Rp 1.5 juta. Ini adalah hukuman yang berlaku bagi organisasi layanan kesehatan yang melanggar Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA). Saat ini, beberapa organisasi layanan kesehatan dan bisnis terkait berisiko menjadi tidak patuh karena kesalahan pengelolaan perangkat seluler di tempat kerja.
Organisasi mungkin tidak mematuhi kebijakan ini karena staf layanan kesehatan menggunakan perangkat pribadi mereka di tempat kerja atau mengunduh aplikasi tidak sah yang dapat membahayakan data pasien. Setiap pengoperasian perangkat seluler yang rentan terhadap gangguan informasi layanan kesehatan dapat menyebabkan a pelanggaran HIPAA, mengakibatkan kerugian finansial. Untungnya, bisnis memiliki opsi untuk bekerja sama dengan pakar manajemen perangkat untuk membantu tetap mematuhi HIPAA.
Blog ini berisi informasi tentang cara mencapai kepatuhan HIPAA menggunakan Scalefusion Platform Manajemen Perangkat Seluler (MDM).. Panduan ini menguraikan fitur-fitur utama Scalefusion MDM yang membantu organisasi memenuhi persyaratan HIPAA untuk mengamankan informasi kesehatan yang dilindungi (PHI) pada perangkat seluler. Blog ini menawarkan saran praktis dan praktik terbaik tentang cara menerapkan kepatuhan hipaa menggunakan Scalefusion MDM untuk memastikan privasi dan keamanan data.
Apa itu Kepatuhan HIPAA?
Kepatuhan HIPAA sangat penting untuk memastikan privasi dan keamanan informasi sensitif pasien dan menghindari sanksi hukum atau finansial atas ketidakpatuhan. Singkatnya, kepatuhan HIPAA merupakan aspek penting dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi kesehatan di era digital.
Kepatuhan HIPAA mencakup pemenuhan persyaratan Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan tahun 1996, amandemen selanjutnya, dan undang-undang terkait seperti Undang-Undang HITECH. Tujuan utama HIPAA adalah untuk:
- Melindungi dan menangani Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI).
- Memfasilitasi transfer catatan layanan kesehatan untuk memberikan layanan kesehatan yang berkelanjutan.
- Mengurangi penipuan dalam sistem layanan kesehatan.
- Buat informasi standar tentang penagihan elektronik dan informasi perawatan kesehatan.
Aturan HIPPA berlaku untuk setiap jenis Entitas Yang Termasuk – penyedia layanan kesehatan, rencana kesehatan, atau lembaga kliring layanan kesehatan – dan Rekan Bisnis yang membuat, memelihara, atau mengirimkan data PHI. Rekan Bisnis adalah orang atau perusahaan yang memberikan layanan kepada Entitas Yang Termasuk ketika layanan, fungsi, atau aktivitas tersebut mencakup akses ke data PHI.
Rekan Bisnis meliputi Perusahaan IT, pengacara, akuntan, perusahaan penagihan, layanan penyimpanan cloud, layanan enkripsi email, dan banyak lagi.
Kepatuhan HIPAA hanya dapat terjadi ketika Entitas Tercakup atau Rekan Bisnis menerapkan kontrol dan perlindungan yang diperlukan untuk data PHI yang relevan. Perusahaan layanan kesehatan yang memiliki akses ke PHI harus memastikan peraturan fisik, teknis, dan administratif diterapkan dan dipatuhi.
Bagaimana Kepatuhan HIPAA Menjamin Privasi dan Keamanan
Sederhananya, Perangkat lunak konferensi video yang sesuai dengan HIPAA ada untuk melindungi hak pasien. HIPAA melarang perusahaan atau fasilitas kesehatan untuk mengungkapkan informasi kesehatan tanpa persetujuan pasien. Kepatuhan terhadap HIPAA memastikan bahwa penyedia layanan kesehatan, rencana kesehatan, lembaga kliring layanan kesehatan, dan Rekan Bisnis memiliki perlindungan untuk melindungi informasi pribadi dan kesehatan yang sensitif.
Pertumbuhan program pengendalian biaya di industri layanan kesehatan mendorong organisasi untuk memperoleh manfaat dari perangkat seluler, sehingga membantu menjaga biaya tetap minimum. Kebijakan BYOD mengizinkan dokter, perawat, dan petugas kesehatan lainnya membawa perangkat pribadi ke tempat kerja. Hanya sedikit organisasi yang memilih untuk memasok perangkat milik perusahaan untuk mempertahankan kendali dan melindungi jaringan mereka.
Namun, entitas atau rekan bisnis yang tercakup dalam HIPAA yang memilih untuk menggunakan perangkat seluler di organisasi mereka perlu memiliki pengetahuan tentang cara menerapkan kebijakan perangkat seluler hipaa untuk melindungi data pasien. Perangkat seluler memberikan kemudahan, namun juga memiliki beberapa risiko. Tanpa kontrol yang memadai, perangkat seluler dapat disusupi dan ePHI yang tersimpan di dalamnya dapat terekspos.
Kepatuhan MDM dan HIPAA
Organisasi bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan mengembangkan prosedur dan kebijakan perangkat seluler yang melindungi informasi kesehatan pasien. Untuk memastikan kepatuhan yang komprehensif, penggunaan daftar periksa kepatuhan HIPAA dapat memandu organisasi melalui langkah-langkah penting seperti audit rutin, penerapan kontrol keamanan, dan pelatihan staf yang menyeluruh. Untuk mengelola perangkat seluler di lingkungan perawatan kesehatan, organisasi perlu membangun strategi manajemen risiko yang mencakup penerapan pengamanan perangkat untuk mengurangi risiko. Strategi tersebut juga harus mencakup pemeliharaan rutin perangkat seluler.
Hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan kebijakan dan prosedur perangkat seluler untuk kepatuhan HIPAA adalah solusi manajemen perangkat seluler untuk mengelola kebijakan BYOD, menetapkan batasan penggunaan, dan konfigurasi keamanan.
Bagaimana Scalefusion MDM Membantu Kepatuhan HIPAA?
Dengan Penggabungan skala, organisasi layanan kesehatan dapat mencapai kontrol keamanan untuk mengelola perangkat pribadi staf tanpa mengorbankan privasi.
1. Enkripsi untuk melindungi ePHI
Peraturan HIPAA menginstruksikan bahwa perangkat harus “Menerapkan langkah-langkah keamanan teknis untuk mencegah akses tidak sah ke informasi kesehatan yang dilindungi secara elektronik yang dikirimkan melalui jaringan komunikasi elektronik.” Enkripsi membantu ketika data pasien dikirimkan antara Entitas Tercakup dan Rekan Bisnis. Dengan menggunakan Scalefusion, admin dapat menerapkan enkripsi pada media penyimpanan yang digunakan pada perangkat seluler.
2. Perlindungan tingkat perangkat dengan kebijakan kode sandi dan kunci perangkat jarak jauh
Menerapkan kata sandi adalah garis pertahanan pertama terkait keamanan perangkat. Dengan Scalefusion, organisasi dapat menjadi kuat kebijakan kata sandi yang menentukan panjang dan kompleksitas kata sandi. Admin dapat mengunci perangkat dari jarak jauh jika hilang atau dicuri. Mereka juga dapat menghapus data pasien yang ada di perangkat tersebut dari jarak jauh.
3. Konfigurasikan pengaturan VPN untuk mengamankan konektivitas jaringan
Admin dapat mengonfigurasi pengaturan VPN dari jarak jauh untuk memungkinkan akses aman ke jaringan perusahaan. Kontrol dapat diatur untuk mencegah pengguna terhubung ke jaringan Wi-Fi Publik. Admin dapat menerapkan kebijakan untuk memastikan pengguna tetap terhubung ke jaringan perusahaan saat diakses dari jarak jauh.
4. Kontrol penggunaan aplikasi
Penggunaan aplikasi seluler yang tidak diatur merupakan risiko keamanan yang besar. Scalefusion's manajemen aplikasi seluler mendistribusikan hanya aplikasi yang diizinkan dan memastikan aplikasi tersebut selalu diperbarui dengan pembaruan keamanan. Organisasi juga dapat menyebarkan aplikasi internal yang dibuat untuk staf mereka. Selain itu, Alat umpan balik yang sesuai dengan HIPAA dapat diintegrasikan untuk mengumpulkan umpan balik dari staf dan pasien secara aman, memastikan bahwa informasi sensitif apa pun yang dibagikan melalui alat tersebut tetap terlindungi.
5. Berbagi perangkat untuk pekerja shift
Scalefusion membantu organisasi mengelola biaya dengan memungkinkan berbagi perangkat antar profesional layanan kesehatan. Admin dapat menyiapkan beberapa profil dengan kebijakan dinamis. Profil secara otomatis berubah pada perangkat bersama berdasarkan waktu atau lokasi geografis tertentu sesuai jadwal. Hal ini juga memastikan bahwa ketika perangkat yang digunakan dalam batas fisik ruang layanan kesehatan dipindahkan, akses ke aplikasi dan data kerja dapat diblokir.
6. Manajemen BYOD
Keakraban dan kenyamanan menggunakan perangkat pribadi di tempat kerja meningkatkan produktivitas dan alur kerja staf layanan kesehatan. Namun, BYOD membatasi kontrol dalam mengelola data sensitif, sehingga meningkatkan kemungkinan terjadinya kebocoran atau penyalahgunaan. Dengan menggunakan Scalefusion MDM, perusahaan dapat membuat dua profil terpisah untuk penggunaan pribadi dan pekerjaan, sehingga mencegah pembagian data. Admin TI memiliki kendali atas profil kerja (konten, aplikasi, kebijakan) dan tidak memiliki kendali atas profil pribadi.
7. Menerapkan pencegahan kehilangan data (DLP)
DLP bertujuan untuk mencegah akses tidak sah ke informasi sensitif. Organisasi dapat menentukan kebijakan DLP tentang cara melindungi data. Misalnya, Kebijakan DLP harus mencegah staf mengambil tangkapan layar data pekerjaan. Admin TI dapat menerapkan kebijakan perangkat seluler HIPAA dengan Scalefusion untuk melindungi data dalam aplikasi Office 365 di perangkat Android dan iOS menggunakan Microsoft DLP.
Aturan Penerapan Kepatuhan HIPAA
1. Aturan Privasi HIPAA
Aturan tersebut menetapkan standar hak individu untuk memahami dan mengontrol bagaimana informasi kesehatan mereka digunakan. Tujuan dari Aturan Privasi adalah untuk memastikan informasi kesehatan seseorang terlindungi sekaligus memungkinkan aliran informasi kesehatan yang diperlukan untuk menyediakan dan mempromosikan layanan kesehatan berkualitas tinggi.
2. Aturan Keamanan HIPAA
Meskipun Aturan Privasi melindungi PHI, Aturan Keamanan melindungi sebagian informasi yang tercakup dalam Aturan Privasi. Subset ini melindungi semua informasi identitas yang dibuat, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam format elektronik. Ini juga dikenal sebagai informasi kesehatan yang dilindungi secara elektronik atau ePHI.
3. Aturan Pemberitahuan Pelanggaran HIPAA
Ini adalah seperangkat standar yang harus diikuti oleh Entitas Tercakup atau Rekanan Bisnis jika terjadi pelanggaran yang berisi PHI atau ePHI. Aturan tersebut mengharuskan entitas untuk memberi tahu Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan dan mengeluarkan pemberitahuan kepada media jika pelanggaran tersebut memengaruhi lebih dari 500 pasien. Dalam kasus di mana pelanggaran data melibatkan informasi kesehatan pribadi dari kecelakaan mobil, pengacara khusus seperti Michael Kelly pengacara kecelakaan mobil dapat membantu menavigasi peraturan HIPAA dan hukum cedera pribadi. Demikian pula, jika insiden tersebut melibatkan cedera di tempat kerja, pekerja pengacara kompensasi dapat memastikan bahwa hak-hak korban dilindungi sambil menangani masalah privasi medis dan hukum ketenagakerjaan.
4. Aturan Omnibus HIPAA
Aturan ini merupakan tambahan terhadap peraturan HIPAA yang mewajibkan Rekan Bisnis untuk Sesuai HIPAA, yang menguraikan aturan seputar perjanjian. Perjanjian tersebut harus ditandatangani antara Rekan Bisnis dan Entitas yang Dicakup—atau antara dua Rekan Bisnis—sebelum PHI atau ePHI dibagikan.
Bagaimana Menjadi Patuh HIPAA dalam 5 Langkah
Departemen Layanan Kesehatan Manusia (HHS) dan Inspektur Jenderal (OIG) merilis panduan singkat tentang cara membuat program kepatuhan. Itu disebut "Tujuh Elemen Dasar dari Program Kepatuhan yang Efektif''.
- Menerapkan kebijakan, prosedur, dan standar perilaku tertulis.
- Menunjuk petugas kepatuhan dan komite kepatuhan.
- Melakukan pelatihan dan pendidikan yang efektif.
- Mengembangkan jalur komunikasi yang efektif.
- Melakukan pemantauan dan audit internal.
- Menegakkan standar melalui pedoman disiplin yang dipublikasikan dengan baik.
- Menanggapi dengan segera pelanggaran yang terdeteksi dan melakukan tindakan perbaikan.
Berdasarkan tips yang direkomendasikan, organisasi harus membuat rencana kepatuhan HIPAA yang efektif untuk memastikan semua tindakan pengamanan diterapkan.
Panduan Langkah demi Langkah bagi Perusahaan untuk Menunjukkan Kemampuannya Menangani dan Melindungi PHI
Langkah 1 – Pilih Petugas Privasi dan Petugas Keamanan. Petugas Privasi akan bertanggung jawab untuk mengawasi pengembangan, penerapan, pemeliharaan, dan kepatuhan terhadap kebijakan privasi terkait penggunaan dan penanganan PHI yang aman. Petugas Keamanan akan mengendalikan pengelolaan kebijakan dan prosedur keamanan informasi yang sedang berlangsung.
Langkah 2 - Melakukan penilaian risiko dan menerapkan kebijakan manajemen keamanan. Tinjau dan dokumentasikan operasi harian untuk mengidentifikasi kerentanan. Periksa semua aset – perangkat seluler, komputer, dan catatan kertas. Menerapkan langkah-langkah keamanan yang diperlukan untuk memastikan semua PHI aman saat data digunakan, disimpan, atau didistribusikan.
Langkah 3 – Mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur dan membuatnya dapat diakses oleh staf. Memanfaatkan kebijakan dan prosedur untuk memitigasi risiko HIPAA. Idealnya, organisasi dapat mematuhi peraturan setiap hari sepanjang tahun. Namun penyimpangan memang terjadi dan dapat diketahui oleh auditor internal atau regulator. Jika terjadi pelanggaran, lakukan proses untuk melakukan analisis akar masalah dan remediasi.
Langkah 4 – Melakukan program kesadaran dan pelatihan tenaga kerja tentang peraturan HIPAA dan rencana kepatuhan organisasi. Penyedia layanan kesehatan juga harus mengkomunikasikan peraturan HIPAA dengan pasien.
Langkah 5 – Memantau, mengaudit, dan memperbarui langkah-langkah keamanan fasilitas secara berkelanjutan. Menjaga kepatuhan berarti memiliki perlindungan, baik fisik maupun digital.
Daftar Periksa Kepatuhan HIPAA untuk tahun 2023
Ada beberapa spesifikasi di bawah HIPAA, tetapi sebaiknya jangan langsung menyelami detailnya. Sebaliknya, luangkan waktu untuk memahami gambaran besarnya sebelum menelusuri lebih dalam ke hal-hal spesifik. Daftar periksa kepatuhan HIPAA bukanlah panduan kepatuhan yang komprehensif tetapi pendekatan pragmatis bagi bisnis perawatan kesehatan untuk memahami prioritas dan kesiapan HIPAA mereka.
Audit
- Sudahkah Anda melakukan enam audit berikut?
- Penilaian Risiko Keamanan
- Audit Standar Privasi
- Audit Privasi HITECH Subtitle D
- Audit Standar Keamanan
- Audit Aset dan Perangkat
- Audit Situs Fisik
Mendokumentasikan Kesenjangan
- Sudahkah Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam audit di atas?
- Audit Standar Privasi
Rencana Remediasi
- Sudahkah Anda membuat rencana remediasi untuk mengatasi kesenjangan yang ditemukan dalam keenam audit?
- Apakah rencana remediasi ini didokumentasikan secara tertulis?
- Apakah Anda memperbarui dan meninjau rencana ini setiap tahun?
- Apakah rencana ini disimpan dalam catatan Anda selama enam tahun?
Kesadaran & Pelatihan Karyawan
- Apakah semua anggota staf telah menjalani pelatihan HIPAA tahunan?
- Apakah Anda memiliki dokumentasi pelatihan mereka?
- Apakah ada anggota staf khusus yang ditunjuk sebagai Pejabat Kepatuhan HIPPA?
Kebijakan dan prosedur
- Apakah Anda memiliki kebijakan dan prosedur yang relevan dengan aturan privasi, keamanan, dan pemberitahuan pelanggaran tahunan HIPAA?
- Apakah semua anggota staf telah membaca dan memberikan kesaksian hukum mengenai kebijakan dan prosedur?
- Apakah Anda memiliki dokumentasi pengesahan hukum mereka?
- Apakah Anda memiliki dokumentasi tinjauan tahunan terhadap kebijakan dan prosedur Anda?
Vendor dan Rekan Bisnis
- Sudahkah Anda mengidentifikasi semua vendor dan rekan bisnis Anda?
- Apakah Anda memiliki semua Perjanjian Rekan Bisnis dengan semua rekan bisnis?
- Sudahkah Anda melakukan uji tuntas terhadap rekan bisnis Anda untuk menilai kepatuhan bisnis mereka?
- Apakah Anda melacak dan meninjau Perjanjian Rekan Bisnis Anda setiap tahun?
- Apakah Anda memiliki Perjanjian Kerahasiaan dengan vendor non-rekanan bisnis?
Pelanggaran Data
- Sudahkah Anda mengidentifikasi semua vendor dan rekan bisnis Anda?
- Apakah Anda memiliki semua Perjanjian Rekan Bisnis dengan semua rekan bisnis?
- Sudahkah Anda melakukan uji tuntas terhadap rekan bisnis Anda untuk menilai kepatuhan bisnis mereka?
- Apakah Anda melacak dan meninjau Perjanjian Rekan Bisnis Anda setiap tahun?
- Apakah Anda memiliki Perjanjian Kerahasiaan dengan vendor non-rekanan bisnis?
Pelanggaran
- Apakah Anda memiliki proses yang jelas untuk menangani insiden dan pelanggaran?
- Apakah Anda memiliki kemampuan untuk melacak dan mengelola investigasi semua insiden?
- Apakah Anda dapat memberikan pelaporan mengenai pelanggaran atau insiden kecil atau berarti?
- Apakah staf Anda mempunyai kemampuan untuk melaporkan suatu insiden secara anonim?
Wrapping Up
Peraturan perlindungan data seperti HIPAA untuk industri perawatan kesehatan membantu melindungi informasi paling pribadi masyarakat. Meskipun transisi PHI ke format elektronik telah meningkatkan mobilitas dan efisiensi, hal ini juga meningkatkan risiko keamanan. Solusi manajemen perangkat yang tepat akan membantu organisasi mematuhi pedoman sekaligus menghindari denda yang besar. Para profesional layanan kesehatan dapat fokus dalam memberikan layanan berkualitas kepada pasiennya dengan memperhatikan peraturan yang terus berkembang.
Jika Anda ingin mematuhi HIPAA dan mematuhi kebijakan privasi dan keamanannya untuk perangkat seluler organisasi Anda, kami mendorong Anda untuk mencoba Scalefusion MDM. Hubungi tim mereka hari ini untuk mempelajari lebih lanjut dan jadwalkan demo. Lindungi data sensitif Anda dan pastikan kepatuhan HIPAA dengan Scalefusion MDM.
Sumber:
