1.5 milioni di dollari. Questa è la sanzione applicabile alle organizzazioni sanitarie che violano l'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Oggi, diverse organizzazioni sanitarie e aziende associate rischiano di non essere conformi a causa della cattiva gestione dei dispositivi mobili sul posto di lavoro.
Le organizzazioni potrebbero non rispettare la conformità perché il personale sanitario utilizza i propri dispositivi personali al lavoro o scarica app non autorizzate che potrebbero compromettere i dati dei pazienti. Ogni operazione effettuata su un dispositivo mobile che possa compromettere le informazioni sanitarie può portare a a Violazione HIPAA, con conseguenti perdite finanziarie. Fortunatamente, le aziende hanno la possibilità di collaborare con specialisti nella gestione dei dispositivi per contribuire a rimanere conformi all'HIPAA.
Questo blog fornisce informazioni su come ottenere la conformità HIPAA utilizzando Scalefusion Piattaforma di gestione dei dispositivi mobili (MDM).. Descrive le caratteristiche principali di Scalefusion MDM che aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti HIPAA per la protezione delle informazioni sanitarie protette (PHI) sui dispositivi mobili. Il blog offre consigli pratici e best practice su come implementare la conformità hipaa utilizzando Scalefusion MDM per garantire la privacy e la sicurezza dei dati.
Che cos'è la conformità HIPAA?
La conformità HIPAA è essenziale per garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni sensibili dei pazienti ed evitare sanzioni legali o finanziarie in caso di mancata conformità. In breve, la conformità HIPAA è un aspetto cruciale per mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni sanitarie nell’era digitale.
La conformità HIPAA implica il rispetto dei requisiti dell'Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996, dei suoi successivi emendamenti e di qualsiasi legislazione correlata come l'HITECH Act. L'obiettivo principale dell'HIPAA è:
- Proteggere e gestire le informazioni sanitarie protette (PHI).
- Facilitare il trasferimento delle cartelle cliniche per fornire assistenza sanitaria continua.
- Ridurre le frodi nel sistema sanitario.
- Creare informazioni standardizzate sulla fatturazione elettronica e sulle informazioni sanitarie.
Le regole HIPPA si applicano a ogni tipo di entità coperta (fornitori di servizi sanitari, piani sanitari o centri di smistamento sanitario) e a tutti i soci in affari che creano, mantengono o trasmettono dati PHI. Un socio in affari è una persona o un'azienda che fornisce servizi a un'entità coperta quando il servizio, la funzione o l'attività include l'accesso ai dati PHI.
I soci in affari includono Società informatiche, avvocati, commercialisti, società di fatturazione, servizi di archiviazione cloud, servizi di crittografia della posta elettronica e altro ancora.
La conformità HIPAA può verificarsi solo quando un'entità coperta o un socio in affari implementa i controlli e le protezioni necessari per tutti i dati PHI rilevanti. Le aziende sanitarie che hanno accesso alle PHI devono garantire che le regole fisiche, tecniche e amministrative siano in atto e rispettate.
In che modo la conformità HIPAA garantisce privacy e sicurezza
In poche parole, Software per videoconferenze conforme a HIPAA esiste per proteggere i diritti dei pazienti. L'HIPAA proibisce alle aziende o alle strutture sanitarie di divulgare informazioni sanitarie senza il consenso del paziente. Essere conformi all'HIPAA garantisce che i fornitori di assistenza sanitaria, i piani sanitari, le camere di compensazione sanitaria e i Business Associates abbiano misure di salvaguardia in atto per proteggere informazioni personali e sanitarie sensibili.
La crescita dei programmi di controllo dei costi nel settore sanitario sta spingendo le organizzazioni a sfruttare i vantaggi dei dispositivi mobili, contribuendo a mantenere i costi al minimo. Politiche BYOD consentire a medici, infermieri e altri operatori sanitari di portare dispositivi personali al lavoro. Poche organizzazioni scelgono di fornire dispositivi di proprietà dell'azienda per mantenere il controllo e proteggere le proprie reti.
Tuttavia, gli enti o i soci in affari coperti dall'HIPAA che scelgono di utilizzare dispositivi mobili nelle proprie organizzazioni devono essere a conoscenza di come implementare la politica dell'HIPAA sui dispositivi mobili per proteggere i dati dei pazienti. I dispositivi mobili offrono comodità, ma comportano anche diversi rischi. Senza controlli adeguati, i dispositivi mobili possono essere compromessi e le ePHI archiviate su di essi esposti.
Conformità MDM e HIPAA
Le organizzazioni sono responsabili e responsabilizzate sviluppare procedure e politiche relative ai dispositivi mobili che proteggono le informazioni sanitarie dei pazienti. Per garantire una conformità completa, l'utilizzo di una checklist di conformità HIPAA può guidare le organizzazioni attraverso passaggi essenziali come audit regolari, implementazione di controlli di sicurezza e formazione approfondita del personale. Per gestire i dispositivi mobili in un contesto sanitario, le organizzazioni devono elaborare una strategia di gestione del rischio che includa l'implementazione di misure di sicurezza per ridurre i rischi. La strategia dovrebbe anche includere la manutenzione regolare dei dispositivi mobili.
Un punto critico da considerare quando si sviluppano policy e procedure per i dispositivi mobili per la conformità HIPAA è una soluzione di gestione dei dispositivi mobili per la gestione delle policy BYOD, l'impostazione di restrizioni sull'utilizzo e la configurazione della sicurezza.
In che modo Scalefusion MDM aiuta a garantire la conformità HIPAA?
Con Fusione in scala, le organizzazioni sanitarie possono ottenere controlli di sicurezza per gestire i dispositivi personali del personale senza compromettere la privacy.
1. Crittografia per proteggere le ePHI
Le norme HIPAA impongono che i dispositivi debbano “implementare misure di sicurezza tecniche per proteggere dall’accesso non autorizzato alle informazioni sanitarie protette elettronicamente trasmesse su una rete di comunicazione elettronica”. La crittografia aiuta quando i dati dei pazienti vengono trasmessi tra entità coperte e soci in affari. Utilizzando Scalefusion, gli amministratori possono applicare la crittografia sui supporti di archiviazione utilizzati sui dispositivi mobili.
2. Protezione a livello di dispositivo con criteri di passcode e blocco del dispositivo remoto
L'implementazione delle password è la prima linea di difesa per quanto riguarda la sicurezza del dispositivo. Con Scalefusion, le organizzazioni possono rafforzarsi criteri per le password che definiscono la lunghezza e la complessità delle password. Gli amministratori possono bloccare da remoto i dispositivi in caso di smarrimento o furto. Possono anche cancellare da remoto tutti i dati dei pazienti presenti su tali dispositivi.
3. Configurare le impostazioni VPN per proteggere la connettività di rete
Gli amministratori possono configurare in remoto le impostazioni VPN per consentire un accesso sicuro alle reti aziendali. È possibile impostare controlli per impedire agli utenti di connettersi alle reti Wi-Fi pubbliche. Gli amministratori possono applicare policy per garantire che gli utenti rimangano connessi alle reti aziendali quando accedono in remoto.
4. Controlla l'utilizzo dell'app
L’utilizzo di app mobili non regolamentate rappresenta un grave rischio per la sicurezza. Scalefusion gestione delle applicazioni mobili distribuisce solo le app consentite e assicura che tali app siano sempre aggiornate con gli aggiornamenti di sicurezza. Le organizzazioni possono anche spingere le loro app interne realizzate per il loro personale. Inoltre, un Strumento di feedback conforme a HIPAA può essere integrato per raccogliere in modo sicuro il feedback del personale e dei pazienti, garantendo la protezione di tutte le informazioni sensibili condivise tramite lo strumento.
5. Condivisione dei dispositivi per i lavoratori a turni
Scalefusion aiuta le organizzazioni a gestire i costi consentendo la condivisione dei dispositivi tra operatori sanitari. Gli amministratori possono impostare più profili con criteri dinamici. I profili cambiano automaticamente sul dispositivi condivisi in base a un orario o a una posizione geografica particolare, come previsto. Ciò garantisce inoltre che, quando i dispositivi utilizzati all’interno dei confini fisici di uno spazio sanitario vengono spostati, l’accesso alle app e ai dati di lavoro possa essere bloccato.
6. Gestione BYOD
La familiarità e la comodità di utilizzare i dispositivi personali sul lavoro migliorano la produttività e il flusso di lavoro del personale sanitario. Tuttavia, BYOD limita il controllo nella gestione dei dati sensibili, aumentando le possibilità che si verifichino fughe di dati o abusi. Utilizzando Scalefusion MDM, le aziende possono creare due profili separati per uso personale e lavorativo, impedendo così la condivisione dei dati. Gli amministratori IT hanno il controllo sul profilo di lavoro (contenuti, app, criteri) e nessun controllo sul profilo personale.
7. Implementare la prevenzione della perdita di dati (DLP)
DLP mira a impedire l'accesso non autorizzato alle informazioni sensibili. Le organizzazioni possono definire policy DLP su come proteggere i dati. Ad esempio, il Politica DLP dovrebbe impedire al personale di acquisire screenshot dei dati di lavoro. Gli amministratori IT possono implementare tali criteri HIPAA per i dispositivi mobili con Scalefusion per proteggere i dati all'interno delle app Office 365 su dispositivi Android e iOS utilizzando Microsoft DLP.
Regole di implementazione per la conformità HIPAA
1. Norma sulla privacy HIPAA
La norma stabilisce gli standard per il diritto di un individuo a comprendere e controllare come vengono utilizzate le proprie informazioni sanitarie. L'obiettivo della normativa sulla privacy è garantire che le informazioni sanitarie di un individuo siano protette, consentendo al tempo stesso il flusso di informazioni sanitarie necessarie per fornire e promuovere un'assistenza sanitaria di alta qualità
2. Norma di sicurezza HIPAA
Mentre la regola sulla privacy salvaguarda le PHI, la regola sulla sicurezza protegge un sottoinsieme di informazioni coperte dalla regola sulla privacy. Questo sottoinsieme salvaguarda tutte le informazioni identificabili create, trasmesse, ricevute o mantenute in formato elettronico. Questo è anche noto come informazioni sanitarie protette elettronicamente o ePHI.
3. Regola di notifica di violazione dell'HIPAA
Si tratta di un insieme di standard che le entità coperte o i soci in affari devono seguire in caso di violazione contenente PHI o ePHI. La norma richiede alle entità di notificare il Department of Health and Human Services e di emettere un avviso ai media se la violazione riguarda più di 500 pazienti. Nei casi in cui una violazione dei dati riguarda informazioni sanitarie personali derivanti da un incidente automobilistico, un avvocato specializzato come Michael Kelly Avvocato d'incidente automobilistico può aiutare a orientarsi sia nella normativa HIPAA che nella legge sulle lesioni personali. Allo stesso modo, se l'incidente comporta un infortunio sul lavoro, un lavoratori avvocato di compensazione può garantire che i diritti della vittima siano tutelati, tenendo conto sia delle problematiche relative alla privacy medica sia delle leggi sul lavoro.
4. Regola omnibus HIPAA
La norma è un'aggiunta alla normativa HIPAA che impone ai soci in affari di essere Conforme alla HIPAA, che delinea le regole relative agli accordi. Gli accordi devono essere stipulati tra un Partner Commerciale e l'Entità Interessata, o tra due Partner Commerciali, prima che qualsiasi PHI o ePHI venga condivisa.
Come diventare conforme HIPAA in 5 passaggi
Il Dipartimento dei servizi sanitari umani (HHS) e l'ispettore generale (OIG) hanno pubblicato una breve guida su come creare un programma di conformità. È chiamato "I sette elementi fondamentali di un programma di compliance efficace''.
- Implementazione di politiche scritte, procedure e standard di condotta.
- Designare un responsabile della conformità e un comitato per la conformità.
- Condurre una formazione e un'istruzione efficaci.
- Sviluppare linee di comunicazione efficaci.
- Svolgimento del monitoraggio e dell'audit interni.
- Applicare gli standard attraverso linee guida disciplinari ben pubblicizzate.
- Rispondere tempestivamente ai reati rilevati e intraprendere azioni correttive.
Considerati i suggerimenti consigliati, le organizzazioni dovrebbero creare un piano di conformità HIPAA efficace per garantire che siano adottate tutte le misure di salvaguardia.
Guida passo passo per le aziende per dimostrare di poter gestire e proteggere le PHI
Fase 1 – Scegli un responsabile della privacy e un responsabile della sicurezza. Il responsabile della privacy sarà responsabile della supervisione dello sviluppo, dell'implementazione, della manutenzione e del rispetto delle politiche sulla privacy relative all'uso e alla gestione sicuri delle PHI. Il responsabile della sicurezza controllerà la gestione continua delle politiche e delle procedure di sicurezza delle informazioni.
Fase 2 - Condurre la valutazione del rischio e implementare le politiche di gestione della sicurezza. Esaminare e documentare le operazioni quotidiane per identificare le vulnerabilità. Controlla tutte le risorse: dispositivi mobili, computer e documenti cartacei. Implementare le misure di sicurezza necessarie per garantire che tutte le PHI siano protette quando i dati vengono utilizzati, archiviati o distribuiti.
Fase 3 – Sviluppare e implementare politiche e procedure e renderle accessibili al personale. Utilizzare le politiche e le procedure per mitigare i rischi HIPAA. In un mondo ideale, le organizzazioni potrebbero essere conformi tutti i giorni dell’anno. Ma si verificano errori che possono essere individuati dai revisori interni o dalle autorità di regolamentazione. Se si verifica una violazione, mettere in atto un processo per condurre un'analisi della causa principale e la risoluzione.
Fase 4 – Condurre programmi di sensibilizzazione e formazione della forza lavoro sulle normative HIPAA e sul piano di conformità dell'organizzazione. Gli operatori sanitari dovrebbero comunicare le normative HIPAA anche ai pazienti.
Fase 5 – Monitorare, verificare e aggiornare le misure di sicurezza della struttura su base continuativa. Mantenere la conformità significa disporre di garanzie, sia fisiche che digitali.
Elenco di controllo della conformità HIPAA per il 2023
Esistono diverse specifiche HIPAA, ma si consiglia di non addentrarsi direttamente nei dettagli. Piuttosto, è consigliabile prendersi del tempo per comprendere il quadro generale prima di entrare nei dettagli. Lista di controllo per la conformità HIPAA non è una guida completa alla conformità, ma un approccio pragmatico che consente alle aziende sanitarie di comprendere le proprie priorità e la propria preparazione in materia di HIPAA.
Audit
- Avete condotto i seguenti sei audit?
- Valutazione del rischio per la sicurezza
- Verifiche sugli standard di privacy
- HITECH Sottotitolo D Privacy Audit
- Verifica degli standard di sicurezza
- Controllo di risorse e dispositivi
- Verifica del sito fisico
Documentare le lacune
- Avete individuato lacune negli audit di cui sopra?
- Verifiche sugli standard di privacy
Piani di bonifica
- Avete creato piani di rimedio per colmare le lacune riscontrate in tutti e sei gli audit?
- Questi piani di riparazione sono completamente documentati per iscritto?
- Aggiorni e rivedi questi piani ogni anno?
- Questi piani vengono conservati nel tuo archivio per sei anni?
Consapevolezza e formazione dei dipendenti
- Tutti i membri del personale hanno seguito la formazione annuale HIPAA?
- Hai la documentazione della loro formazione?
- Esiste un membro del personale dedicato designato come responsabile della conformità HIPPA?
Politiche e procedure
- Disponete di politiche e procedure relative alle regole annuali HIPAA sulla privacy, sulla sicurezza e sulla notifica delle violazioni?
- Tutti i membri del personale hanno letto e attestato legalmente le politiche e le procedure?
- Hai la documentazione della loro attestazione legale?
- Disponete della documentazione delle revisioni annuali delle vostre politiche e procedure?
Fornitori e soci in affari
- Hai identificato tutti i tuoi fornitori e soci in affari?
- Sono in vigore tutti i contratti di società in affari con tutti i soci in affari?
- Hai eseguito la due diligence sui tuoi soci in affari per valutarne la conformità aziendale?
- Monitori e rivedi i tuoi contratti di società in affari ogni anno?
- Avete accordi di riservatezza con fornitori non associati in affari?
Violazioni dei dati
- Hai identificato tutti i tuoi fornitori e soci in affari?
- Sono in vigore tutti i contratti di società in affari con tutti i soci in affari?
- Hai eseguito la due diligence sui tuoi soci in affari per valutarne la conformità aziendale?
- Monitori e rivedi i tuoi contratti di società in affari ogni anno?
- Avete accordi di riservatezza con fornitori non associati in affari?
Violazioni
- Avete un processo definito per incidenti e violazioni?
- Hai la capacità di monitorare e gestire le indagini su tutti gli incidenti?
- Siete in grado di fornire segnalazioni di violazioni o incidenti minori o significativi?
- Il tuo personale ha la possibilità di segnalare un incidente in modo anonimo?
Avvolgere Up
Le normative sulla protezione dei dati come HIPAA per il settore sanitario aiutano a proteggere le informazioni più personali delle persone. Se da un lato la transizione delle informazioni sanitarie protette al formato elettronico ha aumentato la mobilità e l’efficienza, dall’altro ha anche aumentato i rischi per la sicurezza. La giusta soluzione di gestione dei dispositivi aiuterà le organizzazioni a rispettare le linee guida evitando di pagare multe salate. Gli operatori sanitari possono concentrarsi sulla fornitura di un servizio di qualità ai propri pazienti prendendosi cura delle normative in continua evoluzione.
Se desideri diventare conforme all'HIPAA e rispettare le sue politiche sulla privacy e sulla sicurezza per i dispositivi mobili della tua organizzazione, ti invitiamo a provare Scalefusion MDM. Mettiti in contatto con il loro team oggi per saperne di più e programma una demo. Proteggi i tuoi dati sensibili e garantisci la conformità HIPAA con Scalefusion MDM.
Risorse:
