La maggior parte delle aziende non dispone di strumenti adeguati per condurre indagini interne perché c'è sempre troppo da considerare. È fondamentale disporre di tecnologia e processi per preservare, raccogliere, elaborare e rivedere i dati relativi alle indagini interne. Ma per la maggior parte delle organizzazioni è difficile capire da dove cominciare.
Facendo alcuni sforzi iniziali, le aziende possono migliorare i risultati di qualsiasi indagine che possa sorgere. Alcuni sforzi aggiuntivi possono mitigare le complicazioni legali e logistiche che potrebbero sorgere, le aziende possono adattarsi a dove porteranno i fatti o addirittura prevedere come la portata del progetto potrebbe cambiare in futuro.
A causa della pandemia di COVID-19 e della necessità esclusiva di lavorare da casa, è diventato ancora più difficile gestire le indagini perché sempre più informazioni vengono archiviate su diversi dispositivi mobili. Questo è il motivo per cui le aziende ora devono utilizzare soluzioni come gestione dei dispositivi mobili (MDM) e utilità per identificare e raccogliere facilmente dati per un'indagine interna.
Cos'è il software MDM?
È importante che i gestori del rischio siano consapevoli delle funzionalità MDM, soprattutto se sono coinvolti nel rilevamento di dati di qualsiasi tipo. Gli MDM sono un importante strumento forense per la scoperta e devono essere implementati in tutte le aziende, soprattutto nella cultura del lavoro remoto.
La maggior parte dei grandi dipartimenti IT aziendali utilizza software MDM per monitorare e gestire in modo sicuro smartphone, tablet e laptop utilizzati dai lavoratori.
In un configurazione BYOD (Bring Your Own Device)., MDM funge da soluzione di sicurezza strumentale per i team IT nei seguenti modi:
- La soluzione può configurare e aggiornare i dispositivi dei dipendenti in modo coerente, standardizzato e scalabile.
- Con gli MDM, i team IT possono anche effettuare diagnosi remote e risolvere i problemi in modo efficiente.
- Un MDM può unificare efficacemente le informazioni in un unico sistema tracciabile
- I dipartimenti IT possono monitorare quanti dipendenti accedono ai dati, ai file e alla posta elettronica dell'azienda.
- MDM può fornire informazioni preziose su diversi tipi di dati, inclusi segreteria telefonica, messaggi di testo, registri delle chiamate insieme alla posizione geografica dei dispositivi.
L'importanza dell'MDM
La gestione dei dispositivi mobili può aiutare i dipendenti ad accedere alla posta elettronica aziendale su un dispositivo e consente inoltre alle aziende di cancellare in remoto la traccia della posta elettronica dai dispositivi, se necessario.
MDM rappresenta un'importante fonte centralizzata di informazioni dal punto di vista investigativo perché monitora ogni tipo di attività dei dipendenti come l'accesso alla posta elettronica, la voce e la chat. Inoltre, gli MDM documentano con precisione quando e come i dipendenti utilizzano i dispositivi e da quali posizioni accedono ai dati aziendali.
MDM nella conformità interna
Quando si tratta di indagini, MDM può essere uno strumento utile perché consente ai team IT di monitorare il modo in cui i dipendenti accedono ai dati aziendali in un unico sistema tracciabile. MDM presenta informazioni preziose su dove, quando e da quali dispositivi si accede ai dati aziendali.
Ruolo di MDM nella conformità
Per rimanere redditizie e conformi, le aziende sono sempre alla ricerca della migliore tecnologia disponibile sul mercato e dei mezzi per implementarla su tutti i dispositivi dei dipendenti. Più dispositivi nell'organizzazione significano maggiori possibilità che si verifichi un errore. Pertanto, è importante avere a disposizione una solida gestione dei dispositivi mobili come Scalefusion.
Dal monitoraggio remoto dei dispositivi nelle mani dei dipendenti alla protezione di ciascun dispositivo per prevenire il più grande attacco di violazione dei dati, le soluzioni MDM svolgono un ruolo chiave per garantire efficienza operativa e conformità. Gli MDM non aiutano solo a gestire i dispositivi, ma aiutano anche a monitorare innanzitutto come e dove vengono utilizzati i dispositivi.
Protezione completa dei dati
Le aziende in genere hanno molti dati importanti e privati che richiedono una protezione rigorosa. Con il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) In questo contesto, le organizzazioni non hanno lasciato nulla di intentato per garantire la sicurezza dei propri dati aziendali.
Migliaia di dipendenti in tutte le organizzazioni utilizzano computer desktop, smartphone, tablet e laptop personali per accedere ai dati. Non dimentichiamoci di aggiungere che diversi dipendenti tentano continuamente di accedere alle informazioni da remoto. In questo modo, gli amministratori IT sono gravati del compito immane di garantire che ogni dispositivo venga utilizzato solo dalla persona giusta, al momento giusto.
Con una soluzione MDM, il team IT può:
- Blocca e cancella i dati da remoto su un dispositivo
- Reimposta un codice di accesso
- Distribuisci o rimuovi app su un'intera suite di dispositivi
- Distribuisci gli aggiornamenti lo stesso giorno senza l'intervento del dipendente
MDM può conformarsi al GDPR utilizzando quanto segue:
- Ottenere informazioni dettagliate su come vengono utilizzate le app e quali dati vengono raccolti
- Separazione dei dati personali e aziendali
- Mantenere adeguati controlli dei dati
Se le grandi aziende devono essere altamente conformi, devono mantenere il controllo su ogni dispositivo, ridurre la dipendenza da grandi team IT ed essere consapevoli di come i dipendenti utilizzano i propri dispositivi per accedere ai dati aziendali.
MDM funziona bene come strumento di identificazione e gestione dei dispositivi, ma non confonderlo con uno strumento di raccolta forense. Una volta identificato un dispositivo come obiettivo dell'indagine, le organizzazioni possono utilizzare uno strumento forense per raccogliere tutti i dati aziendali dal dispositivo mobile.
Per saperne di più: 10 modi per rendere inespugnabili i dispositivi e i dati aziendali
Estrazione dei dati MDM per la conformità
Quando si tratta di condurre un'indagine interna, il processo di estrazione e decodifica dei dati da così tanti dispositivi dei dipendenti diventa faticoso. L’estrazione dei dati è senza dubbio semplificata quando entra in gioco un MDM. Tuttavia, l’intero complicato processo di estrazione, pulizia e gestione dei dati spesso cade nelle mani del team IT.
Non c'è da stupirsi che le informazioni contenute in una soluzione MDM siano altamente complete e accurate, ma interpretarle può essere un'impresa ardua sfida per il personale IT. Poiché è spesso difficile dare un senso all’output grezzo di un MDM, per decifrare i dati è importante un foglio di calcolo esteso. Con una buona soluzione MDM e uno strumento forense completo a disposizione, i dati estratti possono essere più facili da decodificare e comprendere.
Fortunatamente, sono disponibili online diversi strumenti di e-discovery in grado di convertire i dati estratti in conversazioni simili a chat, organizzate in sequenza e di facile comprensione. Questi dati possono praticamente imitare l'aspetto delle interazioni da persona a persona, proprio come appaiono su un telefono.
L'estrazione e la decifrazione dei dati ai fini della conformità è ormai diventata una capacità tecnica obbligatoria per le imprese, in particolare per le aziende che desiderano condurre indagini interne in modo economicamente vantaggioso.
Riassumendo
In qualsiasi organizzazione aziendale, i dipendenti terminano più lavoro da postazioni remote che dagli uffici. Con la pandemia in corso e le norme obbligatorie sul lavoro da casa, i professionisti della conformità devono comprendere quanto siano importanti i dati MDM ai fini delle indagini.
Quando si tratta di monitoraggio remoto, professionalità, riservatezza, indipendenza e processi coerenti sono parti cruciali per pianificare le indagini future.
La maggior parte delle aziende utilizza diverse applicazioni tra le organizzazioni e MDM è uno degli strumenti che consente agli investigatori di cogliere rapidamente fatti concreti. Pertanto, sfruttare un MDM come Scalefusion come parte della tua strategia di conformità può aiutarti a gestire, comprendere e controllare le informazioni critiche su dipendenti, prodotti e clienti. Puoi anche salvaguardare il modo in cui i dati possono essere gestiti e mantenuti all'interno della tua azienda. UN Soluzione MDM può aumentare la tracciabilità e la visibilità complessive dei dati, ottimizzando ulteriormente gli sforzi di conformità e liberando risorse aggiuntive che possono aiutare ad affrontare ulteriori sfide aziendali.
