Gli amministratori e i dipendenti IT sono sempre in costante battaglia. I dipendenti utilizzano servizi non autorizzati e di livello consumer per condividere file e migliorare la propria produttività. Difficilmente prestano attenzione alla sicurezza dei dati e alla privacy dei documenti dei clienti o al rispetto della conformità aziendale. Quando ciò accade, i team IT non hanno alcun controllo sul modo in cui i file vengono archiviati e condivisi e potrebbero non esserne consapevoli finché i dati non vengono compromessi.
Nell'era odierna del BYOD, gli amministratori IT stanno combattendo una dura battaglia per cambiare il comportamento dei dipendenti. Dovrebbero invece abbracciare la collaborazione digitale e adottare una soluzione di sincronizzazione e condivisione di file aziendali (EFSS) per consentire ai dipendenti di condividere in modo sicuro documenti, foto e video su più dispositivi.
Esploriamo Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) e alcuni dei suoi vantaggi che aiuteranno i dipendenti a collaborare in modo più sicuro.
Che cos'è la sincronizzazione e condivisione di file aziendali (EFSS)?
La maggior parte degli strumenti di condivisione file utilizzati dalle persone spesso non dispongono degli standard di sicurezza e conformità a cui le aziende devono aderire, ed è qui che entra in gioco l'EFSS. È progettato per soddisfare le esigenze aziendali.
EFSS è una soluzione software che consente agli utenti di salvare file come documenti, foto e video in locale o nel cloud e di accedervi tramite dispositivi mobili e desktop. Per manuali e report di grandi dimensioni, i team spesso ridurre le dimensioni del file PDF prima della condivisione per velocizzare la sincronizzazione e rimanere entro i limiti di archiviazione. È simile a un servizio di condivisione file per uso privato, ma offre funzionalità aggiuntive adatte alle grandi aziende.
L'EFSS archivia i file in un repository centrale, consentendo ai dipendenti di sincronizzare e condividere in modo sicuro i contenuti sia dall'interno che dall'esterno dell'organizzazione.
Perché è importante la sincronizzazione e condivisione di file aziendali (EFSS)?
Quando le aziende non forniscono a sincronizzazione e condivisione di file dispositivo, i dipendenti finiscono per utilizzare strumenti personali come email, Google Drive o Dropbox. Opzioni alternative come uno strumento ECM (enterprise content management) possono essere complicate per soddisfare le esigenze dei dipendenti.
Una soluzione EFSS combina la semplicità e la comodità degli strumenti personali di condivisione di file con funzionalità orientate all'azienda per migliorare la produttività dei dipendenti. L'EFSS migliora inoltre la sicurezza e la flessibilità e offre il controllo al personale IT.
I principali fattori che influenzano le organizzazioni a optare per l’EFSS sono:
- Domanda di strumenti di collaborazione
- Condivisione sicura dei file
- Supporto per i dispositivi mobili per accedere ai contenuti
- Accesso semplice ai file condivisi
Vantaggi della sincronizzazione e condivisione di file aziendali (EFSS)
Per i dipartimenti IT, una soluzione EFSS affidabile fornisce funzionalità di livello aziendale che migliorano la sicurezza, la flessibilità e il controllo. Alcuni vantaggi dell’EFSS includono:
1. Accesso sicuro da qualsiasi luogo
I dipendenti non sono limitati a un singolo dispositivo di proprietà aziendale per accedere ai file aziendali per lavoro. L'EFSS offre ai dipendenti la possibilità di lavorare e accedere a dati che altrimenti non sarebbero accessibili sui dispositivi mobili. La soluzione converge tutti i dati in un sistema centralizzato in grado di rendere i dati accessibili alle persone giuste da una vasta gamma di dispositivi mobili.
2. Prevenzione della perdita di dati e ripristino di emergenza
Un servizio EFSS archivia e controlla i dati a livello centrale per prevenirne la fuga a causa di un attacco alla sicurezza informatica, di un dispositivo smarrito o rubato o di un errore umano. Sebbene la centralizzazione possa sembrare una cattiva idea, l’implementazione di misure di sicurezza come l’autenticazione a due fattori e la crittografia può ridurre l’esposizione dei dati.
3. Mantenere gli audit trail e il controllo della versione dei documenti
Migliori pista di controllo nelle soluzioni di condivisione e sincronizzazione dei file forniscono una visibilità completa dell'accesso ai documenti. Le modifiche apportate ai file vengono registrate e possono essere apportate solo da utenti con accesso autorizzato. Ciò aiuta i dipendenti a trovare le versioni più aggiornate dei documenti e consente loro di confrontare le versioni più recenti con le bozze originali.
4. Maggiore flessibilità e sicurezza
Le funzionalità di sincronizzazione e condivisione dei file aziendali consentono la gestione ad hoc dei file per ridurre al minimo l'impatto sui processi esistenti supportandoli collaborazione. I file possono essere organizzati in base ai flussi di lavoro aziendali esistenti, consentendo ai dipendenti di distribuire i documenti in formato digitale con un impatto minimo.
Cose da ricordare prima di scegliere l'EFSS
Le organizzazioni scelgono principalmente una soluzione di sincronizzazione e condivisione di file aziendali in base a costi, funzionalità di sicurezza, la gestione dei contenuti controlli, funzionalità di produttività degli utenti e capacità di integrazione con strumenti e processi aziendali esistenti. Scalefusion fornisce le seguenti funzionalità di collaborazione e sicurezza di cui le organizzazioni hanno bisogno.
- Controllo degli accessi granulare
- Blocco e cancellazione del dispositivo remoto
- Protezione con codice di accesso
- Monitoraggio e controllo in tempo reale
- Restrizioni per il caricamento e il download dei documenti
- Backup sicuro dei dati
Avvolgere Up
La proliferazione della mobilità della forza lavoro e porta il tuo dispositivo (BYOD) hanno reso la sincronizzazione e la condivisione dei file aziendali un must per le organizzazioni. L'EFSS contribuirà a soddisfare la domanda di maggiore collaborazione, livelli più elevati di sicurezza e supporto per l'accesso mobile ai documenti aziendali.
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