Per molte aziende, una forza lavoro da remoto è un sogno che si avvera. Mantiene bassi i costi, fa risparmiare tempo negli spostamenti e consente ai membri del team di lavorare alle proprie condizioni.
Ma c'è molto di più.
Parla con qualsiasi lavoratore da remoto delle sue condizioni di lavoro e probabilmente sentirai alcune sfide e lamentele comuni da parte di tutti loro. Problemi di comunicazione, connettività, difficoltà tecniche relative alla gestione dei dispositivi, problemi di sicurezza e problemi di benessere psicologico e motivazione sono tra le sfide più frequentemente menzionate di una forza lavoro da remoto.
In questo blog spiegheremo cos'è la gestione della forza lavoro da remoto, e poi parleremo dei suoi vantaggi e delle sue sfide. Forniremo poi alcuni suggerimenti e pratiche su come gestire correttamente una forza lavoro da remoto.
Che cos'è la gestione della forza lavoro da remoto?
Gestire una forza lavoro remota è molto diverso dalla gestione di un team interno. La gestione della forza lavoro da remoto si riferisce a tutte le pratiche che i manager dovrebbero adottare per mantenere un team funzionale e produttivo di lavoratori da remoto.
La sfida principale nella gestione di una forza lavoro da remoto è che il team è disperso in luoghi diversi e, potenzialmente, con fusi orari diversi. Quindi, la sfida principale della gestione della forza lavoro da remoto è coordinare e sincronizzare gli sforzi del team. Un sistema affidabile soluzione di lavoro a distanza può aiutare a ottimizzare il supporto IT, semplificare la comunicazione e ridurre i tempi di inattività nei team geograficamente dispersi.
Ci sono diverse aree di cui occuparsi qui:
- Comunicazione e collaborazione tra i membri del team.
- Gestione di dispositivi e tecnologie.
- Politiche e pratiche adeguate per garantire la conformità (legale e di sicurezza).
- Impegno dei dipendenti e benessere.
In pratica, un team remoto affronta sfide diverse in ciascuna di queste aree. Discuteremo di queste sfide più avanti nell'articolo e suggeriremo alcune best practice per gestire e motivare correttamente una forza lavoro remota.
Vantaggi di avere una forza lavoro remota:
Prima di passare alle sfide che deve affrontare chi lavora da remoto, è bene soffermarsi sui vantaggi e capire perché ne vale la pena.
- Costi ridotti: con una forza lavoro da remoto, non è necessario affittare un ufficio e pagare per le sue attrezzature e i costi energetici. Molti team distribuiti beneficiano anche di soluzioni di accesso e pianificazione semplificate per l'area di lavoro, come prenotazione dello spazio di lavoro dall'app Alliance Virtual Offices, che consente un utilizzo flessibile degli spazi per riunioni e una presenza professionale senza un contratto di locazione a lungo termine. Inoltre, con software per la gestione degli appalti, le aziende possono monitorare meglio le spese, eliminare gli sprechi e assicurarsi offerte migliori su strumenti e abbonamenti essenziali. I membri del team possono anche ridurre i costi degli spostamenti per andare al lavoro.
- Pool di talenti più grande: con una forza lavoro da remoto, hai la possibilità di assumere chiunque da qualsiasi parte del mondo, purché sia dotato degli strumenti giusti. Quindi hai un bacino di talenti più ampio da assumere da agenzie di lavoro da remoto come 1840 & Company può aiutarti ad accedere facilmente talento globale, occupandosi di tutto, dall'approvvigionamento alla conformità.
- Autonomia dei dipendenti: i membri del team remoto si sentono più liberi di gestire il loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Prendere il controllo delle proprie ore di lavoro è un privilegio, soprattutto in alcune circostanze speciali. Tuttavia, è essenziale capire come pagare i contraenti esteri per garantire il rispetto delle normative internazionali e il regolare svolgimento delle operazioni finanziarie.
- Produttività incrementata: alcuni studi dimostrano che le forze lavoro da remoto potrebbero essere più produttive dei team interni. Ovviamente, questo dipende da quanto bene il team remoto è equipaggiato, formato e gestito. Torneremo su questo più avanti in questo articolo.
Sfide nella gestione di una forza lavoro remota
Il lavoro da remoto è diventato comune dopo la pandemia di COVID-19. Di sicuro rende possibile alle persone lavorare secondo i propri termini, ma porta con sé sfide uniche per manager e aziende. Queste sfide possono influire sulla comunicazione, sulla produttività e sulla sicurezza. Ecco le cinque principali sfide della gestione di team remoti:
1. Lacune comunicative
Raggiungere la scrivania di un collega o improvvisare una riunione è facile in ufficio. Per un management che lavora da remoto, queste interazioni spontanee sono difficili, se non impossibili.
Per il 27% dei lavoratori da remoto intervistati da Hubspot, le difficoltà di comunicazione e collaborazione tra team sono considerate il principale problema di connettività.
La comunicazione a distanza si basa in gran parte su e-mail, chat e videochiamate. Questo può portare a interruzioni e incomprensioni. Anche le differenze di fuso orario possono ritardare le risposte e rallentare i processi decisionali. Questi problemi, insieme ad altri, creano lacune nella comunicazione tra i membri del team, diminuendone in definitiva la produttività. È qui che entra in gioco un Assistente virtuale, soluzione per la gestione del calendario può essere d'aiuto. Un assistente virtuale che gestisce la pianificazione attraverso i fusi orari può mantenere le riunioni in carreggiata e garantire che le persone giuste siano disponibili quando necessario. Condurre regolarmente sondaggi tra i dipendenti può aiutare a identificare tali sfide e fornire spunti per migliorare la collaborazione.
2. Rischi per la sicurezza
I dipendenti che lavorano da remoto spesso utilizzano dispositivi personali e reti domestiche, che potrebbero non avere le stesse misure di sicurezza dei dispositivi da ufficio. Ciò aumenta il rischio di violazioni dei dati e attacchi informatici. Le aziende devono proteggere le informazioni sensibili e mantenere la conformità alle normative e Tendenze sulla protezione dei datiUn ottimo modo per raggiungere questo obiettivo è mantenere il controllo sui dispositivi dei dipendenti e sulla sicurezza della rete, sia introducendo nuove soluzioni software (come Software di governance aziendale) o definendo linee guida IT dedicate. Ne parleremo nella prossima sezione.
3. Monitoraggio della produttività
In un ufficio, i manager possono osservare i dipendenti e valutare la loro produttività vedendoli lavorare. Il lavoro da remoto, tuttavia, richiede metodi diversi per monitorare la produttività, come monitoraggio delle ore di gestione del progetto, monitoraggio dei dipendenti, check-in regolari e definizione di traguardi chiari. Questi metodi a volte possono sembrare invasivi per i dipendenti e potrebbero non misurare e monitorare accuratamente le loro prestazioni, in particolare per coloro che lavorano con orari flessibili. Per superare queste sfide, molti team utilizzano strumenti dedicati per la pianificazione della capacitàQueste piattaforme ti aiutano a visualizzare chi sta lavorando a cosa, a ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro e a prevedere quando i membri del team sono sotto sforzo.
4. Problemi tecnici
Il lavoro da remoto dipende molto dalla tecnologia. In un sondaggio di AnyDesk, oltre il 35% degli intervistati segnala di aver riscontrato problemi IT, come problemi di Internet, problemi software o guasti hardware. Quando si gestisce appalti internazionali Per i team che lavorano da remoto, garantire il corretto funzionamento della tecnologia nelle diverse regioni diventa ancora più fondamentale per mantenere la produttività.
A differenza di quanto avviene in un ambiente d'ufficio, dove il supporto IT è prontamente disponibile, i lavoratori da remoto potrebbero dover risolvere i problemi in modo indipendente, il che può risultare frustrante e richiedere molto tempo.
5. Mantenere l'impegno
Un'altra sfida per un team remoto è mantenere i membri del team coinvolti e motivati. Senza le interazioni sociali di un ambiente d'ufficio, i lavoratori da remoto potrebbero sentirsi isolati dagli obiettivi e dalla cultura aziendale. I manager devono trovare il modo di mantenere i dipendenti motivati e coinvolti. Alcuni di questi metodi includono aggiornamenti regolari. riconoscimento dei risultatie attività di team virtuali. Utilizzando software per premi per i dipendenti può anche aiutare a risollevare il morale riconoscendo gli sforzi in tempo reale.
Anche gesti semplici e premurosi, come presentare un trofeo anni di servizio durante una riunione di squadra, può fare molto per dimostrare apprezzamento e rafforzare il senso di appartenenza al team.
Se una qualsiasi delle cinque sfide illustrate finora è fonte di disagio e problemi per il tuo team remoto, leggi la sezione successiva. Discuteremo alcune tecniche e strumenti per gestire la tua forza lavoro da remoto e migliorarne la produttività. Puoi anche esplorare miglior software per ufficio virtuale per semplificare la comunicazione e aumentare il coinvolgimento del team in contesti remoti.
I migliori consigli e le migliori pratiche per gestire la forza lavoro da remoto
La gestione di una forza lavoro remota richiede una pianificazione attenta e strumenti giustiIn questa sezione, abbiamo suddiviso la strategia per ottimizzare la tua forza lavoro da remoto in tre parti (anche se vedrai che sono tutte molto collegate tra loro):
1. Sfruttare le soluzioni di gestione dei dispositivi mobili
Mobile Device Management software, è uno strumento utilizzato dalle organizzazioni per gestire, monitorare e proteggere dispositivi mobili come smartphone, tablet e laptop. Questo software consente ai reparti IT di controllare e proteggere i dati su una flotta di dispositivi, assicurando che vengano utilizzati in modo sicuro ed efficace all'interno dell'azienda.
Le soluzioni di gestione dei dispositivi mobili (MDM) possono aiutarti a gestire la tua forza lavoro remota in diversi modi:
- Migliore sicurezza: MDM aiuta a proteggere i dati aziendali su tutti i dispositivi, indipendentemente dalla posizione. Se un dispositivo viene perso, è possibile cancellare i dati da remoto.
- Gestione dei dispositivi più semplice: Con MDM, il tuo team IT può gestire tutti i dispositivi aziendali da un unico posto. Ciò semplifica notevolmente operazioni come l'aggiornamento del software o l'aggiunta di nuove app.
- Equipaggiamento dei membri del team: MDM garantisce che tutti abbiano le app e gli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro. Può anche bloccare siti web o app che distraggono, ed è utile quando si lavora da casa.
- Riduzione dei costi: Quando puoi risolvere la maggior parte dei problemi del dispositivo da remoto, spendi meno Supporto ITInoltre, quando i dispositivi funzionano bene, le persone possono continuare a lavorare senza interruzioni.
- Seguire le regole di conformità: Se il tuo settore ha norme rigorose in materia di protezione dei dati, un software MDM può aiutarti a garantire la conformità alle normative, anche con un team che lavora da remoto.
Devi scegliere una soluzione MDM adatta per sfruttare questi vantaggi. Per farlo, devi tenere a mente questi due suggerimenti:
A. Quale soluzione MDM è ideale per te?
Inizia facendo i compiti quando stai impostando una soluzione MDM. Cerca un sistema che funzioni bene per la tua azienda. Pensa a cose come:
- Funzionerà con tutti i tuoi dispositivi?
- Dispone di funzionalità di sicurezza efficaci?
- È facile da usare per tutti?
Dopo averne scelto uno, fai un piano per implementarlo. Questo include la creazione di account utente, la configurazione dei dispositivi e la formazione dei dipendenti su come utilizzare la piattaforma MDM.
B. Come configurare la soluzione MDM:
Quando configuri l'MDM, impostalo in modo che corrisponda alle regole e alle esigenze di sicurezza della tua azienda. Ciò significa:
- Determinare come possono essere utilizzati i dispositivi.
- Seleziona quali app sono consentite.
- Impostazione di funzionalità di sicurezza come crittografia e password.
Non dimenticare di mantenere aggiornate le tue impostazioni MDM. Nuove minacce alla sicurezza emergono sempre, quindi è importante rimanere aggiornati.
Quando il tuo team lavora da remoto, una buona comunicazione diventa ancora più importante. Diamo un'occhiata ad alcune tecniche e strumenti di comunicazione da remoto per mantenere tutti connessi e sulla stessa pagina.
2. Strategia di comunicazione e strumenti per la gestione della forza lavoro remota
Quando i team lavorano da remoto, perdono le naturali interazioni fisiche tipiche di un ambiente d'ufficio. Niente più discussioni improvvisate al distributore d'acqua o rapide chiacchierate alla scrivania. Questo rende la comunicazione a distanza intenzionale ancora più importante. Una buona comunicazione aiuta a prevenire incomprensioni, mantiene tutti allineati sugli obiettivi e mantiene alto il morale del team. Per ridurre gli attriti di coordinamento tra fusi orari diversi, utilizzare un software di pianificazione automatizzata per gestire la tua agenda online, inviare promemoria intelligenti e incorporare la disponibilità direttamente nei flussi di lavoro delle videoconferenze. Utilizzando software per makerspace può semplificare la comunicazione, garantendo che i team remoti rimangano allineati e produttivi.
Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la comunicazione tra i membri di un team che lavora in remoto.
A. Videoconferenza
La videoconferenza è fantastica per le riunioni faccia a faccia a distanza, anche quando non ci si trova nella stessa stanza. Consentono di:
- Riunioni di squadra: Pianificare riunioni di squadra regolari Dove tutti possono vedersi e sentirsi a vicenda. Questo aiuta a mantenere un senso di unità e consente discussioni in tempo reale.
- Check-in individuali: I manager possono usare le videochiamate per fare check-in personali con i membri del team. Ciò fornisce uno spazio per conversazioni più approfondite sui progressi del lavoro, le sfide e il benessere personale.
- Presentazioni e demo: Le videochiamate sono ideali quando si mostra qualcosa visivamente. Puoi condividere lo schermo per esaminare un nuovo processo o presentare i risultati al team.
- Eventi sociali virtuali: Organizza attività di team building online o ritrovi informali. Potrebbe trattarsi di una pausa caffè virtuale, un sessione di gioco online, o una squadra quiz.
Suggerimenti per effettuare videochiamate efficaci
- Stabilisci un programma e condividilo in anticipo.
- Quando non parli, usa il pulsante di disattivazione dell'audio per ridurre il rumore di fondo.
- Incoraggiate tutti ad accendere le telecamere quando possibile.
- Registra le riunioni importanti per chi non può partecipare.
- Usa un Prende appunti della riunione AI per acquisire automaticamente punti chiave, azioni da intraprendere e decisioni, in modo che i partecipanti possano rimanere concentrati invece di prendere appunti.
B. Gestione del progetto
Strumenti di gestione del progetto fornire un posto centrale per organizzare e monitorare il lavoroAiutano con:
- Assegnazione del compito: Assegna compiti ai membri del team e stabilisci le date di scadenza.
- Monitoraggio dei progressi: Guarda a colpo d'occhio in quale fase si trovano i diversi progetti.
- Archiviazione file: Conserva tutti i documenti relativi al progetto in un unico posto facilmente accessibile.
- Collaborazione: Commenta le attività per discutere dettagli o fornire aggiornamenti.
- Miglioramenti nella gestione dei progetti : Qui è dove Strumenti di gestione dei progetti di intelligenza artificiale entrano in gioco, offrendo funzionalità quali la pianificazione automatizzata, il bilanciamento intelligente del carico di lavoro e il rilevamento dei rischi in tempo reale.
Suggerimenti per l'utilizzo degli strumenti di gestione dei progetti
- Suddividere i progetti di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili utilizzando un gestione del progetto strumento.
- Utilizza etichette o tag per categorizzare le attività (ad esempio, urgenti, in corso, bloccate).
- Aggiornare regolarmente lo stato delle attività per mantenere le informazioni aggiornate.
- Integrazione con altri strumenti come calendari o messaggistica istantanea per un flusso di lavoro senza interruzioni.
- Il processo è più importante degli strumenti e c'è abbondanza di software gratuito per la gestione dei progetti disponibile per iniziare.
C. Messaggistica istantanea
Gli strumenti di messaggistica istantanea ricreano le conversazioni rapide e informali in un ufficio. Sono ottimi per:
- Domande rapide: Invece di inviare un'e-mail per una domanda semplice, i membri del team possono ottenere risposte rapide tramite chat.
- Aggiornamenti del team: Condividere brevi annunci o aggiornamenti che non richiedono una riunione completa.
- Chiacchiere informali: Crea canali per discussioni extralavorative per aiutare i membri del team a creare legami.
- Condivisione di file: Velocemente condividere documenti o immagini relative al lavoro in corso.
Suggerimenti per utilizzare la messaggistica istantanea in modo efficace
- Crea canali separati per progetti o argomenti diversi.
- Utilizza gli aggiornamenti di stato per far sapere agli altri se sei disponibile o occupato.
- Concordare i tempi di risposta previsti (ad esempio, rispondere entro 2 ore durante l'orario di lavoro).
- Per le discussioni più lunghe, usa i thread per mantenere organizzati i canali.
3. Formazione e supporto dei dipendenti in remoto
La giusta formazione e il giusto supporto aiutano i dipendenti da remoto a svolgere al meglio il loro lavoro e a sentirsi connessi all'azienda. Diamo un'occhiata ad alcune aree chiave:
A. Inserimento di nuovi dipendenti remoti
Oltre alla comunicazione e alla gestione dei dispositivi, le operazioni di assunzione del personale si basano ora sul software. Piattaforme moderne automatizzare l'onboarding remoto, documenti digitali, conformità e incarichi, fornendo al contempo analisi della forza lavoro in tempo reale. Se il tuo stack HR/ATS ti sembra limitante, prendi in considerazione un aggiorna questo software di gestione del personale Per semplificare le assunzioni, aumentare i collocamenti e ridurre le procedure amministrative. Iniziare un nuovo lavoro da remoto può essere complicato. Ecco come renderlo più semplice.
- Crea un pacchetto di benvenuto: Invia ai nuovi assunti un pacchetto di benvenuto digitale con tutte le informazioni necessarie sull'azienda, sul loro ruolo e sul team.
- Tour virtuale dell'ufficio: Organizza delle videochiamate per presentare la nuova persona ai diversi membri del team e ai diversi reparti.
- Sistema di amici: Con sistema amicoAffiancare il nuovo dipendente a un membro del team esperto che possa rispondere alle domande e offrire supporto.
- Distribuiscilo: Non concentrare tutta la formazione in un giorno solo. Distribuiscila su una o due settimane per evitare di sopraffare il nuovo assunto.
B. Sviluppo continuo delle competenze
Formazione di squadra e sviluppo del talento sono al centro della trasformazione digitale delle aziende oggi e non dovrebbero fermarsi dopo l'onboarding. Ecco alcuni modi per mantenere aggiornate le competenze.
- Corsi online: Offrire l'accesso a piattaforme come Coursera o LinkedIn Learning per la formazione continua, non solo per supportare i loro ruoli attuali ma anche per aiutarli mentre formattare i loro curriculum per una crescita professionale a lungo termine.
- Webinar: Organizzare regolarmente workshop online su argomenti pertinenti.
- Sessioni di condivisione delle competenze: Incoraggia i membri del team a insegnarsi a vicenda nuove competenze in brevi sessioni online.
- Conferenze virtuali: Sostieni la partecipazione agli eventi di settore online per rimanere aggiornato sulle tendenze.
C. Salute mentale e benessere
Lavorare da casa può essere isolante. Ecco come puoi supportare il benessere del tuo team.
- Check-in regolari: Chiedere ai manager di effettuare delle chiamate individuali per sapere come stanno procedendo i membri del team.
- Incoraggiare le pause: Ricordare alle persone di fare pause regolari e di allontanarsi dagli schermi.
- Eventi sociali virtuali: Organizza attività di team building online o ritrovi informali.
- Risorse per il benessere: Fornire l'accesso online salute mentale risorse o servizi di consulenza.
- Programma di lavoro ibrido: Ciò consentirebbe ai membri del team locale di divertirsi a stare insieme quando si sentono un po' distanti e soli.
D. Supporto tecnico
Il lavoro da remoto si basa molto sulla tecnologia. È importante investire nella giusta piattaforme di trasformazione digitale e assicurati che il tuo team abbia il giusto supporto.
- Helpdesk IT: Predisporre un modo per consentire ai dipendenti di ottenere rapidamente assistenza per i problemi tecnici.
- Guide pratiche: Crea guide semplici per attività e strumenti tecnologici comuni.
- Check-in regolari: Chiedere al personale IT di confrontarsi con i dipendenti per risolvere i problemi in corso.
- Supporto per le attrezzature: Avere una procedura chiara per richiedere e sostituire le attrezzature quando necessario.
Conclusione
Gestire il tuo forza lavoro a distanza e ottimizzare le loro prestazioni è più impegnativo di quanto sembri. L'obiettivo finale è creare una cultura di collaborazione e comunicazione significative, e ci sono varie sfide lungo il percorso.
Questa guida ti fornisce gli strumenti giusti e le best practice per affrontare diversi aspetti della gestione della forza lavoro da remoto, dalle lacune nella comunicazione fino al coinvolgimento dei dipendenti. Assicurati di seguire attentamente questi passaggi per creare una forza lavoro da remoto produttiva.
