Admin dan karyawan TI selalu berada dalam pertarungan yang konstan. Karyawan menggunakan layanan tanpa izin dan layanan tingkat konsumen untuk berbagi file dan meningkatkan produktivitas mereka. Mereka hampir tidak memperhatikan keamanan data dan privasi dokumen klien atau memenuhi kepatuhan perusahaan. Jika hal ini terjadi, tim TI tidak memiliki kendali atas cara file disimpan dan dibagikan dan mungkin tidak menyadarinya hingga data disusupi.
Di era BYOD saat ini, administrator TI berjuang keras untuk mengubah perilaku karyawan. Sebaliknya, mereka harus merangkul kolaborasi digital dan mengadopsi solusi sinkronisasi dan berbagi file perusahaan (EFSS) yang memungkinkan karyawan berbagi dokumen, foto, dan video dengan aman di berbagai perangkat.
Mari jelajahi Sinkronisasi dan Berbagi File Perusahaan (EFFS) dan beberapa manfaatnya yang akan membantu karyawan berkolaborasi dengan lebih aman.
Apa itu Sinkronisasi dan Berbagi File Perusahaan (EFSS)?
Sebagian besar alat berbagi file yang digunakan orang sering kali tidak memiliki standar keamanan dan kepatuhan yang harus dipatuhi oleh bisnis, dan di situlah peran EFSS. Alat ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
EFSS adalah solusi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna menyimpan berkas seperti dokumen, foto, dan video di lokasi atau di cloud, lalu mengaksesnya di perangkat seluler dan desktop. Untuk manual dan laporan berukuran besar, tim sering kali kurangi ukuran file PDF sebelum berbagi untuk mempercepat sinkronisasi dan menjaga batas penyimpanan. Layanan ini mirip dengan layanan berbagi berkas konsumen, tetapi memiliki kemampuan tambahan yang cocok untuk bisnis besar.
EFSS menyimpan file di repositori pusat, memungkinkan karyawan menyinkronkan dan berbagi konten dengan aman baik dari dalam maupun luar organisasi mereka.
Mengapa Sinkronisasi dan Berbagi File Perusahaan (EFSS) Penting?
Ketika perusahaan tidak menyediakan a sinkronisasi dan berbagi file perangkat, karyawan akhirnya menggunakan alat pribadi seperti email, Google Drive, atau Dropbox. Opsi alternatif seperti alat ECM (manajemen konten perusahaan) bisa jadi rumit untuk memenuhi kebutuhan karyawan.
Solusi EFSS menggabungkan kesederhanaan dan kenyamanan alat berbagi file pribadi dengan fitur berorientasi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan. EFSS juga meningkatkan keamanan, dan fleksibilitas serta memberikan kendali kepada staf TI.
Faktor utama yang mempengaruhi organisasi untuk memilih EFSS adalah:
- Permintaan alat kolaborasi
- Berbagi file aman
- Dukungan untuk perangkat seluler untuk mengakses konten
- Akses sederhana ke file bersama
Manfaat Sinkronisasi dan Berbagi File Perusahaan (EFSS)
Untuk departemen TI, solusi EFSS yang dapat diandalkan menyediakan fitur tingkat perusahaan yang meningkatkan keamanan, fleksibilitas, dan kontrol. Beberapa manfaat EFSS meliputi:
1. Akses Aman dari Mana Saja
Karyawan tidak dibatasi pada satu perangkat milik perusahaan untuk mengakses file perusahaan untuk pekerjaan. EFSS memberi karyawan kemampuan untuk bekerja dan mengakses data yang tidak dapat diakses melalui perangkat seluler. Solusi ini menggabungkan seluruh data ke dalam sistem terpusat yang dapat membuat data dapat diakses oleh orang yang tepat dari berbagai perangkat seluler.
2. Pencegahan Kehilangan Data dan Pemulihan Bencana
Layanan EFSS secara terpusat menyimpan dan mengontrol data untuk mencegah kebocoran data akibat serangan keamanan siber, perangkat yang hilang atau dicuri, atau kesalahan manusia. Meskipun sentralisasi mungkin terdengar seperti ide yang buruk, penerapan langkah-langkah keamanan seperti autentikasi dua faktor dan enkripsi dapat mengurangi paparan data.
3. Memelihara Jejak Audit dan Pengendalian Versi Dokumen
The jejak audit dalam solusi berbagi dan sinkronisasi file, tersedia visibilitas lengkap ke dalam akses dokumen. Perubahan yang dibuat pada file direkam, dan perubahan hanya dapat dilakukan oleh pengguna dengan akses resmi. Ini membantu karyawan menemukan versi dokumen terkini dan memungkinkan mereka membandingkan versi terbaru dengan draf asli.
4. Peningkatan Fleksibilitas dan Keamanan
Kemampuan sinkronisasi dan berbagi file perusahaan memungkinkan pengelolaan file ad-hoc untuk meminimalkan dampak pada proses yang ada sambil mendukung kolaborasi. File dapat diatur sesuai dengan alur kerja bisnis yang ada, memungkinkan karyawan untuk mendistribusikan dokumen secara digital dengan dampak minimal.
Hal yang Perlu Diingat Sebelum Memilih EFSS
Sebagian besar organisasi memilih solusi Sinkronisasi dan Berbagi File Perusahaan berdasarkan biaya, kemampuan keamanan, manajemen konten kontrol, fitur produktivitas pengguna, dan kemampuannya untuk berintegrasi dengan alat dan proses bisnis yang ada. Scalefusion menyediakan fitur kolaborasi dan keamanan berikut yang dibutuhkan organisasi.
- Kontrol akses granular
- Kunci dan hapus perangkat jarak jauh
- Perlindungan kode sandi
- Pelacakan dan audit waktu nyata
- Pembatasan pengunggahan dan pengunduhan dokumen
- Cadangan data yang aman
Wrapping Up
Menjamurnya mobilitas tenaga kerja dan bawa-perangkat-Anda-sendiri (BYOD) program telah membuat sinkronisasi dan berbagi file perusahaan menjadi hal yang wajib dilakukan oleh organisasi. EFSS akan membantu memenuhi permintaan akan peningkatan kolaborasi, tingkat keamanan yang lebih tinggi, dan dukungan untuk akses seluler ke dokumen perusahaan.
Schedule a live demo with our product experts to explore more about Scalefusion’s EFSS capabilities. Please visit https://scalefusion.com/book-a-demo
