Di masa-masa sulit saat ini, dengan menyusutnya anggaran, PHK yang konsisten, dan inisiatif pemotongan biaya, berinvestasi pada perangkat baru milik perusahaan merupakan tantangan besar bagi usaha kecil. Bahkan perusahaan besar pun ingin menurunkan belanja modal dan operasional.
Organisasi dan tim TI mereka memerlukan cara yang hemat biaya untuk memastikan bahwa biaya perangkat tambahan tidak memengaruhi anggaran sekaligus memastikan produktivitas karyawan tidak terpengaruh.
Penggabungan skala Baru-baru ini memperkenalkan fitur yang memungkinkan berbagi perangkat milik perusahaan di antara karyawan yang bekerja dalam shift berbeda.
Dalam artikel ini, mari kita jelajahi bagaimana berbagi perangkat milik perusahaan menjadi salah satu opsi terbaik bagi bisnis yang ingin mengoptimalkan pengeluaran mereka.
Apa itu Perangkat Bersama?
Perangkat bersama (milik perusahaan) adalah tablet atau ponsel cerdas yang dimiliki oleh organisasi dan digunakan bersama oleh dua karyawan atau lebih. Perangkat bersama dapat digunakan di berbagai tempat seperti pusat perbelanjaan, toko ritel, perpustakaan, lembaga pendidikan, fasilitas kesehatan, dan bahkan kantor perusahaan dan unit manufaktur.
Dalam kasus penggunaan publik, perangkat bersama digunakan untuk menjelajahi web, memesan, mengumpulkan tiket, atau mengisi formulir.
Dalam pengaturan perusahaan, perangkat bersama biasanya dikunci untuk aplikasi kerja tertentu yang diperlukan oleh banyak pengguna untuk menyelesaikan tugas mereka.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Perangkat Bersama?
Perangkat bersama memiliki tujuan utama untuk menurunkan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam pengadaan perangkat baru untuk karyawan atau pelanggan. Hal ini juga berguna dalam lingkungan di mana pekerja kontrak bergabung dengan suatu organisasi untuk waktu tertentu dan terbatas untuk menyelesaikan tugas atau proyek.
Perangkat bersama tidak hanya menurunkan biaya bagi organisasi tetapi juga mengurangi jumlah perangkat yang harus dikelola oleh admin TI. Misalnya, alih-alih mengelola 30 perangkat terpisah untuk tim yang terdiri dari 30 orang, perangkat bersama dapat membantu menambah jumlah perangkat yang dikelola menjadi 15 (bila dibagikan kepada dua orang) atau bahkan 10 (bila dibagikan kepada tiga orang). Dan itu hanya satu tim. Jadi, Anda bisa menghitungnya!
Perangkat bersama adalah pilihan ideal untuk bisnis yang beroperasi sepanjang waktu, di mana satu shift berakhir dan shift lainnya dimulai. Dalam lingkungan kerja seperti itu, perangkat yang sama dapat digunakan bersama antara dua atau lebih karyawan yang bekerja dalam shift berbeda.
Ketika terdapat ratusan perangkat milik perusahaan di seluruh organisasi, menawarkan perangkat bersama adalah opsi yang lebih mudah untuk mengurangi beban kognitif dalam mengelola inventaris perangkat yang besar.
Perangkat bersama adalah pilihan sempurna bagi organisasi untuk memangkas biaya dan agar tim TI mereka menjadi lebih efisien.
Bagaimana Cara Mengatur Perangkat Bersama?
Perangkat bersama beroperasi dengan cara yang sangat mirip dengan cara kerja laptop dan desktop berbasis Windows. Meskipun Windows bersifat agnostik pengguna dengan fungsionalitas asli login dan kata sandi multi-pengguna, perangkat bersama memerlukan solusi seperti manajemen perangkat seluler (MDM).
Admin TI harus mendaftarkan perangkat yang digunakan dalam pengaturan perusahaan dan menerapkan kebijakan atau profil untuk perangkat tersebut. Setiap profil atau kebijakan harus berisi pengaturan, izin, dan aplikasi yang relevan dengan satu jenis pengguna yang akan mengakses perangkat.
Admin TI juga dapat mendaftarkan pengguna dan membuat grup pengguna di dasbor MDM berdasarkan klien email organisasi—Google Workplace atau Microsoft Office. Setelah grup pengguna dibuat, admin TI perlu menambahkan ID email pengguna ke grup. Grup pengguna ini kemudian dapat ditautkan ke profil perangkat yang diperlukan di dasbor.
Admin TI dapat mengonfigurasi pengaturan yang memungkinkan banyak pengguna mengakses perangkat, selama waktu shift tertentu. Peralihan profil kemudian dipicu berdasarkan waktu atau lokasi, yang secara otomatis akan membuat perangkat siap untuk pengguna yang seharusnya mengakses perangkat dalam jangka waktu atau lokasi tersebut.
Bagaimana Perangkat Bersama Bekerja?
Setelah perangkat bersama milik perusahaan disiapkan, hal ini hampir sama dengan cara pengguna yang berbeda masuk ke perangkat Windows yang sama. Namun, untuk keamanan tambahan dan verifikasi identitas, pengguna juga harus memasukkan OTP yang dikirimkan ke ID emailnya selain nama pengguna dan kata sandi. Proses login ini tetap sama ketika pengguna pertama logout, dan pengguna berikutnya harus login.
Untuk bisnis yang ingin menghilangkan akses berbasis pengguna, gunakan solusi MDM untuk memicu alur kerja sangatlah penting. Dengan MDM, admin TI dapat:
- Buat satu atau beberapa kebijakan yang dilengkapi dengan konten, aplikasi, dan pengaturan yang akan digunakan perangkat tersebut
- Otomatiskan peralihan kebijakan berdasarkan waktu atau lokasi
- Setiap karyawan menemukan pengaturan profil yang berkaitan dengan tugas mereka pada akses mereka
Untuk perangkat yang digunakan sebagai browser publik, atau untuk pemesanan berbasis web, admin TI dapat:
- Terapkan mode penyamaran untuk setiap sesi penelusuran dan nonaktifkan penyimpanan kata sandi, alamat email, dan riwayat penelusuran
- Sesi penyegaran otomatis setelah beberapa saat tidak aktif, yang memastikan penyerahan lancar ke pengguna berikutnya dari halaman/formulir baru
Ada banyak kasus penggunaan perangkat perusahaan bersama di berbagai sektor. Misalnya, perawat di rumah sakit dapat menggunakan perangkat bersama yang dikonfigurasi oleh TI untuk masuk dan keluar sesuai dengan waktu giliran kerja mereka. Hal yang sama berlaku untuk gerai ritel 24×7 dan banyak lingkungan serta lingkungan kerja lainnya.
Wrapping Up
Perangkat bersama akan terus meningkat popularitasnya di kalangan organisasi dan tim TI karena bisnis berupaya untuk menjadi hemat biaya dan produktif pada saat yang bersamaan.
