Setiap organisasi—besar atau kecil—bergantung pada manajemen pengguna agar operasi berjalan lancar dan aman. Saat seseorang bergabung, pindah tim, atau keluar, kita memerlukan cara yang andal untuk memberikan atau menghapus akses ke perangkat, aplikasi, jaringan, dan data.
Jika dikelola dengan buruk, izin yang hilang dapat memperlambat pekerjaan, dan akun yang tersisa dapat menjadi lubang keamanan.
Blog ini memandu admin TI tentang mengapa manajemen pengguna penting, bagaimana manajemen pengguna berubah seiring waktu, dan fitur mana yang membuat sistem efektif.
Apa itu Manajemen Pengguna?
Manajemen pengguna adalah proses membuat, memelihara, dan menghapus akun digital sehingga orang dapat mengakses perangkat, aplikasi, dan data yang tepat. Proses ini dimulai saat karyawan baru bergabung—tim TI menyiapkan profil pengguna, menetapkan peran, dan memberikan izin berdasarkan persyaratan pekerjaan orang tersebut. Seluruh proses ini merupakan bagian dari apa yang dikenal sebagai manajemen siklus hidup pengguna, yang melacak akses pengguna dari saat masuk hingga keluar, termasuk setiap perubahan peran di antaranya.
Penanganan manajemen pengguna dan manajemen profil mencakup semuanya, mulai dari mengelola pengaturan ulang kata sandi dan mengaktifkan sistem masuk tunggal (SSO) untuk menyesuaikan akses saat seseorang berpindah departemen atau memperoleh tanggung jawab baru.
Di balik layar, sistem manajemen pengguna juga melacak bagaimana akun digunakan, menandai setiap upaya login yang tidak biasa, dan secara otomatis mencabut izin ketika seseorang meninggalkan organisasi. Dengan memusatkan tugas-tugas ini dalam satu aplikasi, admin TI memastikan bahwa setiap pengguna hanya melihat apa yang mereka butuhkan, mengurangi penundaan dan mempertahankan postur keamanan melalui manajemen pengguna yang lengkap.
Pendekatan manajemen pengguna
Pendekatan terhadap manajemen pengguna memiliki tiga generasi. Masing-masing menjawab kebutuhan manajemen organisasi pada berbagai tingkat pertumbuhan dan adopsi teknologi.
1. Penyedia Identitas (IdP) di tempat
Di tempat penyedia identitas (IdP) biasanya terdiri dari dua komponen utama: modul manajemen pengguna dan layanan direktori pusat, seperti Windows Active Directory atau Apache Directory Services.
Meskipun komponen pembuatan identitas pengguna sudah melekat pada layanan direktori, komponen manajemen pengguna mendelegasikan hak istimewa administratif, melacak peran dan tanggung jawab pengguna, mengonfigurasi akun pengguna, dan mengelola kata sandi.
IdP modern sering kali menyertakan fitur layanan mandiri untuk beberapa atau semua tugas ini guna mengurangi beban kerja staf TI. Direktori pengguna berfungsi sebagai tempat penyimpanan data pengguna dan grup terpusat untuk seluruh organisasi, memberikan administrator pandangan terpadu tentang pengguna dan izin di seluruh sistem TI.
2. Manajemen Identitas dan Akses (IAM) berbasis Cloud
Manajemen identitas dan akses berbasis cloud, juga dikenal sebagai Identity as a Service (IDaaS), adalah layanan yang dihosting dan dikelola di cloud yang disediakan oleh vendor pihak ketiga. IDaaS menawarkan semua kemampuan IDP (Identity Provider) yang diinstal di server lokal, tetapi lebih mudah untuk diatur, dipelihara, dan diskalakan karena sifatnya yang berbasis cloud.
Bisnis menggunakan IAM berbasis cloud untuk mengelola identitas pengguna dan mengontrol akses ke sumber daya perusahaan di sistem cloud dan on-premise, memastikan bahwa individu yang tepat memiliki akses ke sumber daya yang sesuai. Hal ini memungkinkan akses terkontrol dari perangkat atau lokasi apa pun.
3. Manajemen pengguna sebagai layanan
Layanan manajemen pengguna adalah aplikasi yang mengelola pengguna secara komprehensif dari ujung ke ujung. Hal ini sangat cocok untuk aplikasi Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) atau skenario lain yang melibatkan pengguna dari beberapa organisasi (multi-tenancy).
Layanan ini melampaui dasar-dasar IdP tradisional atau berbasis cloud solusi IAM dengan menawarkan fitur-fitur canggih untuk menangani tugas-tugas manajemen pengguna yang kompleks, seperti onboarding, penetapan peran, izin, kontrol akses, dan offboarding, di berbagai grup pengguna. Hal ini menjadikannya pilihan yang lebih tangguh dan serbaguna untuk mengelola beragam basis pengguna secara efisien.
Aspek penting dari sistem manajemen pengguna
Sistem manajemen pengguna yang efektif menyatukan beberapa elemen penting untuk menyederhanakan akses pengguna, meningkatkan keamanan, dan meningkatkan efisiensi TI. Komponen inti manajemen pengguna meliputi:
1. Otentikasi dan otorisasi pengguna
Memverifikasi identitas pengguna sebelum memberikan akses ke informasi sensitif merupakan langkah pertama dalam manajemen pengguna. Sistem autentikasi pengguna yang tangguh memastikan tingkat keamanan, privasi, dan kenyamanan tertinggi bagi pengguna.
Ini harus mencakup otentikasi multi-faktor (MFA) metode seperti kata sandi satu kali, token keamanan, biometrik, atau kartu pintar. Setelah identitas pengguna diautentikasi, sistem harus mengotorisasi akses mereka ke sumber daya atau informasi tertentu, menawarkan kontrol terperinci atas izin akses pengguna berdasarkan tanggung jawab pekerjaan dan tingkat otoritas mereka.
2. Kontrol akses
Selain otorisasi pengguna, kontrol akses sangat penting untuk sistem manajemen pengguna yang kuat. Mekanisme kontrol akses membatasi akses terhadap informasi dan sumber daya sensitif berdasarkan berbagai kriteria, seperti waktu, lokasi, dan perangkat. Kebijakan-kebijakan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing bisnis dan ditinjau serta diperbarui secara berkala untuk memastikan efektivitasnya.
3. Pendaftaran pengguna dan manajemen terpusat
Pendaftaran pengguna baru merupakan bagian penting dari manajemen pengguna. Sistem yang tangguh harus memiliki proses pendaftaran yang mudah digunakan yang memandu pengguna baru dalam menyiapkan akun, mengautentikasi identitas, dan memperoleh izin yang diperlukan.
Sistem ini juga harus menyediakan platform terpusat untuk mengelola semua pengguna di berbagai aplikasi dan sistem, memastikan konsistensi dan keakuratan data pengguna, serta menyederhanakan proses pemberian atau pencabutan akses sesuai kebutuhan. Proses ini dapat lebih disederhanakan dengan bantuan manajemen pengetahuan, yang mempermudah penyediaan dokumentasi dan panduan yang jelas bagi administrator dan pengguna akhir.
4. Manajemen pengguna dalam skala besar
Seiring berkembangnya bisnis, pengelolaan akun pengguna dan kontrol akses dapat menjadi rumit. Perangkat lunak manajemen pengguna yang tangguh menawarkan otomatisasi penyediaan dan pencabutan penyediaan pengguna untuk mendorong skalabilitas.
Hal ini memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses sistem, karena jumlah pengguna meningkat. Selain itu, fitur seperti peningkatan hak istimewa memungkinkan pengguna sementara, seperti vendor dan teknisi eksternal, untuk menerima tingkat akses yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.
Seiring dengan ekspansi global organisasi, terutama yang merekrut melalui platform Employer of Record (EOR), manajemen pengguna menjadi semakin penting. EOR membantu bisnis untuk melakukan onboarding dan mengelola karyawan global secara patuh, sementara manajemen pengguna terintegrasi memastikan akses berbasis peran yang aman. Sinergi antara Platform EOR dan manajemen pengguna menyederhanakan kontrol akses dan meningkatkan kepatuhan lintas batas.
5. Kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data
Di dunia yang berbasis data saat ini, mematuhi peraturan perlindungan data seperti GDPR dan CCPA semakin penting. Sistem manajemen pengguna yang kuat harus dirancang untuk memenuhi peraturan ini, memastikan bahwa data pengguna dikumpulkan, diproses, dan disimpan dengan aman dan mematuhi persyaratan hukum.
6. Jejak audit dan pelaporan
Sistem harus menyediakan jejak audit terperinci dan fungsionalitas pelaporan untuk melacak aktivitas pengguna, permintaan akses, dan perubahan pada hak istimewa pengguna. Hal ini membantu organisasi mengidentifikasi potensi risiko keamanan dan mengambil tindakan yang tepat.
7. Sinkronisasi direktori
Sinkronisasi direktori melibatkan sinkronisasi otomatis informasi pengguna dan grup antara beberapa direktori atau sistem. Hal ini memastikan akun pengguna dan izin yang konsisten di seluruh sistem dan menyederhanakan manajemen pengguna. Penyediaan pengguna dan grup otomatis dapat menyederhanakan proses, mengurangi kesalahan dan inkonsistensi, dan memastikan pengguna memiliki hak akses yang sesuai di semua sistem.
8. Integrasi dengan standar
Sistem manajemen pengguna harus mematuhi standar industri dan praktik terbaik untuk identitas dan manajemen akses, seperti Security Assertion Markup Language (SAML) dan OAuth. Hal ini memungkinkan integrasi yang mulus dengan sistem dan aplikasi lain serta memastikan interoperabilitas dengan solusi manajemen identitas lainnya.
Apa pentingnya manajemen pengguna?
Manajemen pengguna sangat penting dalam lingkungan perusahaan karena memungkinkan administrator mengelola sumber daya secara efisien dan mengatur pengguna sesuai dengan peran dan kebutuhan mereka sambil menjaga keamanan sistem TI.
Di tempat kerja digital, manajemen akun pengguna tidak dapat dihindari; karyawan memerlukan akun untuk masuk ke PC, aplikasi bisnis, dan layanan cloud mereka, beserta izin untuk mengakses data yang mereka gunakan.
Manajemen pengguna yang buruk dapat merugikan. Keterlambatan yang disebabkan oleh akun dan izin yang hilang dapat menghambat operasi bisnis inti. Sebaliknya, pengguna yang memiliki hak istimewa yang berlebihan, akun yang kedaluwarsa, dan praktik manajemen autentikasi yang buruk menimbulkan risiko keamanan yang signifikan, seperti pelanggaran data dan serangan siber. Konsekuensi dari manajemen pengguna yang buruk terlalu parah untuk diabaikan.
Manajemen pengguna menyediakan kontrol akses berbasis peran dan kebutuhan. Misalnya, tim pemasaran memerlukan akses ke alat seperti Hubspot dan Hootsuite, sedangkan tim akuntansi memerlukan akses ke sistem keuangan internal. Manajemen pengguna yang tepat memastikan bahwa karyawan hanya memiliki akses ke sumber daya yang mereka perlukan, sehingga mengamankan aset digital.
Mengelola identitas pengguna sangat penting untuk keselamatan dan keberhasilan organisasi mana pun. Karena identitas pengguna digital merupakan target utama bagi pelaku kejahatan, yang menyebabkan pelanggaran keamanan, admin TI harus memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang memiliki akses ke sumber daya yang tepat dengan menggunakan aplikasi manajemen pengguna.
Bagaimana cara kerja manajemen pengguna?
Membuat akun pengguna, memodifikasinya, dan menghapusnya - itulah inti dari manajemen pengguna. Saat karyawan baru bergabung dengan perusahaan, administrator membuat akun pengguna untuk mereka, yang menentukan peran, izin, dan hak akses mereka.
Admin TI menetapkan izin yang sesuai berdasarkan peran pengguna dan akses yang diperlukan ke sumber daya tertentu, seperti aplikasi atau file. Misalnya, seorang manajer pemasaran mungkin memiliki akses ke alat dan data pemasaran, sementara seorang tenaga penjualan mungkin hanya mengakses data pelanggan yang relevan dengan perannya.
Aplikasi manajemen akun pengguna menyederhanakan proses pemberian dan mengelola akses ke sumber daya, memastikan bahwa pengguna memiliki izin yang diperlukan untuk menjalankan peran mereka secara efektif. Pendekatan ini menjaga keamanan dan kepatuhan dalam organisasi dengan melindungi informasi sensitif dan memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang memiliki akses ke sumber daya penting.
Manfaat manajemen pengguna
- Manajemen identitas dan akses: Manajemen pengguna yang efektif adalah dasar untuk peningkatan manajemen identitas dan akses, aspek penting keamanan.
- Keamanan yang ditingkatkan:Administrator TI dapat mengelola sumber daya dan akses berdasarkan kebutuhan, memastikan aset digital aman.
- Pengalaman pengguna yang ditingkatkan: Akses yang efisien dan manajemen sumber daya menciptakan pengalaman yang lancar bagi pengguna akhir.
- Akses yang diperluas: Manajemen pengguna berbasis cloud membuka akses ke aplikasi web yang lebih luas, menyediakan lebih banyak sumber daya digital bagi pengguna
- Kepatuhan lisensi: Membantu menjaga kepatuhan lisensi berbasis pengguna, memastikan perangkat lunak digunakan secara maksimal dan menghindari pembelian yang tidak perlu.
- Penghematan biaya: Mengidentifikasi status instalasi/aktivasi perangkat lunak, mencegah pembelian berulang dan menghemat uang.
- Perencanaan anggaran: Membantu dalam mengidentifikasi area potensi pengeluaran perangkat lunak dan merencanakan anggaran yang sesuai.
- Pengoptimalan sumber daya: Mengidentifikasi saat pengguna tidak lagi memerlukan perangkat lunak tertentu, sehingga memungkinkan daur ulang atau realokasi lisensi ke pengguna lain.
Bagaimana IAM dapat membantu Anda mengotomatiskan manajemen pengguna?
Sistem IAM menyederhanakan dan mengotomatiskan manajemen pengguna dengan memusatkan administrasi identitas pengguna, hak akses, dan peran di seluruh organisasi. Dengan fitur seperti penyediaan dan penghentian penyediaan otomatis, IAM memastikan bahwa karyawan menerima akses yang sesuai saat mereka bergabung, pindah dalam, atau meninggalkan organisasi. Hal ini mengurangi kesalahan manual, meningkatkan keamanan, dan menghemat waktu bagi tim TI. Selain itu, alat IAM menegakkan kepatuhan dengan mempertahankan jejak audit terperinci dan menerapkan kebijakan akses yang konsisten.
Manajemen pengguna dengan Scalefusion UEM
Dari membuat akun pengguna baru hingga mengelolanya, manajemen pengguna memainkan peran penting dalam memastikan bahwa karyawan memiliki akses yang tepat pada waktu yang tepat.
Scalefusion UEM adalah solusi manajemen titik akhir terpadu yang menyediakan akses zero-trust. Solusi ini memungkinkan organisasi untuk menerapkan manajemen pengguna yang komprehensif secara lancar dengan MFA yang cerdas.
Dengan Scalefusion OneIdP, mengelola akses pengguna ke perangkat dan aplikasi secara efisien, menyediakan pengalaman yang disesuaikan yang memastikan setiap pengguna dapat mengakses sumber daya yang diperlukan tanpa mengorbankan integritas sistem. Tim TI dapat menetapkan tingkat akses tertentu kepada pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka dan mencabut akses saat karyawan meninggalkan organisasi.
Pertanyaan Umum Demo Slot
1. Apa itu manajemen pengguna sebagai suatu layanan?
Manajemen pengguna sebagai layanan adalah solusi berbasis cloud yang mengelola informasi pengguna, peran dan izin pengguna, serta manajemen kata sandi secara terpusat. Layanan ini mengotomatiskan proses penting seperti onboarding, offboarding, dan pembaruan akses, membantu tim TI menegakkan kebijakan yang konsisten tanpa beban manual. Dengan manajemen pengguna di cloud, organisasi dapat membangun strategi manajemen yang fleksibel dan terukur yang menjaga akses pengguna tetap selaras dengan persyaratan keamanan sekaligus mengurangi risiko dari kesalahan manusia atau ancaman keamanan.
2. Mengapa manajemen pengguna diperlukan?
Manajemen pengguna sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan memiliki tingkat akses yang tepat ke sistem dan data—tidak lebih, tidak kurang. Ini adalah bagian inti dari setiap strategi manajemen yang menyeimbangkan produktivitas dengan kontrol. Dengan mengelola informasi pengguna secara aktif dan menyelaraskan peran pengguna dengan tanggung jawab pekerjaan, bisnis dapat mencegah akses yang tidak sah dan membatasi paparan terhadap ancaman keamanan. Solusi manajemen pengguna yang kuat juga mendukung kepatuhan terhadap peraturan dan memastikan bahwa akses segera dicabut saat tidak lagi diperlukan.
3. Apa perbedaan antara manajemen pengguna dan manajemen akses?
Manajemen pengguna dan manajemen akses adalah dua sisi mata uang yang sama. Manajemen pengguna menangani aspek administratif dan strategis, seperti memelihara informasi pengguna, menetapkan izin pengguna, dan mengawasi peristiwa siklus hidup seperti onboarding dan offboarding. Sementara itu, manajemen akses berfokus pada penerapan aturan autentikasi dan otorisasi saat pengguna mencoba mengakses sistem. Singkatnya, manajemen pengguna menentukan siapa yang harus memiliki akses, dan manajemen akses mengontrol bagaimana akses tersebut diberikan. Bersama-sama, keduanya membentuk strategi manajemen berbasis cloud yang lengkap untuk operasi yang aman.
4. Apa saja tiga elemen manajemen pengguna?
Tiga elemen kunci manajemen pengguna adalah penyediaan pengguna, manajemen peran, dan manajemen siklus hidup. Penyediaan pengguna memastikan bahwa pengguna baru disiapkan dengan akses yang sesuai sejak hari pertama. Manajemen peran terus meninjau dan menyesuaikan peran dan izin pengguna berdasarkan perubahan pekerjaan, menjaga tingkat akses tetap relevan dan aman. Manajemen siklus hidup mencakup seluruh perjalanan pengguna, memastikan bahwa akses diperbarui atau dicabut sesuai kebutuhan. Semua ini bergantung pada manajemen kata sandi yang solid dan pengawasan terpusat atas informasi pengguna untuk mengurangi ancaman keamanan dan menjaga kepatuhan.
5. Apa perbedaan antara manajemen pengguna dan administrasi pengguna?
Manajemen pengguna berfokus pada pembangunan strategi yang lebih luas yang mengatur bagaimana identitas pengguna, peran dan izin pengguna, serta hak akses ditetapkan dan dikelola di seluruh organisasi. Ini adalah pendekatan proaktif yang mendukung kontrol dan keamanan jangka panjang. Di sisi lain, administrasi pengguna menangani tugas operasional seperti membuat akun, menangani manajemen kata sandi, dan menyesuaikan izin sesuai petunjuk. Sementara administrasi menjalankan tugas sehari-hari, manajemen pengguna di cloud menyediakan kerangka kerja dan kebijakan yang memandu tindakan tersebut, yang menjadikan keduanya bagian penting dari solusi manajemen pengguna modern.
6. Apa contoh manajemen pengguna?
Contoh umum manajemen pengguna adalah saat menerima karyawan baru menggunakan solusi manajemen pengguna berbasis cloud. Saat karyawan bergabung, informasi pengguna mereka ditambahkan ke sistem, peran ditetapkan berdasarkan jabatan mereka, dan peran serta izin pengguna dikonfigurasi secara otomatis agar sesuai dengan tanggung jawab mereka. Manajemen kata sandi diberlakukan melalui kebijakan aman seperti autentikasi dua faktor dan pengaturan ulang berkala. Sebagai bagian dari strategi manajemen pengguna yang lebih luas, akses mereka nantinya dapat diubah jika mereka mengubah peran atau dihentikan secara langsung selama proses keluar.
