Bagi banyak bisnis, tenaga kerja jarak jauh adalah impian yang menjadi kenyataan. Tenaga kerja jarak jauh dapat menekan biaya, menghemat waktu perjalanan, dan memungkinkan anggota tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka sendiri.
Akan tetapi, ada hal yang lebih dari itu.
Bicaralah dengan pekerja jarak jauh tentang kondisi kerja mereka, dan Anda mungkin akan mendengar beberapa tantangan dan keluhan umum dari mereka semua. Masalah dengan komunikasi, konektivitas, kesulitan teknis yang terkait dengan manajemen perangkat, masalah keamanan, dan masalah dengan kesejahteraan psikologis dan motivasi adalah beberapa tantangan yang paling sering disebutkan dari pekerja jarak jauh.
Dalam blog ini, kami akan menjelaskan apa itu manajemen tenaga kerja jarak jauh, lalu membahas manfaat dan tantangannya. Kami kemudian akan memberikan beberapa kiat dan praktik tentang cara mengelola tenaga kerja jarak jauh dengan baik.
Apa itu Manajemen Tenaga Kerja Jarak Jauh?
Mengelola tenaga kerja jarak jauh sangat berbeda dengan mengelola tim internal. Manajemen tenaga kerja jarak jauh mengacu pada semua praktik yang harus dilakukan manajer untuk mempertahankan tim pekerja jarak jauh yang fungsional dan produktif.
Tantangan utama dalam mengelola tenaga kerja jarak jauh adalah tim yang tersebar di berbagai tempat dan mungkin juga zona waktu yang berbeda. Oleh karena itu, tantangan utama manajemen tenaga kerja jarak jauh adalah mengoordinasikan dan menyinkronkan upaya tim. Sistem yang andal solusi kerja jarak jauh dapat membantu menyederhanakan dukungan TI, menyederhanakan komunikasi, dan mengurangi waktu henti di seluruh tim yang tersebar secara geografis.
Ada beberapa area yang perlu diperhatikan di sini:
- Komunikasi dan kolaborasi antar anggota tim.
- Manajemen perangkat dan teknologi.
- Kebijakan dan praktik yang sesuai untuk memastikan kepatuhan (hukum dan keamanan).
- Keterlibatan karyawan dan kesejahteraan.
Secara praktis, tim jarak jauh menghadapi tantangan yang berbeda di setiap area ini. Kami akan membahas tantangan ini nanti di artikel ini dan menyarankan beberapa praktik terbaik untuk mengelola dan memotivasi tenaga kerja jarak jauh dengan baik.
Manfaat Memiliki Tenaga Kerja Jarak Jauh:
Sebelum kita beralih ke tantangan yang dihadapi oleh tenaga kerja jarak jauh, ada baiknya kita bahas dulu manfaatnya untuk mengetahui mengapa hal itu sepadan.
- Mengurangi BiayaDengan tenaga kerja jarak jauh, Anda tidak perlu menyewa kantor dan membayar biaya peralatan dan energinya. Banyak tim yang tersebar juga mendapat manfaat dari akses ruang kerja yang efisien dan solusi penjadwalan seperti... pemesanan ruang kerja oleh Aplikasi Alliance Virtual Offices – memungkinkan penggunaan ruang rapat yang fleksibel dan kehadiran profesional tanpa sewa kantor jangka panjang. Plus, dengan perangkat lunak manajemen pengadaan, bisnis dapat melacak pengeluaran dengan lebih baik, menghilangkan pemborosan pengeluaran, dan mendapatkan penawaran yang lebih baik untuk peralatan dan langganan penting. Anggota tim juga dapat memangkas biaya perjalanan ke tempat kerja.
- Kumpulan Bakat yang Lebih Besar: dengan tenaga kerja jarak jauh, Anda memiliki pilihan untuk mempekerjakan siapa saja dari mana saja di dunia selama mereka dapat dilengkapi dengan alat yang tepat. Jadi Anda memiliki kumpulan bakat yang lebih besar untuk dipekerjakan dari agen perekrutan jarak jauh seperti 1840 & Perusahaan dapat membantu Anda mengakses dengan mudah bakat global, menangani segala hal mulai dari pengadaan hingga kepatuhan.
- Otonomi Karyawan: Anggota tim jarak jauh merasakan lebih banyak kebebasan untuk mengatur keseimbangan kehidupan dan pekerjaan mereka. Mengendalikan jam kerja Anda adalah sebuah hak istimewa, terutama dalam beberapa situasi khusus. Namun, penting untuk memahami cara membayar kontraktor luar negeri untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan internasional dan kelancaran operasi keuangan.
- Peningkatan Produktivitas: beberapa penelitian menunjukkan bahwa tenaga kerja jarak jauh bisa lebih produktif daripada tim internal. Tentu saja, ini tergantung pada seberapa baik tim jarak jauh tersebut diperlengkapi, dilatih, dan dikelola. Kita akan membahasnya lagi nanti di artikel ini.
Tantangan dalam Mengelola Tenaga Kerja Jarak Jauh
Bekerja dari jarak jauh sudah menjadi hal yang lumrah sejak pandemi COVID-19. Pekerjaan jarak jauh memang memungkinkan orang untuk bekerja sesuai keinginan mereka sendiri, tetapi hal ini menimbulkan tantangan tersendiri bagi para manajer dan bisnis. Tantangan ini dapat memengaruhi komunikasi, produktivitas, dan keamanan. Berikut adalah lima tantangan utama dalam mengelola tim jarak jauh:
1. Kesenjangan Komunikasi
Berjalan ke meja rekan kerja atau mengadakan pertemuan dadakan mudah dilakukan di kantor. Namun, bagi manajemen tenaga kerja jarak jauh, interaksi spontan ini menjadi tantangan, bahkan mungkin mustahil.
Bagi 27% pekerja jarak jauh yang disurvei oleh Hubspot, kesulitan komunikasi dan kolaborasi antar tim dianggap sebagai masalah konektivitas utama.
Komunikasi jarak jauh sangat bergantung pada email, obrolan, dan panggilan video. Hal ini dapat menyebabkan gangguan dan kesalahpahaman. Perbedaan zona waktu juga dapat menunda respons dan memperlambat proses pengambilan keputusan. Masalah-masalah ini, bersama dengan masalah lainnya, menciptakan kesenjangan komunikasi di antara anggota tim, yang pada akhirnya menurunkan produktivitas mereka. Di sinilah peran penting komunikasi jarak jauh. solusi manajemen kalender asisten virtual dapat membantu. Seorang VA yang menangani penjadwalan lintas zona waktu dapat menjaga agar rapat tetap berjalan sesuai rencana dan memastikan orang yang tepat tersedia saat dibutuhkan. Melakukan secara teratur survei karyawan dapat membantu mengidentifikasi tantangan tersebut dan memberikan wawasan untuk meningkatkan kolaborasi.
2. Risiko Keamanan
Karyawan yang bekerja dari jarak jauh sering kali menggunakan perangkat pribadi dan jaringan rumah, yang mungkin tidak memiliki langkah-langkah keamanan yang sama seperti perangkat kantor. Hal ini meningkatkan risiko pelanggaran data dan serangan siber. Perusahaan harus melindungi informasi sensitif dan mematuhi peraturan dan Tren perlindungan dataSalah satu cara terbaik untuk mencapai hal ini adalah dengan mempertahankan kontrol atas perangkat karyawan dan keamanan jaringan, baik dengan memperkenalkan solusi perangkat lunak baru (seperti Perangkat lunak tata kelola perusahaan) atau menetapkan pedoman TI khusus. Kita akan membahasnya di bagian berikutnya.
3. Melacak Produktivitas
Di kantor, manajer dapat mengamati karyawan dan mengukur produktivitas mereka dengan melihat mereka bekerja. Namun, bekerja jarak jauh memerlukan metode yang berbeda untuk melacak produktivitas, seperti: pelacakan jam manajemen proyek, pemantauan karyawan, check-in rutin, dan penetapan tonggak pencapaian yang jelas. Metode-metode ini terkadang terasa mengganggu bagi karyawan dan mungkin tidak mengukur serta memantau kinerja mereka secara akurat, terutama bagi mereka yang bekerja dengan jam kerja fleksibel. Untuk mengatasi tantangan ini, banyak tim menggunakan alat khusus untuk perencanaan kapasitasPlatform ini membantu Anda memvisualisasikan siapa yang mengerjakan apa, mengoptimalkan distribusi beban kerja, dan memprediksi kapan anggota tim kewalahan.
4. Masalah Teknis
Pekerjaan jarak jauh sangat bergantung pada teknologi. Dalam survei oleh AnyDesk, lebih dari 35% responden melaporkan mengalami masalah TI, seperti masalah internet, gangguan perangkat lunak, atau kegagalan perangkat keras. Saat mengelola pengadaan internasional untuk tim jarak jauh, memastikan kelancaran fungsi teknologi di berbagai wilayah menjadi lebih penting dalam mempertahankan produktivitas.
Berbeda dengan di kantor di mana dukungan TI tersedia secara luas, pekerja jarak jauh mungkin perlu memecahkan masalah secara mandiri, yang dapat memakan waktu dan membuat frustrasi.
5. Mempertahankan Keterlibatan
Tantangan lain bagi tim jarak jauh adalah menjaga keterlibatan dan motivasi anggota tim. Tanpa interaksi sosial seperti di lingkungan kantor, pekerja jarak jauh mungkin merasa terputus dari tujuan dan budaya perusahaan. Manajer perlu menemukan cara untuk menjaga motivasi dan keterlibatan karyawan. Beberapa cara tersebut antara lain memberikan pembaruan secara berkala, pengakuan atas prestasi, dan aktivitas tim virtual. Menggunakan perangkat lunak penghargaan karyawan juga dapat membantu meningkatkan moral dengan mengakui upaya secara langsung.
Bahkan tindakan sederhana dan penuh perhatian—seperti memberikan hadiah piala tahun pengabdian selama pertemuan tim—dapat sangat membantu dalam menunjukkan penghargaan dan memperkuat rasa memiliki dalam tim.
Jika salah satu dari lima tantangan yang dijelaskan sejauh ini menjadi sumber ketidaknyamanan dan masalah bagi tim jarak jauh Anda, lanjutkan ke bagian selanjutnya. Kami akan membahas beberapa teknik dan alat untuk mengelola tenaga kerja jarak jauh Anda dan meningkatkan produktivitasnya. Anda juga dapat menjelajahi perangkat lunak kantor virtual terbaik untuk memperlancar komunikasi dan meningkatkan keterlibatan tim dalam pengaturan jarak jauh.
Kiat-kiat Utama dan Praktik Terbaik untuk Mengelola Tenaga Kerja Jarak Jauh
Mengelola tenaga kerja jarak jauh memerlukan perencanaan yang matang dan alat yang tepatDi bagian ini, kami telah membagi strategi untuk mengoptimalkan tenaga kerja jarak jauh Anda menjadi tiga bagian (meskipun Anda akan melihat bahwa semuanya saling terkait):
1. Memanfaatkan Solusi Manajemen Perangkat Seluler
Ponsel Device Management perangkat lunak, adalah alat yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola, memantau, dan mengamankan perangkat seluler seperti telepon pintar, tablet, dan laptop. Perangkat lunak ini memungkinkan departemen TI untuk mengontrol dan melindungi data di seluruh perangkat, memastikan data tersebut digunakan secara aman dan efektif di dalam perusahaan.
Solusi manajemen perangkat seluler (MDM) dapat membantu Anda mengelola tenaga kerja jarak jauh Anda dengan berbagai cara:
- Keamanan yang Lebih Baik: MDM membantu melindungi data perusahaan di semua perangkat, di mana pun lokasinya. Jika perangkat hilang, Anda dapat menghapus data dari jarak jauh.
- Manajemen Perangkat yang Lebih Mudah: Dengan MDM, tim TI Anda dapat menangani semua perangkat perusahaan dari satu tempat. Hal ini membuat hal-hal seperti memperbarui perangkat lunak atau menambahkan aplikasi baru menjadi jauh lebih mudah.
- Melengkapi Anggota Tim: MDM memastikan setiap orang memiliki aplikasi dan alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka. MDM juga dapat memblokir situs web atau aplikasi yang mengganggu, dan berguna saat bekerja dari rumah.
- Mengurangi Biaya: Ketika Anda dapat memperbaiki sebagian besar masalah perangkat dari jarak jauh, Anda menghabiskan lebih sedikit biaya dukungan ITDitambah lagi, ketika perangkat berfungsi dengan baik, orang dapat terus bekerja tanpa gangguan.
- Mengikuti Aturan Kepatuhan: Jika industri Anda memiliki aturan ketat tentang perlindungan data, perangkat lunak MDM dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan, bahkan dengan tim yang bekerja jarak jauh.
Anda perlu memilih solusi MDM yang tepat untuk memanfaatkan manfaat ini. Untuk melakukannya, Anda perlu mengingat dua kiat berikut:
A. Solusi MDM Apa yang Ideal untuk Anda?
Mulailah dengan mengerjakan pekerjaan rumah Anda saat menyiapkan solusi MDM. Carilah sistem yang sesuai untuk perusahaan Anda. Pikirkan hal-hal seperti:
- Apakah ini akan berfungsi pada semua perangkat Anda?
- Apakah memiliki fitur keamanan yang kuat?
- Apakah mudah digunakan oleh semua orang?
Setelah Anda memilih satu, buatlah rencana untuk meluncurkannya. Ini termasuk membuat akun pengguna, menyiapkan perangkat, dan melatih karyawan tentang cara menggunakan platform MDM.
B. Cara Mengkonfigurasi Solusi MDM:
Saat mengonfigurasi MDM, aturlah agar sesuai dengan aturan dan kebutuhan keamanan perusahaan Anda. Ini berarti:
- Tentukan bagaimana perangkat dapat digunakan.
- Pilih aplikasi mana yang diizinkan.
- Menyiapkan fitur keamanan seperti enkripsi dan kata sandi.
Jangan lupa untuk selalu memperbarui pengaturan MDM Anda. Ancaman keamanan baru selalu muncul, jadi penting untuk selalu mengikuti pembaruan.
Saat tim Anda bekerja dari jarak jauh, komunikasi yang baik menjadi lebih penting. Mari kita lihat beberapa teknik dan alat komunikasi jarak jauh agar semua orang tetap terhubung dan memiliki pemahaman yang sama.
2. Strategi dan Alat Komunikasi untuk Manajemen Tenaga Kerja Jarak Jauh
Ketika tim bekerja jarak jauh, mereka kehilangan interaksi fisik alami di kantor. Tidak ada lagi diskusi dadakan di ruang minum atau obrolan singkat di meja kerja. Hal ini membuat komunikasi jarak jauh yang disengaja menjadi semakin penting. Komunikasi yang baik membantu mencegah kesalahpahaman, menjaga semua orang tetap selaras dengan tujuan, dan menjaga moral tim. Untuk mengurangi gesekan koordinasi lintas zona waktu, menggunakan perangkat lunak penjadwalan otomatis untuk mengelola jadwal Anda secara online, mengirim pengingat cerdas, dan menyematkan ketersediaan langsung ke alur kerja konferensi video Anda. Memanfaatkan perangkat lunak ruang pembuat dapat memperlancar komunikasi, memastikan tim jarak jauh tetap selaras dan produktif.
Berikut adalah beberapa kiat untuk meningkatkan komunikasi antar anggota tim jarak jauh.
A. Konferensi Video
Konferensi video sangat cocok untuk rapat tatap muka jarak jauh, bahkan saat Anda tidak berada di ruangan yang sama. Konferensi video memungkinkan:
- Rapat Tim: Jadwalkan rapat tim secara teratur di mana setiap orang dapat melihat dan mendengar satu sama lain. Ini membantu menjaga rasa persatuan dan memungkinkan diskusi secara langsung.
- Check-In Satu-satu: Manajer dapat menggunakan panggilan video untuk melakukan check-in pribadi dengan anggota tim. Ini menyediakan ruang untuk percakapan yang lebih mendalam tentang kemajuan pekerjaan, tantangan, dan kesejahteraan pribadi.
- Presentasi dan Demo: Panggilan video sangat ideal saat menunjukkan sesuatu secara visual. Anda dapat berbagi layar untuk memandu proses baru atau menyampaikan hasil kepada tim.
- Acara Sosial Virtual: Selenggarakan kegiatan membangun tim daring atau nongkrong santai. Ini bisa berupa rehat kopi virtual, sesi permainan onlineatau sebuah tim menguji.
Tips Melakukan Panggilan Video yang Efektif
- Tetapkan agenda dan bagikan sebelumnya.
- Gunakan tombol mute ketika tidak berbicara untuk mengurangi kebisingan latar belakang.
- Dorong semua orang untuk menyalakan kamera mereka jika memungkinkan.
- Merekam rapat-rapat penting bagi mereka yang tidak dapat hadir.
- Gunakan sebuah Pencatat pertemuan AI untuk secara otomatis menangkap poin-poin penting, tindakan, dan keputusan—sehingga peserta dapat tetap fokus alih-alih mencatat.
B. Manajemen Proyek
Alat manajemen proyek menyediakan tempat sentral untuk mengorganisasikan dan melacak pekerjaanMereka membantu dengan:
- Penugasan Tugas: Tetapkan tugas kepada anggota tim dan tetapkan tanggal jatuh tempo.
- Pelacakan Kemajuan: Lihatlah sekilas tahap apa yang sedang dilalui berbagai proyek.
- Penyimpanan Berkas: Simpan semua dokumen terkait proyek di satu tempat yang mudah diakses.
- Kolaborasi: Berikan komentar pada tugas untuk mendiskusikan detail atau memberikan pembaruan.
- Peningkatan dalam Manajemen Proyek : Di sinilah Alat manajemen proyek AI hadir, menawarkan fitur-fitur seperti penjadwalan otomatis, penyeimbangan beban kerja yang cerdas, dan deteksi risiko waktu nyata.
Tips Menggunakan Alat Manajemen Proyek
- Membagi proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola menggunakan manajemen proyek tool.
- Gunakan label atau tag untuk mengkategorikan tugas (misalnya, mendesak, sedang berlangsung, diblokir).
- Perbarui status tugas secara berkala untuk menjaga informasi tetap terkini.
- Integrasikan dengan alat lain seperti kalender atau pesan instan untuk alur kerja yang lancar.
- Proses lebih penting daripada alat, dan ada banyak perangkat lunak manajemen proyek gratis tersedia untuk memulai.
C. Pesan Instan
Alat pengiriman pesan instan menciptakan kembali percakapan cepat dan santai di kantor. Alat ini sangat cocok untuk:
- Pertanyaan Singkat: Alih-alih mengirim email untuk pertanyaan sederhana, anggota tim dapat memperoleh jawaban cepat melalui obrolan.
- Pembaruan Tim: Bagikan pengumuman singkat atau pembaruan yang tidak memerlukan rapat penuh.
- Obrolan Informal: Buat saluran untuk diskusi non-pekerjaan untuk membantu anggota tim lebih akrab.
- File sharing: Segera berbagi dokumen atau gambar yang terkait dengan pekerjaan yang sedang berlangsung.
Tips Menggunakan Pesan Instan Secara Efektif
- Buat saluran terpisah untuk berbagai proyek atau topik.
- Gunakan pembaruan status untuk memberi tahu orang lain apakah Anda sedang luang atau sibuk.
- Setujui ekspektasi waktu respons (misalnya, merespons dalam waktu 2 jam selama jam kerja).
- Gunakan utas untuk diskusi yang lebih panjang agar saluran tetap teratur.
3. Pelatihan dan Dukungan Karyawan Jarak Jauh
Pelatihan dan dukungan yang tepat membantu karyawan jarak jauh bekerja sebaik-baiknya dan merasa terhubung dengan perusahaan. Mari kita lihat beberapa area utama:
A. Orientasi Karyawan Jarak Jauh Baru
Selain komunikasi dan manajemen perangkat, operasi kepegawaian kini bergantung pada perangkat lunak. Platform modern mengotomatiskan orientasi jarak jauh, dokumen digital, kepatuhan, dan penugasan, sekaligus menyediakan analitik tenaga kerja secara real-time. Jika tumpukan SDM/ATS Anda terasa terbatas, pertimbangkan tingkatkan ke perangkat lunak kepegawaian ini untuk menyederhanakan perekrutan, meningkatkan penempatan, dan mengurangi administrasi. Memulai pekerjaan baru dari jarak jauh bisa jadi rumit. Berikut cara agar prosesnya lebih lancar.
- Buat Paket Selamat Datang: Kirimkan paket selamat datang digital kepada karyawan baru berisi semua informasi yang mereka butuhkan tentang perusahaan, peran mereka, dan tim.
- Tur Kantor Virtual: Siapkan panggilan video untuk memperkenalkan orang baru kepada berbagai anggota tim dan departemen.
- Sistem teman: Dengan sistem temanPasangkan karyawan baru tersebut dengan anggota tim yang berpengalaman yang dapat menjawab pertanyaan dan menawarkan dukungan.
- Sebarkan: Jangan memaksakan semua pelatihan dalam satu hari. Berikan pelatihan dalam satu atau dua minggu untuk menghindari kewalahan bagi karyawan baru.
B. Pengembangan Keterampilan Berkelanjutan
Pelatihan tim dan pengembangan bakat merupakan inti dari transformasi digital di antara perusahaan-perusahaan saat ini dan tidak boleh berhenti setelah masa orientasi. Berikut adalah beberapa cara untuk menjaga keterampilan tetap tajam.
- Kursus online: Menawarkan akses ke platform seperti Coursera atau LinkedIn Learning untuk pendidikan berkelanjutan, tidak hanya untuk mendukung peran mereka saat ini tetapi juga untuk membantu mereka saat memformat resume mereka untuk pertumbuhan karier jangka panjang.
- webinar: Selenggarakan lokakarya daring rutin tentang topik-topik relevan.
- Sesi Berbagi Keterampilan: Dorong anggota tim untuk saling mengajarkan keterampilan baru dalam sesi daring yang singkat.
- Konferensi Virtual: Mendukung kehadiran acara industri daring untuk tetap mengikuti tren terkini.
C. Kesehatan Mental dan Kesejahteraan
Bekerja dari rumah dapat membuat Anda merasa terisolasi. Berikut cara Anda dapat mendukung kesejahteraan tim Anda.
- Check-In Reguler: Mintalah manajer untuk melakukan panggilan tatap muka untuk melihat bagaimana kinerja anggota tim.
- Mendorong Istirahat: Ingatkan orang untuk beristirahat sejenak secara teratur dan menjauh dari layar.
- Acara Sosial Virtual: Menggelar kegiatan membangun tim secara daring atau nongkrong santai.
- Sumber Daya Kesehatan: Memberikan akses online kesehatan mental sumber daya atau layanan konseling.
- Jadwal Kerja Hibrida: Hal ini akan memungkinkan anggota tim lokal untuk menikmati kebersamaan satu sama lain jika mereka merasa agak jauh dan kesepian.
D. Dukungan Teknis
Pekerjaan jarak jauh sangat bergantung pada teknologi. Penting untuk berinvestasi pada teknologi yang tepat platform transformasi digital dan pastikan tim Anda memiliki dukungan yang tepat.
- Helpdesk IT: Siapkan cara bagi karyawan untuk mendapatkan bantuan terkait masalah teknologi dengan cepat.
- Panduan Cara: Buat panduan sederhana untuk tugas dan alat teknologi umum.
- Check-In Reguler: Minta staf TI untuk menghubungi karyawan guna mengatasi masalah yang sedang terjadi.
- Dukungan Peralatan: Miliki proses yang jelas untuk meminta dan mengganti peralatan saat diperlukan.
Kesimpulan
Mengelola Anda tenaga kerja jarak jauh dan mengoptimalkan kinerja mereka lebih menantang daripada yang terlihat. Tujuan akhirnya adalah menciptakan budaya kolaborasi dan komunikasi yang bermakna, dan ada berbagai tantangan di sepanjang jalan.
Panduan ini menyediakan berbagai alat dan praktik terbaik untuk mengatasi berbagai aspek manajemen tenaga kerja jarak jauh, mulai dari kesenjangan komunikasi hingga keterlibatan karyawan. Pastikan Anda mengikuti langkah-langkah ini dengan saksama untuk menciptakan tenaga kerja jarak jauh yang produktif.
