマニュアルやレポートの場合、チームはしばしば PDFファイルのサイズを縮小する 共有前に同期を高速化し、ストレージ容量の制限内に収めることができます。一般ユーザー向けのファイル共有サービスに似ていますが、大企業に適した追加機能を備えています。
EFSS はファイルを中央リポジトリに保存し、従業員が組織の内外からコンテンツを安全に同期および共有できるようにします。
Enterprise File Sync and Share (EFSS) はなぜ重要ですか?
企業が提供しない場合 ファイルの同期と共有 デバイスを使用すると、従業員は電子メール、Google ドライブ、Dropbox などの個人用ツールを使用することになります。 ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) ツールなどの代替オプションは、従業員のニーズを満たすには複雑になる場合があります。
EFSS ソリューションは、個人用ファイル共有ツールのシンプルさと利便性をエンタープライズ向けの機能と組み合わせて、従業員の生産性を向上させます。また、EFSS はセキュリティと柔軟性を向上させ、IT スタッフに制御を提供します。
組織が EFSS を選択する際に影響を与える主な要因は次のとおりです。
- コラボレーションツールの需要
- 安全なファイル共有
- モバイルデバイスによるコンテンツへのアクセスのサポート
- 共有ファイルへの簡単なアクセス
Enterprise File Sync and Share (EFSS) の利点
IT 部門にとって、信頼できる EFSS ソリューションは、セキュリティ、柔軟性、制御を向上させるエンタープライズ グレードの機能を提供します。 EFSS の利点には次のようなものがあります。
1. どこからでも安全にアクセス
従業員が仕事で会社のファイルにアクセスできるのは、1 台の会社所有デバイスに限定されるわけではありません。 EFSS を使用すると、従業員は、モバイル デバイスではアクセスできないデータにアクセスして作業できるようになります。このソリューションは、すべてのデータを集中システムに統合し、適切な人がさまざまなモバイル デバイスからデータにアクセスできるようにします。
2. データ損失防止と災害復旧
EFSS サービスは、サイバーセキュリティ攻撃、デバイスの紛失または盗難、人的ミスによるデータ漏洩を防ぐために、データを一元的に保存および制御します。一元化というと悪い考えのように聞こえるかもしれませんが、2 要素認証や暗号化などのセキュリティ対策を導入すると、データの漏洩を減らすことができます。
3. 監査証跡と文書のバージョン管理を維持する
その 監査証跡 ファイル共有および同期ソリューションでは、ドキュメントへのアクセスを完全に可視化できます。ファイルに加えられた変更は記録され、変更は許可されたアクセス権を持つユーザーのみが行うことができます。これにより、従業員は最新のドキュメント バージョンを見つけ、最新バージョンと元の下書きを比較することができます。
4. 柔軟性とセキュリティの向上
エンタープライズ ファイルの同期および共有機能により、ファイルのアドホック管理が可能になり、既存のプロセスへの影響を最小限に抑えながら、 環境、テクノロジーを推奨。既存のビジネス ワークフローに従ってファイルを整理できるため、従業員は最小限の影響でドキュメントをデジタル配布できます。
EFSS を選択する前に覚えておくべきこと
組織はほとんどの場合、コスト、セキュリティ機能、 コンテンツ管理 コントロール、ユーザー生産性機能、既存のビジネス ツールやプロセスと統合する機能などです。 Scalefusion は、組織が必要とする次のコラボレーション機能とセキュリティ機能を提供します。
- きめ細かなアクセス制御
- リモートデバイスのロックとワイプ
- パスコード保護
- リアルタイムの追跡と監査
- ドキュメントのアップロードとダウンロードの制限
- 安全なデータバックアップ
労働力の流動性の普及と 自分のデバイスの持ち込み (BYOD) プログラムのおかげで、エンタープライズ ファイルの同期と共有は組織にとって必須のものになりました。 EFSS は、コラボレーションの強化、より高いレベルのセキュリティ、企業ドキュメントへのモバイル アクセスのサポートに対する需要を満たすのに役立ちます。
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