Kebanyakan perusahaan tidak mempunyai alat yang memadai untuk melakukan investigasi internal karena terlalu banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Sangat penting untuk memiliki teknologi dan proses untuk menyimpan, mengumpulkan, memproses, dan meninjau data terkait investigasi internal. Namun bagi sebagian besar organisasi, sulit untuk mengetahui dari mana memulainya.
Dengan melakukan upaya awal, perusahaan dapat meningkatkan hasil investigasi apa pun yang mungkin timbul. Beberapa upaya ekstra dapat meredakan komplikasi hukum dan logistik yang mungkin timbul, perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan fakta yang ada, atau bahkan memprediksi perubahan ruang lingkup proyek di masa depan.
Karena pandemi COVID-19 dan keharusan bekerja dari rumah, pengelolaan investigasi menjadi semakin sulit karena lebih banyak informasi kini disimpan di beberapa perangkat seluler yang berbeda. Inilah sebabnya mengapa perusahaan sekarang perlu menggunakan solusi seperti manajemen perangkat seluler (MDM) dan utilitas untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan data dengan lancar untuk penyelidikan internal.
Apa itu Perangkat Lunak MDM?
Penting bagi manajer risiko untuk menyadari kemampuan MDM, terutama jika mereka terlibat dalam penemuan data apa pun. MDM adalah alat forensik yang penting untuk penemuan dan harus diterapkan di seluruh perusahaan, terutama dalam budaya kerja jarak jauh.
Mayoritas departemen TI perusahaan raksasa menggunakan perangkat lunak MDM untuk memantau dan mengelola ponsel cerdas, tablet, dan laptop yang digunakan oleh pekerja dengan aman.
Di sebuah pengaturan bawa perangkat Anda sendiri (BYOD)., MDM bertindak sebagai solusi keamanan penting bagi tim TI dengan cara berikut:
- Solusinya dapat mengonfigurasi dan memperbarui perangkat karyawan dengan cara yang konsisten, terstandarisasi, dan terukur.
- Dengan MDM, tim TI juga dapat membuat diagnosis jarak jauh dan memecahkan masalah secara efisien.
- MDM dapat secara efektif menyatukan informasi ke dalam satu sistem tunggal yang dapat dilacak
- Departemen TI dapat melacak berapa banyak karyawan yang mengakses data, file, dan email perusahaan.
- MDM dapat memberikan informasi berharga tentang berbagai tipe data termasuk voicemail, pesan teks, log panggilan beserta lokasi geografis perangkat.
Pentingnya MDM
Pengelolaan perangkat seluler dapat membantu karyawan mengakses email perusahaan di perangkat dan juga memungkinkan perusahaan menghapus jejak email dari perangkat dari jarak jauh jika diperlukan.
MDM berdiri sebagai sumber informasi terpusat yang penting dari sudut pandang investigasi karena memantau setiap jenis aktivitas karyawan seperti akses email, suara, dan obrolan. Selain itu, MDM dengan tepat mendokumentasikan kapan dan bagaimana karyawan menggunakan perangkat, dan dari lokasi mana mereka mengakses data perusahaan.
MDM dalam Kepatuhan Internal
Dalam hal investigasi, MDM dapat menjadi alat yang berguna karena memungkinkan tim TI melacak bagaimana karyawan mengakses data perusahaan ke dalam satu sistem yang dapat dilacak. MDM menyajikan informasi berharga tentang di mana, kapan, dan dari perangkat apa data perusahaan diakses.
Peran MDM dalam Kepatuhan
Agar tetap untung dan patuh, perusahaan selalu mencari teknologi terbaik yang tersedia di pasar, dan sarana untuk menerapkannya di seluruh perangkat karyawan. Semakin banyak perangkat dalam organisasi berarti semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, penting untuk memiliki Manajemen Perangkat Seluler yang kuat seperti Scalefusion.
Mulai dari memantau perangkat dari jarak jauh di tangan karyawan hingga mengamankan setiap perangkat guna mencegah serangan terbesar terhadap pelanggaran data, solusi MDM memainkan peran penting untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan operasional. MDM tidak hanya membantu mengelola perangkat, namun juga membantu memantau bagaimana dan di mana perangkat digunakan.
Perlindungan Data Lengkap
Perusahaan biasanya memiliki banyak data penting dan pribadi yang memerlukan perlindungan ketat. Dengan GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) Saat ini, organisasi tidak melakukan apa pun untuk memastikan data bisnis mereka aman.
Ribuan karyawan di seluruh organisasi menggunakan komputer desktop, ponsel pintar, tablet, dan laptop pribadi untuk mengakses data. Jangan lupa menambahkan bahwa beberapa karyawan terus mencoba mengakses informasi dari jarak jauh. Oleh karena itu, admin TI dibebani dengan tugas besar untuk memastikan bahwa setiap perangkat hanya digunakan oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat.
Dengan solusi MDM, tim TI dapat:
- Mengunci dan menghapus perangkat dari jarak jauh
- Setel ulang kode sandi
- Terapkan atau hapus aplikasi di seluruh rangkaian perangkat
- Luncurkan pembaruan pada hari yang sama tanpa campur tangan karyawan
MDM dapat mematuhi GDPR menggunakan hal berikut:
- Mendapatkan wawasan tentang cara aplikasi digunakan dan data apa saja yang dikumpulkan
- Memisahkan data pribadi dan bisnis
- Mempertahankan audit data yang tepat
Jika perusahaan besar harus sangat patuh, mereka perlu mempertahankan kendali atas setiap perangkat, mengurangi ketergantungan pada tim IT yang besar, dan menyadari bagaimana karyawan menggunakan perangkat mereka untuk mengakses data perusahaan.
MDM berfungsi dengan baik sebagai alat identifikasi dan manajemen perangkat, namun jangan bingung dengan alat pengumpulan forensik. Setelah perangkat diidentifikasi sebagai target investigasi, organisasi kemudian dapat menggunakan alat forensik untuk mengumpulkan semua data bisnis dari perangkat seluler.
Baca lebih banyak: 10 Cara Membuat Perangkat & Data Perusahaan Tidak Dapat Ditembus
Mengekstraksi Data MDM untuk Kepatuhan
Saat melakukan penyelidikan internal, proses mengekstraksi dan mendekode data dari begitu banyak perangkat karyawan sangat melelahkan. Ekstraksi data tidak diragukan lagi disederhanakan ketika MDM disertakan. Namun, seluruh proses rumit dalam mengekstraksi, membersihkan, dan mengelola data sering kali berada di bawah tangan tim TI.
Tidak heran jika informasi yang terkandung dalam solusi MDM sangat komprehensif dan akurat namun menafsirkannya dapat menjadi a tantangan bagi staf TI. Karena keluaran mentah dari MDM seringkali sulit dipahami, spreadsheet yang ekstensif penting untuk menguraikan datanya. Dengan solusi MDM yang baik dan alat forensik yang komprehensif, data yang diekstraksi dapat lebih mudah untuk didekode dan dipahami.
Untungnya, ada beberapa alat e-discovery yang tersedia online yang dapat mengubah data yang diekstraksi menjadi percakapan yang terorganisir secara berurutan, mudah dipahami, dan seperti obrolan. Data ini bisa meniru tampilan dan nuansa interaksi orang-ke-orang, seperti yang terlihat di ponsel.
Mengekstraksi dan menguraikan data untuk kepatuhan kini telah menjadi kemampuan teknis wajib bagi perusahaan, terutama perusahaan yang ingin melakukan penyelidikan internal dengan biaya yang efektif.
Meringkas
Di perusahaan mana pun, karyawan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dari lokasi terpencil dibandingkan dari gedung kantor. Dengan adanya pandemi yang sedang berlangsung dan peraturan wajib bekerja dari rumah, para profesional kepatuhan perlu memahami betapa pentingnya data MDM untuk tujuan penyelidikan.
Dalam hal pemantauan jarak jauh, profesionalisme, kerahasiaan, independensi, dan proses yang konsisten merupakan bagian penting dalam merencanakan investigasi di masa depan.
Sebagian besar perusahaan menggunakan beberapa aplikasi di berbagai organisasi, dan MDM adalah salah satu alat yang memungkinkan penyelidik dengan cepat memahami fakta yang kuat. Oleh karena itu, memanfaatkan MDM seperti Scalefusion sebagai bagian dari strategi kepatuhan Anda dapat membantu Anda mengelola, memahami, dan mengontrol informasi penting tentang karyawan, produk, dan pelanggan Anda. Anda juga dapat menjaga bagaimana data dapat dikelola dan dipelihara di seluruh bisnis Anda. Sebuah solusi MDM dapat meningkatkan ketertelusuran dan visibilitas data secara keseluruhan, yang selanjutnya menyederhanakan upaya kepatuhan Anda dan mengurangi sumber daya tambahan yang dapat membantu mengatasi tantangan bisnis tambahan.
