L'origine del termine conformità può essere fatta risalire al verbo latino completare—avere tutte le parti; rendere intero o perfetto. La compliance divenne popolare negli Stati Uniti alla fine degli anni ’20th secolo e ha preso piede a metà degli anni 2000. La maggior parte delle organizzazioni oggi trova difficile affrontare normative complesse che pongono maggiore enfasi sulla conformità. Sebbene aderire alle normative possa sembrare indesiderabile, le grandi organizzazioni sono consapevoli delle ripercussioni della non conformità. In effetti, il costo della non conformità è quasi tre volte superiore al costo di un programma di conformità efficace.
Che cos'è un programma di conformità?
Un programma di conformità è un insieme di politiche e regolamenti messi in atto per rispettare leggi, norme e regolamenti o per sostenere la reputazione dell'organizzazione. La funzione di conformità dell'organizzazione esamina le leggi e i regolamenti stabiliti dagli enti governativi e garantisce che un'azienda aderisca alle regole esterne e ai controlli interni. Un solido programma di conformità aiuta le organizzazioni,
- Formulare e regolare le procedure
- Prevenire il mancato rispetto della legge
- Valutare e identificare i problemi nei processi aziendali
- Identificare le frodi attraverso gli audit
- Allineare la cultura, le regole e le procedure interne dell'azienda
- Determinare i processi di esecuzione
Ci sono vantaggi significativi in un buon programma di compliance. Un programma di compliance efficace,
- Incoraggia l’identificazione di rischi precedentemente non identificati
- Migliora la comunicazione e il reporting al top management
- Promuove un comportamento etico incoraggiando una “cultura della conformità”
- Consente alle aziende di migliorare il valore del proprio marchio dimostrando la redditività in modo legalmente soddisfacente
| Per saperne di più: Il ruolo della gestione dei dispositivi mobili (MDM) nella conformità |
Elementi chiave per la creazione di un programma di conformità
Sebbene esistano diversi programmi di conformità, ognuno di essi dovrebbe contenere alcuni elementi chiave.
1. Imposta il tono in alto
Il punto di partenza di qualsiasi programma di conformità efficace è il senior management e il senso di responsabilità che condividono per proteggere le attività finanziarie e reputazione aziendale. Gli impegni scritti nei manuali, comunicati tramite e-mail o pubblicati sui siti Web sono semplicemente un servizio di facciata, a meno che i leader non li mettano in pratica. Devono supportare e dare potere alle persone che hanno responsabilità quotidiane per mitigare i rischi e costruire la fiducia organizzativa.
2. Raccogliere e rivedere le politiche
Condurre un audit delle politiche per rivedere la documentazione esistente. Ciò aiuta a stabilire una linea di base per un programma di conformità che abbia politiche e aspettative chiaramente definite. Una volta raccolte tutte le informazioni, è il momento di rivedere le politiche, le procedure e gli standard di condotta esistenti per garantire che siano in linea con le normative attuali, gli obiettivi di conformità e le aspettative della leadership. Consentire che il nuovo programma di conformità sia immediatamente disponibile per i dipendenti. Aggiornare e rivedere regolarmente le politiche e garantire che tutti i membri dell'organizzazione comprendano le politiche di conformità sono la base di un programma di successo.
3. Valutazioni del rischio
I programmi di conformità non riguardano solo il rispetto dei processi, ma anche la comprensione dei rischi che le organizzazioni devono affrontare. Le organizzazioni conducono valutazioni per identificare diversi tipi di rischi. Ad esempio, un valutazione dell’audit interno è probabile che contenga rischi finanziari, operativi e di conformità. Come parte di questo processo, è fondamentale verificare una società legittima per garantire che tutte le partnership e collaborazioni aderiscano agli standard di conformità. La funzione di conformità si concentra sui rischi più significativi all'interno dell'organizzazione e fornisce la base per determinare le azioni necessarie per evitare, mitigare o porre rimedio a tali rischi.
4. Test e monitoraggio
Test e monitoraggio approfonditi del programma di conformità sono essenziali per analizzare le prestazioni delle politiche di conformità e apportare modifiche incrementali di conseguenza. I processi di test e monitoraggio iniziano con l'implementazione di controlli appropriati che rilevano lacune e garantire che siano attuate buone politiche aziendali. Eventuali modifiche alle procedure sono trasparenti e tutte le informazioni rilevanti sono documentate. I risultati delle valutazioni del rischio possono servire come punto di partenza per testare e monitorare i programmi.
5. Comunicazione del Programma di Compliance
Il successo di un programma di compliance dipende in gran parte dall’apertura della linea di comunicazione. Dovrebbe essere integrato un programma di conformità la tua app per la gestione dei dipendenti o sistema e consentire ai dipendenti di segnalare violazioni e affrontare in modo anonimo questioni etiche. Stabilire un percorso di comunicazione tra la funzione di conformità e i dipendenti è fondamentale per garantire che gli incidenti vengano segnalati e possano essere evitati in futuro. Le organizzazioni dovrebbero inoltre condurre programmi di formazione per migliorare la responsabilità per il comportamento etico attraverso formazioni regolari e valutazioni delle prestazioni.
6. Azione correttiva
I rischi sono ovunque, ad esempio, sorge una preoccupazione sostanziale potenziale uso improprio dell’intelligenza artificiale generativa, sia attraverso la diffusione di disinformazione, la manipolazione o risultati distorti. Affrontare questi rischi richiede misure proattive per salvaguardarsi da conseguenze indesiderate. Un rischio di conformità significativo può essere scoperto attraverso un audit, a violazione di datio una revisione interna. E quando ciò accade, la funzione di conformità deve essere dotata di autonomia per garantire buoni progressi operativi. Come accennato in precedenza, le organizzazioni spendono una fortuna per la conformità. Senza una corretta affermazione, i programmi di conformità non avranno un impatto reale.
Avvolgere Up
Sebbene non esista un approccio unico per un programma di conformità, le organizzazioni dovrebbero identificare le proprie esigenze di conformità e il loro impatto sulle loro attività, prodotti e servizi. Se un'organizzazione non ne dispone o ha bisogno di aggiornare un programma esistente, assicurati che sia la somma di tutte le politiche e si concentri sulle aree aziendali più sensibili con i rischi più elevati.
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